Projektsteuerung, Gesamtkoordination und Verstetigung der Vor-Ort-Aktion im Rahmen der bundesweiten Initiative zur Prävention des sexuellen Kindesmissbrauchs

Titel

Projektsteuerung, Gesamtkoordination und Verstetigung der Vor-Ort-Aktion im Rahmen der bundesweiten Initiative zur Prävention des sexuellen Kindesmissbrauchs
BZgA_2019_12

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung. Vertragsgegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Planung, Projektsteuerung, Gesamtkoordination und Verstetigung der Vor-Ort-Aktion im Rahmen der bundesweiten Initiative zur Prävention des sexuellen Kindesmissbrauchs der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung.
Die Aufträge für die Erbringung der einzelnen Leistungen werden jeweils in Form eines Einzelauftrags auf der Grundlage dieser Rahmenvereinbarung erteilt.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer soll das dargestellte Konzept umsetzen und Kooperationspartner gewinnen, organisieren und koordinieren. Dies erfordert u. a. ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten und eine sehr gute Kenntnis der politischen Strukturen auf Bundesebene, in den Ländern und den Kommunen. Erfahrungsgemäß ist ein ungewöhnlich hoher Aufwand erforderlich, um die pro Bundesland teilweise sehr unterschiedlichen Akteure, Partner und Fachstellen zusammen zu bringen und zu koordinieren, die Absprachen zwischen dem Auftraggeber, den beteiligten Landesministerien, der Presse etc. zu führen, das Theaterensemble sowie deren Technikteam zu koordinieren, teilnehmende Schulen zu akquirieren und die Vor-Ort-Aktionen (Fachrunden, Elternabende und Lehrkräfte-Fortbildung) etc. zu organisieren. Da bei der hohen Komplexität des Projekts nicht alle Aufgabenstellungen allumfassend planbar sind, können im Folgenden nur grobe Beschreibungen des laufenden Geschäftes gegeben werden. Während der Auftragslaufzeit wird der Auftragnehmer immer wieder ein Höchstmaß an Moderations- und Entscheiderqualitäten unter Beweis stellen müssen, vor allem dann, wenn es zu Differenzen/Meinungsverschiedenheiten zwischen ihm und allen involvierten Akteuren – insbesondere den Kooperationspartnern des Projektes auf landes- und regionaler Ebene –kommt. Der Auftragnehmer übernimmt in Absprache mit dem Auftraggeber die Projektsteuerung im Sinne der Gesamtkoordination. Das Projekt muss so durchgeführt werden, dass die im Angebot vom xx.xx.2019 kalkulierten Kosten und Terminabsprachen im Rahmen der Projektdurchführung eingehalten werden. Im Einzelnen sind folgende Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen:
1) Projektübergreifende Leistungen:
1.1) Gesamtkoordination und Maßnahmenleitung (Gesamtkoordination, Beratung und Intervention, Projektentwicklung, Dokumentation und Statistik, Einlagerung von Materialien, Kozeptionelle und organisatorische Anpassung, Versucherung);
1.2) Abstimmung und Kommunikation mit dem Auftraggeber (Regelmäßige Abstimmungstreffen, Klausurtage);
1.3) Backoffice/Tourbüro;
1.4) Erstellung von Länderabschlussberichten;
1.5) Erstellung von Jahresberichten.
2) Landeskooperationen
2.1) Kommunikation und Koordination in den Bundesländern;
2.2) Akquise, Planung und Durchführung von Regionalen Maßnahmen sowie Tourplanung.
In den Bundesländern (inkl. Regionalspezifische Konzeptanpassung und Planung, Kooperationsparntertreffen, Kommunikation und Abstimmung hinsichtlich der Landesmaßnahmen, Teilnhemerbewerbung, Terminbuchung der Schauspieler und Schauspielerrinnen, Berücksichtigung von gefordertem Tourneeumfang und Spieltagen, Recherche, buchen und Koordination von Veranstaltungsorten, Organistation von Technik, Bühnenbildaufbau und Technikeinrichtung, Durchführung der Theateraufführungen, Planung und Abwicklung der Multiplikatorenfortbildungen (Fachrunden) sowie der Fortbildungen für Lehrkräfte und schulische Fachkräfte, Planung und Durchführung von Elternabenden, Planung und Durchführung der regionalen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Planung und Durchführung einer Auftaktveranstaltung oder Landesabschlussveranstaltung in einem Bundesland, Akquise, Planung und Durchführung von Pilotveranstaltungen in den Bundesländern,Koordination (u. a. aller im Rahmen der Regionalen Maßnahmen notwendigen Prozesse) und Beratung (u. a. der Kooperationspartner), Logistische Vorbereitungen, Verwaltung (Abschluss von Verträgen, Einholen v. Kostenvoranschlägen, Abrechnung etc.)
3) Verstetigung und Nachhaltigkeit
3.1) Beteiligung an Fachtagungen oder presserelevanten Terminen;
3.2) Verstetigung von „Trau dich!“ in den Bundesländern;
3.3) Bewerbung und Vertrieb des Trau dich! Qualifizierungsmoduls.
4) Aufklärungsmaßnahme zu sexualisierter Peer-Gewalt
Bezüglich der Einzelheiten der Beschaffung wird auf die Vergabeunterlagen, insbesondere auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen

Es besteht die Möglichkeit der einmaligen Verlängerung des Leistungszeitraums um ein weiteres Jahr (1.1.2023 bis 31.12.2023) zu den Bedingungen dieser Rahmenvereinbarung (vgl. zu den Einzelheiten § 3 Abs. 3 der Rahmenvereinbarung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zur Eignung nebst dort benannte Anlagen 1 und 2
Ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer
Ggf. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe
Ggf. Leistungen Unterauftragnehmer
Ggf. Leistungen anderer Unternehmer Eignungsleihe
Ggf. Erklärung Bietergemeinschaft
Ausführungen/Konzepte gem. Bewertungsmatrix

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1) Erf. in d. Zusammenarb. m. Bundes- u./o. Landesbehörden, Nachw. d:
— AN muss min. 2 Projekte nachw., die er als AN für öff. AG d. Bundes o. Landes durchgef. hat. Ref.Projekte (min. Laufzeit: 1 Jahr) muss innerhalb d. l. ca. 10 Jahre(J) durchgef. (nicht zwingend beendet) worden sein (2009-2019).
Nachw. muss f. jed. Projekt umfassen:
— Name d. AG,
— Ansprechpartner (+tel.),
— Beschr. v. Art u. Umfang d. erbr. Leistung,
— Zeitraum d. Ausführung.
2) Erf. in d. Projektdurchf. in Koop. mit den Strukturen v. Bund, Ländern, Kommunen, Beratungsstellen u. Schulen, Nachw. d.:
— der AN m. entspr. Projekterf. d. Agentur nachw. Vorausges. wird d. Durchf. v. min. 2 langfr. angelegten Präventionsprojekten jew. unter Einbindung v. Bundesmin. u. Landesmin. u. Kommunen u. bundesw. tätigen NGO. Die Ref.Projekte (min. Laufzeit: 1 J) m. innerh. d. letzten 15 J durchgef. (nicht zwingend beendet) worden sein (2004--2019).
Der Nachw. m. für jed. Projekt enthalten:
— Beschr. inkl. Dauer,
— Auflistung der bet. Institutionen,
— Ansprechpartner innerh. d. bet. Institutionen.
3) Erf. im spez. Handlungsfeld sexueller Missbr./ sexualisierter Gewalt o. Sexualaufklärung o. sexuelle Gesundheit o. Gesundheitsförderung o. Kinderrechte: Nachw. d.:
— AN muss entspr. Projekterf. nachw.. Vorausges. wird d. Durchf. v. min. 3 langfr. angelegten Präventionsprojekten jew. aus d. Themenfeld sexueller Missbr. o. Sexualaufklär. o. sexuelle Gesundheit o. Gesundheitsförderung o. Kinderrechte. Die Ref. Probjekte (min. Laufzeit: 1 J) m. innerh. d. letzten 15 J durchgef. (nicht zwingend beendet) worden sein (2004-2019).
Der Nachw. m. für jed. Projekt enthalten:
— Beschr. inkl. Dauer (Ausgangslage, Ziel, Kooperationspartner),
— Ansprechpartner innerh. d. bet. Institutionen.
4) Erf. in nachhaltig implementierten Projekten, Nachw. d.:
— der AN muss entspr. Projekterf. nachw.. Vorausges. wird d. Durchf. v. min. 2 Projekten der Gesundheitsaufkl., die verstetigt und implementiert wurden o. in eine Landesförderung übergegangen sind. Die Ref. Projekte (min. Laufzeit: 1 J) m. innerh. d. letzten 15 J durchgef. (nicht zwingend beendet) worden sein (2004--2019).
Der Nachw. muss für jed. Projekt enthalten:
— Beschr. inkl. Dauer,
— Aufl. bet. Institutionen/Kooperationspartner,
— Ansprechpartner innerh. d. bet. Institutionen/Kooperationspartner.
5) Nachw. Qualifikation d. Projektmitarbeiter, Nachw. d.:
— der AN m. d. Quali. d. zust. Projektma. belegen. Die Qualifikationen m. durch das durchf. Projektteam vor Ort erfüllt sein. Kriterien gelten für das Team als Ganzes. Nicht nötig ist, dass jed. Teams-mgl. alle zwingend erforderlichen Qualifikationskriterien gleichzeitig erfüllt. Erfüllung aller zwingend erforderlichen Qualifikationen d. eine Pers. ist mgl. „Min. 3 J Berufserf.“ bezieht sich auf d. Berufserf. jew. einer einzel. Pers. (Berufserf. mehrerer Pers. darf nicht summiert werden). Zwingend erfüllt sein muss:
— abgeschl. Ausbildung (z. B. Hochschulabschl. mit dem Schwerpkt. „Theaterpädagogik“ o. min. 3-j Berufserf. im Bereich Theaterpädagogik)
— min. 3 J Berufserf. o. einen Ausbildungsschwerpunkt in d. Bereichen:
Präv. von sexualisierter Gewalt u. Gesundheitsförderung o. Prävention o. Pädagogik o. Sozialarbeit o. Sozialwissenschaften o. Soziologie
— min. 3 J Berufserf. in d. Ber.:
Koordination/Steuerung/Organisation personalkommunikativer Projekte und Moderation o. Koordination/Steuerung/Organisation v. Projekten im Setting Schule (inkl. Arbeit mit Eltern und Multiplikatoren/Multiplikatorinnen) o. Präventionsmaßnahmen o. gesundheitsfördernde Maßnahmen, d. auf Bund-Länder-Struktur, auf multiprofessionelle Kooperationen, auf Vernetzung zw. den Systemen Gesundheitswesen und Kinder- Jugendhilfe angelegt sind
— der AN hat die Eignung der Projektma. d. Lebenslauf + eine kurze Darstellung der jew. begleiteten o. durchgef. Projekte nachzuw. Des Weiteren.: min. ein zusätzl. Kompetenznachw. über die geforderten Qualifikationen (z. B. Zeugnisse, Empfehlungen, Studiennachw. etc.)
I. Ü. vgl. Vergabeunterlagen, insbes. einzureichende Unterlagen

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer soll das dargestellte Konzept umsetzen und Kooperationspartner gewinnen, organisieren und koordinieren. Dies erfordert u. a. ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten und eine sehr gute Kenntnis der politischen Strukturen auf Bundesebene, in den Ländern und den Kommunen. Erfahrungsgemäß ist ein ungewöhnlich hoher Aufwand
Erforderlich, um die pro Bundesland teilweise sehr unterschiedlichen Akteure, Partner und Fachstellen zusammen zu bringen und zu koordinieren, die Absprachen zwischen demAuftraggeber, den beteiligten Landesministerien, der Presse etc. zu führen, das Theaterensemble sowie deren Technikteam zu koordinieren, teilnehmende Schulen zu akquirieren und die Vor-Ort-Aktionen (Fachrunden, Elternabende und Lehrkräfte-Fortbildung) etc. zu organisieren. Da bei der hohen Komplexität des Projekts nicht alle Aufgabenstellungen allumfassend planbar sind, können im Folgenden nur grobe Beschreibungen des laufenden Geschäftes gegeben werden. Während der Auftragslaufzeit wird der Auftragnehmer immer wieder ein Höchstmaß an Moderations- und Entscheiderqualitäten unter Beweis stellen müssen, vor allem dann, wenn es zu Differenzen/Meinungsverschiedenheiten zwischen ihm und allen involvierten Akteuren – insbesondere den Kooperationspartnern des Projektes auf landes- und regionaler Ebene –kommt. Der Auftragnehmer übernimmt in Absprache mit dem Auftraggeber die Projektsteuerung im Sinne der Gesamtkoordination. Das Projekt muss so durchgeführt werden, dass die im Angebot vom xx.xx.2019 kalkulierten Kosten und Terminabsprachen im Rahmen der Projektdurchführung eingehalten werden. Im Einzelnen sind folgende Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen:
1. Projektübergreifende Leistungen:
1.1 Gesamtkoordination und Maßnahmenleitung (Gesamtkoordination, Beratung und Intervention, Projektentwicklung, Dokumentation und Statistik, Einlagerung von Materialien, Kozeptionelle und organisatorische Anpassung, Versucherung),
1.2 Abstimmung und Kommunikation mit dem Auftraggeber (Regelmäßige Abstimmungstreffen, Klausurtage),
1.3 Backoffice/Tourbüro,
1.4 Erstellung von Länderabschlussberichten,
1.5 Erstellung von Jahresberichten,
2. Landeskooperationen:
2.1 Kommunikation und Koordination in den Bundesländern,
2.2 Akquise, Planung und Durchführung von Regionalen Maßnahmen sowie Tourplanung.
In den Bundesländern (inkl. Regionalspezifische Konzeptanpassung und Planung, Kooperationsparntertreffen, Kommunikation und Abstimmung hinsichtlich der Landesmaßnahmen, Teilnhemerbewerbung, Terminbuchung der Schauspieler und Schauspielerrinnen, Berücksichtigung von gefordertem Tourneeumfang und Spieltagen, Recherche, buchen und Koordination von Veranstaltungsorten, Organistation von Technik, Bühnenbildaufbau und Technikeinrichtung, Durchführung der Theateraufführungen, Planung und Abwicklung der Multiplikatorenfortbildungen (Fachrunden) sowie der Fortbildungen für Lehrkräfte und schulische Fachkräfte, Planung und Durchführung von Elternabenden, Planung und Durchführung der regionalen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Planung und Durchführung einer Auftaktveranstaltung oder Landesabschlussveranstaltung in einem Bundesland, Akquise, Planung und Durchführung von Pilotveranstaltungen in den Bundesländern,Koordination (u.a. aller im Rahmen der Regionalen Maßnahmen notwendigen Prozesse) und Beratung (u.a. der Kooperationspartner), Logistische Vorbereitungen, Verwaltung (Abschluss von Verträgen, Einholen v. Kostenvoranschlägen, Abrechnung etc.)
3. Verstetigung und Nachhaltigkeit:
3.1 Beteiligung an Fachtagungen oder presserelevanten Terminen,
3.2 Verstetigung von „Trau dich!“ in den Bundesländern,
3.3 Bewerbung und Vertrieb des Trau dich! Qualifizierungsmoduls,
4. Aufklärungsmaßnahme zu sexualisierter Peer-Gewalt.
Bezüglich der Einzelheiten der Beschaffung wird auf die Vergabeunterlagen, insbesondere auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Ziff. II.2.5): Zu den Qualitätsmerkmalen: Gewichtung= Hier wurden die max. zu erreichende Leistungspunkte eingetragen. Bei Preis: Gewichtung=Prozentsatz. Vgl. Ziff. VI.3) zu weiteren Angaben zu Zuschlagskriterien.

Zu II. 2.5): Erläuterung zur Bewertung:Mindestpunktzahl = 1 057,5 Punkte (75 % der zu erreichenden maximalen Leistungspunkte). Erreicht ein Bieter insgesamt nicht mindestens 1 057,5 Leistungspunkte, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen, weil es nicht den erforderlichen Qualitätsstandards der BZgA entspricht. Die Bewertung erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode. Hier wird zunächst das Leistung-Preis-Verhältnis (Z) nach der Standardmethode berechnet. Der Schwankungsbereich beträgt 10 %. Das Entscheidungskriterium ist die Gesamtleistung (Leistungspunkte). Das leistungsstärkste der vorselektierten Angebote wird den Zuschlag erhalten.
Formel: Z = L*0,7/P*0,3(Z = Leistungs-Preis-Kennzahl; L = Leistungspunkte; P = Preis)
Die Größe P wird aus den Preisen für die drei verschiedenen Personalkategorien errechnet: P = Tagessatz Projektleitung, -steuerung, -entwicklung * 250 + Tagessatz Projektkoordination * 600 + Tagessatz Projektlogistik/Verwaltung * 150 + Positionen 4 bis 7 des Angebotsvordruckes.
Im Einzelnen vgl. die Vergabeunterlagen, dort in der Bewertungsmatrix