Organisation, Koordination und Durchführung des Konferenzformats „Q BERLIN Questiqns"

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin beabsichtigt, mit der Ausschreibung einen Rahmenvertrag für die Organisation, Koordination und Durchführung der Q BERLIN Questiqns mit einem professionellen Dienstleister abzuschließen. Dabei übernimmt visit Berlin in Zusammenarbeit mit Partnern und Kreativen die inhaltliche Konzeption der Veranstaltungen und der Konferenz, die entsprechend durch den Auftragnehmer organisiert, koordiniert und durchgeführt werden sollen.

Beschreibung der Beschaffung

Leistungen allgemein Q BERLIN Questiqns:
— Budgetverwaltung,
— Beauftragung von Dienstleistern zur Realisierung der Q BERLIN Questiqns inkl. Vertragsabwicklungen; die Beauftragung von Dienstleistern erfolgt nach Rücksprache mit der Auftraggeberin,
— Koordination sämtlicher an der Q BERLIN Questiqns beteiligter Dienstleister,
— Erarbeitung und Umsetzung von Sicherheitskonzepten gemäß öffentlicher Auflagen,
— Einholung aller notwendigen Genehmigungen für die Durchführung der Q BERLIN Questiqns, dazu zählen bspw. aber nicht ausschließlich Brandschutz, temporäre und fliegende Bauten,
— Ticketing,
— Unterstützung bei der Betreuung von Speakern, Partnern und Teilnehmern,
— Unterstützung der mit der Projektkommunikation beauftragten Agentur bei allen im Zusammenhang mit der Q BERLIN Questiqns stehenden Kommunikationsmaßnahmen,
— Branding und Dokumentation (Grafik, Foto durch den Auftragnehmer),
— Konzeption und Produktion von Content nach Abstimmung mit der Auftragnehmerin,
— diese Leistungen dürfen ein Maximalbudget von 25 000,00 EUR nicht überschreiten (betrifft Angaben im Preisblatt für Ziffer 4.10.).
Leistungen im Zusammenhang mit den Q IMMERSIQNS:
— Abstimmung und Koordination mit den jeweiligen Veranstaltern bzw. Partnern,
— Ablaufkoordination, sowie Erstellung von Produktions- und Ablaufplänen,
— Sicherstellung aller technischen Anforderungen und Infrastruktur wie Strom, Licht und Ton,
— Umsetzung des Q BERLIN Questiqns Brandings gemäß Toolkits,
— Prüfung der Sicherheitsvorschriften und des Sicherheitskonzepts und gegebenenfalls Nachbesserung in Zusammenarbeit mit den Veranstaltern,
— Sicherstellung eines ausreichenden und den Anforderungen der Auftraggeberin entsprechenden Caterings in Absprache und zu Kosten der Partner,
— Abstimmung, Organisation und gegebenenfalls Durchführung des Ticketings und Einladungsmanagements vor Ort (Bereitstellung von Eventpersonal/Hostessen/Helfern),
— ggf. Koordination eines Shuttleservice für Speaker (kein Teilnehmer Shuttle).
Leistungen im Zusammenhang mit der Q CQNFERENCE:
— Planung, Beauftragung und Koordination aller Dienstleister inkl. Licht-, Bühnen-, Ton- und Videotechnik auf Kosten des Auftragnehmers,
— Organisation der technischen Planung inkl. Videoregie, sowie ggf. Live Stream,
— Erstellung eines Nachhaltigkeitskonzepts und Anwendung (bezogen auf Ressourcen, Personal, u. ä.),
— Realisierung von Auf- und Abbau,
— Flächenplanung, Raumkonzept und Umsetzung inkl. Bühnen- und Set Design in enger Abstimmung mit Auftraggeberin,
— Ausstattung/Set Design (Mobiliar, Dekoration, Pflanzen etc.),
— Erstellung von Produktions- und Ablaufplänen aller Beteiligter,
— Ablauf Koordination, Stage Management,
— Planung und Umsetzung der Partner- und Sponsorenplatzierung,
— Personalmanagement,
— Besuchermanagement und Gästelisten-Betreuung,
— Durchführung von Besucher- und Teilnehmerbefragungen,
— Location,
— Catering,
— Speaker & Partner Get Together.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin ist berechtigt (Option), den Rahmenvertrag um ein weiteres Jahr, mithin bis zum 16.6.2021 zu verlängern, soweit sie die Vertragsverlängerung gegenüber dem Auftragnehmer bis spätestens 3 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraums erklärt.

Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich in Textform über das DTVP bis spätestens 14.5.2019 bis 12 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die formalen Anforderungen gewahrt sind.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung:
— der Bieter versichert, über eine Betriebsftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 3 Mio. EUR für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nachweis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend). oder
— der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind mindestens 2 vergleichbare unternehmensbezogene Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten 5 Jahren vollständig erbracht wurden (Mindestanforderung).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen erfüllt:
— Umsetzung von Veranstaltungen mit über 450 Teilnehmern,
— Zusammenarbeit mit internationalen Akteuren und Teilnehmern.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).