Beschreibung der Beschaffung
1. Leistungsumfang:
a)
Aa) Lagerung der Publikationen in einer für hochwertige Papierprodukte angemessenen Weise (Schutz vor Nässe, Hitze, direkter Sonneneinstrahlung, Geruchseinwirkungen und wertbeständig) bis zu deren Weiterversand. Es ist von einem Lagerbedarf von ca. 700 m auszugehen. Falls erforderlich entsorgt der Auftragnehmer Verpackungsmaterial etc.
Bb) Lagerung von erforderlichem Verpackungsmaterial.
Cc) ggf. sichere Verwahrung einer Frankiermaschine.
b)
Aa) Zusammenstellung, Verpackung, Frankierung und Versand (Aufgabe bei dem vom Land NRW beauftragten Postdienstleister – derzeit Deutsche Post AG-) der bestellten Publikationen mit Lieferschein und Rechnung (ca. 1 000 Lieferungen/Monat; entsprechende Muster-Dateien werden zur Verfügung gestellt).
Bb) Verpackung, Frankierung und Versand (Aufgabe bei dem vom Land NRW beauftragten Postdienstleister – derzeit Deutsche Post AG-) von ca. 50 000 Publikationsverzeichnissen (über das Jahr verteilt) an Einzelempfänger.
Cc) Kuvertierung, Frankierung und Versand (Aufgabe bei dem vom Land NRW beauftragten Postdienstleister – derzeit Deutsche Post AG-) von Einladungen bzw. von Informationsmaterial nach Absprache (2 bis 3 Mal pro Monat mit jeweils ca. 500-1 000 Adressen).
Hinweis:
Das Verpackungsmaterial wird von der LZpB unentgeltlich zur Verfügung gestellt.
Dem Auftragnehmer wird entweder einer Frankiermaschine zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung gestellt oder die Portokosten werden ihm zusätzlich zur Vergütung erstattet.
c)
Aa) Entgegennahme der durch die Verlage per LKW übersandten Lieferungen einschl. Prüfung auf Vollständigkeit und Unbeschädigtheit. Eventuelle Mängel sind unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen.
Es erfolgen ca. 60 Lieferungen/Jahr.
Bb) Jährliche Inventur des gesamten Publikationsbestandes und Meldung an den Auftraggeber.
Cc) Erledigung sonstiger Arbeiten nach näherer Absprache, z. B. Einlegen von Korrekturblättern in die zu versendenden Publikationen im Falle von zu berichtigenden Fehlern oder Übernahme von Mailing-Aktionen bei Serienbriefen.
d)
Aa) Zweimal wöchentlicher Transport von Publikationen, Bestellungen und Verpackungsmaterialien zwischen der LZpB (2 Standorte in Düsseldorf:
Haroldstr. 4 und Völklinger Str. 49) und dem Auftragnehmer.
Bb) Zusätzlich müssen auf einzelne Anforderungen des Auftraggebers an Arbeitstagen kurzfristig Publikationen, Bestellungen und Verpackungsmaterialien innerhalb von 3 Stunden nach dem Verlangen des Auftraggebers zwischen den o. g. Standorten transportiert werden.
Als Transportfahrzeug würde z. B. ein Mercedes Sprinter Kastenwagen (o. ä.) genügen.
e)
Umlagerung (Übernahme und Umzug) des beim derzeitigen Auftragnehmer (GWN — Gemeinnützige Werkstätten Neuss) befindlichen Publikationsbestand an den neuen Standort (falls zutreffend).
Derzeit werden dort 700 Palettenstellplätze für die LzpB vorgehalten.
Der Auftragnehmer beginnt rechtzeitig vor Vertragsbeginn mit den vorbereitenden arbeiten, damit ab Anfang Januar 2020 ein reibungsloser Versand erfolgen kann.
Der Auftragnehmer trägt das Transportrisiko für den Umzug und muss das Transportgut entsprechend versichern.
2. Vergütung:
Es kann derzeit nicht abschließend abgeschätzt werden, in welchem Umfang die oben beschriebenen Leistungen benötigt werden. Der Auftragnehmer wird daher – auf Basis der von ihm anzugebenden Festpreise – nach Aufwand vergütet.
3. Leistungszeitraum:
Das Vertragsverhältnis soll zum 1.1.2020 in Kraft treten und am 31.12.2021 enden.
Der Auftraggeber behält sich vor, das Auftragsverhältnis bis zum 31.12.2023 zu verlängern. Hierzu bedarf es einer schriftlichen Erklärung seitens des Auftragsgebers bis zum 30.6.2021 gegenüber dem Auftragnehmer. Die Wahrnehmung dieser Option ist abhängig von der Verfügbarkeit der benötigten Finanzmittel im Landeshaushalt und steht somit unter Haushaltsvorbehalt.
Weitere Einzelheiten sind dem Dokument „Leistungsbeschreibung und besondere Vergabebedingungen“ als Bestandteil der Vergabeunterlagen zu entnehmen.