Top-Management: Ministerien- und Behördenstrategie

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Vergabe sind Leistungen der Top-Managementberatung mit dem Ziel, die Bedarfsträger bei strategischen Grundsatzentscheidungen, deren Vorbereitung und Initialisierung zu unterstützen. Zur Erreichung mittel- und Langfristiger Behördenziele erfolgt eine Beratung bei zentralen Fragestellungen des Managements. Ein wirtschaftliches, effizientes und effektives Verwaltungshandeln soll gefördert werden.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Vergabe sind Leistungen der Top-Managementberatung mit dem Ziel, die Bedarfsträger bei strategischen Grundsatzentscheidungen, deren Vorbereitung und Initialisierung zu unterstützen. Zur Erreichung mittel- und Langfristiger Behördenziele erfolgt eine Beratung bei zentralen Fragestellungen des Managements. Ein wirtschaftliches, effizientes und effektives Verwaltungshandeln soll gefördert werden.
Bzgl. des Gesamtvolumens ist ein Schätzwert von 134.837 PT ermittelt worden. Eine Abnahmeverpflichtung besteht nicht.
Aus technischen Gründen werden die Lose in diesem Vergabeverfahren als 2 separate Verfahren ausgeschrieben. Vergaberechtlich handelt es sich um 2 Lose eines Verfahrens.
Das Volumen teilt sich in 2 Lose:
Los 1 – „Beratung zu strategisch-planerischen Fragestellungen“mit einem Volumenschätzwert von 53 935 PT (ZIB12.20- 9934/18 VV:1).
Los 1 adressiert schwerpunktmäßig strategisch-planerische Beratungsleistungen der Top-Managementberatung mit dem Ziel, die Bedarfsträger bei strategischen Grundsatzentscheidungen, deren Vorbereitung und Initialisierung zu unterstützen. Beratungsschwerpunkt ist hier die zentrale Fragestellung des Managements in Hinblick auf Entwicklung und Erreichung mittel- und langfristiger Behördenziele. Von Bedeutung ist hier insbesondere die Einbeziehung externer Einflussgrößen und eine prognostische Vorausschau.
Los 2 – „Beratung zu strategisch-operativen Fragestellungen“ mit einem Volumenschätzwert von 80 902 PT. -> dieses Verfahren (ZIB12.20- 9934/18 VV:2)
Los 2 adressiert schwerpunktmäßig strategisch-operative Beratungsleistungen der Top-Managementberatung mit dem Ziel, die Bedarfsträger bei strategischen Grundsatzentscheidungen, deren Vorbereitung und Initialisierung zu unterstützen. Beratungsschwerpunkt ist hier die zentrale Fragestellung des Managements in Hinblick auf die Umsetzung politischer Entscheidungen. Dabei ist von kurzfristigen Umsetzungshorizonten auszugehen. Pragmatische Ansätze der Beratung sind gefordert.
Es besteht die Möglichkeit, auf ein oder beide Lose zu bieten, jedoch kann der Bieter nur für ein Los den Zuschlag (Zuschlagslimitierung gem. § 30 Abs. 1 S.2 VgV) erhalten.
Sofern von einem Bieter/einer Bietergemeinschaft auf mehrere Lose geboten wird, ist in dem Dokument „03_Angebotsformular_Preisblatt“ an der vorgesehenen Stelle die Präferenz bzw. die favorisierte Rangfolge der Lose anzugeben (Rang 1, Rang 2).
Der Zuschlag wird bei jedem Los jeweils auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dieses wird im ersten Schritt für jedes Los nach den in den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien ermittelt. Sollte ein Unternehmen für mehr als ein Los das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben, wird nach der vom Bieter angegebenen Präferenz ermittelt, für welches Los der Zuschlag erteilt werden kann. Ein Bieter kann den Zuschlag nur für ein Los erhalten. Somit kann ein Bieter den Zuschlag für ein Los erhalten, für das er Rang 2 angegeben hat. Vor diesem Hintergrund kann folglich nicht garantiert werden, dass ein Bieter den Zuschlag für das von ihm mit Rang 1 priorisierte Los erhält.
Die Zuschlagslimitierung bezieht sich hierbei auch auf eine Bieterkonstellation „Generalunternehmer und Nachunternehmen“. D. h. z. B., dass ein Unternehmen, das als Generalunternehmer den Zuschlag auf Los 1 erhält, als Nachunternehmer eines Generalunternehmers, der den Zuschlag auf Los 2 erhalten würde, nicht mehr in Frage kommt. Das Angebot für Los 2 käme dann für einen Zuschlag nicht mehr in Betracht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

E05 – Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Im Rahmen der Eignung hat die Vergabestelle insbesondere auch zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen (§§ 123, 124 GWB). Hierzu dient das Formular „21_Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, können diese im Einzelfall aufgeklärt und die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines polizeilichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaften ist für jedes Mitglied eine Eigenerklärung vorzulegen. Im Fall einer Eignungsleihe muss die Eigenerklärung des eignungsleihenden Dritten bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot eingereicht werden. Für sonstige Dritte (Unterauftragnehmer ohne Eignungsleihe) muss die Eigenerklärung spätestens vor der Zuschlagserteilung vom Zuschlagskandidaten vorgelegt werden. Sollte die Eigenerklärung für sonstige Dritte nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot eingereicht werden, wird die Vergabestelle die Erklärung vor Zuschlagserteilung entsprechend gesondert anfordern.
Legen Sie das Formular „021 – Eigenerklaerung-Ausschlussgruende“ ausgefüllt Ihrem Angebot bei.
Erwartungshorizont (EH): Das Formular/ Die Formulare „021_Eigenerklaerung-Ausschlussgruende“ (je nach Bewerberkonstellation) liegt/liegen dem Teilnahmeantrag ausgefüllt bei.
Im Dateinamen ist kenntlich zu machen, auf welches Mitglied der Bewerberkonstellation sich das Dokument bezieht. (Ausschlusskriterium)
E06 - Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung
Bestätigen Sie, dass die für den Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter (inkl. Geschäftsleitung/Managing Partner, Teamleitung und PMO) – sofern der Bedarfsträger dies fordert und eine entsprechende Sicherheitsüberprüfung noch nicht vorliegt – bereit sind, sich einer Sicherheitsüberprüfung unterziehen bzw. eine Verpflichtung nach § 1 des Verpflichtungsgesetzes eingehen werden.
EH: Vom Bieter muss bestätigt werden, dass die für den Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter dazu bereit sind, sich einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen bzw. eine Verpflichtung nach § 1 des Verpflichtungsgesetzes einzugehen.
(Ausschlusskriterium)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

E01 – Unternehmensdarstellung
Zum Nachweis der Eignung, insbesondere der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens, füllen Sie bitte das Formular „10_Unternehmensdarstellung“ aus.
Erwartungshorizont (EH): Das Formular/ Die Formulare „10_ Unternehmensdarstellung“ liegt/liegen (je nach Bewerberkonstellation) dem Teilnahmeantrag ausgefüllt bei.
E02 – Jahresumsatz
Geben Sie jeweils für die Jahre 2016, 2017 und 2018 den Umsatz im einschlägigen Geschäftsbereich entsprechend der hier vorliegenden Ausschreibung und den Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens in Euro an. Benutzen Sie dafür die Vorlage „Formular 13 – Unternehmenszahlen“. Bietergemeinschaften sowie Bieter, die Nachunternehmer im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, geben ihre Umsätze addiert an und weisen sie zusätzlich je Unternehmen aus. Die Nachweise sind für jedes einzelne Los einzureichen
EH: Der Umsatz im einschlägigen Geschäftsbereich in den Geschäftsjahren 2016, 2017 und 2018 liegt für Los 2 bei mindestens 48 Mio. EUR p.a.
(Ausschlusskriterium)
E03 – Unternehmensdaten
Bitte tragen Sie in das Formular „22_Unternehmensdaten“ die für Sie zutreffenden Angaben ein und fügen Sie es Ihrem Teilnahmeantrag bei. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt die Vergabestelle für die vor dem Zuschlag bzw. bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe einzuholende Auskunft aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Arbeitsnehmerentsendegesetz.
Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
EH: Das Formular/ Die Formulare „22_Unternehmensdaten“ liegt/liegen(je nach Bewerberkonstellation) dem Teilnahmeantrag ausgefüllt bei.
E04 - Unternehmenshaftpflicht
Legen Sie Ihrem Angebot einen Nachweis über eine Haftpflichtversicherung Ihres Unternehmens bei. Es ist eine Haftpflichtversicherung in Höhe von mind. 5 000 000 EUR nachzuweisen. Die Versicherung hat mindestens Sach- und Vermögensschäden pro Schadensfall zu umfassen. Benennen Sie das Dokument entsprechend dem Dokumentenverzeichnis „39_Nachweis Haftpflichtversicherung“.
EH: Das Dokument „39_ Nachweis Haftpflichtversicherung“ liegt dem Teilnahmeantrag ausgefüllt bei.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

E07 – Qualitätsmanagement
Beschreiben Sie Ihr firmeninternes Qualitätsmanagementsystem. Gehen Sie ggf. auf die von Ihnen adaptierten Grundlagen des Qualitätsmanagementsystems (z. B. EN ISO 9000 ff.) ein und erläutern Sie dessen Art und Umfang sowie die hiervon erfassten Unternehmensbereiche. Fügen Sie ggf. die entsprechenden Zertifizierungsurkunden in Kopie bei. Gehen Sie bei der Darstellung insbesondere auf folgende Punkte ein: die Grundlage für die Bewertung sind: Qualitätspolitik, Ziele / Qualitätsdefinition, Verantwortung / Beauftragte(r) / spezifische Qualifikation, Organisation / Modell, Werkzeuge, Zertifizierung, Dokumentation.
Erwartungshorizont (EH): Das Qualitätsmanagement des Bieters wird erläutert. Hierbei wird insbesondere eingegangen auf die Qualitätspolitik, Ziele / Qualitätsdefinition, Verantwortung / Beauftragte(r) / spezifische Qualifikation, Organisation / Modell, Werkzeuge, Zertifizierung, Dokumentation.
Das Kriterium wird wie folgt bewertet:
0 Punkte: es ist kein Qualitätsmanagement vorhanden
1Punkt: Ein Qualitätsmanagement ist vorhanden
2 Punkte: Es ist ein zertifiziertes Qualitätsmanagement vorhanden
(Bewertungskriterium)
E08 – Managing Partner
Sind Sie in der Lage und bereit, für die Vertragslaufzeit ein Mitglied der Geschäftsleitung / Managing Partner zu bestimmen und dem Auftraggeber als Eskalationsinstanz handlungs- und weisungsbefugt zur Verfügung zu stellen? Benutzen Sie dafür die Vorlage „Anlage 13 – Vordruck_Lebenslauf_Managing_Partner_3PM“.
EH: Ein Mitglied der Geschäftsleitung / Managing Partner muss benannt werden. Die Vorlage „Anlage 14 – Vordruck_Lebenslauf_Managing_Partner_3PM“ liegt vollständig ausgefüllt vor. (Ausschlusskriterium)
E09 – Mitarbeiteranzahl
Bitte geben Sie die durchschnittliche jährliche Mitarbeiteranzahl des Unternehmens der letzten 3 Geschäftsjahre (2016, 2017 und 2018) zu dem gemäß Leistungsgegenstand einschlägigen Geschäftsbereich an (Vgl. §46 Abs. 3 S. 8). Benutzen Sie dafür das Formular „13 – Unternehmenszahlen“. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter des Nachunternehmens wird, sofern eine Eignungsleihe erfolgt, in die Bewertung einbezogen. Die Bewertung erfolgt auf dem Durchschnittswert der letzten 3 Geschäftsjahre.
EH: Das Formular „13_ Unternehmenszahlen“ liegt dem Teilnahmeantrag ausgefüllt bei. In jedem der Jahre 2016, 2017 und 2018 wurden von der Bewerberkonstellation durchschnittlich mindestens 200 angestellte Mitarbeiter im einschlägigen Geschäftsbereich beschäftigt. (Ausschlusskriterium)
E10 - Unternehmensreferenzen
Bitte benennen Sie mindestens 4 einschlägige Unternehmensreferenzen, die mit dem in der Leistungsbeschreibung genannten Auftragsgegenstand gleichwertig sind und die nebenstehenden Anforderungen erfüllen. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. Reichen Sie die Referenzen auf Basis der Vorlage Dokument „09_Referenzen“ ein. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1 x je Referenz).
EH: Es gelten folgende Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz:
— die Referenzprojekte müssen aus den letzten 5 Kalenderjahren im Bereich der Strategieberatung (ohne IT-Strategieberatung) stammen,
— die Referenzprojekte müssen jeweils einen Umfang von mindestens 50 Personentagen aufweisen (Aufwand in Personentagen auf Seiten des Bieters und der beratenden Organisation),
— im Referenzprojekt wurden (Teil-) Ziele erfolgreich erreicht.
Die Vergabestelle behält sich vor, die eingereichten Referenzen zu überprüfen. Die Nicht-Bestätigung der Angaben durch den Referenzansprechpartner führt dazu, dass die jeweilige Referenz nicht gewertet werden kann, d. h. die Referenz wird ausgeschlossen. Gleiches gilt, wenn die Anlage „09_Referenzen“ nicht vollständig ausgefüllt ist.
Weitere Angaben zu dem Erwartungshorizont E10 entnehmen Sie bitte VI.3)
E11 – Diversität der zugelassenen Referenzen aus E10
Den Erwartungshorizont zu E11 entnehmen Sie bitte VI.3)

E10- Erwartungshorizont (EH): Jede Referenz wird einzeln bewertet. Je nach Erfüllung werden die folgenden Punkte aufaddiert:
1Punkt: Die Referenz erfüllt die Bedingungen aus dem losspezifischen Bereich (strategisch-planerisch, vgl. Leistungsbeschreibung Los 1 „2. Thematischer Rahmen“)
1 Punkt: Die Laufzeit des Referenzprojektes ist ein Monat oder mehr.
1 Punkt: Das Referenzprojekt stammt aus der öffentlichen Verwaltung.
1 Punkt: Das Referenzprojekt ist erfolgreich abgeschlossen.
E11 EH: Es gilt folgende Mindestanforderung:
Es handelt sich bei mindestens 2 der 4 Referenzprojekte um einen Auftrag aus der öffentlichen Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB).
Die Referenzen werden wie folgt bewertet:
0 Punkte: Die Referenzen spiegeln lediglich ein unterschiedliches Beratungsfeld wider.
1 Punkt: Die Referenzen spiegeln 2 unterschiedliche Beratungsfelder wider.
2 Punkte: Die Referenzen spiegeln 3 unterschiedliche Beratungsfelder wider.
3 Punkte: Die Referenzen spiegeln 4 unterschiedliche Beratungsfelder wider.
4 Punkte: Die Referenzen spiegeln 4 unterschiedliche Beratungsfelder wider.
Zusätzlich handelt es sich bei min. 2 der ö.V.- Referenzen um Auftraggeber aus unterschiedlichen Ebenen der föderalen Verwaltung (Bund/Länder/Kommune).
Wenn Sie Kapazitäten von Dritten (anderen Unternehmen oder freien Mitarbeitern) in Anspruch nehmen wollen, füllen Sie bitte diesbezüglich das Formular „11_Unterauftragnehmer“ aus und fügen Sie es Ihrem Teilnahmeantrag/Angebot bei. Konzernangehörige Unternehmen gelten ebenfalls als Drittunternehmen.
Der Bewerber/Bieter kann auch im Hinblick auf die für den zu vergebenden Auftrag erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen (sog. Eignungsleihe). In dem Fall ist zusätzlich das Formular „24_Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ auszufüllen. Weitere Einzelheiten zur Eignungsleihe entnehmen Sie bitte Ziffer 3.2 des Dokumentes „20_Allgemeine Bewerbungsbedingungen elektronisch“.
Ist ein Drittunternehmen als Unterauftragnehmer ohne Eignungsleihe vorgesehen, ist das durch das Drittunternehmen unterzeichnete Formular „21_ Eigenerklärung Ausschlussgründe“ einzureichen. Die Vergabestelle überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe muss sie die Ersetzung des Unterauftragnehmers verlangen. Bei Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe kann sie die Ersetzung verlangen.
Nach Zuschlagserteilung kann ein Austausch von Unterauftragnehmern nur noch mit Zustimmung der Vergabestelle/Auftraggeberin erfolgen. Die auf einen Unterauftragnehmer übertragene Leistung darf von diesem nicht weitergegeben werden.
Die Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Unternehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen. Weitere Einzelheiten zu Bewerber-/Bietergemeinschaften entnehmen Sie bitte Ziffer 3.1 des Dokumentes „20_Allgemeine Bewerbungsbedingungen elektronisch“.
Wenn Sie als Bewerber-/Bietergemeinschaft am Verfahren teilnehmen wollen, füllen Sie bitte diesbezüglich das Formular „23_Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft“ aus und fügen Sie es Ihrem Teilnahmeantrag/Angebot bei.
Abrufberechtigt sind neben der unmittelbaren Bundesverwaltung der Bundesrepublik Deutschland: Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund), Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), Bundesanstalt für Post und Telekommunikation Deutsche Bundespost (Banst.PT), Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR), Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin),
Verbraucherzentrale Bundesverband e. V. (vzbv),
Heinrich-Böll-Stiftung e. V. (hbs).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.