RITA – Implementierung Abrechnungs- und Marktkommunikationssystem

Kurze Beschreibung

Ziel des Projektes „RITA – Neues Abrechnungssystem“ ist die Implementierung eines Systems zur Unterstützung von Standardprozessen in einem integrierten Mehrsparten-Stadtwerk für mehrere Mandanten.

Beschreibung der Beschaffung

Die SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG beabsichtigen die Beschaffung eines neuen Abrechnungs- und Marktkommunikationssystems für die Energiewirtschaft. Das Abrechnungs- und Marktkommunikationssystem wird neben den SWP auch für weitere Unternehmen genutzt, an denen die SWP beteiligt sind, oder für die die SWP Abrechnungsdienstleistungen erbringen. Die zukünftig einzusetzende Lösung soll insbesondere die Abbildung der
— gesetzlich vorgeschriebenen Marktrollen – Lieferant, Verteilnetzbetreiber, gMSB, wMSB,
— ganzheitliche und integrierte Abbildung aller energiewirtschaftlichen Kernprozesse. Abbildung u. a. von Marktkommunikation, Abrechnung, (Nebenbuch), Kundenserviceprozesse und EEG,
— Regelkonforme Erfüllung gesetzlicher Vorgaben wie Marktkommunikation 2020, GPKE, GeLi, EnWG 2011, GdPdU etc,
— Verbrauchsabrechnung – Netz und Vertrieb,
— Datenübernahme/Migration aus dem Vorsystem,
— Abrechnung von Gebühren nach Satzung,
— Reporting (auch hinsichtlich regulatorischer und gesetzlicher Anforderungen, z. B. BNetzA, Controlling, etc.) beinhalten.
Das Vorhaben umfasst neben der reinen Implementierung und Integration in die bestehende bzw. noch anzupassende Schnittstellenlandschaft, insbesondere zum bestehenden ERP-System (SAP S4 HANA), auch die Produktivsetzung. Mögliche Lösungen sind On-premise im eigenen Rechenzentrum der SWP, oder alternativ eine beim Anbieter gehostete oder SaaS Lösung. Für ein Hosting und eine SaaS Lösung ist ein Betriebszeitraum von 7 Jahren, zugrunde zu legen.
Hinsichtlich der Angebotsabgabe muss der Anbieter in der Lage sein, sowohl Projektkosten als auch zukünftige laufende Kosten zu beziffern.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber wird maximal 5 Bewerber zur Abgabe eines indikativen Angebots auffordern. Wenn nach Wertung der Teilnahmeanträge auf der fünften Rangstelle 2 (oder mehr Bewerber) mit gleicher Punktzahl liegen, werden diese ebenfalls zur Angebotsabgabe aufgefordert und der Kreis der Verhandlungsteilnehmer entsprechend erweitert.
Die Kriterien zur Eignungsprüfung umfassen:
— wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Anbieters,
— technische Leistungsfähigkeit des Anbieters hinsichtlich Standardisierung und Stadtwerke-Vorkonfiguration, Regulierung und Funktionalität, Unterstützung von Implementierung und Betrieb, Zukunftsfähigkeit der Lösung sowie Mitbestimmungsmöglichkeiten der Kunden bei strategischen Weiterentwicklung der Anwendung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die Phase des Teilnahmewettbewerbs sind die geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Diese sind:
— Eigenerklärungen zur Eignung mit folgenden Aspekten:
a) Erklärung zu Umsätzen der letzten 3 Jahre, bitte weisen Sie hier zusätzlich den jeweiligen Umsatz mit Stadtwerken aus.
b) Erklärung zu durchgeführten Referenzprojekten:
—— bei integrierten und mehrspartigen Stadtwerken und/oder
—— bei Unternehmen der Energieerzeugung, -versorgung,
—— es müssen, um als Teilnehmer in Betracht zu kommen, mindestens 3 Referenzmandate für die Einführung eines neuen Abrechnungs- und Marktkommunikationssystems der letzten 2 Geschäftsjahre erbracht werden. Damit ein Referenzprojekt gewertet werden kann, sind wesentliche Merkmale anzugeben: Kunde, mit Name und Ansprechpartner, Abrechnungs- und Marktkommunikationssystem nach Migration (inkl. Releaseangabe, Migrationszeitraum, Projektstatus sowie geleisteter Projektumfang, Projektleiter). Für Referenzkunden bei Stadtwerken ist die Vergleichbarkeit zu den Stadtwerken Pforzheim wichtig (z. B. hinsichtlich Umsatz, Mitarbeiter, Anzahl der Sparten, Anzahl Zählpunkte).
Bitte duplizieren Sie das Formblatt an dieser Stelle bei Bedarf.
c) Erklärung zu Beschäftigten: Bitte weisen Sie hier die Mitarbeiter gesamt und Mitarbeiter mit energiewirtschaftlicher Erfahrung aus (Anzahl Berater und Projektleiter);
d) Erklärung zu Eintrag in Berufsregister (zzgl. Angabe des nächsten Unternehmensstandorts zu Pforzheim);
e) Erklärung zu Insolvenzverfahren;
f) Erklärung zu Liquidation;
g) Erklärung zu Zuverlässigkeit;
h) Erklärung zu Steuern;
i) Erklärung zu Berufsgenossenschaft:
— Erklärung der Bietergemeinschaft,
— Erklärungen bei Weitervergabe von Leistungen an Nachunternehmer,
— Erklärung zu Haftpflichtversicherungen (z. B. Unternehmenshaftpflicht, Berufshaftpflicht) und Angabe der Deckungssummen für Sach-, Personen- und Vermögensschäden,
— Erklärung zur Beherrschung der deutschen Sprache hinsichtlich der Mitarbeiter und der angebotenen Systemlösung,
— Erklärung zu Mindestlohn,
— Erklärung zur Etablierung des anzubietenden Abrechnungs- und Marktkommunikationssystem am Markt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die Phase des Teilnahmewettbewerbs sind die geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Diese sind:
— Bitte legen Sie die Jahresabschlüsse der letzten 3 Jahre bei,
— Erklärung zum Gründungszeitpunkt Ihres Unternehmens.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Standardisierung und Stadtwerke-Vorkonfiguration:
— in welchem Umfang liegen in Ihrer Systemlösung gesetzliche und marktkonforme Standardprozesse vor? Für welche Markrollen bilden Sie diese ab?
— Bieten Sie eine Standardkonfiguration? Wie sieht diese aus und wie kann diese für die Implementierung genutzt werden? Bei wie vielen Kunden ist eine solche Standardkonfiguration im Einsatz? Bitte beschreiben Sie diese Kunden kurz,
— Inwiefern bestehen Möglichkeiten der Anpassung der Standardkonfiguration? Welche Herausforderungen resultieren daraus für Software-Updates?
— Bietet Ihre Lösung Funktionalitäten für eine aussagekräftige Spartenberichterstattung? Bitte beschreiben Sie diese,
— Bildet Ihre Lösung branchenspezifische Steuerungsobjekte, z. B. Marktkommunikationsmonitoring, bilanzielle Abgrenzung, Planungsrechnung, kreditorische Abgrenzung etc. ab? Bitte beschreiben Sie diese,
— wie werden in Ihrem System Abrechnungen und Gebührenbescheide gemäß öffentlichem Recht abgebildet? Bitte beschreiben Sie diese.
Regulierung und Funktionalität
— welche Funktionalitäten zur Mehrmarkenfähigkeit (Abbildung mehrerer Vertriebsmarken) sind gegeben und welche Sparten werden abgebildet?
— besteht die Möglichkeit verschiedene Energiearten bei einem Kunden zusammenzufassen?
— ist Ihre Lösung unbundling-konform? Bitte beschreiben Sie diese,
— besteht die Möglichkeit in Ihrem System mehrere rechtlich getrennte Einheiten abzubilden?
— wie stellen Sie die zeitnahe Weiterentwicklung mit folgender zeitgerechter Implementierung der Lösung hinsichtlich gesetzlicher oder anderweitig bindender Anforderungen an Unternehmen der Energiewirtschaft sicher?
Unterstützung von Implementierung und Betrieb
— beschreiben Sie Ihre Implementierungsmethodik und nennen Sie ausgewählte vergleichbare Projekte, bei denen Sie diese angewendet haben,
— wie viele Migrationen haben Sie in den letzten 3 Jahren durchgeführt? Von welchen Systemen haben Sie in Ihr System migriert? Benennen Sie diese und listen Sie ggf. Referenzkunden mit Anzahl der Zählpunkte,
— werden vom Anbieter eine Entwicklungs- und eine Test-Umgebung, inkl. der dafür notwendigen Transportverfahren, bereitgestellt?
— wie wird das Testing hinsichtlich Testvorbereitung, Testmanagement, Testdokumentation mit den Key Usern der SWP ausgestaltet?
— wird vom Anbieter eine Kollaborationsplattform für die Implementierung bereitgestellt?
— wie wird die Zusammenarbeit der Anbieter-Projektleitung mit der SWP Projektleitung gestaltet?
— Beschreiben Sie bitte wie Sie die Projektorganisation und Mitarbeiterprofile im Hinblick auf deutschsprachige Implementierung und Betrieb gestalten werden,
— Bitte beschreiben Sie wie Sie in vergleichbaren Situationen mit Ihren Kunden zusammengearbeitet haben (z. B. Intensität, vor-Ort-Verfügbarkeit, Kommunikation, Gestaltung von Abstimmungsterminen, Abnahmeprozeduren, Change Requests) – sowohl im Projekt als auch im späteren Betrieb,
— Existiert ein Trainingskonzept / Trainingsunterlagen / „Trainingsakademie“? Bitte beschreiben Sie diese,
— werden Anwenderhilfen (z. B. hinsichtlich Prozesse und Anwendungen) in deutscher Sprache elektronisch bereitgestellt?
— was sind Optionen für die Bereitstellung von Lizenzen? Wie erfolgt die Optimierung der Lizenzmodelle nach User-Gruppen?
— werden Methoden und Tools für die Datenmigration bereitgestellt? Bitte beschreiben Sie diese,
— welche Optionen bestehen für den Support / Helpdesk und wie sind diese ausgeprägt?
— welche Service Zeiten / Reaktionszeiten können Sie hinsichtlich des Supports / Helpdesks anbieten?
— welche Service Zeiten / Reaktionszeiten können Sie hinsichtlich des System-Betriebs anbieten?
— Nutzen Sie ihr angebotenes System auch als Anwender?
— Inwiefern werden Funktionalitäten für Archivierung, Back Up, Disaster Recovery bereitgestellt?
— welche Optionen für die Infrastruktur / das Applikations-Hosting bieten Sie an?
— Fortsetzung siehe Ziffer VI.3).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bei allen Aktivitäten im Zusammenhang der Projektdurchführung wird die deutsche Sprache vorausgesetzt. Der Bieter hat durch entsprechende Nachweise zu belegen, dass er zur Projektdurchführung in der deutschen Sprache in der Lage ist.

„Fortsetzung“ Ziffer III.1.3):
— wie können Kundenanforderungen hinsichtlich Wartungsfenster berücksichtigt werden,
— gibt es eine Anwendergemeinschaft mit Mitspracherecht zur Weiterentwicklung der Anwendung und der angebotenen Services? Wie sind diese ausgeprägt?
— Beschreiben Sie Möglichkeiten zur Risikominimierung bei der Umsetzung des Projektes,
— Bitte legen Sie Optionen dar, wie mit einer früheren, anteiligen Produktivsetzung des Vertriebsneukundengeschäfts umgegangen werden kann,
— Bitte nennen Sie die Kostentreiber, die Sie für Ihre Kostenschätzung im Rahmen der Ausschreibung benötigen werden (beispielsweise Anzahl User, Anzahl Mandanten, etc.) für Implementierung und Betrieb.
IT Architektur – Ausgestaltung, Stabilität und Erweiterbarkeit
— Beschreiben Sie die technologische Basis Ihrer Lösung,
— welche Schnittstellen stehen für die Anbindung von Drittsystemen zur Verfügung (insbesondere Anwendungen, die in der Energiewirtschaft genutzt werden, wie z. B. Hauptbuch SAP S4 Hana, GeoInformationsSystem, Archivierung / DMS)? Welche Technologien stehen für die Schnittstellen zur Verfügung?
— zu welchen branchenüblichen Umsystemen Ihrer Software gibt es bereits Standardschnittstellen? Und mit welcher Technologie?
— welche Optionen bestehen für Betrieb der Software (on premise / hosting / SaaS)?
— welche Optionen bestehen für die geographische Lokalisierung der Server vor dem Hintergrund der Anforderungen aus KRITIS?
— Inwiefern sind Reportingfunktionalitäten für Abrechnungs- und Marktkommunikationsdaten in den jeweiligen Perioden integriert?
— Bitte benennen Sie, welche Erfahrung Sie in der Anbindung der folgenden Systeme haben: SAP S4 Hana, GIS von CosVega, Enaio von Optimal Systems, Kosy Enterprise von HKS Informatik, Infozoom von Human IT,
— Inwiefern kann auf die Lösung über eine Web- bzw. App-Oberfläche für eine mobile Nutzung zugegriffen werden?
— welches sind die Anforderungen und Bedingungen der Anbindung durch den Anbieter, z. B. bei SaaS oder gehosteter Lösung? Benennen Sie die Protokoll-Standards, mit denen dabei gearbeitet wird,
— Bitte belegen Sie, welche Sicherheitsstandards / Zertifizierungen Sie gewährleisten (z. B. ISO 27001, ISO 27017, DVGW, EU Datenschutzgrundverordnung).
„Ende“ Ziffer III.1.3):
VI.3) Zusätzliche Angaben
— als Abschluss des Verfahrens soll auf der Basis der EVB-IT System-AGBs ein EVB-IT Systemvertrag abgeschlossen werden,
— das Verhandlungsverfahren wird bis voraussichtlich bis Ende Februar durchgeführt mit anschließendem Projektbeginn,
— im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden Fragen bis zum 2.12.2019, 12:00 Uhr zugelassen. Diese werden innerhalb von 6 Arbeitstagen beantwortet und elektronisch über die Vergabeplattform allen registrierten Anbietern zur Verfügung gestellt,
— die Teilnahmeanträge sind inklusive aller geforderter Unterlagen bis zum Ende der Teilnahmefrist bei der unter I.1) genannten Stelle elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen,
— für die Erstellung der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote sowie Angebotspräsentation erhält der Bewerber / Bieter keine Kostenerstattung,
— es wird die Möglichkeit vorbehalten, im Verhandlungsverfahren den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben (§ 15 Abs. 4 SektVO).
Zu Ziffer I.3) „Kommunikation“:
Die Abwicklung des Vergabeverfahrens erfolgt über die elektronische Vergabeplattform Vergabe 24 desStaatsanzeigers Baden-Württemberg. Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich elektronisch über den entsprechenden Zugang auf der vorgenannten Plattform zur Verfügung.
— zu Ziffer I.3) „Kommunikation; weitere Auskünfte erteilt“:
Anfragen von Bewerbern im Rahmen dieses Vergabeverfahrens sind bis zum angegebenen Termin ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform Vergabe24 des Staatsanzeigers Baden-Württemberg an die ausschreibende Stelle zu richten. Auskünfte im Zuge des Vergabeverfahrens werden ebenfalls ausschließlich schriftlich über die elektronische Vergabeplattform erteilt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

IIn diesem Zusammenhang wird auf die §§ 135 und 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt sind:
§ 160 Abs. 3, Antrag
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1.
§ 135 Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1) gegen § 134 verstoßen hat oder
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union;
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn:
1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2) der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3) der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.