Provision of Real Estate and Space Management Services

European Central Bank

The ECB is seeking interested parties to participate in a negotiated tender for the provision of real estate and space management related services for its offices in the Rhein-Main area of Germany. The tender shall be broken down into 3 separate lots:
Lot 1: Provision of Strategic Real Estate Advisory and Corporate Real Estate Management Services;
Lot 2: Provision of Strategic Space Management Services;
Lot 3: Provision of Operational Space Management Services, Furniture Planning and Interior Design and Relocation Planning Services
Interested parties may apply for 1, 2 or all 3 lots. The foreseen duration of the contracts shall be 4 years with a possible extension of one additional year, respectively. The envisaged contract signature date is end of August 2020. The start of actual service delivery is planned on 1.12.2020 with an approx. 3 months start-up phase.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-01-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-12-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• European Central Bank

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-12-21	Auftragsbekanntmachung
2022-05-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-12-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: EZB - Bereitstellung von Immobilien- und Raumbewirtschaftungsdiensten
Referenznummer: PRO-004623
Kurze Beschreibung:

ECB søger interesserede parter til at deltage i et udbud med forhandling til levering af tjenesteydelser relateret til fast ejendom og arealforvaltning til dens kontorer i Rhein-Main-området i Tyskland. Udbuddet opdeles i 3 særskilte partier: Parti 1: Levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk ejendomsrådgivning og ejendomsforvaltning til virksomheder; Parti 2: Levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk arealforvaltning; Parti 3: Levering af tjenesteydelser vedrørende forvaltning af operationelle arealer, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning Interesserede parter kan afgive bud på 1, 2 eller alle 3 partier. Kontrakternes planlagte varighed er 4 år med mulighed for en forlængelse på 1 yderligere år hver. Den planlagte dato for underskrivelse af kontrakten er ultimo 2020. Det planlægges at starten på den faktiske tjenestelevering vil være 1.12.2020 med en startfase på ca. 3 måneder.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Immobiliendienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Immobiliendienste 📦
Dienstleistungen von Architektur- und Ingenieurbüros sowie planungsbezogene Leistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Name des öffentlichen Auftraggebers: Den Europæiske Centralbank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postleitzahl: 60314
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Telefon: +49 69/13440 📞
Fax: +49 69/13447110 📠
URL der Dokumente: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏
URL der Teilnahme: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-21 📅
Einreichungsfrist: 2020-01-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-01-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 001-000010
ABl. S-Ausgabe: 1
Zusätzliche Informationen

Den forventede værdi er kun en angivelse af mulige fremtidige behov er ikke være bindende. ECB forbeholder sig således retten til at bestille flere eller færre tjenesteydelser, afhængigt af dens organisatoriske behov.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Parti 1: Levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk ejendomsrådgivning og ejendomsforvaltning til virksomheder;

Parti 2: Levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk arealforvaltning;

Parti 3: Levering af tjenesteydelser vedrørende forvaltning af operationelle arealer, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning

Interesserede parter kan afgive bud på 1, 2 eller alle 3 partier. Kontrakternes planlagte varighed er 4 år med mulighed for en forlængelse på 1 yderligere år hver. Den planlagte dato for underskrivelse af kontrakten er ultimo 2020. Det planlægges at starten på den faktiske tjenestelevering vil være 1.12.2020 med en startfase på ca. 3 måneder.

Geschätzter Gesamtwert: 10 150 000 EUR 💰
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 3
Informationen über Lose:

ECB forbeholder sig retten til, afhængigt af udbuddets resultat, at samle kontrakterne for forskellige partier i 1 enkelt kontrakt i tilfælde af, at en bestemt tilbudsgiver vælges til mere end 1 parti.

Bezeichnung des Loses: Levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk ejendomsrådgivning og ejendomsforvaltning til virksomheder
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent, der skal levere rådgivning inden for alle områder i forbindelse med strategisk ejendomsforvaltning til virksomheder, såsom ejendomsstrategier; modeller til ejendomsprognoser, strategier til udviklingsprojekter, strategier til forandringsledelse og organisationsudviklingsprojekter. Tjenesteydelserne omfatter yderligere enhver form for rapportering, dokumentation og støtte i forbindelse med beslutningsprocesserne samt alle relevante møder og workshopper med henblik på at nå målene. Ovenstående kan omfatte den relevante overordnede koordinering.

Den valgte tilbudsgiver skal efter anmodning levere omfattende rådgivning vedrørende strategisk ejendomsforvaltning på ledelsesniveau med henblik på fastlæggelse og udførelse af forretningsstrategier til virksomheder i forbindelse med organisation, forvaltning og ydeevne af ejendomme samt vindende koncepter til deres vellykkede gennemførelse, inklusive forandringsledelse. Omfanget for dette parti er tæt forbundet med de førende trends, der udvikler sig inden for global fast ejendom, såsom geopolitiske risici, sikkerhedsspørgsmål og omskiftelighed, den fælles integration af menneskelige ressourcer, arealer og arbejdsmetoder, konvergens, dataintelligens og digitale udviklinger, bæredygtighed, kontorfællesskab, prognosemodeller (efterspørgsel sammenlignet med udbud, muligheder for at imødekomme efterspørgsel, osv.) i tæt samarbejde med prognosestrategier, men også ejerskabsrelaterede strategier til indkøb af ejendom og lokaler, dvs. til leje, køb eller konstruktion af ejendomsrelaterede udviklingsprojekter. Omfanget inkluderer, ud over udvikling af relaterede strategier og koncepter, forberedelse af beslutningsprocessen og, efter godkendelse fra ECB, deres vellykkede gennemførelse og levering, hvad angår tid, budget og mængde.

Den valgte tilbudsgiver skal levere operative, forretningsorienterede forvaltningstjenester i forbindelse med fast ejendom, herunder gentagne opgaver og projekter relateret til ejendomsforvaltning, f.eks. verifikation, analyse og afregning af omkostninger, identifikation og fremlæggelse af scenarier til omkostningsoptimering, kontraktforvaltning, vurderingstjenester, prognose, rapporter om lokale ejendomsmarkeder og prognoser om deres udvikling, rettidig omhu i forbindelse med aktuelle arealer og lokaler, eller som overvejes at indkøbes/bortskaffes, vedligeholdelse og udvikling af informationssystemer og -værktøj, osv.

Ejendomsmægling indgår ikke.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 000 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Kontrakten kan forlænges med yderligere 12 måneder ved tilfredsstillende udførelse, men den samlede kontraktvarighed vil dog ikke overstige 60 måneder.

Zusätzliche Informationen:

Bezeichnung des Loses: Levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk arealforvaltning
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent til levering af rådgivning angående alle emner i forbindelse med strategisk arealforvaltning. Tjenesteydelsens omfang er tæt forbundet med de trends, der udvikler sig inden for arealforvaltning og arbejdsmiljø, såsom velfærdsaspekter, præstation, produktivitet, gensidig integration af menneskelige ressourcer, arealer og arbejdsmetoder, konvergens, dataintelligens og digitale udviklinger, bæredygtighed, kontorfællesskab, osv.

ECB vil kunne anmode om rådgivning såsom konceptuelle kontor og arbejdsstedskoncepter og funktionel zoneinddeling, vertikal og horisontal arealfordeling, inklusive projektledelse samt relateret kommunikation og forandringsledelse.

Opgaverne omfatter:

1) rådgivning vedrørende strategisk arealforvaltning til projekter og projektlignende opgaver

— analyse og vurdering af arealrelaterede data og kundekrav som grundlag for strategiske udviklinger,

— indhentning af prognoser for kundeefterspørgsler og analyse af udbud og efterspørgsel,

— udarbejdelse og opdatering af funktionskort (relationer og arbejdsprocesser mellem virksomhedsarealer),

— forberedelse af scenarieplanlægning inklusive vertikal og horisontal arealfordeling, konsolidering, flyttetjenester til virksomhedsarealer og på afdelingsniveau i forbindelse med bl.a. omlægninger,

— udarbejdelse af arealplanlægning og prøvemontering (inklusive planlægning af lokalefordeling) i forbindelse med lokaleplaner,

— udførelse af gennemførlighedsundersøgelser og vurdering af virksomhedscases, f.eks. SWOT-analyse, finansiel og rettidig indvirkning af omlægningstiltag, osv.

2) rådgivning om strategisk arealforvaltning om specifikke emner

— støtte til udvikling af standarder og forvaltning relateret til den overordnede tilgang til arealforvaltning,

— støtte til proces for prognoser om arbejdsstedsefterspørgsel og levering af forslag til forbedring af denne proces samt udførelse af vurderinger af foreliggende muligheder,

— evaluering og udarbejdelse af forslag til arbejdsmetoder, -standarder og ‑processer samt gennemførelse, kvalitetsrevisioner med henblik på forbedring af arealforvaltning på alle niveauer (operationelt, taktisk og strategisk),

— identificering, planlægning og gennemførelse af særlige emner i forbindelse med den eksisterende arealforvaltning, f.eks. digitalisering, rapportering, dataanalyse, benchmarking).

3) forandringsledelse og kommunikation

— udvikling af koncepter for forandringsledelse, inklusive kulturelle forandringer og tilhørende kommunikation samt formidling af disse via planlægnings- og gennemførelsesfaser,

— støtte og vejledning til arealforvaltningsteamet med henblik på en forbedret forvaltning af kunderelationer og kortlægning af tjenesteydelser.

Generelt

— består tjenesterne ydermere af enhver rapportering, dokumentation og støtte i forbindelse med beslutningsprocesserne og omfatter derudover alle tilsvarende møder og workshops, der er nødvendige for at opfylde målsætningerne.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 750 000 EUR 💰
Bezeichnung des Loses: Levering af tjenesteydelser vedrørende forvaltning af operationelle arealer, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent til levering af forvaltede tjenester vedrørende operationel arealforvaltning, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning. Tjenestene vedrørende operationel arealforvaltning danner grundlaget for den daglige imødekommelse af dynamiske forretningsbehov på arbejdsstedet. Da ECB har et etableret koncept med udpegede arbejdssteder, lægges der i den operationelle arealforvaltning hovedvægt på behandling af kundeanmodninger (kuponer), lettelse af de nødvendige ændringer og vedligeholdelse af data i CAFM-systemet med henblik på sikring af høj datakvalitet. Derudover opretholder den den operationelle arealforvaltning tæt kundekontakt med henblik på eventuel nødvendig støtte og klarlægning.

Den operationelle arealplanlægning inkluderer en koordineret levering af arealindretning, møbler og planlægning af den tekniske gennemførelse. Planlægningstjenesterne i forbindelse med flytning er nødvendige med henblik på udførelse af flytningen af de pågældende arbejdssteder og inkluderer en omfattende flyttestrategi, et detaljeret gennemførelseskoncept, en sekvensplan for de anmodede flytninger baseret på en hovedflytteliste samt præciseringer og aftaler med de påvirkede virksomhedsarealer og -logistikker.

1) Støtte til daglige data og tildeling af arbejdssteder

— behandling og overvågning af kundeanmodninger (kuponer) om ændring af arbejdsstedstildeling i CAFM-systemet (f.eks. flytteanmodninger i forbindelse med ankomster, afgange, omfordeling, tilbagevending), hvad angår flytning af individer (færre end 5 arbejdssteder) og gruppeflytning,

— støtte på 1. niveau til interne kunder:

—— informering om samt klarlæggelse og behandling af kundeanmodninger via telefon/e-mail til kunde/arbejdsstedskoordinatorer,

—— kommunikation med kunder via telefon/e-mail til andre interne interessenter, der skal håndtere arbejdsgangen bag kulisserne og gennemføre flytninger (f.eks. flytteplanlægning og -tjenester),

—— bidrag til opdateringer af leveret uddannelsesmateriale og uundværlige oplysninger for kunder/arbejdsstedskoordinatorer via interne videnskanaler, f.eks. udvekslingsplatforme,

— identificering af manglende data, klarlæggelse med de respektive interessenter, opdatering og vedligeholdelse af arealrelateret data med henblik på sikring af god datakvalitet,

— sporing af udbud og efterspørgsel i forbindelse med arbejdssteder på forretningsarealer,

— levering af regelmæssig rapportering på en fastlagt måde vedrørende udførte flytninger og faktiske oversigter over belægningsgrader med inkludering af de respektive dataanalyser.

Det gennemsnitlige antal flytninger mellem 2016 og 2018 var ca. 8 700 flytninger pr. år.

2) Støtte til den daglige arealforvaltning

— støtte på 2. niveau til interne kunder,

— behandling, validering og overvågning af kundeanmodninger i CAFM-systemet (f.eks. (flere end 5 arbejdssteder, opsætningsændringer med/uden ændring af vægge) af forskelligt mængde- og kompleksitetsomfang,

—kundekoordinering i forbindelse med afventende eller manglende, oplysninger samt godkendelse af anmoderens i CAFM-systemet,

— udarbejdelse og koordinering af hovedflyttelister i overensstemmelse med ECB-standarder, et værktøj der indeholder alle oplysninger vedrørende flytning af arbejdssteder (MRL) og planlægning af personlig pladstildeling (NTS — Names-To-Seats) og indhentning af godkendelser,

— udførelse af og støtte til videnskabelige undersøgelser med henblik på identificering , overvågning og opretholdelse af arbejdssteder (f.eks. statusundersøgelser, vurderinger af potentiel kapacitet, osv.).

3) støtte til den daglige møbelplanlægning og indretningsdesign

Levering af tjenesteydelser vedrørende møbelplanlægning og indretningsdesign til alle ECB-arealer.

4) Valgfri levering af møbelplanlægning og indretningsdesign. ECB vil, i medfør af en forvaltet tjenesteydelse til gentagne daglige forretningsopgaver, kunne anmode om operationelle planlægningstjenester vedrørende møbler til specifikke ECB-arealer og -arrangementer (VIP-arealer, møde- og konferencelokaler, arkiver, osv.).

5) Valgfri flytteplanlægning

Levering af en omfattende flyttestrategi, et detaljeret gennemførelseskoncept og en sekvensplan for de anmodede flytninger baseret på en hoved-flytteliste. Klarlæggelse og billigelse af berørte virksomhedsarealer og -logistikker.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 4 400 000 EUR 💰

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Som angivet i udbudsmaterialet.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

I overensstemmelse med vilkår og betingelser i kontraktudkastet. Se oplysninger i udbudsmaterialet.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Ansøgere vil blive udvalgt på grundlag af en række minimumskriterier såvel som udvælgelseskriterier, som forklaret i udbudsdokumenterne.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-03-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 6 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Central Procurement Office
Dokumente URL: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende:

— registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

— hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse,

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFx RFX-PT-2019-000041: Rådgivning vedrørende pladsforvaltning og flytning

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Fax: +49 6913446886 📠
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

15 dage fra modtagelse af oplysningerne angivet i artikel 34, stk. 3, i ECB's afgørelse 2016/2 om regler for offentligt udbud eller, hvis der ikke er krævet oplysninger, 15 dage fra ikke-valgte tilbudsgiveres modtagelse af meddelelsen. Yderligere krav er anført i artikel 39 i denne afgørelse. En klage til Den Europæiske Ombudsmand medfører ikke, at fristen for indgivelse af en klage forlænges.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Den Europæiske Ombudsmand
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Postort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Den Europæiske Centralbank, Central Procurement Office c/o Legal Advice Team
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 6913447110 📠
Quelle: OJS 2020/S 001-000010 (2019-12-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Immobilien- und Raumbewirtschaftungsdiensten
Kurze Beschreibung:

ECB søger interesserede parter til at deltage i et udbud med forhandling til levering af tjenesteydelser relateret til fast ejendom og arealforvaltning til dens kontorer i Rhein-Main-området i Tyskland. Buddet opdeles i tre særskilte partier: — parti 1 — levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk ejendomsrådgivning og ejendomsforvaltning til virksomheder — parti 2 — levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk arealforvaltning — parti 3 — levering af tjenesteydelser vedrørende forvaltning af operationelle arealer, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning. Interesserede parter kan afgive bud på et, to eller alle tre partier. Kontrakternes planlagte varighed er fire år med mulighed for en forlængelse på ét yderligere år hver. Den planlagte dato for underskrivelse af kontrakten er ultimo 2020. Det planlægges at starten på den faktiske tjenestelevering vil være 1. december 2020 med en startfase på ca. tre måneder.

Gesamtwert des Auftrags: 10 723 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 107-294680
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 001-000010
ABl. S-Ausgabe: 107

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— parti 1 — levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk ejendomsrådgivning og ejendomsforvaltning til virksomheder

— parti 2 — levering af tjenesteydelser vedrørende strategisk arealforvaltning

— parti 3 — levering af tjenesteydelser vedrørende forvaltning af operationelle arealer, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning.

Interesserede parter kan afgive bud på et, to eller alle tre partier. Kontrakternes planlagte varighed er fire år med mulighed for en forlængelse på ét yderligere år hver. Den planlagte dato for underskrivelse af kontrakten er ultimo 2020. Det planlægges at starten på den faktiske tjenestelevering vil være 1. december 2020 med en startfase på ca. tre måneder.

1. rådgivning vedrørende strategisk arealforvaltning til projekter og projektlignende opgaver:

• analyse og vurdering af arealrelaterede data og kundekrav som grundlag for strategiske udviklinger

• indhentning af prognoser for kundeefterspørgsler og analyse af udbud og efterspørgsel

• udarbejdelse og opdatering af funktionskort (relationer og arbejdsprocesser mellem virksomhedsarealer)

• forberedelse af scenarieplanlægning inklusive vertikal og horisontal arealfordeling, konsolidering, flyttetjenester til virksomhedsarealer og på afdelingsniveau i forbindelse med bl.a. omlægninger

• udarbejdelse af arealplanlægning og prøvemontering (inklusive planlægning af lokalefordeling) i forbindelse med lokaleplaner

• udførelse af gennemførlighedsundersøgelser og vurdering af virksomhedscases, f.eks. SWOT-analyse, finansiel og rettidig indvirkning af omlægningstiltag, osv.

2. rådgivning om strategisk arealforvaltning om specifikke emner:

• støtte til udvikling af standarder og forvaltning relateret til den overordnede tilgang til arealforvaltning

• støtte til proces for prognoser om arbejdsstedsefterspørgsel og levering af forslag til forbedring af denne proces samt udførelse af vurderinger af foreliggende muligheder

• evaluering og udarbejdelse af forslag til arbejdsmetoder, -standarder og ‑processer samt gennemførelse, kvalitetsrevisioner med henblik på forbedring af arealforvaltning på alle niveauer (operationelt, taktisk og strategisk)

• identificering, planlægning og gennemførelse af særlige emner i forbindelse med den eksisterende arealforvaltning, f.eks. digitalisering, rapportering, dataanalyse, benchmarking)

3. forandringsledelse og kommunikation:

• udvikling af koncepter for forandringsledelse, inklusive kulturelle forandringer og tilhørende kommunikation samt formidling af disse via planlægnings- og gennemførelsesfaser

• støtte og vejledning til arealforvaltningsteamet med henblik på en forbedret forvaltning af kunderelationer og kortlægning af tjenesteydelser

• tjenesterne består generelt ydermere af enhver rapportering, dokumentation og støtte i forbindelse med beslutningsprocesserne og omfatter derudover alle tilsvarende møder og workshops, der er nødvendige for at opfylde målsætningerne.

ECB søger en kontrahent til levering af forvaltede tjenester vedrørende operationel arealforvaltning, møbleringsplanlægning, indretningsdesign og flytteplanlægning. Tjenestene vedrørende operationel arealforvaltning danner grundlaget for den daglige imødekommelse af dynamiske forretningsbehov på arbejdsstedet. Da ECB har et etableret koncept med udpegede arbejdssteder, lægges der i den operationelle arealforvaltning hovedvægt på behandling af kundeanmodninger (kuponer), lettelse af de nødvendige ændringer og vedligeholdelse af data i CAFM-systemet med henblik på sikring af høj datakvalitet. Derudover opretholder den operationelle arealforvaltning tæt kundekontakt med henblik på eventuel nødvendig støtte og klarlægning.

1) Støtte til daglige data og tildeling af arbejdssteder:

• behandling og overvågning af kundeanmodninger (kuponer) om ændring af arbejdsstedstildeling i CAFM-systemet (f.eks. flytteanmodninger i forbindelse med ankomster, afgange, omfordeling, tilbagevending), hvad angår flytning af individer (færre end fem arbejdssteder) og gruppeflytning.

• støtte på første niveau til interne kunder:

— informering om samt klarlæggelse og behandling af kundeanmodninger via telefon/e-mail til kunde/arbejdsstedskoordinatorer.

— kommunikation med kunder via telefon/e-mail til andre interne interessenter, der skal håndtere arbejdsgangen bag kulisserne og gennemføre flytninger (f.eks. flytteplanlægning og -tjenester).

— bidrag til opdateringer af leveret uddannelsesmateriale og uundværlige oplysninger for kunder/arbejdsstedskoordinatorer via interne videnskanaler, f.eks. udvekslingsplatforme.

• identificering af manglende data, klarlæggelse med de respektive interessenter, opdatering og vedligeholdelse af arealrelateret data med henblik på sikring af god datakvalitet.

• sporing af udbud og efterspørgsel i forbindelse med arbejdssteder på forretningsarealer.

• levering af regelmæssig rapportering på en fastlagt måde vedrørende udførte flytninger og faktiske oversigter over belægningsgrader med inkludering af de respektive dataanalyser. Det gennemsnitlige antal flytninger mellem 2016 og 2018 var ca. 8 700 flytninger pr. år.

2) Støtte til den daglige arealforvaltning:

• støtte på andet niveau til interne kunder.

• behandling, validering og overvågning af kundeanmodninger i CAFM-systemet (f.eks. (flere end fem arbejdssteder, opsætningsændringer med/uden ændring af vægge) af forskelligt mængde- og kompleksitetsomfang.

• kundekoordinering i forbindelse med afventende eller manglende, oplysninger samt godkendelse af anmoderen i CAFM-systemet.

• udarbejdelse og koordinering af hovedflyttelister i overensstemmelse med ECB-standarder, et værktøj der indeholder alle oplysninger vedrørende flytning af arbejdssteder (MRL) og planlægning af personlig pladstildeling (NTS — Names-To-Seats) og indhentning af godkendelser.

• udførelse af og støtte til videnskabelige undersøgelser med henblik på identificering , overvågning og opretholdelse af arbejdssteder (f.eks. statusundersøgelser, vurderinger af potentiel kapacitet, osv.).

3) støtte til daglig møbelplanlægning og indretningsdesign: levering af daglig møbelplanlægning og indretningsdesign til alle ECB-rum.

4) valgfri levering af møbelplanlægning og indretningsdesign. ECB vil, i medfør af en forvaltet tjenesteydelse til gentagne daglige forretningsopgaver, kunne anmode om operationelle planlægningstjenester vedrørende møbler til specifikke ECB-arealer og -arrangementer (VIP-arealer, møde- og konferencelokaler, arkiver, osv.).

5) Valgfri flytteplanlægning.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): CV for den centrale kontaktperson
Qualitätskriterium (Gewichtung): 13
Qualitätskriterium (Bezeichnung): CV for den rådgivende fagperson
CV for eksperten til kontrol af supplerende omkostninger
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Koncept for forbedring og innovation samt kvalitetsstyring
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisatorisk opsætning og tilgang
Qualitätskriterium (Gewichtung): 6
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Uddannelseskoncept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Koncept for forbedring og innovation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Driftsmodel
Central kontaktperson og deres stedfortræder
Tidsplaner for gennemførelse
Preis (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Nøglepersonalets CV'er
Proces til løbende forbedring
Qualitätskriterium (Gewichtung): 7,5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Plan for gennemførelsesfasen
Preis (Gewichtung): 45

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-03-28 📅
Name: Drees & Sommer SE
Postort: Stuttgart
Postleitzahl: 70569
Land: Deutschland 🇩🇪
Stuttgart 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 3 000 000 EUR 💰
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-02 📅
Name: Business Innovation Consulting Group S.L.
Nationale Registrierungsnummer: B82355843
Postort: Madrid
Postleitzahl: 28003
Land: Spanien 🇪🇸
Comunidad de Madrid 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 3 573 000 EUR 💰
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-03-10 📅
Nationale Registrierungsnummer: HRB 760772
Postort: Frankfurt
Land: Hessen 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 4 400 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
2

Referenz
Zusätzliche Informationen

— Registrering i ovennævnte system behøves kun én gang, og De kan genanvende Deres brugeroplysninger i alle fremtidige ECB-procedurer, der udføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug;

— Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem én gang via ovenstående adresse;

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med afgørelse ECB/2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

15 dage fra modtagelse af oplysningerne angivet i artikel 34, stk. 3, i afgørelse ECB/2016/2 om regler for offentligt udbud eller, hvis der ikke er krævet oplysninger, 15 dage fra ikke-valgte tilbudsgiveres modtagelse af meddelelsen. Yderligere krav er anført i artikel 39 i denne afgørelse. En klage til Den Europæiske Ombudsmand medfører ikke, at fristen for indgivelse af en klage forlænges.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Den Europæiske Centralbank, Central Procurement Office, c/o Legal Advice Team
Quelle: OJS 2022/S 107-294680 (2022-05-25)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Immobiliendienste (3 neue Beschaffungen)