Beschreibung der Beschaffung
Der DAAD schreibt hiermit die von einem Tagungsbüro zu erbringenden Leistungen der Organisation und Vor-Ort-Durchführung von Veranstaltungen des DAAD in Deutschland aus. Bei den Veranstaltungen handelt es sich insbesondere, aber nicht abschließend, um solche im Rahmen des Programms „Fachliche Alumni-Sonderprojekte für Deutschland-Alumni aus Entwicklungsländern“ (Veranstaltungen Kategorie 1 und 2).
Das Programm „Fachliche Alumni-Sonderprojekte für Deutschland-Alumni aus Entwicklungsländern“ ist konzipiert als eine Kombination aus einer Fortbildungsveranstaltung mit einem Messe- bzw. Kongress- oder Konferenzbesuch: Nach einem Seminar an einer deutschen Hochschule besuchen die Teilnehmenden eine Fachmesse oder einen Kongress, mit dem Ziel, Kontakte mit potentiellen Wirtschafts- und Kooperationspartnern zu knüpfen.
Die Themenschwerpunkte der Projekte sind an die Sustainable Development Goals (SDG) der UN angelehnt, insbesondere: Wasser / Abwasser / Abfall / Recycling, Ernährung / Ernährungssicherung, Erneuerbare Energien, Bildung / Digitalisierung / Lifelong Learning, Medizin / Gesundheitswesen und Biodiversität / Ökologie.
Zielgruppe der Alumni-Sonderprojekte (Veranstaltungen Kategorie 1 und Kategorie 2) sind sog. Deutschland-Alumni aus Entwicklungs- und Schwellenländern (Bildungsausländer, gemäß DAC-Liste), d.h. Akademiker, die als Studierende, Graduierte, Wissenschaftler oder Lehrbeauftragte an einer deutschen Hochschule einen Studienabschluss erworben oder mindestens drei Monate an einer deutschen Hochschule studiert, geforscht oder im akademischen Bereich gearbeitet haben und die inzwischen i.d.R. wieder im Ausland tätig sind, vielfach als Entscheidungsträger in Politik, Wirtschaft und Wissenschaft.
Die vom DAAD zur Durchführung ausgewählten Hochschulen (i.d.R. zwei mit je 25 Alumni) sind verantwortlich für die Organisation und Durchführung der einwöchigen Fortbildungsveranstaltungen an den Hochschulstandorten. Anschließend kommen beide Gruppen auf einer Messe oder einer/m Fach-Konferenz/-Kongress zusammen. Die Organisation und Durchführung des Messe-/Konferenz-/Kongressaufenthaltes liegt in der Verantwortung des Tagungsbüros in Abstimmung mit dem DAAD und weiteren Beteiligten (Hochschulbetreuer, Messevertreter, Dienstleister, Unternehmen, Organisationen, etc.).
Darüber hinaus sollen auch Veranstaltungen für Stipendiaten (Veranstaltungen Kategorie 3) durchgeführt werden, bei denen ca. 100-500 ausländische Stipendiatinnen und Stipendiaten eingeladen werden, die mit einem DAAD-Stipendium an einer deutschen Hochschule studieren oder forschen. Dazu kommen bis zu 50 weitere Gäste. Die Treffen dienen der Betreuung der Stipendiaten durch den DAAD; sie dauern 2-3 Tage und werden durch ein kulturelles Rahmenprogramm und eine Abendveranstaltung abgerundet.
Es sollen darüber hinaus auch andersartige Veranstaltungen sowie Sonderleistungen (Kategorie 4) des DAAD in Deutschland von dem bezuschlagten Tagungsbüro begleitet werden. Welche Veranstaltungen dies im Einzelnen sein werden und über wie viele Tage und mit welcher Teilnehmerzahl diese durchgeführt werden, dazu können zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Angaben gemacht werden.
Da die finanzielle Ausstattung des DAAD von seinen Mittelzuwendungen durch die Geldgeber abhängt, kann für die Laufzeit des Rahmenvertrages keine Mindestanzahl für alle Veranstaltungen der Kategorien 1 bis 4, die vom Tagungsbüro begleitet werden sollen, garantiert werden.
Erfahrungswerte als unverbindliche Kalkulationsgrundlage sehen wie folgt aus:
— Kategorie 1 und Kategorie 2: insgesamt 3 bis 4 Veranstaltungen pro Jahr,
— Kategorie 3: ca. 3 bis 4 Veranstaltungen pro Jahr,
— Kategorie 4: hier gibt es noch keine Erfahrungswerte.
Die einzelnen Aufgaben sowie Beispiele von Veranstaltungen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung, Anlage 2.
Die Leistung umfasst:
— Teilnehmermanagement,
— Veranstaltungsmanagement,
— Veranstaltungsmaterialien,
— Finanzabwicklung.