Rahmenvereinbarung Tondigitalisierung

Beschreibung der Beschaffung

Rahmenvereinbarung Digitalisierung Magnettonträger über 4 Jahre; 400 000 Minuten pro Jahr Mindestabnahmemenge; 100 000 Minuten pro Jahr mögliche zusätzliche Abnahmemenge.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die „Anlage Eigenerklaerung-Ausschlussgruende“ ist vom Bieter auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Vor der Auftragsvergabe wird von der Vergabestelle eine Gewerbezentralregisterauskunft eingeholt. Für einen Zuschlag kommt nur ein Bieter in Frage, der keine auftragsverhindernden Eintragungen besitzt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die „Anlage Unternehmensdaten“ ist vom Bieter auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Die Eintragungen werden ebenfalls zur Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters herangezogen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— in den 3 Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist müssen wesentliche Leistungen (d. h. solche, die mit Blick auf das vorliegende Beschaffungsvorhaben Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers geben können) erbracht worden sein.
Die Darstellung entsprechender Referenzen muss mindestens folgende Angaben beinhalten:
— Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
— Wert des Auftrags,
— Zeitraum der Leistungserbringung,
— Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Telefonnummer eine Eigenerklärung in Gestalt einer Referenzliste mit den o. g. Angaben ist ausreichend,
— die für die Leistungserbringung beim Bieter zur Verfügung stehende und für die Leistungserbringung dieses Auftrags vorgesehene technische Ausstattung ist detailliert (z. B. mittels technischer Spezifikationen, Datenblättern etc.) zu beschreiben.
In einer Liste sind alle vom Bieter bearbeitbaren Varianten von Magnettonträgern aufzuführen.
Die zur Verfügung stehenden Reinigungsprozesse für die mindestens zu bearbeitenden Magnettonträgerformate und die Eignung dieser Reinigungsprozesse für die anforderungsgemäße Reinigung der Tonträger sind zu erläutern.
— ebenfalls anzugeben sind die technischen Fachkräfte oder technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung dieses Auftrags eingesetzt werden sollen. Diese müssen Erfahrung in der Digitalisierung von Tonträgern haben und in geeigneter Weise qualifiziert bzw. geschult sein,
— es ist darzustellen, wie die zum Auftrag gehörenden Transportleistungen erbracht werden. Die Modalitäten hinsichtlich eingesetzter Fahrzeuge und Abwicklung des Transports, einschließlich Art der vorgesehenen Transportbehälter, sind zu beschreiben.
Die für die Lagerung der Archivalien vorgesehenen Räumlichkeiten sind zu beschreiben hinsichtlich der klimatischen Bedingungen und der Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust bzw. Beschädigung,
— siehe auch VI.3 dieser Bekanntmachung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— es werden mind. 2 Referenzen gefordert mit einem jeweiligen Mindestumfang von 100 000 Minuten digitalisierten Tonmaterials innerhalb von einem Jahr,
— mindestens die folgenden Formate müssen vom Auftragnehmer digitalisiert werden können: Tonbänder auf Spulen, Compact-Kassetten, Mini- und Microkassetten, Fidelipac,
— der jeweilige Reinigungsprozess soll den Tonträger nicht bzw. möglichst wenig schädigen. Insbesondere darf keine so gravierende Schädigung durch die Reinigung eintreten, dass die Digitalisierung unmöglich wird. Auch eine ggf. notwendige Wiederholung der Digitalisierung innerhalb der Gewährleistungsfrist soll weiterhin möglich sein.

— zur Kalkulation des Angebotes ist innerhalb der Angebotsfrist eine Besichtigung der Tonträgermaterialien beim Bundesarchiv in Koblenz zwingend erforderlich, um vorab deren unterschiedliche Ausführung und Beschaffenheit zu sichten. Ohne Nachweis der Vorabbesichtigung wird das Angebot von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
Zur Organisation der Vorabbesichtigung ist es notwendig, dass sich der Bieter bis spätestens 22.11.2019 beim Beschaffungsamt des BMI anmeldet:
Kontaktdaten: Dr. Stefan Flege, stefan.flege@bescha.bund.de
Die Anzahl der Personen pro Bieter ist dabei auf maximal 3 beschränkt. Der Anmeldung ist eine Liste der Teilnehmer mit folgenden Informationen pro Bieter beizufügen:
— Vorname,
— Name,
— Funktion (z. B. Vertrieb, Qualitätskontrolle, Digitalisierung usw.).
Der vorgesehene Termin für die Besichtigung ist der 27.11.2019, im Zeitraum von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Je Bieter stehen max. 60 Minuten zur Verfügung. Bei Bedarf wird ein zusätzlicher Termin, voraussichtlich am 28.11.2019, eingerichtet.
Nach der Vorabbesichtigung wird seitens des Bundesarchivs eine Bescheinigung ausgestellt. Diese ist dem Angebot beizufügen.
— die Vergabestelle behält sich zur abschließenden Prüfung der Eignung des Bieters eine vom Bieter durchzuführende Probedigitalisierung innerhalb der Zuschlagsfrist nach Angebotsöffnung vor. Dabei wird der am ehesten für den Zuschlag in Frage kommende Bieter zu einer Probedigitalisierung schriftlich aufgefordert. Ca. 2 Wochen nach dieser Aufforderung versendet das Bundesarchiv 3 bis 4 unterschiedliche Ausgangsmaterialien (Tonträger) an den Bieter, der diese wie in der Leistungsbeschreibung gefordert vorbereitet und digitalisiert. Für die Digitalisierung inkl. Ablieferung der Digitalisate steht ein Zeitraum von 10 Werktagen (Montag bis Freitag, ausschließlich bundeseinheitlicher Feiertage) nach Zugang der Tonträger zur Verfügung. Abweichend von der Leistungsbeschreibung ist es in diesem Fall möglich, die Digitalisate per Datentransfer zu übermitteln. Aufgrund der Größe der Dateien ist die Verwendung von E-Mail nicht möglich. Dem Bieter steht es frei, hierzu einen eigenen Webserver oder Filehosting- bzw. Cloud-Dienste zu verwenden. Hierbei ist sicherzustellen, dass der Zugang zu den Dateien nicht öffentlich ist (beispielsweise durch eine Zugangsbeschränkung per Passwort) und die Daten spätestens nach der Abnahme durch das Bundesarchiv wieder von den o. g. Servern gelöscht werden. Zugangs- oder Downloadprobleme gehen zu Lasten des Bieters.
Die Prüfung bzw. Abnahme im Bundesarchiv erfolgt durch das dortige Fachpersonal innerhalb von 2 Wochen nach Lieferung der Digitalisate. Bei Beanstandung (Nichterfüllung der Anforderungen an die Probedigitalisierung) erfolgt eine Aufforderung zu einer einmaligen Nachbesserung. Eine Vergütung für die Probedigitalisierung erfolgt nicht, d. h. der Bieter trägt die Kosten selbst. Es besteht kein Anspruch auf die Durchführung der Probedigitalisierung. Die Tonträger können, sofern der Bieter den Zuschlag erhält, mit der ersten bearbeiteten Charge zurückgeliefert werden. Falls kein Zuschlag an den Bieter erteilt wird, kann die Rücksendung per Post (versichert, mit Sendungsverfolgung) durchgeführt werden. Hierbei ist soweit möglich sicherzustellen, dass die Tonträger nicht beschädigt werden oder verloren gehen können.
— wenn Sie Unterauftragnehmer bei der Auftragsdurchführung einsetzen werden, listen Sie diese bitte übersichtlich auf (Anlage Unteraufträge),
— sofern zutreffend ist die Anlage Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge beizufügen,
— sofern zutreffend ist die Anlage Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formblatt) beizufügen,
— Hinweis: Dokumente und Erklärungen, für die die Vergabestelle keine Formblätter zur Verfügung gestellt hat, sind vom Bieter selbst zu erstellen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.