Beschreibung der Beschaffung
Kernziel des Projekts ist die Bereitstellung eines einfachen, zeitgemäßen Systems, welches diese Prozesse insgesamt vereinfacht - sowohl für den Kunden als auch für den ZDF-Servicemitarbeiter.
Die Hoheit über die Kundendaten sowie die Abwicklung des Bestellvorgangs und des Newsletterversands muss in Händen der ZDF-Service GmbH verbleiben. Sämtliche im System verarbeitete Daten sind Eigentum der ZDF Service GmbH und ausschließlich durch diese weiterzuverwenden. Im Rahmen der Publikumsauswahl, der aktiven Ansprache im Zuge der Freikartenvergabe, sowie bei kurzfristigen Terminverschiebungen ist eine intensive Kommunikation der ZDF-Servicemitarbeiter mit den Ticketkunden erforderlich. Daher muss die bestehende Kundennähe zu den ZDF-Service Mitarbeitern beibehalten bleiben.
Hinsichtlich Ticketverkauf und -rückgabe soll ein System implementiert werden, das den Prozess des Ticketverkaufs von der Auslobung der Karten über den Bestell- und Bezahlvorgang bis hin zur Abrechnung oder etwaigen Stornierungen vereinfacht. Es muss möglich sein, Veranstaltungen ausschließlich mit Freikarten anzulegen. Die kurzfristige Stornierung von Tickets muss erhalten bleiben, um rechtzeitig auf Publikumsausfälle reagieren zu können. Storniert ein Kunde seine Tickets, müssen diese wieder neu vergeben werden können.
Die bestehende Newsletterdatenbank ist ein zentraler Bestandteil der Publikumsakquise und soll auch weiterhin im Zuge des Ticketverkaufs weitgehend automatisiert erweitert und aktualisiert werden. Die vorhandenen Daten müssen in das neue System übernommen werden.
Unter Gästemanagement sind insbesondere die Managementprozesse des Bereichs Veranstaltungsmanagement, wie z. B. Publikumsakquise, Einlass, Seating, Kundenkommunikation, Abrechnung sowie Reporting zu verstehen.
Das neue System soll u. a. folgende Funktionen bereitstellen:
— Auswahl verschiedener Zahlungsarten,
— Saalplan-Editor zur Erstellung von Saalplänen,
— Buchen von Sitzplätzen in einem grafisch-interaktivem Saalplan,
— Anforderung an das Ticket: Mobile Tickets, Druckbare Tickets, Barcode auf allen Tickets zur Registrierung und Entwertung durch ZDF-Servicemitarbeiter bei Einlass zur Veranstaltung, personalisierte Tickets für bestimmt Veranstaltungen (durch ZDF-Servicemitarbeiter),
— Exportierbare individuelle Reports und Auswertungen,
— Hinterlegung von Bearbeitungs- und Systemgebühren,
— Unterscheidung von B2C und B2B Kunden,
— Unterstützung mobiler Endgeräte beim Ticketkauf (z. B. Bereitstellung e-Ticket per PDF),
— Kundenhistorie (getätigte Bestellung, Rückgaben, etc.),
— Einsatz einer Standard-Software (SaaS) einschließlich Hosting, Support und Wartung durch den externen Anbieter,
— Skalierbare Lösung wird benötigt. Lastspitzen müssen toleriert werden,
— Integration der aktuellen Newsletterdatenbank,
— Integration des Ticketsystems in die Webseite der ZDF Service GmbH (
https://zdf-service.de/tickets/),
— Datenhaltung und Backups müssen in der EU gehostet werden,
— Regelmäßige Backups,
— Optimierte Benutzeroberflächen für mobile Geräte und div. Browser (responsive Design).