Treasury Management System (03/FI-IT/2019)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die unbefristete Überlassung (Kauf) eines Treasury Management System (TMS) zur Lösung operativer und strategischer Fragestellungen innerhalb des Unternehmensbereiches Finanzen und Controlling.
Für die Softwarelösung stellt der Auftragnehmer 30 Nutzerlizenzen zur Verfügung. Des Weiteren berät der Auftragnehmer die Auftraggeberin bei der Einführung, Nutzung und individuellen Anpassung der Software und unterstützt in diesem Zusammenhang bei analytischen und strategischen Fragestellungen sowie bei der Initiierung und Implementierung der erforderlichen Prozesse und Aufgaben bei der Auftraggeberin.
Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer folgende EVB-IT Verträge: EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (Langfassung mit Pflege) und EVB-IT Dienstvertrag.

Beschreibung der Beschaffung

Mit dem neu einzuführenden TMS will die Auftraggeberin folgende Ziele erreichen:
— Reduzierung von Medienbrüchen, individuellen Excel-Lösungen und Fehleranfälligkeit,
— Vermeidung von Mehrfacherfassungen,
— Unternehmensweite Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs (EBICS) in einem TMS,
— Nutzung einer integrierten multibankfähigen Zahlungsverkehrslösung,
— Transparenz über alle Finanztransaktionen,
— kurzfristige Cash-Planung und -steuerung im TMS,
— Vermeidung von wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten bei Cash-Pool-Abbildungen und Kontenclearing,
— langfristige Liquiditätsplanung im TMS,
— Optimierung der verfügbaren Mittel,
— Automatisierte Kategorisierung des Kontoauszuges für die Liquiditätsplanung,
— Verknüpfung des Liquiditätsplanes mit dem kategorisierten Kontoauszug,
— Verwaltung des Anlagevermögens,
— Verwaltung der Konto- und Handelsvollmachten,
— Etablierung eines systemgestützten, umfangreichen Berichtswesen hinsichtlich der Liquiditäts-, Vermögens- und Risikoentwicklung,
— Verbesserung der Datenqualität,
— Erfüllen der regulatorischen Anforderungen im Treasury Umfeld sowie
— Revisionssichere Dokumentation und Datenhaltung.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeberin steht die Option zu, bis spätestens 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer den Vertrag zweimalig um jeweils weitere 12 Monate zu verlängern.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“).
— Bietergemeinschaften haben die „Eigenerklärung Umsatz“, die „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen“ und die „Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“ dem Angebot für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die „Eigenerklärung Umsatz“ und/ oder „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen“ nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/ Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist („Eigenerklärung Umsatz“).
— Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/ Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2016, 2017, 2018 (addierter Gesamtumsatz 2016, 2017, 2018 geteilt durch drei) muss mindestens 1,0 Mio. EUR betragen (Mindestanforderung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten 3 Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/ Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Bietergemeinschaft“ ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet beizufügen.
>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise vorzulegen:
> Datenschutz Auftragsverarbeitung:
— „Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung“ (60A),
— ein Datensicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung“ (61A)),
— Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A),
— Formblatt „Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse“ (63A),
— Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A),
— Formblatt „Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner“ (65A) und
— ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.
> Datenschutz Fernwartung:
— „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60B),
— ein Sicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept“ (61B)),
— Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (62B),
— Formblatt „Datenschutzbeauftragten/ Ansprechpartner“ (63B) und
— ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird
> Eigenerklärung Angaben Gewerbezentralregisterabruf (40):
— Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 EUR (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabe-stelle für den Bieter.
Der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter in der „Eigenerklärung Gewerbezentralregisterabruf (40)“ anzugeben.
> Weiterhin ist mit dem Angebot ein vom Bieter ausgefüllter Fragenkatalog zu den Mindestanforderungen und Bewertungskriterien einzureichen (Fragenkatalog (81) sowie gemäß Ziffer 3.1 der BWB).
> Es ist mit dem Angebot eine Erklärung des Bieters über die Qualifikation des vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten einzureichen (EE zu vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten (41)).
>> Der Bieter hat gemäß Ziffer 4.1 der Bewerbungsbedingungen auf Basis des eingereichten Angebots das TMS am Standort der Auftraggeberin zu präsentieren. Mit der Einladung zum Präsentationstermin werden Aufgaben von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt, anhand derer eine kundenspezifische Präsentation vorzubereiten ist. Die Auftraggeberin ist zu diesem Zwecke als Musterkunde im angebotenen TMS anzulegen. Die Präsentation dient der Verifizierung der Erfüllung der Anforderungen an das TMS. Darüber hinaus sollen die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit vom Bieter dargestellt werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.