Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows im Forschungszentrum Jülich GmbH Das Forschungszentrum Jülich ist eines von insgesamt 18 Forschungszentren der Helmholtz- Gemeinschaft in Deutschland und zählt zu den größten Forschungszentren Europas. Derzeit sind am FZJ rund 5 900 Mitarbeiter tätig, darunter etwa 3 700 Wissenschaftler und technische Angestellte, die in den Forschungsschwerpunkten „Energie und Umwelt“, „Information und Gehirn“ sowie „Schlüsseltechnologien“ Forschung betreiben.
Eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Geschäftsbereich Personal ist vor diesem Hintergrund eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Aufgaben im notwendigen Zeitrahmen mit dem erforderlichen Qualitätsanspruch für die internen und externen Kunden erfolgreich umgesetzt werden können.
Diese Prozessoptimierungen umfassen in vielen Fällen auch Anpassungen der jeweils angewendeten IT-Systeme, welche bislang im Rahmen der IT-Gesamtplanung
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-02-25.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-01-25.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2019-01-25) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Name: Forschungszentrum Jülich GmbH – Team Infrastruktur
Postanschrift: Wilhelm-Johnen-Str.
Postort: Jülich
Postleitzahl: 52428
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Heinz Gillessen
Telefon: +49 2461/61-3041📞
E-Mail: h.gillessen@fz-juelich.de📧
Fax: +49 2461/61-2400 📠
Region: Düren🏙️
URL: www.fz-juelich.de🌏 Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E72844265🌏 Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Einrichtung des privaten Rechts
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: MSS Management Self Service
Produkte/Dienstleistungen: Branchenspezifisches Softwarepaket📦
Kurze Beschreibung:
“Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows im Forschungszentrum Jülich GmbH Das Forschungszentrum Jülich...”
Kurze Beschreibung
Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows im Forschungszentrum Jülich GmbH Das Forschungszentrum Jülich ist eines von insgesamt 18 Forschungszentren der Helmholtz- Gemeinschaft in Deutschland und zählt zu den größten Forschungszentren Europas. Derzeit sind am FZJ rund 5 900 Mitarbeiter tätig, darunter etwa 3 700 Wissenschaftler und technische Angestellte, die in den Forschungsschwerpunkten „Energie und Umwelt“, „Information und Gehirn“ sowie „Schlüsseltechnologien“ Forschung betreiben.
Eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Geschäftsbereich Personal ist vor diesem Hintergrund eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Aufgaben im notwendigen Zeitrahmen mit dem erforderlichen Qualitätsanspruch für die internen und externen Kunden erfolgreich umgesetzt werden können.
Diese Prozessoptimierungen umfassen in vielen Fällen auch Anpassungen der jeweils angewendeten IT-Systeme, welche bislang im Rahmen der IT-Gesamtplanung
1️⃣
Ort der Leistung: Düren🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Forschungszentrum Jülich GmbH
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Beschreibung der Beschaffung:
“3.2 Ziele des Projekts Die Erfassung von Gästedaten erfolgt im Forschungszentrum bislang in Papierform. Diese werden anschließend manuell in verschiedene...”
Beschreibung der Beschaffung
3.2 Ziele des Projekts Die Erfassung von Gästedaten erfolgt im Forschungszentrum bislang in Papierform. Diese werden anschließend manuell in verschiedene IT-Lösungen übernommen. Da die Personalprozesse ebenfalls überwiegend in Papierform erfolgen, sollen zukünftig mithilfe eines MSS Tools die Datenerfassung und Weiterverarbeitung der Vorgänge über Onlineformulare erfolgen, um so die Bearbeitungszeiten von Anträgen und Formularen sowie die Arbeitsbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Geschäftsbereich P zu reduzieren und gleichzeitig die Prozessqualität zu erhöhen. Ferner soll mit Einführung des MSS Tools die Auswertung der Gästedaten für diverse Anfragen seitens interner und externer Anforderer ermöglicht werden. Die Daten des Onlineformulars sind dabei ggf. in unterschiedliche Systeme zu übernehmen (z. B. bei betreuten Doktoranden die Stammdaten im SAP HCM, und die Angaben zur Promotion direkt in das Doktorandenmanagementsystem des Forschungszentrums Jülich (DokMS)).
Die Erfassung der Gästedaten zu Auswertungszwecken stellt mit der einhergehenden Optimierung des bisherigen Workflows die Basis für mögliche weitere Schritte zur Umsetzung von eventuellen Auswertungsanforderungen an bzgl. der Gästedaten dar. Insbesondere wird mit der optimierten Erfassung auch die Basis der vollständigen Erfassung der in Jülich betreuten Doktoranden realisiert, womit die Basis für eine systematische Betreuung der Doktoranden über eine Doktorandenplattform geschaffen wird.
Ziel dieses Projektes ist es, den Arbeitsaufwand der Gastdatenpflege zu reduzieren sowie die Erstellung, Bearbeitung und Weiterleitung von Anträgen und Formularen im Rahmen der Personalprozesse im Geschäftsbereich P mithilfe eines MSS Tools zu automatisieren und zu vereinfachen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Doppeleingaben in verschiedenen Bereichen des Forschungszentrums vermieden, manuelle Eingabefehler minimiert und die Qualität der gestellten Anträge und der darin enthaltenen Daten gesteigert werden, um einerseits die Informationslage zu verbessern und andererseits eine redundante oder inkonsistente Datenerfassung zu unterbinden.
Der systematisch überarbeitete IT-unterstützte Prozess soll dabei als Muster für weitere Personalprozesse dienen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2019-06-03 📅
Datum des Endes: 2019-12-31 📅
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 3
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse Zeithorizont Projekt Möglicher Start: Projektbeginn
“Prüfbare Referenzkunden Leistungsfähigkeit Eigenkapitalquote Gesamtumsatz Anzahl Mitarbeiter” Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse Zeithorizont Projekt Möglicher Start: Projektbeginn Monitoring Evaluation Möglicher Start: Projektbeginn
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse Zeithorizont Projekt Möglicher Start: Projektbeginn
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-02-25
16:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2019-03-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-09-18) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Name: Forschungszentrum Jülich GmbH
Postanschrift: Wilhelm-Johnen-Straße
Telefon: +49 2461/613041📞
Fax: +49 2461/618043 📠
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows
2019/S 020-042726”
Kurze Beschreibung:
“Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows.”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 243 600 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows.” Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): gemäß bekannt gegebener Bewertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Kostenkriterium (Name): gemäß bekannt gegebener Bewertungsmatrix
Kostenkriterium (Gewichtung): 40
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 020-042726
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: I10-42203137
Titel:
“Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows”
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-09-09 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Bpc ag
Postanschrift: Albersloher Weg 11
Postort: Münster
Postleitzahl: 48155
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Düren🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 243 600 💰