Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Leistungen des technischen Gebäudemanagements für eine Bundesliegenschaft in Bonn (Bundesrechnungshof) – VOEK 357-18

Titel

Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Leistungen des technischen Gebäudemanagements für eine Bundesliegenschaft in Bonn (Bundesrechnungshof) – VOEK 357-18
VOEK 357-18

Kurze Beschreibung

Leistungen des technischen Gebäudemanagements für den Bundesrechnungshof (BRH) in Bonn
Adresse der Liegenschaft: Adenauerallee 81-85, 53113 Bonn
Näheres regeln die Vertragsbedingungen, die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis.

Beschreibung der Beschaffung

Leistungen des technischen Gebäudemanagements für den BRH in Bonn
Adresse der Liegenschaft: Adenauerallee 81-85, 53113 Bonn
Leistungsumfang:
Zum Leistungsumfang gehören das Betreiben, Bedienen, die Wartung, Instandsetzung und das Störungsmanagement der technischen Anlagen des BRH in Bonn mit dem Ziel, ein qualitativ hochwertiges Gebäudemanagement zu wirtschaftlichen Konditionen sicherzustellen.
Die Leistungen umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche für einen sicheren, funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb der Liegenschaft, des Gebäudes und der technischen Anlagen erforderlich sind.
Der Auftragnehmer (AN) ist damit unter anderem für die zyklische, termingerechte Wartung sowie zeitnahe und ordnungsgemäße Instandsetzung der technischen Anlagen vollumfänglich verantwortlich. Im Rahmen des Störungsmanagements gewährleistet der AN an 24 Stunden täglich und 365 Tagen/Jahr einen Störungsdienst. Zudem obliegen ihm Leistungen bezüglich des Übernehmens (Start-Up), Übergebens (Vertragsauslaufphase), Entsorgens, Energiemanagements, der Dokumenation und des Berichtswesens, Störungsmanagements, der Auftragsleistungen, Zuschläge und verschiedener Prüfungen.
Näheres regeln die Vertragsbedingungen, die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis.
Ausführungsbedingung:
Die Auftraggeberin (AG) verfügt derzeit über keine eigene geeignete Gebäudemanagementsoftware (CAFM-Software) für die Planung, Ausführung und Dokumentation von Wartungs- und Instandsetzungsleistungen an ihren Gebäuden und technischen Anlagen.
Der AN muss über eine zeitgemäße CAFM-Software verfügen, welche folgende Mindestfunktion erfüllen muss:
— Webbasierter Zugriff,
— Planung, Überwachung und Dokumentation aller Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen,
— Planung, Überwachung und Dokumentation aller Instandsetzungsmaßnahmen,
— Erfassung, Planung, Überwachung, Dokumentation aller Nutzerstörmeldungen,
— Erfassung und Auswertung von technischen und kaufmännischen Daten aus dem Bereich Gebäudemanagement und Instandhaltung sowie von Verbrauchs- und Zählerdaten,
— Dokumentation und Überwachung aller Herstellergarantien und Gewährleistungen,
— Transparenz über die eingesetzten Ressourcen,
— Vermeidung von Medienbrüchen und Doppelarbeit,
— Integration einer durchgängigen und konsistenten Datenhaltung,
— Dokumentationsfähigkeit,
— Historisierung und Archivierung.
Die Aufwendungen für den Unterhalt des erforderlichen CAFM-Systems des AN (inkl. Kosten für Hardware, Gebühren für Datenleitungen, Softwarewartung und –unterhalt etc.) sind in die Einheitspreise des Leistungsverzeichnisses (Pos. Dokumentation und Berichte) einzurechnen und werden nicht gesondert vergütet.
Weitere Anforderungen an das CAFM-System sind unter Punkt 2.5 der Leistungsbeschreibung genauer benannt.
Die AG bereitet derzeit die Einführung einer eigenen CAFM-Software vor. Es ist vorgesehen, eigene CAFM-Software in der vertragsgegenständlichen Liegenschaft einzusetzen. Die AG-eigene CAFM-Software wird zu Leistungsbeginn voraussichtlich noch nicht zur Verfügung stehen. Der AN erklärt sich mit Angebotsabgabe bereit, die CAFM-Software der AG zu nutzen und Datenübergaben über entsprechende Schnittstellen zuzulassen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige schriftliche Erklärung der AG um 5 Jahre verlängert werden, also längstens bis 31.12.2029. Die schriftliche Optionsausübung muss dem AN bis spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit zugehen; anderenfalls erlischt das Verlängerungsoptionsrecht der AG. Ein Anspruch des AN auf Verlängerung besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Einzelbieter/Bietergemeinschaft:
2.1) Allgemeine Angaben zum Unternehmen (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen (VU) enthalten): Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechperson, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort;
2.2) Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin/zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten): Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit;
3) Eigenerklärung über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB (im Vordruck Anhang II der VU enthalten):
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) für die Arbeitnehmer an die zuständigen Krankenkassen bzw. für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft sowie an die zuständige Berufsgenossenschaft, unter Angabe der zuständigen Berufsgenossenschaft,
— Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet und das Unternehmen bzw. dessen Mitglieder der Geschäftsleitung keine schweren Verfehlungen begangen haben, die die Integrität des Unternehmen infrage stellen,
— Eigenerklärung zu weiteren fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB,
— Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze; Verstöße gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG),
— Eigenerklärung zu Gründen für den Nichtausschluss und zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 Abs. 2 GWB.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4) Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen pro Schadensfall aufzuweisen:
Personenschäden 10 Mio. EUR, Sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden; Deckungszusage durch den Versicherer für Schäden aus Abwässern, Leistungsschäden, elektrische Schäden) 10 Mio. EUR, Obhut- und Bearbeitungsschäden einschließlich Schäden durch das Abhandenkommen von Sachen 250 000 EUR und Schlüsselverlustrisikoversicherung 125 000 EUR.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen (im Vordruck Anhang II der VU enthalten).
5) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (im Vordruck Anhang II der VU enthalten).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

6) Eigenerklärung Leistungserbringung (Vordruck Anhang II VU), dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt u. dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge u. Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht u. unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen ausführen zu können. Im Übrigen s. Mindeststandards;
7) Eigenerklärung betreffend Sicherheitsüberprüfung, dass bei dem auf der Liegenschaft einzusetzenden Personal die SÜG-Überprüfung (Ü2, vorbeugender personeller Sabotageschutz) erfolgreich durchgeführt worden ist oder es bereit ist, sich der SÜG-Überprüfung (Ü2, vorbeugender personeller Sabotageschutz) rechtzeitig vor dem Leistungsbeginn zu unterziehen (Vordruck Anhang II VU).
Sofern Beschäftigte des AN über die genannte notwendige Sicherheitsüberprüfung verfügen, legt der AN den Nachweis der erfolgreich durchgeführten SÜG-Überprüfung (Ü2, vorbeugender personeller Sabotageschutz) innerhalb von 3 Wochen nach Zuschlagserteilung vor;
8) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen: Angabe seit wann das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig ist, Angabe der Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens, Angabe der Anzahl der Beschäftigten bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart, Angabe der Anzahl der geringfügig Beschäftigten bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart (Vordruck Anhang II VU);
9) Eigenerklärung zu mind. 3 vergleichbaren Referenzen zur ausgeschriebenen Leistung aus dem Zeitraum der letzten 3 Jahre mit Angabe von: Art des Referenzobjektes, Ausführungsort (Anschrift) des Referenzobjektes, jährl. Leistungsumfang (Benennung Kostengruppen), Leistungszeitraum, Zahl der durchschnittlich eingesetzten Arbeitnehmer, Angabe des entsprechenden Auftragswertes in EUR/Jahr, Name AG u. Ansprechperson (deutschsprachig) m. Telefonnummer (Vordruck Anhang II VU);
10) Angaben u. Eigenerklärungen bei Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaften sind bereits bei Angebotsabgabe verpflichtet, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie Art u. Umfang des Leistungsteils des jeweiligen Mitglieds zu benennen sowie:
1) Mitglied als bevollmächtigten Vertreter. Bietergemeinschaften müssen sich verpflichten, i. F. d. Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft auszuführen u. für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten gesamtschuldnerisch zu haften. Für die Abgabe der vorgenannten Erklärungen ist die Bietergemeinschaftserklärung zu verwenden (Vordruck Anhang III VU). Erst auf gesonderte Anforderung der AG ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft die Bieterauskunft (Vordruck Anhang II VU) mit Eigenerklärungen zu Ziff. 2.1 Allg. Angaben zum Unternehmen;
2.2) zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen;
3) Zwingende u. fakultative Ausschlussgründe;
4) Betriebshaftpflichtversicherung;
6) Eigenerklärung über die Leistungserbringung u.;
8) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen einzureichen u. sind etwaige Nachweise vorzulegen. Von dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ist hingegen 1 vollumfänglich ausgefüllte Bieterauskunft zu erteilen;
11) Eigenerklärung zu Unterauftragnehmerleistungen: Beschreibung der Teilleistungen mit Umfang, für die der Einsatz von UA geplant ist (Vordruck Anhang II VU). Erst auf gesonderte Anforderung der AG ist der Bieter verpflichtet, die zur Auftragsdurchführung vorgesehenen UA zu benennen u. Verpflichtungserklärungen der UA vorzulegen (Vordruck Anhang IV VU). Der Bieter hat dann für jeden der zu beauftragenden UA die Bieterauskunft mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1 Allg. Angaben zum Unternehmen, 2.2 zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende u. fakultative Ausschlussgründe u. etwaige Nachweise vorzulegen;
12) Eignungsleihe: s. Ziffer VI.3) der Bekanntmachung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

6) weitere Eigenerklärungen Leistungserbringung (Vordruck Anhang II der VU) Objektleiter:
— Einsatz mind. 2 Personen (1× Stammpersonal + 1 × Vertretung) als Objektleiter für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen am Leistungsort der Bieter ist verpflichtet, den Objektleiter u. seinen Vertreter mit der Angebotsabgabe namentlich zu benennen,
— Objektleiter u. sein Vertreter: Abschluss mind. als Diplomingenieur (FH), Bachelor, Staatlich geprüfter Techniker, Meister (DQR/EQR mind. Niveau 6) o. vergleichbare Qualifikation in einer dem technischen Gebäudebetrieb entsprechenden Fachrichtung (Elektrotechnik, Technische Gebäudeausrüstung (TGA) bzw. Versorgungstechnik, Gebäudetechnik),
— einzusetzende Mitarbeiter: mind. 5-jährige Berufserfahrung (für die letzten 5 Jahre mit vergleichbaren Aufgaben und Verantwortungsbereich) je Objektleiter u. Vertreter,
— Vorlage von Nachweisen über mind. 5-jährige Berufserfahrung anhand eines Projektlebenslaufs (für die letzten 5 Jahre mit vergleichbaren Aufgaben und Verantwortungsbereich) je Objektleiter u. Vertreter auf gesonderte Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung.
Haustechniker:
— Einsatz 4 Personen (2 × Stammpersonal + 2 × Vertretung) als Haustechniker für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen am Leistungsort der Bieter ist verpflichtet, die Haustechniker u. ihre Vertreter mit der Angebotsabgabe schriftlich zu benennen,
— 1. Haustechniker u. sein Vertreter: mind. 3-jährige Berufsausbildung der Elektrotechnik (DQR/EQR mindestens Niveau 4) o. vergleichbare Qualifikation,
— Nachweise über Berufsausbildung der Elektrotechnik (DQR/EQR mind. Niveau 4) o. vergleichbare Qualifikation für 1. Haustechniker u. seinen Vertreter auf Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung,
— 2. Haustechniker u. sein Vertreter: mind. 3-jährige Berufsausbildung in einem Gewerk der Installations-/Sanitär-/Versorgungstechnik (DQR/EQR mind. Niveau 4) o. vergleichbare Qualifikation
— Vorlage von Nachweisen über einen Facharbeiterabschluss in einem Gewerk der Installations-/Sanitär-/Versorgungstechnik (DQR/EQR mind. Niveau 4) o. vergleichbare Qualifikation für 2. Haustechniker u. seinen Vertreter auf Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung,
— einzusetzende Haustechniker u. Vertreter: mind. 5-jährige Berufserfahrung (für die letzten 5 Jahre) in vergleichbarer Position je Mitarbeiter,
— Vorlage von Nachweisen über eine mind. 5-jährige Berufserfahrung anhand eines Projektlebenslaufs (für die letzten 5 Jahre) in vergleichbarer Position je Haustechniker u. Vertreter auf gesonderte Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung,
— Beauftragte Person des vor Ort eingesetzten Personals verfügt für Aufzugsanlagen gem. BetrSichV, Anhang 1, Punkt 4.1 (Aufzugswärter) über die Berechtigung zur Personenbefreiung bzw. erklärt sich bereit, diese Berechtigung bei Zuschlagserteilung unverzüglich nachzuholen,
— Vorlage Nachweis über Befähigung zur Personenbefreiung aus Aufzügen auf gesonderte Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung. Alternativ ist explizit zu erklären, dass diese Berechtigung bei Zuschlagserteilung unverzüglich nachgeholt wird,
— Beauftragte Person des vor Ort eingesetzten Personals verfügt über eine Unterweisung zur Schaltberechtigung für MS-Schaltanlagen,
— Vorlage Nachweis über Unterweisung zur Schaltberechtigung für MS-Schaltanlagen auf gesonderte Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung,
— entsprechende technische Ausstattung des zuständigen Objektteams,
— Vorlage genauer Beschreibung zur techn. Ausstattung des zukünftigen Objektteams auf gesonderte Anforderung der AG nach Ablauf Angebotsfrist u. vor Zuschlagserteilung (max. 1 DIN A4 Seite (ohne Deckblatt u. Inhaltsverzeichnis, Schriftart Arial, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5); übersteigt die Seitenzahl der Beschreibung die geforderte 1 Seite, fließen diese nicht mehr in die Auswertung ein).

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde u. Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen, Eigenerklärungen u. etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grds. der als Anhang II den VU beigefügte Vordruck „Bieterauskunft" zu verwenden. Der Bieter kann alternativ zur „Bieterauskunft" nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gem. § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gem. § 125 GWB ergriffen hat. Werden von der AG Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren. Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters u. das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.
Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie duch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags von der AG festgelegten Eignungskriterien erfüllen, u. zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Bieterauskunft" (Vordruck Anhang II VU) zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Der Nachweis der Eingung u. des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.
Noch zu Ziffer III.1.3) der Bekanntmachung:
11) Eignungsleihe: Bezeichnung der Eignungskriterien, auf die sich die Eignungsleihe bezieht, u. der Mittel u. Kapazitäten, die von dritter Seite zur Verfügung gestellt werden (Vordruck Anhang II VU). Erst auf gesonderte Anforderung der AG ist der Bieter verpflichtet, die Unternehmen zu benennen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werdern sollen, u. Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (Vordruck Anhang IV VU). Der Bieter hat für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten zurückgegriffen werden soll, die Bieterauskunft mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allg. Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende u. fakultative Ausschlussgründe u. ggf. weitere Eigenerklärungen u. etwaige Nachweise vorzulegen.
Sonstige einzureichende Angebotsunterlagen:
— Angebotsschreiben,
— Preisgleitklausel,
— Leistungsverzeichnis,
— Konzept.
Für die Angebotsabgabe ist die in der 9. bis 11. KW 2019 (1.3.2019, 05.03. bis 7.3.2019, 11.03. und 12.3.2019) stattfindende Ortsbesichtigung zwingend vorgeschrieben.
Mit dem Angebot ist die vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Teilnahmebestätigung (Anhang V) einzureichen. Die Nichtvorlage der Teilnahmebestätigung führt zum Ausschluss vom Verfahren. Die Terminanmeldung ist bis spätestens 25.2.2019 (15.00 Uhr) möglich. Dabei sind maximal 3 Personen unter Angabe des Vornamens, Nachnamens, Geburtsortes sowie des Geburtsdatums per E-Mail unter der in den VU angegebenen E-Mail-Adresse anzumelden. Die Zuordnung der Termine erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Zur Vorort-Besichtigung ist ein gültiges Ausweisdokument mitzuführen.
Ende der Anforderungsfrist für zusätzliche Auskünfte: 18.3.2019 (12.00 Uhr). Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform bzw. per E-Mail. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).