Neueinführung eines ERP-Systems

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) bei der gematik, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind. Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Better Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten.
Die ERP-Lösung wird alle kaufmännischen Aufgabenstellungen und Prozesse sicher, funktional und zukunftsorientiert unterstützen. Darüber hinaus bzw. im ERP-System integriert sind ein PMS (Personalmanagementsystem) und ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) auftragsgegenständlich.

Beschreibung der Beschaffung

Die zu vergebenden Leistungen (Einführung einer ERP-Lösung) beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über mindestens 4 Jahre. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung einer System- und Anwenderdokumentation, entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.
Durch das System sollen die folgenden Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und weitest möglich digitalisiert werden:
– Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB),
– Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe IT-Projekte im Zusammenhang mit dem Aufbau und Betrieb der Telematikinfrastruktur (TI)) sowie Verwaltung der dazugehörigen Verträge in einem Vertragsmanagement,
– Controlling (Haushaltsplanung, Berechnung der Zuzahlungen nach kameralistischen Gesichtspunkten, Budgetverwaltung, Deltaerläuterung (Planwerte vs. IST), Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung, Reports),
– Prozesse bei verwaltungsrechtlichen Zulassungsverfahren (speziell die Erstellung von Gebührenbescheiden inkl. Faktura mit erweiterten Anforderungen im Vergleich zur Rechnung),
– PMS (Personalmanagementsystem) inklusive der Reisekostenabrechnung,
– CRM (Customer Relationship Management).
Grundsätzlich sollen die an das ERP-System gestellten Anforderungen in der Standardversion der angebotenen Software erfüllt werden. Auf Anpassungen und Erweiterungen im Sinne einer Individualprogrammierung (Modifikation) zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen soll weitestgehend verzichtet werden.
Die Inbetriebnahme des Systems (bei phasenweiser Einführung: des Kern-Systems) soll bevorzugt 14 Wochen nach Zuschlag oder früher erfolgen. Das Kern-System (Core) muss mindestens die folgenden Funktionalitäten umfassen:
– die Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung,
– Anlagenbuchhaltung,
– Jahresabschluss (HGB),
– die Prozesse im Bereich Haushaltsplanung/Controlling*,
– den Beschaffungsprozess inkl. Eingangsrechnungsverarbeitung (Purchase-to-Pay)*,
– Personalmanagement (mindestens Personalstammdatenverwaltung und Stellenplan).
Die Einführung der mit * gekennzeichneten Funktionalitäten kann bei einer phasenweisen Einführung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass zwischenzeitlich (bis zur Einführung der Prozesse Haushaltsplanung/Controlling) die Ist-Buchungen der einzelnen Bedarfe mit den jeweiligen Plan-IDs aus der Finanzbuchhaltung an die Haushaltsplanung übertragen werden.
Eine phasenweise Einführung bedeutet die sequenzielle Einführung einzelner, separat lauffähiger Module bzw. Funktionalitäten des Gesamtsystems/der Software.
Bei einer phasenweisen Einführung ist zumindest bezüglich der Umsetzung des Themenkomplexes „Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB)“ sicherzustellen, dass die Implementierung der entsprechenden Funktionalitäten noch vor dem Jahreswechsel erfolgt, so dass durch den ab Jahresbeginn 2020 beginnenden Jahresabschluss keine oder nur eine minimale Verzögerung im Gesamtprojekt entsteht.
Im Übrigen gelten unter anderem die nachfolgenden Ziele:
– Implementierung einer Lösung mit Best-Practice-Ansätzen bei den Standard-Prozessen (insbesondere bei Purchase-to-Pay, Perioden- und Jahresabschluss und auch in der Anlagenbuchhaltung),
– Möglichkeit der Umsetzung von gematik-Spezifika, hauptsächlich durch entsprechendes Customizing der Standard-Lösung mittels Parametrisierung oder Konfiguration,
– GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem,
– Umsetzung neuer (DSGVO) bzw. Umsetzbarkeit zukünftiger (XRechnung, Tax-Compliance-Management-System etc.) gesetzlicher Anforderungen,
– professioneller Anwendersupport.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und hat eine nach Abnahme (spätestens 12 Monate nach Zuschlag) des Gesamtsystems einsetzende Laufzeit von 4 Jahren. Der Auftraggeber soll berechtigt sein, die Laufzeit hiernach bis zu 4 Mal sukzessiv um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Eine laufzeitbedingte Vergütungsanpassung ist hierbei vorgesehen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist oder, falls zutreffend, Erklärung, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen (Vordruck). Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate alt sein;
2) Eigenerklärung des Unternehmens zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB sowie § 19 MiLoG.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Bankerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit, die nicht älter als 6 Monate alt ist;
2) Erklärung (Vordruck) über den Gesamtumsatz des Unternehmens. Der Umsatz des Bieters muss hierbei mindestens 2 Mio. EUR insgesamt über die letzten 3 Geschäftsjahre betragen;
3) Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;
Alternativ: Eigenerklärung (Vordruck) zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

2) Erklärung (Vordruck) über den Gesamtumsatz des Unternehmens. Der Umsatz des Bieters muss hierbei mindestens 2 Mio. EUR insgesamt über die letzten 3 Geschäftsjahre betragen;
3) Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;
Alternativ: Eigenerklärung (Vordruck) zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Erklärung (Vordruck), aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist;
2) Zertifizierungen:
— bestehende Zertifizierung über Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter einen entsprechenden Nachweis zu erbringen (hierzu genügt eine Eigenerklärung des Bieters),
— bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz/DIN ISO/IEC 27001 (nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus (Anforderungen siehe: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/ITGrundschutz/itgrundschutz_node.html) zu erbringen.
3) Darstellung (Vordruck) von mindestens 5 Referenzen über vergleichbare Projekte innerhalb der letzten 5 Jahre (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist). Die Vergleichbarkeit der einzelnen Referenzprojekte mit dem vorliegenden Auftrag sowie deren Aussagekraft insgesamt bezüglich der Eignung des Bieters/der Bietergemeinschaft ist unter folgenden Bedingungen gegeben:
Je Referenzprojekt:
(i) jedes Referenzprojekt muss ein Auftragsvolumen von mindestens 350 000 EUR netto (exkl. Wartung) haben und
(ii) im Referenzprojekt wurde eine ERP-Software für die produktive Nutzung bei Kunden (Lizenznehmer) vollständig eingeführt und anschließend die Verpflichtung zur Pflege der Software über einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren durch den Bieter/die Bietergemeinschaft übernommen.
In Bezug auf die Gesamtheit der eingereichten Referenzen:
(iii) mindestens 2 Referenzprojekte müssen bei Auftraggebern aus dem öffentlichen Umfeld angesiedelt sein und
(iv) bei mindestens 3 Referenzprojekten muss die gleiche ERP-Softwarelösung (versionsunabhängig aber mindestens die gleichen Kern-Funktionalitäten), wie sie im vorliegenden Vergabeverfahren vom Bieter/von der Bietergemeinschaft angeboten wird, implementiert worden sein und
(v) bei mindestens 2 Referenzprojekten muss auch das im vorliegenden Vergabeverfahren vom Bieter / von der Bietergemeinschaft angebotene Modul zum Personalmanagement implementiert worden sein.
Die vorstehend mit „und" verknüpften Bedingungen müssen kumulativ vorliegen.
Die Darstellung der Referenz (Vordruck) hat die folgenden Angaben zu enthalten:
a) Name und Adresse des Auftraggebers und Benennung der zuständigen Abteilung mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
b) Bezeichnung des Referenzprojektes/-vertrages und Angabe des/der Auftragnehmer (z. B. Konsortien);
c) Leistungszeitraum (von – bis) inkl. Wartung;
d) Beschreibung der Leistungen sowie der Rolle des eigenen Unternehmens in dem Projekt als Auftragnehmer/Durchführungsverantwortlicher;
e) Umfang der Leistungen, eingeführte Module/Funktionen, Auftragswert des Gesamtprojektes in EUR netto (exkl. Wartung), ggf. der Anteil der Fremd- bzw. Drittanbieterleistungen am Auftragswert entsprechend den Ausführungen zu b) bzw. d), Personalstärke.
Es bleibt dem Bieter überlassen, welche grundsätzlich verfügbaren Referenzen er zur Vorlage in seinem Angebot zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit auswählt und einreicht. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenz-Auftraggeber ist nicht erforderlich.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

2) Zertifizierungen:
— bestehende Zertifizierung über Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter einen entsprechenden Nachweis zu erbringen (hierzu genügt eine Eigenerklärung des Bieters),
— bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz / DIN ISO/IEC 27001 (nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus (Anforderungen siehe: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/ITGrundschutz/itgrundschutz_node.html) zu erbringen;
3) Darstellung (Vordruck) von mindestens 5 Referenzen über vergleichbare Projekte innerhalb der letzten 5 Jahre (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist). Die Vergleichbarkeit der einzelnen Referenzprojekte mit dem vorliegenden Auftrag sowie deren Aussagekraft insgesamt bezüglich der Eignung des Bieters/der Bietergemeinschaft ist unter folgenden Bedingungen gegeben:
Je Referenzprojekt:
(i) jedes Referenzprojekt muss ein Auftragsvolumen von mindestens 350 000 EUR netto (exkl. Wartung) haben und
(ii) im Referenzprojekt wurde eine ERP-Software für die produktive Nutzung bei Kunden (Lizenznehmer) vollständig eingeführt und anschließend die Verpflichtung zur Pflege der Software über einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren durch den Bieter übernommen.
In Bezug auf die Gesamtheit der eingereichten Referenzen:
(iii) mindestens 2 Referenzprojekte müssen bei Auftraggebern aus dem öffentlichen Umfeld angesiedelt sein und
(iv) bei mindestens 3 Referenzprojekten muss die gleiche ERP-Softwarelösung (versionsunabhängig aber mindestens die gleichen Kern-Funktionalitäten), wie sie im vorliegenden Vergabeverfahren vom Bieter/von der Bietergemeinschaft angeboten wird, implementiert worden sein und
(v) bei mindestens 2 Referenzprojekten muss auch das im vorliegenden Vergabeverfahren vom Bieter/von der Bietergemeinschaft angebotene Modul zum Personalmanagement implementiert worden sein.
Die vorstehend mit „und" verknüpften Bedindungen müssen kumulativ vorliegen.

1) Mit dem Angebot sind sämtliche der unter III.1.1 bis III.1.3 aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebots sind die von der Vergabestelle auf der unter I.3 angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden;
2) Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit sie mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung (siehe Vordruck) einreichen, aus welcher die einzelnen Mitglieder und das vertretungsberechtigte Mitglied hervorgeht und mit welchem erklärt wird, dass die Bildung der Bietergemeinschaft rechtlich zulässig ist und dass die Mitglieder im Falle des Zuschlags eine Arbeitsgemeinschaft bilden sowie sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Bietergemeinschaftserklärung sowie sämtliche unter Abschnitt III.1.1 und III.1.2 aufgeführten Unterlagen, Nachweise und Erklärungen jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter III.1.3 aufgeführten Unterlagen können für die Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung bzw. Neubildung einer Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern bzw. Neubildung) nach Präqualifikation und/oder Angebotsabgabe bis zur Erteilung des Zuschlags muss der Vergabestelle gegenüber unverzüglich schriftlich angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zu der Nichtberücksichtigung der Bietergemeinschaft bzw. ihres Angebots;
3) Ein Bieter kann, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen („Eignungsleihe"). Der Bieter hat das/die Eignungsleihe-Unternehmen zu benennen (siehe Vordruck) und die unter III.1.1 aufgeführten Unterlagen auch für den Dritten beizufügen. Des weiteren hat er die in III.1.2 und 1.3 genannten Unterlagen jeweils in dem Umfang für den Dritten beizufügen, wie sich auf die Eignung des Dritten bezogen werden soll. Sofern sich die Eignung auch auf Eignungskriterien nach III.1.3 beziehen soll, wird ergänzend auf § 47 Abs.1 S.3 VgV hingewiesen. Erfüllt ein Dritter das entsprechende Eignungskriterium nicht oder liegt bei diesem ein Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB vor, muss der Bieter den Dritten innerhalb einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Frist ersetzen. Ferner ist eine Verpflichtungserklärung des jeweiligen Eignungsleihe-Unternehmens i. S. d § 47 VgV beizufügen, aus welcher hervorgeht, dass der Bewerber im Falle der Zuschlagserteilung auf sämtliche für die Auftragsdurchführung erforderliche Mittel der benannten Dritten zugreifen kann;
4) Die Vergabestelle behält sich vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens erneut in die Eignungsprüfung einzutreten;
5) Beabsichtigt der Bieter, Nachunternehmer (hierzu zählen nicht Lieferanten, Zulieferer usw.) einzusetzen, so hat er die betreffenden Teile des Auftrages sowie – soweit zu diesem Zeitpunkt zumutbar – den/die Namen des/der Nachunternehmer/s anzugeben (siehe Vordruck). Es gilt § 36 Abs. 5 VGV. Jeder beabsichtigte oder vorgenommene Austausch von benannten Nachunternehmern nach Angebotsabgabe bis zur Erteilung des Zuschlags muss der Vergabestelle gegenüber unverzüglich schriftlich angezeigt und begründet werden. Der Austausch benannter Nachunternehmer nach Angebotsabgabe kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zu der Nichtberücksichtigung des betroffenen Angebots;
6) Die Verfahrenssprache ist Deutsch;
7) Im Übrigen wird auf die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Bewerbungsbedingungen verwiesen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.