Organisationsanalyse Abteilung Informationstechnologie

Kurze Beschreibung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Vergabe einer Unternehmensberatungsleistung zur Durchführung einer Prozess- und Organisationsanalyse der Abteilung Informationstechnologie sowie der Schnittstellen mit anderen Abteilungen und Fachbereichen des Instituts und externen Auftraggebern.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Vergabe einer Unternehmensberatungsleistung zur Durchführung einer Prozess- und Organisationsanalyse der Abteilung Informationstechnologie sowie der Schnittstellen mit anderen Abteilungen und Fachbereichen des Instituts und externen Auftraggebern. Die Analyse umfasst sowohl die Planung, die Aufbauorganisation der Abteilung als auch die interne Ablauforganisation, das Controlling und die Organisation der Zusammenarbeit mit den internen und externen Kunden bei Beauftragung, Projekt- und Ressourcenplanung. Zu betrachten ist daher auch die interne Kommunikation mit den anderen Abteilungen und Fachbereichen des Instituts, sofern sie von der Zusammenarbeit mit der Abteilung Informationstechnologie beeinflusst wird, sowie die Möglichkeiten zur Verbesserung der Planungs-, Beauftragungs- und Umsetzungsprozesse.
Es sind der Personalbedarf und die Optimierungsmöglichkeiten für die Aufbau- und Ablauforganisation in der Abteilung Informationstechnologie sowie der Schnittstellen mit anderen Abteilungen und Fachbereichen des Instituts durch eine Prozess- und Organisationsanalyse zu ermitteln. Ziel ist es, unter den sich dynamisch aufgrund gesetzgeberischer Reformen und der stark anwachsenden Zahl der zu bedienenden Richtlinien ändernden Rahmenbedingungen eine effiziente Aufgabenwahrnehmung durch die Abteilung Informationstechnologie zu ermöglichen.
Im Übrigen wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Zusätzliche Informationen

— zu Ziffer II.2.7): Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der unter Ziffer II.2.7) genannte Termin für den Vertragsbeginn ist ein ungefährer Wert. Es gelten die Fristen in der Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, der nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist sein darf. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z. B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben;
2) Alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z. B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung). Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28.3.2014, S. 65, aufgeführt. Zur Nachweisführung ist das Formblatt 02.5_Berufsausübung zu verwenden. Ergänzende Nachweise (z. B. Handelsregisterauszug) sind als eigene Anlagen zum Angebot beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber folgende Erklärungen abzugeben:
1) Gesamtumsatz: Jahresumsatz in EUR (netto), bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre vor Ablauf der Angebotsfrist;
2) Spezifischer Umsatz: Jahresumsatz bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags (IT-Beratung) in Euro (netto) bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist;
3) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Vermögensschäden. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist sein und muss die mit dem Versicherungsunternehmen vereinbarten Deckungssummen ausweisen.
Zur Nachweisführung ist das Formblatt 02.6_wirtschaftliche Leistungsfähigkeit zu verwenden. Ergänzende Nachweise (z. B. Versicherungsnachweis) sind als eigene Anlagen zum Angebot beizufügen.

Zu 3) Die Betriebshaftpflichtversicherung muss je Schadenfall die folgenden Mindestdeckungssummenausweisen:
— Sachschäden: mind. 500 000,00 EUR,
— Vermögensschäden: mind. 500 000,00 EUR.
Alternativ zur Vorlage einer Versicherung mit den genannten Anforderungen kann eine Erklärung des Versicherers vorgelegt werden, nach der dieser im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Zudem hat sich der Bieter zu verpflichten, unmittelbar nach Erhalt des Zuschlages eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit den genannten Anforderungen abzuschließen, für die Dauer der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten sowie die entsprechende Bescheinigung unaufgefordert vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Geeignete vergleichbare Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitraums sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers;
2) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Zahl an Mitarbeitern und an Führungskräften hervorgeht, die im Betrieb des Bieters in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren vor Ablauf der Angebotsfrist beschäftigt waren;
3) Erklärung, aus der hervorgeht, ob die Vergabe an Unterauftragnehmer beabsichtigt ist. Name und Anschrift des/der Unterauftragnehmer/s sind anzugeben, sofern dies bereits möglich ist. Zur Abgabe der geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt im Formblatt 02.7_Erklärung technische Leistungsfähigkeit auszufüllen und gegebenenfalls, um eigene Anlagen (z. B. Referenzbeschreibungen) zu ergänzen. Ergänzende Beschreibungen von referenzierten Aufträgen sollten einen Umfang von 2 DIN A4 Seiten je Referenz nicht überschreiten.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 1) Es wird der Nachweis von Erfahrungen im Bereich der hier zu vergebenden Leistungen durch Angabe von mindestens 3 in den letzten 3 Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist im Wesentlichen ausgeführten Referenzaufträgen gefordert. Dabei soll eine Projektbeschreibung, der Zeitraum, Auftraggeber/Ansprechpartner (soweit zulässig; andernfalls allgemeine Umschreibung des Auftraggebers/der Auftraggeberin), finanzielles Volumen, Anzahl der Beratertage angegeben werden.
Diese Referenzaufträge müssen nach Art und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein; die Vergleichbarkeit muss anhand der Angaben des Bieters überprüfbar sein.
Die Vergleichbarkeit einer Referenz nach Art und Schwierigkeit ergibt sich insbesondere mit Blick auf das Thema der erbrachten Leistung (Prozess- und Organisationsanalyse mit vergleichbaren Schwerpunkten bei einem öffentlichen Auftraggeber, Sozialversicherungsträgern, deren Verbänden oder vergleichbaren Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen bzw. einer Non-Profit-Organisation) und dem Umfang der erbrachten Leistung (Einrichtungen vergleichbarer Größe, Aufgabenumfang).

1) Bieter haben das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe zu erklären. Für die Erklärung ist das Formblatt 02.8_Erklärung Ausschlussgründe zu verwenden;
2) Ein Unternehmen kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten Dritter (z. B. Unterauftragnehmer) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Dritten bestehenden Verbindungen. Jeder Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter bezieht, muss das Formblatt 02.4_Erklärung Eignungsleihe ausfüllen und unterzeichnet mit dem Angebot einreichen. Zudem muss dieser Dritte seine wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit nach Maßgabe der Anforderungen der Auftragsbekanntmachung und unter Verwendung der gestellten Formblätter in dem Umfang nachweisen, in dem sich der Bieter darauf beruft. Unabhängig davon muss auch der Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft, seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe nach Maßgabe der Auftragsbekanntmachung und unter Verwendung der gestellten Formblätter individuell und vollständig nachweisen. Ein Bieter kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Im Rahmen der Eignungsprüfung wird überprüft, ob das Drittunternehmen, deren Kapazitäten der Bieter in Anspruch nehmen möchte, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllt und ob Ausschlussgründe vorliegen. Erfüllt das Drittunternehmen die entsprechenden Eignungskriterien nicht vollständig oder liegt ein zwingender Ausschlussgrund vor, muss der Bieter dieses Unternehmen ersetzen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Ersetzung des Drittunternehmens zu verlangen, wenn ein fakultativer Ausschlussgrund vorliegt. Hierfür wird dem Bieter eine angemessene Frist gesetzt. Hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit wird verlangt, dass der Bieter und das Drittunternehmen gemeinsam für die Vertragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften, § 47 Abs. 3 VgV. 3) Die Verfahrensteilnahme in gemeinschaftlicher Form (Bietergemeinschaft) ist zulässig. Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Soweit in den Vergabeunterlagen von Bietern gesprochen wird, sind damit sowohl Einzelbieter als auch Bietergemeinschaften gemeint. Im Angebot haben die Mitglieder der Bietergemeinschaft im Formblatt 02.3_Erklärung Bietergemeinschaft einen bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Der bevollmächtigte Vertreter steht in diesem Vergabeverfahren als Ansprechpartner der Bietergemeinschaft zur Verfügung. Die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft mittels Formblatt 02.5_Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe aus § 123 und § 124 GWB mit dem Formblatt 02.8_Erklärung Ausschlussgründe individuell nachgewiesen werden. Für die übrigen Eignungskriterien kommt es auf die Bietergemeinschaft insgesamt an. Insofern füllt jedes Mitglied die Formblätter 02.6_Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und 02.7_Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit nur so weit aus, wie es für dieses Mitglied zutrifft. Soweit im Wege der Eignungsleihe auf die Eignung eines Dritten zurückgegriffen wird, ist zusätzlich das Formblatt 02.4_Erklärung Eignungsleihe auszufüllen und einzureichen. Die Prüfung der Eignung erfolgt unter Berücksichtigung sämtlicher von der Bietergemeinschaft eingereichten Unterlagen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YJFDH5F

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.