Projektmanagement KomDLZ

Kurze Beschreibung

Der Aktionsraum „Wurzener Land“, der aus den Kommunen Wurzen, Lossatal, Bennwitz und Thallwitz besteht,hat das Kooperationsprojekt „IT-gestütztes interkommunales Dienstleistungszentrum“ gestartet.
Im Rahmen dieses Pilotprojekts soll eine gemeinsame IT-Plattform die Verwaltungen in die Lage versetzen, den Schwerpunkt auf die Eingangsdaten (Außensicht: Anträge, Rechnungen etc.) und die Ausgangsdaten(Auskünfte, Aufträge, Bescheide etc.) zu lenken. Mittels geeigneter Standardisierung sollen Prozesse automatisch bearbeitet werden und notwendige manuelle Eingriffe auf ein notwendiges Maß eingeschränkt werden.
Vorliegend werden die Leistungen des Projektmanagements ausgeschrieben. Das Projektmanagement soll die erfolgreiche Entwicklung der notwendigen Komponenten und die Einführung des „IT-gestützteninterkommunalen Dienstleistungszentrums“ sicherstellen. Es koordiniert das gesamte Projekt, u. a. die terminliche und finanzielle Überwachung der einzelnen Entwicklungsstufen und Teilprojekte.

Beschreibung der Beschaffung

Der Aktionsraum „Wurzener Land“, der aus den Kommunen Wurzen, Lossatal, Bennwitz und Thallwitz besteht,hat das Kooperationsprojekt „IT-gestütztes interkommunales Dienstleistungszentrum“ gestartet.
Im Rahmen dieses Pilotprojekts soll eine gemeinsame IT-Plattform die Verwaltungen in die Lage versetzen, den Schwerpunkt auf die Eingangsdaten (Außensicht: Anträge, Rechnungen etc.) und die Ausgangsdaten(Auskünfte, Aufträge, Bescheide etc.) zu lenken. Mittels geeigneter Standardisierung sollen Prozesse automatisch bearbeitet werden und notwendige manuelle Eingriffe in die Bearbeitung auf ein notwendiges Maß eingeschränkt werden.
Vorliegend werden die Leistungen des Projektmanagements ausgeschrieben. Das Projektmanagement soll die erfolgreiche Entwicklung der für die IT-Plattform notwendigen Komponenten (Software etc.) und die Einführung des „IT-gestützten interkommunalen Dienstleistungszentrums“ sicherstellen. Die zu erstellende Software soll „agil“ entwickelt werden (agile Softwareentwicklung) Das Projektmanagement koordiniert das gesamte Projekt. Dem Projektmanagement obliegt es u. a., die einzelnen Entwicklungsstufen und Teilprojekte terminlich und finanziell zu überwachen. Außerdem soll das Projektmanagement die einzelnen Teilaufgaben untereinander vernetzen und verzahnen. Das Projektmanagement steuert die Anforderungen an die Software und stellt das Bindeglied zwischen Dienstleistern (Rechenzentrum), der Verwaltung, den beteiligten Kommunen und der Programmierung dar.
Darüber hinaus erfolgt die direkte und enge Abstimmung mit der in der Stadtverwaltung Wurzen geschaffenen Stelle der Projektsteuerung.
Der Projektmanager muss im Rahmen des Projekts die Methoden der Agilen Projektentwicklung in der Verwaltung einführen. Der Auftragnehmer hat somit neben dem klassischen Projektmanagement auch die Aufgabe des Wissenstransfers.
Zu den Leistungen des Projektmanagements gehören insbesondere folgende Leistungen:
— Planung der Teilprojekte und Entwicklungsstufen,
— Abstimmung mit den beteiligten Kommunen,
— das Projektcontrolling hinsichtlich Kosten, Termine und Leistungsfortschritt,
— Begleitung des Veränderungsprozesses bei den beteiligten Kommunen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bewertet werden die vom Bewerber vorgelegten Referenzen sowie Zertifizierungen. Die Bewerber können maximal 15 Punkte erreichen. Auf Grundlage der erreichten Punktzahl werden die Bewerber in eine Rangfolge gebracht, wobei der Bewerber mit der höchsten Punktzahl den ersten Platz erhält.
1) Durch die vorgelegte Referenz bzw. die vorgelegten Referenzen insgesamt abgedeckte Leistungsfelder (LF) im Sinne von III.1.3) Ziff. 2 dieser Bekanntmachung (der Bewerber kann mit einer Referenz auch mehrere oder alle Leistungsfelder abdecken): 4 Leistungsfelder = 5 BP; 3 Leistungsfelder = 3 BP; 2 Leistungsfelder = 2 BP; 1 Leistungsfeld = 1 BP; 0 Leistungsfelder = 0 BP;
2) Anwendung „agiler Methoden“ im Rahmen der vorgelegten Referenzen: Vorlagen von 3 oder mehr Referenzen, bei denen agile Methoden zum Einsatz gekommen sind = 3 BP; Vorlage von 2 Referenzen, bei denen agile Methoden zum Einsatz gekommen sind = 2 BP; Vorlage einer Referenz, bei der agile Methoden zum Einsatz gekommen sind = 1 BP; Keine der vorgelegten Referenzen bezieht sich auf den Einsatz agiler Methoden = 0 BP;
3) Person des Auftraggebers bei den Referenzen für die Leistungsfelder (LF) 2, 3 und 4: Vorlage von 3 oder mehr Referenzen, bei denen der Bewerber im Leistungsfeld 2, 3 oder 4 für die öffentliche Verwaltung tätig geworden ist = 3 BP; Vorlage von 2 Referenzen, bei denen der Bewerber im Leistungsfeld 2, 3 oder 4 für die öffentliche Verwaltung tätig geworden ist = 2 BP; Vorlage einer Referenzen, bei welcher der Bewerber im Leistungsfeld 2, 3 oder 4 für die öffentliche Verwaltung tätig geworden ist = 1 BP; Keine der vorgelegten Referenzen für die Leistungsfelder 2, 3 oder 4 bezieht sich auf ein Tätig werden für die öffentliche Verwaltung = 0 BP;
4) Vorgelegte Zertifizierungen im Sinne von III.1.3) Ziff. 1: Vorlage von 4 oder mehr Zertifizierungen = 4 BP; Vorlage von 3 Zertifizierungen = 3 BP; Vorlage von 2 Zertifizierungen = 2 BP; Vorlage einer Zertifizierung = 1 BP; Vorlage keiner Zertifizierung = 0 BP;
5) Führt die Wertung dazu, dass mehr als 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden müssten, so erfolgt die Auswahl der Bewerber, die aufgefordert werden mittels Loses.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Auszug aus dem Berufs- bzw. Handelsregister (bei ausländischen Bewerbern entsprechende Erklärung/Nachweis, die/der der geforderten Angabe vergleichbar ist). Der Auszug darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge (vgl. IV.2.2) nicht älter als 3 Monate sein;
2) Erklärung zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung, Formblatt 2);
3) Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung, aus der sich die Firmen der Bewerbergemeinschaft, die Absicht ihres Zusammenschlusses zu einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle und der bevollmächtige Vertreter ergeben(Formblatt 4);
Anmerkung:
Der Auftraggeber akzeptiert als vorläufigen Nachweis auch eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (§ 50 VgV).
Bei Bewerbergemeinschaften sind die Nachweise und Erklärungen für sämtliche Bewerber vorzulegen.
Soweit der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft entsprechend § 47 VgV (Eignungsleihe) auf Ressourcen von anderen Unternehmens zurückgreifen will, sind die vorstehenden Angaben und Erklärungen zu Ziff. 1 und 2 auch vom eignungsverschaffenden Unternehmen vorzulegen. Darüber hinaus sind im Fall der Eignungsleihe die Erklärung des Bewerbers über eine Eignungsleihe (Formblatt 5) und eine unterschrieben Verfügbarkeitserklärung des eignungsverschaffenden Unternehmens vorzulegen (Formblatt 6)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung: Zum Zeitpunkt des Schlusstermins (vgl. IV.2.2) darf der Nachweis max. 3 Monate alt sein. Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-,Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens EUR 2 Mio. (zweifach maximiert pro Jahr) oder eine schriftliche Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft zur Erhöhung der Versicherungssumme oder die Bereitschaft zum Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit entsprechenden Versicherungssummen im Auftragsfall;
2) Angabe des Gesamt-Jahresumsatzes jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, Form: Eigenerklärung (Formblatt 2).
Anmerkung: Der Auftraggeber akzeptiert als vorläufigen Nachweis auch eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (§ 50 VgV).
Bei Bewerbergemeinschaften sind die Nachweise und Erklärungen für sämtliche Bewerber vorzulegen.
Soweit der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft entsprechend § 47 VgV (Eignungsleihe) auf Ressourcen von anderen Unternehmens zurückgreifen will, sind die vorstehenden Nachweise und Erklärungen zu Ziff.1 und 2 auch vom eignungsverschaffenden Unternehmen vorzulegen. Darüber hinaus sind im Fall der Eignungsleihe die Erklärung des Bewerbers über eine Eignungsleihe (Formblatt 5) und eine unterschrieben Verfügbarkeitserklärung des eignungsverschaffenden Unternehmens vorzulegen (Formblatt 6).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
1) Nachweis einer bestehenden Versicherung entsprechend den vorstehenden Vorgaben oder Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft zur Erhöhung der Versicherungssumme oder den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit entsprechenden Versicherungssummen im Auftragsfall
2) Mindest-Gesamtjahresumsatzes in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Höhe von Euro 200 000 jährlich
Anmerkung: Bei Bewerbergemeinschaften müssen die gesetzten Mindestvoraussetzungen jeweils mindestens von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft erfüllt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Nachweis des Bestehens einer oder mehrerer der nachfolgende Zertifizierungen, Form: Vorlage der Zertifikate:
— Nachweis der Zertifizierung im Bereich „Projektmanagement“: PRINCE 2, IMPA, PMP/PMI oder vergleichbareZertifizierung,
— Nachweis der Zertifizierung im Bereich „Agiles Projektmanagement“ und/oder „Agiles Changemanagement“: Scrum Master, Agil Coach oder vergleichbare Zertifizierung.
2) Angabe zu Referenzen über ausgeführte vergleichbare Aufträge in den letzten 3 Kalenderjahren, Form: Eigenerklärung gemäß Formblatt 3 mit folgenden Angaben: Auftraggeber mit Kontaktdaten (Ansprechpartner,Adresse, Telefon, E-Mail), Referenzprojekt, Funktion des Referenznehmers im Projekt, Leistungszeitraum, Auftragswert, Angabe Leistungsfeld(-er) (LF) gem. nachfolgender Auflistung, Angabe zum Einsatz „agiler Methoden", Beschreibung der erbrachten Leistung, Projektstand. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein. Vergleichbar sind die Leistungen, wenn der Leistungszeitraum mindestens 3 Monate betrug und sich der Leistungsinhalt auf mindestens eines der nachfolgenden Leistungsfelder (LF) bezog:
— LF 1: Organisationsuntersuchung/-entwicklung in kommunalen öffentlichen Verwaltungen, wobei sich diese auf mindestens zwei Fachbereiche bzw. behördeninterne Sachgebiete beziehen müssen
— LF 2: Durchführung von Veränderungsprojekten,
— LF 3: Digitalisierung von Prozessen,
— LF 4: Projektmanagement bei IT-Projekten (u. a. Erstellung Pflichtenheft, Aufbau von Grundstrukturen, Anbindung von Basiskomponenten).
3) Erklärung zum jährlichen Mittel der Anzahl der Beschäftigten in den letzten 3 Geschäftsjahren (Formblatt 2).
Anmerkung: Der Auftraggeber akzeptiert als vorläufigen Nachweis auch eine Einheitliche EuropäischeEigenerklärung (§ 50 VgV).
Bei Bewerbergemeinschaften sind die Angaben und Nachweise für sämtliche Bewerber vorzulegen.
Soweit der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft entsprechend § 47 VgV (Eignungsleihe) auf Ressourcen von anderen Unternehmens zurückgreifen will, sind die vorstehenden Angaben und Nachweise zu Ziff. 1, 2 und 3 auch vom eignungsverschaffenden Unternehmen vorzulegen. Darüber hinaus sind im Fall der Eignungsleihe die Erklärung des Bewerbers über eine Eignungsleihe (Formblatt 5) und eine unterschrieben Verfügbarkeitserklärung des eignungsverschaffenden Unternehmens vorzulegen (Formblatt 6).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
1) Nachweis von mindestens zwei Zertifizierungen entsprechend den vorstehenden Vorgaben in III.1.3) Ziff. 1.: Eine Zertifizierung muss sich auf den Bereich „Projektmanagement“ beziehen.
Zusätzlich muss der Bewerber eine weitere Zertifizierung nachweisen, die sich entweder auf den Bereich „Agiles Projektmanagement“ oder auf den Bereich „Agiles Changemanagement" bezieht.
2) Vorlagen von mindestens zwei Referenzen, die die vorstehenden Anforderungen in III.1.3) Ziff. 2 erfüllen. Eine dieser Referenzen muss sich auf das LF 2 (Durchführung von Veränderungsprojekten) beziehen.
Eine weitere Referenz muss sich entweder auf das LF 3 (Digitalisierung von Prozessen) oder auf das LF 4(Projektmanagement IT-Projekt) beziehen.
Anmerkung: Bei Bewerbergemeinschaften müssen die gesetzten Mindestbedingungen jeweils mindestens von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft erfüllt werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.