Beschreibung der Beschaffung
Allgemeine Rahmenbedingungen
Die KfW hat ihren Hauptsitz in Frankfurt am Main und unterhält Niederlassungen in Berlin und Bonn. Die KfW modernisiert sich und diese Modernisierung wirkt sich auch auf die Büroräume und das Raumangebot aus, das den Mitarbeiter(innen) zur Verfügung gestellt wird.
Flächenkonzepte Rahmenbedingungen
In den Büroflächen der KfW werden in den Niederlassungen Frankfurt, Berlin und Bonn Zellenstrukturen, Offenen Büroflächen und eine Mischung von beiden eingesetzt. Derzeit hat jeder Mitarbeiter/innen einen fest zugeordneten Arbeitsplatz. Es ist angedacht zum 01.01.2021 Desk Sharing Flächendeckend in der KfW an allen Standorten einzusetzen. Das Konzept ist nicht vorhanden und muss konzipiert, implementiert und betreut werden. Alle weiteren Flächenkonzepte sind auf das Projekt Desk Sharing abzustimmen.
Die KfW setzt in FFM (2 Gebäude) und in Berlin das neue Raumkonzept OpenSpace ein, welches auf offenen Strukturen basiert. Das Konzept OpenSpace wird zukünftig für neue/bestehende Flächen angewandt. Der überwiegende Teil der Bürolandschaft besteht derzeit aus Zellenbüro Strukturen. Das Projekt DeskSharing ist zu beachten.
Aufgrund der veränderten Arbeitswelten ist es Ziel der KfW mit flexiblen Flächen ein agiles Arbeiten zu ermöglichen. Dazu wurde in Frankfurt eine Sonderfläche eingerichtet, das sogenannte „Innovation Lab", in dem die Digitalisierung der KfW vorangetrieben wird. Nach Vorbild dieser Fläche wurden auch in den „normalen“ Büroflächen Innovationsflächen, genannt „Werkstätten“, in Besprechungsräumen oder innerhalb von Büroflächen eingerichtet. Dieses Konzept wird standortübergreifend (Frankfurt, Berlin und Bonn) weiterentwickelt. Es werden neue Werkstätten an allen Standorten in Abstimmung mit den zukünftigen Nutzer(innen) realisiert und betreut.
Zusätzlich zu den Werkstätten sind weitere Projektflächen für agile Methoden vorgesehen. Diese sind jedoch noch nicht konzipiert. Die Werkstattflächen und die zukünftigen Projektflächen müssen unter dem Gesichtspunkt des Projektes Desk Sharing betrachtet werden.
Bei allen Flächenkonzepten ist es der KfW wichtig, die Mitarbeiter/innen mitzunehmen und ein umfangreiches Change Management zu betreiben.
Beschreibung der geforderten Leistungen
Dem Auftragnehmer wird ein Projekt/Teilprojekt übertragen werden, welches er eigenständig durchzuführen hat. Dabei handelt es sich um Projekte/Teilprojekte in dem Konzept Desk Sharing, OpenSpace, den Werkstattflächen sowie der Einführung neuer Projektflächen.
Der Auftragnehmer muss ein Projektmanagement etablieren. Die Ausübung der Projekttätigkeit erfolgt am Standort Frankfurt und in Berlin, jedoch auch mit temporären Aufenthalten am Standort Bonn (ca. 1 Tag alle 2 Wochen), in den Räumlichkeiten der KfW.
Das Projektmanagement muss innovative und zukunftsweisende Aspekte bei Büroarbeitsplatztätigkeit sowie bei Büroflächen mit integrieren. Des Weiteren ist es Aufgabe des Auftragnehmers die Abstimmung mit den internen und externen Projektbeteiligten sowie Fachplanern zu übernehmen.
Der AN hat Präsentationen für die Arbeitnehmervertretung oder Gremien zu erarbeiten und mit der KfW abzustimmen. Dabei muss der AN vor allem projektrelevante Entscheidungen so aufarbeiten, dass sie von den Beteiligten (z. B. KfW, Arbeitnehmervertretung) entschieden werden können.
Der AN muss das Changemanagement sowie die Methoden und Instrument bei den Projekten Prioritär betrachten und der KfW dazu bei jedem Projekt Empfehlungen darlegen und diese mit der KfW abstimmen.