Rahmenvereinbarung für die Abrechnungsprüfung im Bereich Heilmittel

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Durchführung der Abrechnung und der Abrechnungsprüfung im Bereich Heilmittel als kontinuierliche, monatliche Bearbeitung von Einzelrechnungen. Die auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfenden Abrechnungen bzw. Abrechnungsdaten werden täglich durch die Heilmittelleistungserbringer oder Abrechnungszentren übermittelt. Die Abarbeitung innerhalb der geltenden Zahlungsfristen ist zu gewährleisten. Im Rahmen der kontinuierlichen Bearbeitung umfasst der Auftrag nicht die monatliche Gesamtanzahl der bei der Auftraggeberin zur Abrechnung eingereichten Verordnungen. Vielmehr werden Anteile aus der zur Abrechnung eingereichten Gesamtanzahl der Verordnungen durch die Auftraggeberin weiterhin selbst bearbeitet. Bei zusätzlichem Unterstützungsbedarf (z. B. bei erhöhtem Abrechnungsaufkommen) der Auftraggeberin hat darüber hinaus die temporäre Bearbeitung von Einzelabrechnungen durch den Auftragnehmer zu erfolgen. Die Auftraggeberin informiert den Auftragnehmer jeweils bei Bedarf über den Umfang der zu bearbeitenden Einzelrechnungen. Die Bearbeitung durch den Auftragnehmer muss innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Bedarfsanzeige der Auftraggeberin erfolgen. Die Abarbeitung innerhalb der geltenden Zahlungsfristen ist zu gewährleisten. Die für die Abrechnungsbearbeitung zu nutzende Software oscare(R) claims wird von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt. Die zu bearbeitenden Abrechnungsunterlagen werden als Datensätze und als Image direkt mittels Datenträgeraustauschverfahren durch den abrechnenden Leistungserbringer, dessen Abrechnungszentrum oder durch die Auftraggeberin an den Auftragnehmer gesendet. Die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen sind in der Anlage 1 der Vergabeunterlagen beschrieben. Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang, zu Prüfungsinhalten und -kriterien, zum Prüfungsumfang sowie zum Bearbeitungsverlauf sind der den Vergabeunterlagen als Anlage 2 beigefügten Rahmenvereinbarung nebst Anhängen zu entnehmen. Die im Anhang 5 zu Anlage 2 beschriebenen zusätzlichen Qualitätsanforderungen sind zu beachten und einzuhalten.
Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen können nur auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gemacht werden. Die Auftraggeberin schätzt, dass im Bereich Heilmittel im Rahmen dieses Auftrages jährlich durchschnittlich ca. 270 000 Verordnungen bzw. Einzelabrechnungen im Rahmen der kontinuierlichen Bearbeitung und ca. 140 000 Verordnungen bzw. Einzelabrechnungen im Rahmen der temporären Bearbeitung zu bearbeiten sind. Die Auftraggeberin geht weiter davon aus, dass es bei ca. 1 500 der jährlich voraussichtlich zu bearbeitenden Verordnungen zu Nachberechnungen (Nachbesserung/Nachbearbeitung) kommen wird. Die Angaben der Mengen dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Die angegebenen Mengen können auch signifikant über- bzw. unterschritten werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Darstellung des Gesamtumsatzes des Bieters in den letzten 3 Geschäftsjahren, aufgesplittet je Geschäftsjahr (Anlage 5 der Vergabeunterlagen),
— Darstellung des Umsatzes, welchen der Bieter mit Dienstleistungen aus dem Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung in den letzten 3 Geschäftsjahren erzielt hat, aufgesplittet je Geschäftsjahr (Anlage 6 der Vergabeunterlagen).

Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bieter als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestumsatz von 750 000 EUR mit Dienstleistungen aus dem Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung nachweisen können. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde gelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— detaillierte Darstellung mindestens eines Referenzprojektes über die Durchführung einer Rechnungsbearbeitung in dem Bereich Sonstige Leistungen GKV, hier insbesondere Heilmittel, Hilfsmittel, Fahrkosten, Häusliche Krankenpflege und ärztliche Leistungen für eine gesetzliche Krankenversicherung über einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren (insgesamt 24 Kalendermonate) innerhalb der letzten 3 Jahre unter Angabe,
— des Auftraggebers einschließlich Angabe eines Ansprechpartners mit Telefonnummer,
— einer Beschreibung der Leistung,
— des Auftragszeitraumes sowie,
— des monatlichen Auftragsvolumens (durchschnittliche Anzahl der bearbeiteten Abrechnungen) unter Verwendung von Anlage 7 der Vergabeunterlagen, welche gegebenenfalls zu vervielfältigen ist,
— Selbstdarstellung des Unternehmens: Unternehmensform; Firmenname; Anschrift; Kontakt; Internetadresse; Standorte; Niederlassungen; Anzahl und Orte der Servicestandorte sowie Zahl des Servicepersonals (EU-Mitgliedstaat oder andere Vertragsstaaten des Abkommens über den EWR); Gesellschafterliste; Firmenbeteiligungen; Firmenabhängigkeiten; Geschäftsleitung; Gesamtzahl der Mitarbeiter für den auftragsrelevanten Bereich weltweit und regional; Branche/Sparte, in welcher das Unternehmen überwiegend tätig ist sowie räumliche und technische Ausstattung, Produkt- und Dienstleistungsportfolio,
— Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Auftraggeberin betrachtet lediglich solche Bieter als geeignet, welche wenigstens ein Referenzprojekt mit durchschnittlich 30 000 bearbeitete Abrechnungen pro Monat innerhalb der nachgewiesenen Jahre vorweisen können.

1) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern bzw. Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (https://www.dtvp.de) möglich. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind über den Projektraum des Verfahrens auf der o. g. Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten. Die Antworten werden ausschließlich und einheitlich auf der o. g. Vergabeplattform für alle Bewerber bzw. Bieter auch ohne Registrierung sichtbar eingestellt und sind regelmäßig selbst einzuholen;
2) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Anlage 10 der Vergabeunterlagen) abzugeben. Darin haben alle Mitglieder zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt. Die in Punkt III.1.1) und Punkt III.1.2) der Bekanntmachung aufgeführten Nachweise über die Geeignetheit des Unternehmens und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sind bei Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied vorzulegen. Das gilt entsprechend für den unter Punkt III.1.3) geforderten Nachweis einer gültigen DIN ISO 9001 (oder vergleichbaren) Zertifizierung sowie die Selbstdarstellung des Unternehmens. Die unter Punkt III.1.3) der Bekanntmachung genannten Referenzprojekte sind für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinschaftlich zu erbringen;
3) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies umfasst insbesondere die Prüfung und ggf. Archivierung der per Datenträgeraustausch und/oder postalisch übermittelten Abrechnungen aus anderen Leistungsbereichen (z. B. Hilfsmittel, Pflegeleistungen, Leistungen des Ambulantes Operierens im Krankenhaus, hochspezialisierte ambulante Krankenhausleistungen, allgemein- und spezial ärztliche Versorgung etc.) bis zu einem Auftragsvolumen von insgesamt maximal 4 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag zu den Bedingungen der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung, soweit anwendbar, mit Ausnahme des Preises vergeben werden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYY2CF

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
㤠134 Informations- und Wartepflicht.
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...
§ 135 Unwirksamkeit.
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1.gegen §134 verstoßen hat...
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind...
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer.
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Durchführung der Abrechnung und der Abrechnungsprüfung im Bereich Heilmittel als kontinuierliche, monatliche Bearbeitung von Einzelrechnungen. Die auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfenden Abrechnungen bzw. Abrechnungsdaten werden täglich durch die Heilmittelleistungserbringer oder Abrechnungszentren übermittelt. Die Abarbeitung innerhalb der geltenden Zahlungsfristen ist zu gewährleisten. Im Rahmen der kontinuierlichen Bearbeitung umfasst der Auftrag nicht die monatliche Gesamtanzahl der bei der Auftraggeberin zur Abrechnung eingereichten Verordnungen. Vielmehr werden Anteile aus der zur Abrechnung eingereichten Gesamtanzahl der Verordnungen durch die Auftraggeberin weiterhin selbst bearbeitet. Bei zusätzlichem Unterstützungsbedarf (z.B. bei erhöhtem Abrechnungsaufkommen) der Auftraggeberin hat darüber hinaus die temporäre Bearbeitung von Einzelabrechnungen durch den Auftragnehmer zu erfolgen. Die Auftraggeberin informiert den Auftragnehmer jeweils bei Bedarf über den Umfang der zu bearbeitenden Einzelrechnungen. Die Bearbeitung durch den Auftragnehmer muss innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Bedarfsanzeige der Auftraggeberin erfolgen. Die Abarbeitung innerhalb der geltenden Zahlungsfristen ist zu gewährleisten. Die für die Abrechnungsbearbeitung zu nutzende Software oscare(R) claims wird von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt. Die zu bearbeitenden Abrechnungsunterlagen werden als Datensätze und als Image direkt mittels Datenträgeraustauschverfahren durch den abrechnenden Leistungserbringer, dessen Abrechnungszentrum oder durch die Auftraggeberin an den Auftragnehmer gesendet. Die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen sind in der Anlage 1 der Vergabeunterlagen beschrieben. Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang, zu Prüfungsinhalten und -kriterien, zum Prüfungsumfang sowie zum Bearbeitungsverlauf sind der den Vergabeunterlagen als Anlage 2 beigefügten Rahmenvereinbarung nebst Anhängen zu entnehmen. Die im Anhang 5 zu Anlage 2 beschriebenen zusätzlichen Qualitätsanforderungen sind zu beachten und einzuhalten.
Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen können nur auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gemacht werden. Die Auftraggeberin schätzt, dass im Bereich Heilmittel im Rahmen dieses Auftrages jährlich durchschnittlich ca. 270 000 Verordnungen bzw. Einzelabrechnungen im Rahmen der kontinuierlichen Bearbeitung und ca. 140.000 Verordnungen bzw. Einzelabrechnungen im Rahmen der temporären Bearbeitung zu bearbeiten sind. Die Auftraggeberin geht weiter davon aus, dass es bei ca. 1.500 der jährlich voraussichtlich zu bearbeitenden Verordnungen zu Nachberechnungen (Nachbesserung/Nachbearbeitung) kommen wird. Die Angaben der Mengen dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Die angegebenen Mengen können auch signifikant über- bzw. unterschritten werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
㤠134 Informations- und Wartepflicht.
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…
§ 135 Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat…
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sin…
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer:
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…".