Neues Dokumenten Management System

Stadt Neu-Ulm

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktion. Unter „Dokumenten Management System mit rechtssicherer elektronischer Archivierung“ ist ein System gemeint, dass die Unveränderbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Wer?

• Stadt Neu-Ulm

Wie?

• Diverses Netzsoftwarepaket › Verwaltungssoftwarepaket
• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Schwaben › Neu-Ulm

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-06-11	Auftragsbekanntmachung
2019-06-24	Ergänzende Angaben
2020-03-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-06-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 19-VgV-013
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Neu-Ulm 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Neu-Ulm
Postanschrift: Augsburger Str. 15
Postleitzahl: 89231
Postort: Neu-Ulm
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@neu-ulm.de 📧
Telefon: +49 73170501202 📞
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/171525 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabe.bayern.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-11 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 111-271551
ABl. S-Ausgabe: 111
Zusätzliche Informationen

— Die Teilnahmeanträge/Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über https://my.vergabe.bayern.de einzureichen. Andere Abgabearten werden nicht zugelassen. Der Auftrag wird schriftlich erteilt. (Art. 38 Abs. 2 GO), — Bewerberfragen sind elektronisch über https://my.vergabe.bayern.de zu stellen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 220 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktion:

Beratung: Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, erwartet die Stadt Neu-Ulm vom Bieter eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können.

Umsetzungskonzept: Erstellung eines Umsetzungskonzepts (Lösungskonzept)

DMS-Basisinstallation: Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der lizenzierten Software. Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind.

Kundenspezifische DMS-Lösung einrichten: Erstellung und Lieferung der kundenspezifischen Anwendungsmodule für die DMS-Lösung hat ab Vergabeentscheidung anhand der Leistungsbeschreibung, der weiteren Ausschreibungsunterlagen und des Umsetzungskonzeptes zu erfolgen.

Dokumentation bereitstellen: der Bieter erstellt und liefert umfassende Dokumentationen.

Quelltexte bereitstellen: Alle Rechte zur Nutzung kundenindividuell erstellter Programme/Scripte etc. gehen mit der Abnahme an den Kunden über.

Schulungen durchführen: Für die Einrichtung und Produktivsetzung der komplexen DMS-Umgebung müssen auf unterschiedlicher Ebene Schulungsmaßnahmen angeboten werden.

Support bereitstellen: Es wird erwartet, dass der Bieter im Rahmen der Supportleistungen eine Hotline für die Aufnahme und Behandlung von Störungsmeldungen unterhält, die montags bis freitags von 7.30 Uhr bis 18.00 Uhr, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage, permanent besetzt ist.

Softwarepflege, neue Softwareversionen im Rahmen der Supportleistungen: der Bieter muss der Stadtverwaltung Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheits-Patches etc.) der lizenzierten Software im Rahmen des Softwarepflegevertrags zur Verfügung stellen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 220 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Jährliche Verlängerung bei Nichtkündigung des laufenden Vertrags

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben:

Mit dem Teilnahmeantrag ist der Eignungsnachweis zudem entweder durch eine den Ausschreibungsunterlagen beiliegende „Eigenerklärung zur Eignung“ (Formblatt L 124) oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung(EEE) zu erbringen.

— Erklärung, dass keine Ausschlussgründe i. S. d. § 123 und § 124 GWB vorliegen, welche die Zuverlässigkeit des Unternehmens in Frage stellt,

— Erklärung, dass das Unternehmen in den vorangegangenen beiden Jahren nicht.

Gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 SchwarzArbG

Gem. § 21 Abs. 1 AEntG oder

Gem. § 19 Abs. 1 MiLoG

Mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist.

— Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat,

— Erklärung, dass das Unternehmen Mitglied der Berufsgenossenschaft ist,

— Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, bzw. ein Insolvenzplan rechtkräftig bestätig wurde,

— Erklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs-/Handelsregister, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie-und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Mehrfachbewerbungen [einzeln und als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft] sind unzulässig. Vorgesehene Nachunternehmer dürfen nur dann als Bewerber oder Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft auftreten oder für mehrere Bewerber eingebunden werden [Mehrfachbeteiligungen], wenn der Geheimwettbewerb gewahrt ist, insbesondere keine Kenntnis von oder kalkulationserhebliche Einflussmöglichkeiten auf Angebotspreise mehrerer Bieter besteht.

Bei Bildung von Bietergemeinschaften kommt es hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf die der Bietergemeinschaft insgesamt zur Verfügung stehenden Fähigkeiten an. Der Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ist von jedem Bieter und Mitglied einer Bietergemeinschaft stets selbst nachzuweisen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers festzustellen, sind (Bewertungskriterien):

Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können

Mindeststandards:

Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen wird. (Ausschlusskriterium)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien überprüft (Bewertungskriterien):

— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Wenn mehr als 15 Kunden angekreuzt wurde, ist vom Bewerber eine Liste mit mindestens 15 Kunden den Bewerbungsunterlagen beizufügen,

— Anzahl Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte.

Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die ab dem 1.1.2014 die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben. Von den genannten Referenzen werden die 3 höchstbewerteten Referenzen in die Bewertung einfließen (Bewertungskriterien).

Verwaltungsreferenzen:

— Straße/Postfach; PLZ; Ort (Anschrift) und Ansprechpartner,

— Art der Verwaltung,

— Verwaltungsgröße,

— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,

— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),

— Produkte vergleichbar mit MS Office (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet,

— Wurde bei der Referenz die DMS-Lösung „Regisafe“ (ehemals Hans-Held heute comundus REGISAFE GmbH) migriert,

— Wurde bei der Referenz ein mobiler Zugriff/eine mobile Applikation realisiert,

— Wurde bei der Referenz die Arbeit nach Aktenplan bzw. auch Teilaktenplan (editierbar) realisiert.

Mindeststandards:

Verwaltungsreferenz (Ausschlusskriterium):

Mindestens eine Referenz muss aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise /Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) stammen und mehr als 350 Personen im Verwaltungsbereich beschäftigen. Diese Referenz muss mindestens 1 Fachverfahren mit einer DMS-Lösung auf Basis einer MS-SQL-Server Datenbank einsetzen.

— Name der Referenz,

— Ansprechpartner bei der Referenz,

— Referenz seit,

— die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,

— mindestens ein Fachverfahren ist in die DMS-Lösung der Referenz integriert.

Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) (Ausschlusskriterium).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der VgV. Die Teilnahmeanträge werden geprüft und bewertet hinsichtlich:

— formale Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit,

— Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Nichtvorhandensein von Ausschlussgründen, Einhaltung der vorgegebenen Kriterien.

Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und übersteigt die Bewerberzahl die vorgesehene Teilnehmerzahl, erfolgt die Auswahl unter den verbliebenen gleich geeigneten Bewerbern durch Losentscheid.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-08-01 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-03-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept und Vorgehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungskatalog/Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/171525 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

— Die Teilnahmeanträge/Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über https://my.vergabe.bayern.de einzureichen.

Andere Abgabearten werden nicht zugelassen. Der Auftrag wird schriftlich erteilt. (Art. 38 Abs. 2 GO),

— Bewerberfragen sind elektronisch über https://my.vergabe.bayern.de zu stellen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921760 📞
Fax: +49 8921762914 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Neu-Ulm
Postanschrift: Augsburger Str. 15
Postort: Neu-Ulm
Postleitzahl: 89231
Telefon: +49 73170500 📞
E-Mail: vergabestelle@neu-ulm.de 📧
Internetadresse: www.neu-ulm.de 🌏
Quelle: OJS 2019/S 111-271551 (2019-06-11)

Ergänzende Angaben (2019-06-24)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Verwaltungssoftwarepaket 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-24 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 121-296528
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 111-271551
ABl. S-Ausgabe: 121
Quelle: OJS 2019/S 121-296528 (2019-06-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.

Gesamtwert des Auftrags: 406066.51 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 048-113449
ABl. S-Ausgabe: 48

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs- und Anforderungskatalog
Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation/Verhandlungsrunde

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-02-17 📅
Name: Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postort: Hannover
Land: Deutschland 🇩🇪
Hannover 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 406066.51 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Telefon: +49 73170501202 📞
Quelle: OJS 2020/S 048-113449 (2020-03-05)

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