MSS Management Self Service

Forschungszentrum Jülich GmbH – Team Infrastruktur

Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows im Forschungszentrum Jülich GmbH Das Forschungszentrum Jülich ist eines von insgesamt 18 Forschungszentren der Helmholtz- Gemeinschaft in Deutschland und zählt zu den größten Forschungszentren Europas. Derzeit sind am FZJ rund 5 900 Mitarbeiter tätig, darunter etwa 3 700 Wissenschaftler und technische Angestellte, die in den Forschungsschwerpunkten „Energie und Umwelt“, „Information und Gehirn“ sowie „Schlüsseltechnologien“ Forschung betreiben.
Eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Geschäftsbereich Personal ist vor diesem Hintergrund eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Aufgaben im notwendigen Zeitrahmen mit dem erforderlichen Qualitätsanspruch für die internen und externen Kunden erfolgreich umgesetzt werden können.
Diese Prozessoptimierungen umfassen in vielen Fällen auch Anpassungen der jeweils angewendeten IT-Systeme, welche bislang im Rahmen der IT-Gesamtplanung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-02-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-01-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• bpc AG

Wer?

• Forschungszentrum Jülich GmbH – Team Infrastruktur

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Köln › Düren

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-01-25	Auftragsbekanntmachung
2019-09-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Kurze Beschreibung:

Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows im Forschungszentrum Jülich GmbH Das Forschungszentrum Jülich ist eines von insgesamt 18 Forschungszentren der Helmholtz- Gemeinschaft in Deutschland und zählt zu den größten Forschungszentren Europas. Derzeit sind am FZJ rund 5 900 Mitarbeiter tätig, darunter etwa 3 700 Wissenschaftler und technische Angestellte, die in den Forschungsschwerpunkten „Energie und Umwelt“, „Information und Gehirn“ sowie „Schlüsseltechnologien“ Forschung betreiben. Eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Geschäftsbereich Personal ist vor diesem Hintergrund eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Aufgaben im notwendigen Zeitrahmen mit dem erforderlichen Qualitätsanspruch für die internen und externen Kunden erfolgreich umgesetzt werden können. Diese Prozessoptimierungen umfassen in vielen Fällen auch Anpassungen der jeweils angewendeten IT-Systeme, welche bislang im Rahmen der IT-Gesamtplanung

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düren 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Forschungszentrum Jülich GmbH – Team Infrastruktur
Postanschrift: Wilhelm-Johnen-Str.
Postleitzahl: 52428
Postort: Jülich
Kontakt
Internetadresse: http://www.fz-juelich.de 🌏
E-Mail: h.gillessen@fz-juelich.de 📧
Telefon: +49 2461/61-3041 📞
Fax: +49 2461/61-2400 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E72844265 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-25 📅
Einreichungsfrist: 2019-02-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-01-29 📅
Datum des Beginns: 2019-06-03 📅
Datum des Endes: 2019-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 020-042726
ABl. S-Ausgabe: 20

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Geschäftsbereich Personal ist vor diesem Hintergrund eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Aufgaben im notwendigen Zeitrahmen mit dem erforderlichen Qualitätsanspruch für die internen und externen Kunden erfolgreich umgesetzt werden können.

Diese Prozessoptimierungen umfassen in vielen Fällen auch Anpassungen der jeweils angewendeten IT-Systeme, welche bislang im Rahmen der IT-Gesamtplanung

3.2 Ziele des Projekts Die Erfassung von Gästedaten erfolgt im Forschungszentrum bislang in Papierform. Diese werden anschließend manuell in verschiedene IT-Lösungen übernommen. Da die Personalprozesse ebenfalls überwiegend in Papierform erfolgen, sollen zukünftig mithilfe eines MSS Tools die Datenerfassung und Weiterverarbeitung der Vorgänge über Onlineformulare erfolgen, um so die Bearbeitungszeiten von Anträgen und Formularen sowie die Arbeitsbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Geschäftsbereich P zu reduzieren und gleichzeitig die Prozessqualität zu erhöhen. Ferner soll mit Einführung des MSS Tools die Auswertung der Gästedaten für diverse Anfragen seitens interner und externer Anforderer ermöglicht werden. Die Daten des Onlineformulars sind dabei ggf. in unterschiedliche Systeme zu übernehmen (z. B. bei betreuten Doktoranden die Stammdaten im SAP HCM, und die Angaben zur Promotion direkt in das Doktorandenmanagementsystem des Forschungszentrums Jülich (DokMS)).

Die Erfassung der Gästedaten zu Auswertungszwecken stellt mit der einhergehenden Optimierung des bisherigen Workflows die Basis für mögliche weitere Schritte zur Umsetzung von eventuellen Auswertungsanforderungen an bzgl. der Gästedaten dar. Insbesondere wird mit der optimierten Erfassung auch die Basis der vollständigen Erfassung der in Jülich betreuten Doktoranden realisiert, womit die Basis für eine systematische Betreuung der Doktoranden über eine Doktorandenplattform geschaffen wird.

Ziel dieses Projektes ist es, den Arbeitsaufwand der Gastdatenpflege zu reduzieren sowie die Erstellung, Bearbeitung und Weiterleitung von Anträgen und Formularen im Rahmen der Personalprozesse im Geschäftsbereich P mithilfe eines MSS Tools zu automatisieren und zu vereinfachen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Doppeleingaben in verschiedenen Bereichen des Forschungszentrums vermieden, manuelle Eingabefehler minimiert und die Qualität der gestellten Anträge und der darin enthaltenen Daten gesteigert werden, um einerseits die Informationslage zu verbessern und andererseits eine redundante oder inkonsistente Datenerfassung zu unterbinden.

Der systematisch überarbeitete IT-unterstützte Prozess soll dabei als Muster für weitere Personalprozesse dienen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Forschungszentrum Jülich GmbH

Wilhelm-Johnen-Straße

52428 Jülich

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Erarbeitung der Projektgrundlagen/Meilensteine Anforderungen Rollen und Rechte Fachanforderungen Gastdatenerfassung Fachanforderungen Personalprozesse Zeithorizont Projekt Möglicher Start: Projektbeginn

Mindeststandards:

Prüfbare Referenzkunden Leistungsfähigkeit Eigenkapitalquote Gesamtumsatz Anzahl Mitarbeiter

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Mindeststandards:

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 3
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 16:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-03-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Heinz Gillessen
Internetadresse: www.fz-juelich.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E72844265 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes,
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 020-042726 (2019-01-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-09-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2019/S 020-042726
Kurze Beschreibung:

Management Self Service (MSS) System zur Erfassung von Gastausweisdaten und Personalworkflows.

Gesamtwert des Auftrags: 243 600 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Forschungszentrum Jülich GmbH
Postanschrift: Wilhelm-Johnen-Straße
Kontakt
Telefon: +49 2461/613041 📞
Fax: +49 2461/618043 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-09-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-09-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 181-440678
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 020-042726
ABl. S-Ausgabe: 181

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): gemäß bekannt gegebener Bewertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Kostenkriterium (Name): gemäß bekannt gegebener Bewertungsmatrix
Kostenkriterium (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-09-09 📅
Name: Bpc ag
Postanschrift: Albersloher Weg 11
Postort: Münster
Postleitzahl: 48155
Land: Deutschland 🇩🇪
Düren 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 243 600 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstrasse 76
Quelle: OJS 2019/S 181-440678 (2019-09-18)

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