Organisation, Koordination und Durchführung des Konferenzformats „Q BERLIN Questiqns"

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Die Auftraggeberin beabsichtigt, mit der Ausschreibung einen Rahmenvertrag für die Organisation, Koordination und Durchführung der Q BERLIN Questiqns mit einem professionellen Dienstleister abzuschließen. Dabei übernimmt visit Berlin in Zusammenarbeit mit Partnern und Kreativen die inhaltliche Konzeption der Veranstaltungen und der Konferenz, die entsprechend durch den Auftragnehmer organisiert, koordiniert und durchgeführt werden sollen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-05-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-04-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Dreinull Agentur für Mediatainment GmbH & Co. KG

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-04-12	Auftragsbekanntmachung
2019-06-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-04-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: D-0019/2019 - visitBerlin - Konferenzformats "Q BERLIN QUESTIQNS"
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.about.visitberlin.de 🌏
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
Fax: +49 3025002532 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-04-12 📅
Einreichungsfrist: 2019-05-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-04-16 📅
Datum des Beginns: 2019-06-17 📅
Datum des Endes: 2020-06-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 075-178564
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 137-247335
ABl. S-Ausgabe: 75
Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich in Textform über das DTVP bis spätestens 14.5.2019 bis 12 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die formalen Anforderungen gewahrt sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 350 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Leistungen allgemein Q BERLIN Questiqns:

— Budgetverwaltung,

— Beauftragung von Dienstleistern zur Realisierung der Q BERLIN Questiqns inkl. Vertragsabwicklungen; die Beauftragung von Dienstleistern erfolgt nach Rücksprache mit der Auftraggeberin,

— Koordination sämtlicher an der Q BERLIN Questiqns beteiligter Dienstleister,

— Erarbeitung und Umsetzung von Sicherheitskonzepten gemäß öffentlicher Auflagen,

— Einholung aller notwendigen Genehmigungen für die Durchführung der Q BERLIN Questiqns, dazu zählen bspw. aber nicht ausschließlich Brandschutz, temporäre und fliegende Bauten,

— Ticketing,

— Unterstützung bei der Betreuung von Speakern, Partnern und Teilnehmern,

— Unterstützung der mit der Projektkommunikation beauftragten Agentur bei allen im Zusammenhang mit der Q BERLIN Questiqns stehenden Kommunikationsmaßnahmen,

— Branding und Dokumentation (Grafik, Foto durch den Auftragnehmer),

— Konzeption und Produktion von Content nach Abstimmung mit der Auftragnehmerin,

— diese Leistungen dürfen ein Maximalbudget von 25 000,00 EUR nicht überschreiten (betrifft Angaben im Preisblatt für Ziffer 4.10.).

Leistungen im Zusammenhang mit den Q IMMERSIQNS:

— Abstimmung und Koordination mit den jeweiligen Veranstaltern bzw. Partnern,

— Ablaufkoordination, sowie Erstellung von Produktions- und Ablaufplänen,

— Sicherstellung aller technischen Anforderungen und Infrastruktur wie Strom, Licht und Ton,

— Umsetzung des Q BERLIN Questiqns Brandings gemäß Toolkits,

— Prüfung der Sicherheitsvorschriften und des Sicherheitskonzepts und gegebenenfalls Nachbesserung in Zusammenarbeit mit den Veranstaltern,

— Sicherstellung eines ausreichenden und den Anforderungen der Auftraggeberin entsprechenden Caterings in Absprache und zu Kosten der Partner,

— Abstimmung, Organisation und gegebenenfalls Durchführung des Ticketings und Einladungsmanagements vor Ort (Bereitstellung von Eventpersonal/Hostessen/Helfern),

— ggf. Koordination eines Shuttleservice für Speaker (kein Teilnehmer Shuttle).

Leistungen im Zusammenhang mit der Q CQNFERENCE:

— Planung, Beauftragung und Koordination aller Dienstleister inkl. Licht-, Bühnen-, Ton- und Videotechnik auf Kosten des Auftragnehmers,

— Organisation der technischen Planung inkl. Videoregie, sowie ggf. Live Stream,

— Erstellung eines Nachhaltigkeitskonzepts und Anwendung (bezogen auf Ressourcen, Personal, u. ä.),

— Realisierung von Auf- und Abbau,

— Flächenplanung, Raumkonzept und Umsetzung inkl. Bühnen- und Set Design in enger Abstimmung mit Auftraggeberin,

— Ausstattung/Set Design (Mobiliar, Dekoration, Pflanzen etc.),

— Erstellung von Produktions- und Ablaufplänen aller Beteiligter,

— Ablauf Koordination, Stage Management,

— Planung und Umsetzung der Partner- und Sponsorenplatzierung,

— Personalmanagement,

— Besuchermanagement und Gästelisten-Betreuung,

— Durchführung von Besucher- und Teilnehmerbefragungen,

— Location,

— Catering,

— Speaker & Partner Get Together.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 350 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Auftraggeberin ist berechtigt (Option), den Rahmenvertrag um ein weiteres Jahr, mithin bis zum 16.6.2021 zu verlängern, soweit sie die Vertragsverlängerung gegenüber dem Auftragnehmer bis spätestens 3 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraums erklärt.

Zusätzliche Informationen:

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB,

— Erklärung über die Eintragung im Handelsregister.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung:

— der Bieter versichert, über eine Betriebsftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 3 Mio. EUR für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nachweis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend). oder

— der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Es sind mindestens 2 vergleichbare unternehmensbezogene Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten 5 Jahren vollständig erbracht wurden (Mindestanforderung).

Mindeststandards:

Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen erfüllt:

— Umsetzung von Veranstaltungen mit über 450 Teilnehmern,

— Zusammenarbeit mit internationalen Akteuren und Teilnehmern.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-07-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-05-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:05
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): persönliche Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Raumkonzept
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: De
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Tourismusmarketingorganisation
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Dienste
Internetadresse: www.about.visitberlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYVDN/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFYVDN

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 075-178564 (2019-04-12)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-06-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Auftraggeberin beabsichtigt, mit der Ausschreibung einen Rahmenvertrag für die Organisation, Koordination und Durchführung der Q Berlin Questiqns mit einem professionellen Dienstleister abzuschließen. Dabei übernimmt visit Berlin in Zusammenarbeit mit Partnern und Kreativen die inhaltliche Konzeption der Veranstaltungen und der Konferenz, die entsprechend durch den Auftragnehmer organisiert, koordiniert und durchgeführt werden sollen.

Gesamtwert des Auftrags: 350 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 116-285183
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 075-178564
ABl. S-Ausgabe: 116
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFY1RV

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Leistungen allgemein Q Berlin Questiqns:

— Beauftragung von Dienstleistern zur Realisierung der Q Berlin Questiqns inkl. Vertragsabwicklungen; die Beauftragung von Dienstleistern erfolgt nach Rücksprache mit der Auftraggeberin,

— Koordination sämtlicher an der Q Berlin Questiqns beteiligter Dienstleister,

— Einholung aller notwendigen Genehmigungen für die Durchführung der Q Berlin Questiqns, dazu zählen bspw. aber nicht ausschließlich Brandschutz, temporäre und fliegende Bauten,

— Unterstützung der mit der Projektkommunikation beauftragten Agentur bei allen im Zusammenhang mit der Q Berlin Questiqns stehenden Kommunikationsmaßnahmen,

— Umsetzung des Q Berlin Questiqns Brandings gemäß Toolkits,

Leistungen im Zusammenhang mit der Q Cqnference:

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-06-17 📅
Name: Dreinull Agentur für Mediatainment GmbH & Co. KG
Postanschrift: Wallstr. 16
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10179
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 347917.88 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2019/S 116-285183 (2019-06-17)

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