Rahmenvereinbarung über Beratungsleistungen im Facility Management

Kurze Beschreibung

Dienstleistungen zur Beratung und Durchführung von Facility Management Projekten für die vom AG bewirtschafteten Gebäude.
Das beinhaltet Beratungsleistungen im Technischen, Infrastrukturellen und im kaufmännischen Gebäudemanagemet.
Das Verfahren wird beim AG unter dem Aktenzeichen V-2018-000277 geführt. Bitte geben Sie dieses bei jedem Schriftwechsel an. Wir weisen darauf hin, dass in dieser Bekanntmachung nur die wesentlichen Informationen angegeben sind. Dies ist in den Formularen zur Richtlinie von 2014 aufgrund der Zeichenbegrenzung so vorgesehen. Die abschließenden Informationen zum Verfahren können den Vergabeunterlagen entnommen werden.

Beschreibung der Beschaffung

Dienstleistungen zur Beratung und Durchführung von Facility Management Projekten für die von der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH bewirtschafteten Gebäude.
Das beinhaltet Beratungsleistungen im technischen, infrastrukturellen und im kaufmännischen Gebäudemanagemet. Dazu gehören neben den Dienstgebäuden der Berliner Hauptverwaltung eine Vielzahl von Landesimmobilien, darunter Gerichtsgebäude und berufsbildende Schulen sowie Immobilien der Polizei Berlin, der Feuerwehr und sonstige Gebäude. Auch Kultureinrichtungen und Justizvollzugseinrichtungen werden von der BIM verwaltet.
Das Leistungsbild stellt sich grundsätzlich wie folgt dar:
Der Berater erbringt einzeln oder gesamt jeweils pro Einzelbeauftragung/Abruf folgende Leistungen:
Leistungsbaustein 1: Grundlagenermittlung (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Leistungsbaustein 2: Mitwirkung bei der Ausarbeitung der Ausschreibungsunterlagen (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Optional: Leistungsbaustein 2a: Mitwirkung,Vorbereitung und Begleitung eines Teilnahmewettbewerbes (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Leistungsbaustein 3: Begleitung der Ausschreibung (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Leistungsbaustein 4: Prüfung und Wertung der Angebote (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Optional: Leistungsbaustein 4a: Verhandlungsverfahren (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Leistungsbaustein 5: Implementierung (Unterpunkt entnehmen Sie bitte der Vergabeplattform Anlage 5_Leistungsmatrix)
Optional: Leistungsbaustein 6: Explementierung (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Optional: Leistungsbaustein 7: Qualitätssicherung (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Optional: Leistungsbaustein 8: Auswertung TGA-Datenqualität des AG (Unterpunkte entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlagen Anlage 5_Leistungsmatrix)
Wir weisen darauf hin, dass in dieser Bekanntmachung nur die wesentlichen Informationenangegeben sind. Dies ist in den Formularen zur Richtlinie von 2014 aufgrund der Zeichenbegrenzung so vorgesehen. Die abschließenden Informationen zum Verfahren können den Vergabeunterlagen entnommen werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1) Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mind. 300 000 EUR (netto) im Durchschnitt betragen.
5 Punkte bei ≥1,3 Mio. EUR
4 Punkte bei ≥900 000 EUR und <1,3 Mio. EUR
3 Punkte bei ≥600 000 EUR und <900 000 EUR
2 Punkte bei ≥400 000 EUR und <600 000 EUR
1 Punkte bei ≥300 000 EUR und <400 000 EUR
Bei weniger als 300 000 EUR (netto), wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!
2) Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind muss mind. 100.000€ (netto) im Durchschnitt p.a. betragen.
5 Punkte bei ≥600 000 EUR
4 Punkte bei ≥400 000 EUR und <600 000 EUR
3 Punkte bei ≥250 000 000 EUR und <400 000 EUR
2 Punkte bei ≥150 000 EUR und <250 000 EUR
1 Punkte bei ≥100 000 EUR und <150 000 EUR
Bei weniger als 100 000 EUR (netto), wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!
3) In Bezug auf die personelle Ausstattung des Unternehmens für die ausgeschriebene Leistung muss jeweils im Jahresdurchschnitt mind. 3 Vollzeit Berater im eigenen Unternehmen im Bereich kaufmännisches FM, infrastrukturelles FM, technisches FM zur Verfügung stehen.
5 Punkte= >7 Vollzeit FM-Berater
4 Punkte= >6 Vollzeit FM-Berater
3 Punkte= >5 Vollzeit FM-Berater
2 Punkte= >4 Vollzeit FM-Berater
1 Punkt= >3 Vollzeit FM-Berater
Bei weniger als Vollzeit 3 FM-Beratern, wird der Teilnahmeantrag aufgrund fehlender Eignung ausgeschlossen!
4) Der/die Projektleiter/in muss einen Hoch- bzw. Fachhochschulabschluss im spezifischen Bereich vorweisen (Ingenieur, Immobilien bzw. Betriebswirt oder vergleichbar) und muss mind. 5 Jahre Consulting-Erfahrungen (in der Projektleitung) im Bereich FM/ Facility Services haben, wobei neben der Consulting auch operative Erfahrungen wünschenswert sind.
5 Punkte= mind. 15 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung
4 Punkte= mind. 11 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung
3 Punkte= mind. 9 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung
2 Punkte= mind. 7 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung
1 Punkt= mind. 5 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung
Bei weniger als 5 Jahren Berufserfahrung, wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!
5) Gefordert sind mind. 3 Referenznachweise, welche mit der ausgeschriebenen Leistung (hier: FM-Berater) vergleichbar sind.
— Die Referenzen dürfen nicht länger als 5 Jahre zum Ende der Abgabefrist zurückliegen,
— Aktuelle Referenzen müssen eine bisherige Leistungserbringung von mind. 12 Monaten zum Ende der Abgabefrist aufweisen.
Von den einzureichenden Referenzen müssen mind.:
— eine Referenz die Mitwirkung als Planer bei der Durchführung eines Verhandlungsverfahrens für FM/TGM- Leistungen nachweisen,
— eine Referenz die Mitwirkung bei einer Vergabe zu einer FM/TGM- Leistung für eine bewirtschaftete Fläche von mind 15 000 m BGF nachweisen.
Referenz mit einer Mitwirkung bei einer Vergabe zu einer FM/TGM- Leistung für eine bewirtschaftete Fläche von mind. 15 000 m BGF.
5 Punkt= ≥80 000 m BGF
4 Punkt= ≥50 000 m BGF und <80 000 m BGF
3 Punkt= ≥30 000 m BGF und <50 000 m BGF
2 Punkt= ≥20 000 m BGF und <30 000 m BGF
1 Punkt= ≥15 000 m BGF und <20 000 m BGF
Bei weniger als 15.000m BGF, wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!
— eine Referenz mit einer Mitwirkung bei einer Vergabe zu einer Reinigungsvergabe für mind. 5 Gebäuden, mit einer Gesamtfläche von mind. 20 000 m nachweisen.
Referenz mit einer Mitwirkung bei einer Vergabe zu einer Reinigungsvergabe für mind. 5 Gebäuden, mit einer Gesamtfläche von mind. 20 000 m nachweisen.
5 Punkte= ≥ 30 Gebäude und 80 000 m
4 Punkte= ≥23 Gebäude und 50 000 m und <30 Gebäude und 80 000 m
3 Punkte= ≥12 Gebäude und 35 000 m und <23 Gebäude und 50 000 m
2 Punkte= ≥8 Gebäude und 25 000 m und <12 Gebäude und 35 000 m
1 Punkte= ≥5 Gebäude und 20 000 m und <8 Gebäude und 25 000 m
Bei weniger als 5 Gebäuden mit einer Gesamtfläche von mind. 20 000 m, wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärungen gemäß § 42 VgV i. V. m. § 122 GWB sowie die Erklärung zur Ausbildungsförderung, die Erklärung über Förderung von Frauen, die Erklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen, die Verpflichtungserklärung gem. Bundesdatenschutzgesetz und einen Handelregisterauszug gem. Bewerbungsunterlagen abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) undIII.1.3).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Aktueller Handels- bzw. Berufsregisterauszug (Auszug soll zum Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein);
2) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages,
a) dass er über eine Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter
Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis verfüget bzw. im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abschließen
Werde/n:
— 1 500 000 EUR für Personenschäden,
— 1 000 000 EUR für Sachschäden,
— 250 000 EUR für Vermögensschäden,
— 250 000 EUR für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz,
— 250 000 EUR für Abhandenkommen von Schlüsseln/ Codekarten
— 50 000 EUR für Umweltschadensversicherung und
— 50 000 EUR für Bearbeitungsschäden.
b) dass ich/ wir diese Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit vorhalten werde und
c) dass ich/ wir das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 14 Tage vor Leistungsaufnahme
Unaufgefordert nachweisen werden.
3) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages,
Dass der durchschnittliche Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind mind. 100 000 EUR im
Durchschnitt p. a. beträgt. Bei weniger als 100.000 € wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!;
4) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages,
Dass der durchschnittliche Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mind. 300 000 EUR im Durchschnitt p. a. beträgt.
Bei weniger als 300 000 EUR wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!;
5) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages,
Dass er, einschließlich Geschäftsführung und der eingesetzten Mitarbeiter, über eine erfolgreich abgeschlossene einfache Sicherheitsüberprüfung gemäß §11 BSÜG verfügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages,
Dass in Bezug auf die personelle Ausstattung des Unternehmens für die ausgeschriebene Leistung jeweils im Jahresdurchschnitt, mindestens 3 Vollzeit Berater im
Eigenen Unternehmen im Bereich kaufmännisches FM, infrastrukturelles FM, technisches FM zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber behält sich vor Nachweise
Nachzufordern;
2) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages, dass der/die Projektleiter/in einen Hoch- bzw. Fachhochschulabschluss im
Spezifischen Bereich vorweisen kann (Ingenieur, Immobilien bzw. Betriebswirt oder vergleichbar) und muss mindesten 5 Jahre Consulting-Erfahrungen (in der
Projektleitung) im Bereich Facility Management/ Facility Services haben, wobei neben der Consulting auch operative Erfahrungen wünschenswert sind.
Der Auftraggeber behält sich vor Nachweise nachzufordern;
3) Kommen die folgenden technischen Ausstattungen nicht zum Einsatz, wird der Teilnahmeantrag aufgrund fehlender Eignung ausgeschlossen:
— MS-Office-Software oder dazu kompatible Software,
— Mobile Erreichbarkeit (Telefon und Notebook),
— Betrieb einer im Unternehmen eingesetzten Ausschreibungssoftware mit GAEB-Schnittstelle für Kunden.
4) Der Bieter erklärt rechtsverbindlich mit formgerechter Abgabe des Teilnahmeantrages:
— dass er mindestens 3 Referenznachweise, welche mit der ausgeschriebenen Leistung (hier: FM-Berater) vergleichbar sind einreichen,
— dass, die Referenzen nicht länger als 5 Jahre zum Ende der Abgabefrist zurückliegen,
— dass, aktuelle Referenzen eine bisherige Leistungserbringung von mindestens 12 Monaten zum Ende der Abgabefrist aufweisen.
Von den einzureichenden Referenzen müssen mindestens:
— eine Referenz die Mitwirkung als Planer bei der Durchführung eines Verhandlungsverfahrens für FM/TGM- Leistungen nachweisen,
— eine Referenz die Mitwirkung bei einer Vergabe zu einer FM/TGM- Leistung für eine bewirtschaftete Fläche von mindestens 15 000 m BGF nachweisen,
— eine Referenz mit einer Mitwirkung bei einer Vergabe zu einer Reinigungsvergabe für mindestens 5 Gebäuden, mit einer Gesamtfläche von mindestens 20 000 m nachweisen.
Bei nicht Einhaltung der genannten Mindestkriterien, wird der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!
Bei nicht einhaltung der genannten Mindestkriterien an den Projektleiter, wir der Teilnahmeantrag aufgrund von fehlender Eignung ausgeschlossen!
Bei weniger als 3 Beratern wird der Teilnahmeantrag aufgrund fehlender Eignung ausgeschlossen!

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gem. § 1 Abs. 2 Berliner Ausschreibungs-und Vergabegesetz bzw. zur Zahlung eines Mindestlohnes gem. § 1 Abs. 4 Berliner Ausschreibungs-und Vergabegesetz sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer hingewiesen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz. Für die Teilnehmer von Bietergemeinschaften sind dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen.

Zu Pkt IV): Fragen zum Teilnahmewettbewerb können Bewerber bis 15.2.2019, 12.00 Uhr über die Vergabeplattform des Landes Berlin stellen. Die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb werden unter http://www.vergabeplattform.berlin.de zum Download zur Verfügung gestellt. Eine Bewerbung ist nur noch über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter: http://www.vergabeplattform.berlin.de möglich. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen mehr in Papier versendet, sondern ausschließlich in elektronischer Form bereit gestellt. Eine Bewerbung in schriftlicher Form kann nicht mehr angenommen und bearbeitet werden. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf der Internetseite http://www.vergabeplattform.berlin.de notwendig. Nach der erfolgreichen Registrierung kann die sofortige Bewerbung mit dem selbst vergebenen Benutzer-Login erfolgen.
Nach dem Teilnahmewettbewerb werden die 8 punktbesten Bewerber gemäß der Präqualifikationsmatrix zur Angebotsabgabe aufgefordert. Für das Verhandlungsverfahren ist eine Verhandlungsrunden vorgesehen. Nach Auswertung der Angebote wird die Zahl der Bieter auf die 5 wirtschaftlichsten Bieter gemäß der bekannten Bewertungsmatrix verringert.
Es ist beabsichtigt 5 Rahmenverträge abzuschließen.
Zu Pkt II.2.5): Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen erhalten im Rahmen der geltenden vergaberechtlichen Bestimmungen bei den Regelungen des § 1,7 u 8 BerlAVG entsprechenden und sonst gleichwertigen Angeboten die Unternehmen bevorzugt den Zuschlag, die Ausbildungsplätze bereitstellen, sich an tariflichen Umlageverfahren zur Sicherung der beruflichen Erstausbildung oder an Ausbildungsverbünden beteiligen. Als Nachweis wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter eine Bescheinigung der für die Berufsausbildung zuständigen Stellen eingeholt. Gemäß Frauenförderverordnung müssen die Bieter eine entsprechende Erklärung abgeben, die den Angebotsunterlagen beigefügt ist.
Zu Punkt I.1 und I.4):
Land Berlin- Sondervermögen für Daseinsvorsorge und nicht betriebsnotwendige Bestandsgrundstücke des Landes Berlin (SODA)
C/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Keibelstr.36
10178 Berlin
Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co.KG
C/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Keibelstr.36
10178 Berlin
Liegenschaftsfonds Berlin Projektgesellschaft mbH & Co.KG
C/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Keibelstr.36
10178 Berlin
B.E.M. Berliner Energiemanagement GmbH
C/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Keibelstr.36
10178 Berlin
BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Keibelstr.36
10178 Berlin

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 10 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o.a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zu dem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabeder Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB).