Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktion. Unter „Dokumenten Management System mit rechtssicherer elektronischer Archivierung“ ist ein System gemeint, dass die Unveränderbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-17.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-11.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Neues Dokumenten Management System
19-VgV-013
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktion....”
Kurze Beschreibung
Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktion. Unter „Dokumenten Management System mit rechtssicherer elektronischer Archivierung“ ist ein System gemeint, dass die Unveränderbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 220 000 💰
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Verwaltungssoftwarepaket📦
Ort der Leistung: Neu-Ulm🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und...”
Beschreibung der Beschaffung
Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktion:
Beratung: Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, erwartet die Stadt Neu-Ulm vom Bieter eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können.
Umsetzungskonzept: Erstellung eines Umsetzungskonzepts (Lösungskonzept)
DMS-Basisinstallation: Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der lizenzierten Software. Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind.
Kundenspezifische DMS-Lösung einrichten: Erstellung und Lieferung der kundenspezifischen Anwendungsmodule für die DMS-Lösung hat ab Vergabeentscheidung anhand der Leistungsbeschreibung, der weiteren Ausschreibungsunterlagen und des Umsetzungskonzeptes zu erfolgen.
Dokumentation bereitstellen: der Bieter erstellt und liefert umfassende Dokumentationen.
Quelltexte bereitstellen: Alle Rechte zur Nutzung kundenindividuell erstellter Programme/Scripte etc. gehen mit der Abnahme an den Kunden über.
Schulungen durchführen: Für die Einrichtung und Produktivsetzung der komplexen DMS-Umgebung müssen auf unterschiedlicher Ebene Schulungsmaßnahmen angeboten werden.
Support bereitstellen: Es wird erwartet, dass der Bieter im Rahmen der Supportleistungen eine Hotline für die Aufnahme und Behandlung von Störungsmeldungen unterhält, die montags bis freitags von 7.30 Uhr bis 18.00 Uhr, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage, permanent besetzt ist.
Softwarepflege, neue Softwareversionen im Rahmen der Supportleistungen: der Bieter muss der Stadtverwaltung Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheits-Patches etc.) der lizenzierten Software im Rahmen des Softwarepflegevertrags zur Verfügung stellen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept und Vorgehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungskatalog/Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 30
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 220 000 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Jährliche Verlängerung bei Nichtkündigung des laufenden Vertrags
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Die Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der VgV. Die Teilnahmeanträge werden geprüft und bewertet hinsichtlich:
— formale...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Die Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der VgV. Die Teilnahmeanträge werden geprüft und bewertet hinsichtlich:
— formale Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit,
— Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Nichtvorhandensein von Ausschlussgründen, Einhaltung der vorgegebenen Kriterien.
Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und übersteigt die Bewerberzahl die vorgesehene Teilnehmerzahl, erfolgt die Auswahl unter den verbliebenen gleich geeigneten Bewerbern durch Losentscheid.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben:
Mit dem Teilnahmeantrag ist der Eignungsnachweis zudem entweder durch eine den Ausschreibungsunterlagen beiliegende „Eigenerklärung zur Eignung“ (Formblatt L 124) oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung(EEE) zu erbringen.
— Erklärung, dass keine Ausschlussgründe i. S. d. § 123 und § 124 GWB vorliegen, welche die Zuverlässigkeit des Unternehmens in Frage stellt,
— Erklärung, dass das Unternehmen in den vorangegangenen beiden Jahren nicht.
Gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 SchwarzArbG
Gem. § 21 Abs. 1 AEntG oder
Gem. § 19 Abs. 1 MiLoG
Mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist.
— Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat,
— Erklärung, dass das Unternehmen Mitglied der Berufsgenossenschaft ist,
— Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, bzw. ein Insolvenzplan rechtkräftig bestätig wurde,
— Erklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs-/Handelsregister, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie-und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Mehrfachbewerbungen [einzeln und als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft] sind unzulässig. Vorgesehene Nachunternehmer dürfen nur dann als Bewerber oder Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft auftreten oder für mehrere Bewerber eingebunden werden [Mehrfachbeteiligungen], wenn der Geheimwettbewerb gewahrt ist, insbesondere keine Kenntnis von oder kalkulationserhebliche Einflussmöglichkeiten auf Angebotspreise mehrerer Bieter besteht.
Bei Bildung von Bietergemeinschaften kommt es hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf die der Bietergemeinschaft insgesamt zur Verfügung stehenden Fähigkeiten an. Der Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ist von jedem Bieter und Mitglied einer Bietergemeinschaft stets selbst nachzuweisen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers festzustellen, sind (Bewertungskriterien):
Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können
“Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den...”
Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen wird. (Ausschlusskriterium)
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien überprüft (Bewertungskriterien):
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien überprüft (Bewertungskriterien):
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Wenn mehr als 15 Kunden angekreuzt wurde, ist vom Bewerber eine Liste mit mindestens 15 Kunden den Bewerbungsunterlagen beizufügen,
— Anzahl Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte.
Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die ab dem 1.1.2014 die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben. Von den genannten Referenzen werden die 3 höchstbewerteten Referenzen in die Bewertung einfließen (Bewertungskriterien).
Verwaltungsreferenzen:
— Straße/Postfach; PLZ; Ort (Anschrift) und Ansprechpartner,
— Art der Verwaltung,
— Verwaltungsgröße,
— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,
— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),
— Produkte vergleichbar mit MS Office (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet,
— Wurde bei der Referenz die DMS-Lösung „Regisafe“ (ehemals Hans-Held heute comundus REGISAFE GmbH) migriert,
— Wurde bei der Referenz ein mobiler Zugriff/eine mobile Applikation realisiert,
— Wurde bei der Referenz die Arbeit nach Aktenplan bzw. auch Teilaktenplan (editierbar) realisiert.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Verwaltungsreferenz (Ausschlusskriterium):
Mindestens eine Referenz muss aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise /Kreise bzw....”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Verwaltungsreferenz (Ausschlusskriterium):
Mindestens eine Referenz muss aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise /Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) stammen und mehr als 350 Personen im Verwaltungsbereich beschäftigen. Diese Referenz muss mindestens 1 Fachverfahren mit einer DMS-Lösung auf Basis einer MS-SQL-Server Datenbank einsetzen.
— Name der Referenz,
— Ansprechpartner bei der Referenz,
— Referenz seit,
— die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,
— mindestens ein Fachverfahren ist in die DMS-Lösung der Referenz integriert.
Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) (Ausschlusskriterium).
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-07-17
11:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2019-08-01 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-03-31 📅
“— Die Teilnahmeanträge/Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über https://my.vergabe.bayern.de einzureichen.
Andere Abgabearten werden nicht...”
— Die Teilnahmeanträge/Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über https://my.vergabe.bayern.de einzureichen.
Andere Abgabearten werden nicht zugelassen. Der Auftrag wird schriftlich erteilt. (Art. 38 Abs. 2 GO),
— Bewerberfragen sind elektronisch über https://my.vergabe.bayern.de zu stellen.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921760📞
Fax: +49 8921762914 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Neu-Ulm
Postanschrift: Augsburger Str. 15
Postort: Neu-Ulm
Postleitzahl: 89231
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 73170500📞
E-Mail: vergabestelle@neu-ulm.de📧
URL: www.neu-ulm.de🌏
Quelle: OJS 2019/S 111-271551 (2019-06-11)
Ergänzende Angaben (2019-06-24)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2019/S 111-271551
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2)
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Alter Wert
Datum: 2019-07-17 📅
Zeit: 11:00
Neuer Wert
Datum: 2019-07-18 📅
Zeit: 11:00
Quelle: OJS 2019/S 121-296528 (2019-06-24)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-05) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung eines Dokumenten Management Systems
19-VgV-013
Kurze Beschreibung:
“Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 406066.51 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.” Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs- und Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation/Verhandlungsrunde
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 111-271551
Auftragsvergabe
1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-02-17 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 5
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 5
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postort: Hannover
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Hannover🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 406066.51 💰
Ergänzende Informationen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Telefon: +49 73170501202📞
Quelle: OJS 2020/S 048-113449 (2020-03-05)