RV Inverlagnahme u. Herstellung Schriften d. Bundesarchivs

Beschreibung der Beschaffung

Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Übertragung des Verlags- und des ausschließlichen Nutzungsrechts für alle im Vertragszeitraum beauftragten Publikationen der Schriften- und der Sonderreihe des BArch.
Zu den Aufgaben der Auftragnehmerin gehören die Beratung, die Gestaltung (Satz und Layout), die Vorlagenherstellung (print und online), die Druckformherstellung, das Lektorat und das Korrektorat sowie die komplette technische Herstellung der Printausgaben und die Bereitstellung digitaler Versionen, die Werbung, der Vertrieb und die Lieferung.
Die Rahmenvereinbarung wird über eine feste Laufzeit von 4 Jahren geschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Unternehmensdarstellung
Dem Angebot ist eine allgemeine Unternehmensdarstellung beizufügen, die u. a. nähere Informationen über das Leistungsspektrum, die technische Ausstattung (Hard- und Software) und die zur Verfügung stehenden Kapazitäten (Verwaltung, Lagerung, Wareneingang/-ausgang) des Bieters liefert. Aus der Unternehmensdarstellung muss deutlich ersichtlich sein, dass der Bieter über ein mit der Schriftenreihe korrespondierendes wissenschaftliche Verlagsprogramm (Erreichen einer wissenschaftlichen Zielgruppe, thematische Einbettung in historisch-wissenschaftliches Verlagsumfeld, Übereinstimmung mit wissenschaftlichem Anspruch der Schriftenreihe), das erforderliche Fachpersonal, die technische Ausstattung sowie über ausreichende personellen Kapazitäten zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung verfügt.
Die Unternehmensdarstellung soll einen Umfang von max. 2 Seite DIN A4 haben.
b) Ansprechpartner und Mindestqualifikation
Der Bieter hat die für die Auftragsabwicklung vorgesehenen Ansprechpartner anzugeben. Dazu sind die folgenden Ansprechpartner unter Angabe der Qualifikationen und Berufserfahrung (ohne personenbezogene Daten) im Dokument „Ergänzende Angaben zur Leistungserbringung“ einzutragen:
1) Hauptverantwortliche/r Ansprechpartner Beratung und Auftragsabwicklung + Vertreter
Mindestvorgabe Berufliche Qualifikation des Ansprechpartners:
— Wissenschaftlicher Abschluss (mind. Master oder vergleichbarer Abschluss),
— mind. fünfjährige Erfahrung mit verlegerischer Kundenbetreuung,
— mindestens dreijährige Erfahrung in der selbstverantwortlichen Begleitung wissenschaftlicher Publikationsreihen.
2) Ansprechpartner Herstellungsleitung grafische Gestaltung + Vertreter:
Mindestvorgabe Berufliche Qualifikation des Ansprechpartners:
— Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Grafikdesign und Typografie, Desktop-Publishing und Druckvorstufe, Papier, Drucktechnik und Buchbinden, Marketing, Kostenrechnung, Controlling und Management,
— mindestens fünfjährige Erfahrung auf dem Gebiet der verlegerischen Herstellungsbegleitung,
— mindestens dreijährige Erfahrung als Herstellungsleiter/in für wissenschaftliche Publikationsreihen.
3) Ansprechpartner Korrektorat/Lektorat + Vertreter:
Mindestvorgabe Berufliche Qualifikation des Ansprechpartners:
— Wissenschaftlicher Abschluss (mind. Master oder vergleichbarer Abschluss),
— mind. dreijährige Berufserfahrung in der selbstverantwortlichen Begleitung wissenschaftlicher Publikationsreihen.
Die Angaben sind in der Anlage „Ergänzende Angaben zur Leistungserbringung“ anzugeben (siehe Nr. B 8.).
c) Referenzen
Vom Bieter sind mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenzobjekte zu benennen. Als vergleichbar werden die Produktion und das Verlegen von Büchern angesehen.:
Referenzobjekt 1: Nachweis für die drucktechnische Kompetenz:
Vom Bieter ist jeweils mindestens eine mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenz als Nachweis für drucktechnische Leistungen zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
1) Buch Hardcover, Leinenbezug, mind. Format DIN A5,
Auflage ≥ 300 Expl., Umfang mind. 248 Seiten, Druck Schutzumschlag mind. 4/0-farbig mit Folienkaschierung außen, Druck Inhalt mind. 1/1-farbig, Fadenheftung
2) Buch Paperback, mit Folienkaschierung außen, mind. Format DIN A5,
Auflage ≥ 100 Expl., Umfang mind. 200 Seiten, Druck Einband 4/0-farbig, Druck Inhalt mind. 1/1-farbig, Klebebindung
Weitere Eignungskriterien und geforderte Mindestanforderungen entnehmen Sie bitte dem nachfolgendem Feld „Möglicherweise geforderte Mindeststandards: (falls zutreffen)“.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Referenzobjekt 2: Nachweis für die gestalterische Kompetenz:
Vom Bieter ist mindestens eine mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenz als Nachweis für gestalterische Leistungen einer wissenschaftlichen Publikation zu benennen.
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
— es handelt sich um die grafische Gestaltung und den Satz einer wissenschaftlichen Publikation in Buchform,
— die Gestaltung fand auf Basis eines vorhandenen Corporate Designs statt (erkennbar an Logo, Farben und Schriften),
— die Referenz muss über ein grafisch gestaltetes Cover verfügen,
— Umfang ≥ 200 Seiten.
Das Referenzobjekt für die gestalterische Kompetenz kann auch durch eine bereits als Referenzobjekt 1 für die drucktechnische Kompetenz vorgelegte Referenz nachgewiesen werden, sofern diese auch die grafische Gestaltung in dem genannten Umfang beinhaltet.
Referenzobjekt 3: Nachweis für die verlegerische Kompetenz:
Vom Bieter sind mindestens 2 Referenzen für die verlegerische Kompetenz für mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Leistungen zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
— die Referenz muss es sich um eine wissenschaftliche Schriftenreihe handeln,
— die Referenz muss als Teil einer Schriftenreihe aus mindestens 3 Buchtiteln aus dem Bereich der Neuesten oder Zeitgeschichte Deutschlands bestehen,
— die Referenz muss in einem Sortimentskatalog in gedruckter oder digitaler Form beworben worden sein,
— Die Referenz muss auf der verlagseigenen Internetseite mit einem Inhaltsverzeichnis der Publikation beworben worden sein.
Referenzobjekt 4: Nachweis für die Erstellung von E-Books
Vom Bieter ist eine Referenz für die Erstellung eines E-Book zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
— die E-Book Datei muss mindestens einen Seitenumfang von 200 Seiten haben,
— die E-Book Datei muss den hierzu aufgestellten Anforderungen der Leistungsbeschreibung 3.1 entsprechen.
Weitere Angaben zu allen Referenzen:
— der Leistungszeitraum der Referenzobjekte darf ab Angebotsabgabe nicht länger als 3 Jahre zurück liegen (Erstellungszeitraum bitte angeben),
— die durchgeführten Arbeiten sind kurz zu beschreiben,
— Beschreibung der Referenz (Name/Titel, Art der Publikation, Farbigkeit, Seitenumfang, Bild/Grafikmaterial),
— der zuständige Ansprechpartner beim Referenzgeber ist mit Anschrift und Telefonnummer anzugeben. Die Vergabestelle behält sich vor, die vom Bieter gemachten Referenzangaben beim Referenzgeber zu verifizieren.
Es ist zwingend das Dokument „Referenzvordruck“ zu verwenden.
Es sind für die Referenzobjekte jeweils 1-2 Referenzaufträge gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers oder Bieters nach sich zieht, wird empfohlen eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

a) Bietergemeinschaften
Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte Ziffer 3.1 der Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“
b) Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe/Unteraufträge)
Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte Ziffer 3.2 der Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“.
c) Auftragsbezogene Nachweise
Zum Nachweis, dass auftragsbezogene technische/qualitative Anforderungen erfüllt werden, sind ist dem Angebot folgendes beizufügen:
d) Technische Datenblätter für das angebotene Material
Dem Angebot sind die technischen Datenblätter für alle angebotenen Materialien.
e) Materialmuster der angebotenen Papiersorten
Mit Ablauf der Angebotsfrist müssen für alle angebotenen Materialien Papiermuster auf dem Postweg eingegangen sein.
f) Betriebsbesichtigung
Die Auftraggeberin behält sich vor, bei den für den Zuschlag in Betracht kommenden Bietern eine Betriebsbesichtigung durchzuführen, um sich davon zu überzeugen, dass Kapazitäten in ausreichendem Maße zur Erfüllung der Leistung zur Verfügung stehen. Es bedarf einer gesonderten Benachrichtigung und Terminvereinbarung durch das Beschaffungsamt. Zusätzliche Kosten hierfür können vom Bieter nicht geltend gemacht werden. Die Betriebsbesichtigung dient im Bedarfsfall ausschließlich zur Überprüfung und Verifizierung der eingereichten Nachweise.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Beschreibung der Beschaffung

Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Übertragung des Verlags- und des ausschließlichen Nutzungsrechts für alle im Vertragszeitraum beauftragten Publikationen der Schriften- und der Sonderreihe des BArch. Zu den Aufgaben der Auftragnehmerin gehören die Beratung, die Gestaltung (Satz und Layout), die Vorlagenherstellung (print und online), die Druckformherstellung, das Lektorat und das Korrektorat sowie die komplette technische Herstellung der Printausgaben und die Bereitstellung digitaler Versionen, die Werbung, der Vertrieb und die Lieferung. Die Rahmenvereinbarung wird über eine feste Laufzeit von 4 Jahren geschlossen.

Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung)

Die Leistung wurde vormals in einem Offenen Verfahren ausgeschrieben, welches zu keinem bedingungsgemäßen Angebot geführt hat und aufgehoben werden musste. In diesem Vergabeverfahren gab es 2 Bieter, die beide potenziell geeignet sind jedoch beide Angebote ausgeschlossen werden mussten. Es ist in einem erneuten Offenen Verfahren nicht mit einer höheren Beteiligung bzw. dem Eingang eines bedingungsgemäßen Angebots zu rechnen. Die ursprünglichen Bedingungen des Auftrages bleiben grundlegend unverändert. Wie obenstehend erläutert werden Nuancen an die Feststellung der Eignung bzw. an die Anforderungen des Materials angepasst. Hierdurch erweitert sich nicht der Bieterkreis noch wird der Charakter des Gesamtauftrages verändert. Die Tätigkeiten in der Herstellung und der Verlegung werden hierdurch nicht verändert. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 1 VgV soll die Leistung nun in einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben werden, bei dem potentiell geeignete Bieter direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.