Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Vergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung für das CISPA

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Erbringung einer Dienstleistung in Form der Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, überwiegend nach TVöD. Auf die Informationen in den Vergabeunterlagen wird entsprechend verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit des Dienstleistungsvertrages beginnt am 1.1.2020 und endet am 31.12.2020. Der AG kann den Vertrag einseitig zweimal um jeweils ein Vertragsjahr verlängern. Die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption ist jeweils bis zum 1. Oktober eines jeden Jahres in Textform zu erklären. Die maximale Vertragslaufzeit ist damit auf 3 Jahre und den 31.12.2022 beschränkt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Dienstleistungsvertrages beginnt am 1.1.2020 und endet am 31.12.2020.
Der AG kann den Vertrag einseitig zweimal um jeweils ein Vertragsjahr verlängern. Die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption ist jeweils bis zum 1. Oktober eines jeden Jahres in Textform zu erklären. Die maximale Vertragslaufzeit ist damit auf 3 Jahre und den 31.12.2022 beschränkt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ oder alternativ die Einheitliche Europäische Eigeneklärung ebenso vollständig auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen wie das Formular „Unternehmensprofil“ und das Formular „Zusätzliche Eingungsnachweise im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs“.
Zusätzlich hat der Bieter im Rahmen der Eignung die Anhänge 1, 2 und 3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vollständig (elektronisch) auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter hat das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ oder alternativ die Einheitliche Europäische Eigeneklärung ebenso vollständig auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen wie das Formular „Unternehmensprofil“ und das Formular „Zusätzliche Eingungsnachweise im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs“.
Zusätzlich hat der Bieter im Rahmen der Eignung die Anhänge 1, 2 und 3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vollständig (elektronisch) auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter hat das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ oder alternativ die Einheitliche Europäische Eigeneklärung ebenso vollständig auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen wie das Formular „Unternehmensprofil“ und das Formular „Zusätzliche Eingungsnachweise im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs“.
Zusätzlich hat der Bieter im Rahmen der Eignung die Anhänge 1, 2 und 3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vollständig (elektronisch) auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Auswahlmatrix für den Teilnahmewettbewerb
Die Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt in den folgenden Schritten:
Schritt 1: Prüfung der Teilnahmeanträge auf Einhaltung der formalen Anforderungen, Prüfung der Ausschlusskriterien (Vollständigkeitsprüfung, Inhaltliche Prüfung)
Sofern nach Durchführung des Schrittes 1 feststeht, dass mehr als 3 Bewerber, die nicht aufgrund des Vorliegens von Ausschlusskriterien vom Vergabeverfahren auszuschließen sind, formal ordnungsgemäße Teilnahmeanträge abgegeben haben und über die geforderte Eignung verfügen, wird die Auswahl der zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden 3 Bewerber (Höchst- und zugleich auch Mindestzahl) anhand des nachfolgend beschriebenen Schritt 2 erfolgen:
Schritt 2: Erfahrung am Markt und Anzahl der Teammitglieder, die TVöD/TV-L -erfahren sind.
Die Bewerber geben im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs an, wie lange das jeweilige Unternehmen bereits mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Bereich des TVöD`s / TV-L am Markt ist und wie viele Teammitglieder im Unternehmen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Bereich des TVöD / TV-L zur Verfügung stehen. Dazu wird den Bewerbern ein Formular über das Cosinex-Bietertool zur Verfügung gestellt.
Für Schritt 2 gilt bezüglich der Markterfahrung folgende Wertungsmatrix:
Das Unternehmen ist seit mindestens 12 Jahren mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) am Markt
— 10 Punkte
Das Unternehmen ist weniger als 12, aber mindestens seit 10 Jahren mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) am Markt
— 8 Punkte
Das Unternehmen ist weniger als 10, aber mindestens seit 8 Jahren mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) am Markt
— 5 Punkte
Das Unternehmen ist weniger als 8, aber mindestens seit 5 Jahren mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) am Markt
— 3 Punkte
Das Unternehmen ist seit weniger als 5 Jahren mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) am Markt
— 0 Punkte
Für Schritt 2 gilt bezüglich der Anzahl der für die TVöD-Abrechnung eingesetzten Mitarbeiter folgende Wertungsmatrix:
Das Unternehmen beschäftigt mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns insgesamt mindestens 8 Mitarbeiter/innen
— 10 Punkte
Das Unternehmen beschäftigt mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns insgesamt weniger als 8, aber mindestens 6 Mitarbeiter/innen
— 8 Punkte
Das Unternehmen beschäftigt mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns insgesamt weniger als 6, aber mindestens 5 Mitarbeiter/innen
— 5 Punkte
Das Unternehmen beschäftigt mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns insgesamt weniger als 5, aber mindestens 4 Mitarbeiter/innen
— 3 Punkte
Das Unternehmen beschäftigt mit der laufenden Lohnabrechnung im Öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L) zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns insgesamt weniger als 4 Mitarbeiter/innen
— 0 Punkte
Die von den Bewerbern in Schritt 2 erzielten Punkte werden zu einer Gesamtpunktzahl entsprechend addiert. Die Auftraggeberin wird dann unter allen Bewerbern eine Rangfolge anhand der Summe der Bewertungspunkte erstellen, wobei der Bewerber mit der höchsten Punktzahl die Rangfolge anführt. Zur Angebotsabgabe werden, eine ausreichende Anzahl geeigneter Bewerber vorausgesetzt, die 3 Bewerber aufgefordert, die die höchsten Punktzahlen für Schritt 2 erzielt haben. Bei einer identischen Bewertung (Punktgleichheit) entscheidet das Losverfahren, welcher der betroffenen Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.
Gewichtung Bewerberauswahl im Teilnahmewettbewerb: Markterfahrung: 50 %
Anzahl Teammitgliedern insgesamt: 50 %
Punkte maximal: 20
Punkte maximal gewichtet: 1 000
Bekanntmachungs-ID: CXS0YHKYYDX

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.