Tagungsagentur für Veranstaltungen in Deutschland (insbesondere im Rahmen des Programms „Fachliche Alumni-Sonderprojekte für Deutschland-Alumni aus Entwicklungsländern“)

Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.

Der DAAD schreibt hiermit die von einem Tagungsbüro zu erbringenden Leistungen der Organisation und Vor-Ort-Durchführung von Veranstaltungen des DAAD in Deutschland aus. Bei den Veranstaltungen handelt es sich insbesondere, aber nicht abschließend, um solche im Rahmen des Programms „Fachliche Alumni-Sonderprojekte für Deutschland-Alumni aus Entwicklungsländern“

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-03-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-02-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• MediaCompany – Agentur für Kommunikation GmbH

Wer?

• Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-02-21	Auftragsbekanntmachung
2019-05-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-02-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: 004/2019
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Postanschrift: Kennedyallee 50
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://daad.de 🌏
E-Mail: vergabe-einkauf@daad.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=241508 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=241508 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-21 📅
Einreichungsfrist: 2019-03-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 040-090640
ABl. S-Ausgabe: 40

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 295 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das Programm „Fachliche Alumni-Sonderprojekte für Deutschland-Alumni aus Entwicklungsländern“ ist konzipiert als eine Kombination aus einer Fortbildungsveranstaltung mit einem Messe- bzw. Kongress- oder Konferenzbesuch: Nach einem Seminar an einer deutschen Hochschule besuchen die Teilnehmenden eine Fachmesse oder einen Kongress, mit dem Ziel, Kontakte mit potentiellen Wirtschafts- und Kooperationspartnern zu knüpfen.

Die Themenschwerpunkte der Projekte sind an die Sustainable Development Goals (SDG) der UN angelehnt, insbesondere: Wasser/Abwasser/Abfall/Recycling, Ernährung/Ernährungssicherung, Erneuerbare Energien, Bildung/Digitalisierung/Lifelong Learning, Medizin/Gesundheitswesen und Biodiversität/Ökologie.

Zielgruppe der Alumni-Sonderprojekte (Veranstaltungen Kategorie 1 und Kategorie 2) sind sog. Deutschland-Alumni aus Entwicklungs- und Schwellenländern (Bildungsausländer, gemäß DAC-Liste), d. h. Akademiker, die als Studierende, Graduierte, Wissenschaftler oder Lehrbeauftragte an einer deutschen Hochschule einen Studienabschluss erworben oder mindestens 3 Monate an einer deutschen Hochschule studiert, geforscht oder im akademischen Bereich gearbeitet haben und die inzwischen i.d.R. wieder im Ausland tätig sind, vielfach als Entscheidungsträger in Politik, Wirtschaft und Wissenschaft.

Die vom DAAD zur Durchführung ausgewählten Hochschulen (i. d. R. 2 mit je 25 Alumni) sind verantwortlich für die Organisation und Durchführung der einwöchigen Fortbildungsveranstaltungen an den Hochschulstandorten. Anschließend kommen beide Gruppen auf einer Messe oder einer/m Fach-Konferenz/-Kongress zusammen. Die Organisation und Durchführung des Messe-/Konferenz-/Kongressaufenthaltes liegt in der Verantwortung des Tagungsbüros in Abstimmung mit dem DAAD und weiteren Beteiligten (Hochschulbetreuer, Messevertreter, Dienstleister, Unternehmen, Organisationen, etc.).

Darüber hinaus sollen auch Veranstaltungen für Stipendiaten (Veranstaltungen Kategorie 3) durchgeführt werden, bei denen ca. 100-500 ausländische Stipendiatinnen und Stipendiaten eingeladen werden, die mit einem DAAD-Stipendium an einer deutschen Hochschule studieren oder forschen. Dazu kommen bis zu 50 weitere Gäste. Die Treffen dienen der Betreuung der Stipendiaten durch den DAAD; sie dauern 2-3 Tage und werden durch ein kulturelles Rahmenprogramm und eine Abendveranstaltung abgerundet.

Es sollen darüber hinaus auch andersartige Veranstaltungen sowie Sonderleistungen (Kategorie 4) des DAAD in Deutschland von dem bezuschlagten Tagungsbüro begleitet werden. Welche Veranstaltungen dies im Einzelnen sein werden und über wie viele Tage und mit welcher Teilnehmerzahl diese durchgeführt werden, dazu können zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Angaben gemacht werden.

Da die finanzielle Ausstattung des DAAD von seinen Mittelzuwendungen durch die Geldgeber abhängt, kann für die Laufzeit des Rahmenvertrages keine Mindestanzahl für alle Veranstaltungen der Kategorien 1 bis 4, die vom Tagungsbüro begleitet werden sollen, garantiert werden.

Erfahrungswerte als unverbindliche Kalkulationsgrundlage sehen wie folgt aus:

— Kategorie 1 und Kategorie 2: insgesamt 3 bis 4 Veranstaltungen pro Jahr,

— Kategorie 3: ca. 3 bis 4 Veranstaltungen pro Jahr,

— Kategorie 4: hier gibt es noch keine Erfahrungswerte.

Die einzelnen Aufgaben sowie Beispiele von Veranstaltungen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung, Anlage 2.

Die Leistung umfasst:

— Teilnehmermanagement,

— Veranstaltungsmanagement,

— Veranstaltungsmaterialien,

— Finanzabwicklung.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 295 000 EUR 💰
Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 30.4.2023.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bundesweit

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)

Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind

Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung

Mindeststandards:

Der Bieter muss innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestjahresumsatz insgesamt und im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich erzielt haben.

Der durchschnittliche Jahresumsatz im o. g. Zeitraum gesamt beträgt mindestens: 300 000 EUR.

Der durchschnittliche Jahresumsatz im o.g. Zeitraum im Tätigkeitsbereich beträgt mindestens: 200 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Das Formular in Anlage 10 ist zu verwenden.

Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. Das Formular in Anlage 9 ist zu verwenden.

Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formular in Anlage 11 ist zu verwenden.

Mindeststandards:

Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.

Referenzen sind geeignet, wenn die zu Grunde liegenden Projekte hinsichtlich der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit im Wesentlichen ähnliche Anforderungen an die Bewerber gestellt haben wie die ausgeschriebene Leistung. Dies wird bei der vorliegenden Ausschreibung insbesondere bei der Organisation und vor-Ort-Durchführung von Veranstaltungen in Deutschland angenommen.

Die folgenden Erfahrungsbereiche sind mit geeigneten Referenzen zu belegen:

1) Teilnehmermanagement (Korrespondenz, Erfassung von Daten der Teilnehmenden, Erstellung von Teilnehmerlisten etc.);

2) Veranstaltungsmanagement (Recherche, Einholung von Angeboten, Buchung nach Abstimmung mit dem DAAD sowie Abrechnung zu Veranstaltungsräumlichkeiten, Hotels, Catering, Restaurants, Transport, Technik, Rahmenprogramm, Kommunikation mit Hochschulen, Messeverantwortlichen, Unternehmen, ggf. Registrierung der Teilnehmer, Servicepersonal am Messestand etc.);

3) Veranstaltungsmaterialien (Erstellung und ggf. Versand);

4) Finanzabwicklung unter Beachtung von BRKG, BHO, VV-BHO, UVgO, VgV und GWB.

Alle Bereiche 1. bis 4. müssen durch Referenzen mindestens einmal belegt werden (Mindestanforderung), wobei eine Referenz zur Abdeckung mehrerer Erfahrungsbereiche herangezogen werden darf.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, Anlage 8

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-06-29 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-03-29 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:05
Ort des Eröffnungstermins: Bonn

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: e. V.
Kontakt
Kontaktperson: Referat Allgemeine Verwaltung und Einkauf – Z14
Adresse des Käuferprofils: https://daad.de/ausschreibung 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=241508 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

Quelle: OJS 2019/S 040-090640 (2019-02-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-05-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 295 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-05-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-05-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 097-235608
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 040-090640
ABl. S-Ausgabe: 97

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Themenschwerpunkte der Projekte sind an die Sustainable Development Goals (SDG) der UN angelehnt, insbesondere: Wasser / Abwasser / Abfall / Recycling, Ernährung / Ernährungssicherung, Erneuerbare Energien, Bildung / Digitalisierung / Lifelong Learning, Medizin / Gesundheitswesen und Biodiversität / Ökologie.

Zielgruppe der Alumni-Sonderprojekte (Veranstaltungen Kategorie 1 und Kategorie 2) sind sog. Deutschland-Alumni aus Entwicklungs- und Schwellenländern (Bildungsausländer, gemäß DAC-Liste), d.h. Akademiker, die als Studierende, Graduierte, Wissenschaftler oder Lehrbeauftragte an einer deutschen Hochschule einen Studienabschluss erworben oder mindestens drei Monate an einer deutschen Hochschule studiert, geforscht oder im akademischen Bereich gearbeitet haben und die inzwischen i.d.R. wieder im Ausland tätig sind, vielfach als Entscheidungsträger in Politik, Wirtschaft und Wissenschaft.

Die vom DAAD zur Durchführung ausgewählten Hochschulen (i.d.R. zwei mit je 25 Alumni) sind verantwortlich für die Organisation und Durchführung der einwöchigen Fortbildungsveranstaltungen an den Hochschulstandorten. Anschließend kommen beide Gruppen auf einer Messe oder einer/m Fach-Konferenz/-Kongress zusammen. Die Organisation und Durchführung des Messe-/Konferenz-/Kongressaufenthaltes liegt in der Verantwortung des Tagungsbüros in Abstimmung mit dem DAAD und weiteren Beteiligten (Hochschulbetreuer, Messevertreter, Dienstleister, Unternehmen, Organisationen, etc.).

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des eingereichten Konzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des vorgesehenen Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-04-23 📅
Name: MediaCompany – Agentur für Kommunikation GmbH
Postanschrift: Auguststraße 29
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53229
Land: Deutschland 🇩🇪
Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 295 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 12

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat Allgemeine Verwaltung und Einkauf — Z14

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2019/S 097-235608 (2019-05-17)

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