Übernahme des Forderungsmanagement für die Tierklinik der FU Berlin

Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C – Zentraler Einkauf

Übernahme des Forderungsmanagement für die Tierklinik der FU Berlin.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-10-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-09-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BFS Health Finance GmbH

Wer?

• Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C – Zentraler Einkauf

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-09-04	Auftragsbekanntmachung
2020-11-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-09-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bearbeitung und Clearing von Finanzgeschäften
Referenznummer: IIC-2019-0045
Kurze Beschreibung: Übernahme des Forderungsmanagement für die Tierklinik der FU Berlin.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bearbeitung und Clearing von Finanzgeschäften 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen von Inkassoagenturen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C – Zentraler Einkauf
Postanschrift: Thielallee 38
Postleitzahl: 14195
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.fu-berlin.de 🌏
E-Mail: vergabe@fu-berlin.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-16c8b76006e-6e77ac4e4cfe285 🌏
URL der Teilnahme: http://vergabeplattform.bwb.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-09-04 📅
Einreichungsfrist: 2019-10-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-09-06 📅
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 172-420017
ABl. S-Ausgabe: 172

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel ist es, jede Rechnung an das Factoring-Unternehmen abzugeben. Der Zahlungsrücklauf kann bis zu 42 Tage betragen. Der Austausch der Rechnungen bzw. Buchungen muss elektronisch erfolgen und in kompatibler Weise auf die Datenverarbeitungssysteme der FU Berlin abgestimmt sein. Dies beinhaltet als Klinikverwaltungsprogramm das Programm „Vetera" der Firma gp-Software in den Kliniken und SAP-FI im Bereich der Hauptkasse der Freien Universität.

Da die Fakultät weiterhin Interesse daran hat, so viel als möglich mit Bar- bzw. EC-Zahlung zu arbeiten und gleichzeitig säumige Zahler bzw. Kunden, welche keine ausreichende Finanzkraft zu haben scheinen, frühzeitig zu identifizieren und mit Vorkasse zu belegen, wird eine Bonitätsabfrage für jeden Vorgang benötigt. Dies muss durch ein Plug-In des Factoring-Clients innerhalb des Klinikverwaltungsprogrammes möglich sein.

Um finanzschwachen aber zahlungswilligen Kunden entgegen zu kommen, muss das Factoring-Unternehmen die Möglichkeit der kostenlosen Ratenzahlung anbieten (für 4-6 Raten kostenlos, für längere Laufzeiten dann gebührenpflichtig).

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Rahmenvertrag wird auf unbestimmte Laufzeit geschlossen. Der Vertrag kann von den Vertragsparteien erstmalig nach 24 Monaten mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten gekündigt werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Fachbereich Veterinärmedizin

Klinikmanagement Kleintier- und Pferdeklinik

Oertzenweg 19b

14163 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eigenerklärung zur Eignung,

— Eigenerklärung zur Tariftreue, Mindestlohn und Sozialversicherungsbeiträgen,

— Eigenerklärung zur Abfrage Korruptionsregister und Gewerbezentralregister,

— Eigenerklärung zur Frauenförderung,

— Eigenerklärung Bietergemeinschaft,

— Eigenerklärung Nachunternehmen,

— ausführliche Referenzliste,

— Bieterselbstauskunft,

— Schutzerklärung,

— Eigenerklärung zum Datenschutz,

— Eigenerklärung Versicherung und Ausbildung.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Eigenerklärung zur Eignung,

— Eigenerklärung zur Tariftreue, Mindestlohn und Sozialversicherungsbeiträgen,

— Eigenerklärung zur Abfrage Korruptionsregister und Gewerbezentralregister,

— Eigenerklärung zur Frauenförderung,

— Eigenerklärung Bietergemeinschaft,

— Eigenerklärung Nachunternehmen,

— Bieterselbstauskunft,

— Schutzerklärung,

— Eigenerklärung zum Datenschutz,

— ausführliche Referenzbeschreibungen über:

–– mindestens 2 Referenzen als Factoringpartner im vergleichbaren Umfang im Gesundheitswesen in den letzten 3 Jahren,

–– Erfahrungen mit dem Klinikverwaltungsprogramm Vetera (Kein Ausschlusskriterium, die Erfahrung mit dem Klinikprogramm sowie bereits Erfahrung mit dem Aufbau von Schnittstellen zum Vetera werden positiv bewertet),

–– mindestens fünfjähriger Tätigkeitsschwerpunkt im Bereich des Factorings,

— Eigenerklärung, dass durch ihr Unternehmen ein echtes Factoring (Non-Recourse Factoring) angeboten werden kann,

— Eigenerklärung das der Bewerber für ggf. anstehende Präsentationstermine in Berlin zur Verfügung steht. Die Einladung, sowie Aufforderung zur Abgabe des ersten Indikativen Angebots erfolgt erst nach der Bewertung der Teilnahmeanträge!,

— Nachweis über die Zulassung des Unternehmens zur Erbringung von Inkassodienstleistungen durch eine Registrierungsbehörde nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG), ggf. vom Nachunternehmer beizufügen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt in einem mehrstufigen Verfahren:

1) Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge form- und fristgerecht eingereicht wurden;

2) Anschließend wird beurteilt, ob die Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Unterlagen grundsätzlich geeignet sind, die beschriebene Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen, d. h. die geforderten Mindestanforderungen erfüllen;

3) Sollten mehr als 3 geeignete Bewerber einen Teilnahmeantrag fristgemäß und vollständig einreichen und die Mindestanforderungen erfüllen, behält sich die Freie Universität Berlin das Recht vor, den Bieterkreis zu beschränken. In diesem Fall wird anhand der vorgelegten Teilnahmeanträge sowie der beigefügten Erklärungen und Unterlagen geprüft, welche Bewerber besonders geeignet erscheinen und daher im weiteren Verfahren beteiligt werden sollen;

4) Nur der zuvor ausgewählte Bieterkreis wird zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Es wird ein RV auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der RV kann von den Vertragspartnern nach Ablauf der ersten 24 Monate jährlich gekündigt werden.Die Übernahme des Forderungsmanagements bedarf technischer Schnittstellen zum SAP & dem Klinikprogramm Vetera. Diese müssen nach vom AN entwickelt werden. Aus wirtschaftlicher Sicht ist eine Laufzeitbeschränkung auf 4 Jahre nicht zu rechtfertigen.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Es wird ein RV auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der RV kann von den Vertragspartnern nach Ablauf der ersten 24 Monate jährlich gekündigt werden.

Die Übernahme des Forderungsmanagements bedarf technischer Schnittstellen zum SAP & dem Klinikprogramm Vetera. Diese müssen nach vom AN entwickelt werden. Aus wirtschaftlicher Sicht ist eine Laufzeitbeschränkung auf 4 Jahre nicht zu rechtfertigen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-12-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat II C – Zentraler Einkauf
Adresse des Käuferprofils: https://vergabekooperation.berlin 🌏
Dokumente URL: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-16c8b76006e-6e77ac4e4cfe285 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 309013-8316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Fax: +49 309013-7613 📠
Internetadresse: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Freie Universität Berlin
Postanschrift: Thielallee 38
Postleitzahl: 14195
Telefon: +49 3083853314 📞
E-Mail: vergabe@fu-berlin.de 📧
Fax: +49 30838453314 📠
Quelle: OJS 2019/S 172-420017 (2019-09-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 232-572219
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 172-420017
ABl. S-Ausgabe: 232

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Veterinärmedizinische Fakultät der Freien Universität Berlin beabsichtigt die Rechnungen für Leistungen der Klinik für kleine Haustiere und der Pferdeklinik an ein Factoring-Unternehmen abzugeben. Das durchschnittliche Jahresvolumen, welches es zu bearbeiten gilt, beträgt für beide Kliniken insgesamt ca. 2 Mio. EUR, Tendenz steigend. Die Anzahl der Rechnungsvorgänge liegt bei 7,000. Zukünftig ist geplant die Rechnungen weiterer Kliniken und Institute der Universität, welche eine Dienstleistung erbringen, an das Factoring-Unternehmen zu übergeben. Ziel ist es, jede Rechnung an das Factoring-Unternehmen abzugeben. Der Zahlungsrücklauf kann bis zu 42 Tage betragen. Der Austausch der Rechnungen bzw. Buchungen muss elektronisch erfolgen und in kompatibler Weise auf die Datenverarbeitungssysteme der FU Berlin abgestimmt sein. Dies beinhaltet als Klinikverwaltungsprogramm das Programm „Vetera“ der Firma gp-Software in den Kliniken und SAP-FI im Bereich der Hauptkasse der Freien Universität. Da die Fakultät weiterhin Interesse daran hat, so viel als möglich mit Bar- bzw. EC-Zahlung zu arbeiten und gleichzeitig säumige Zahler bzw. Kunden, welche keine ausreichende Finanzkraft zu haben scheinen, frühzeitig zu identifizieren und mit Vorkasse zu belegen, wird eine Bonitätsabfrage für jeden Vorgang benötigt. Dies muss durch ein Plug-In des Factoring-Clients innerhalb des Klinikverwaltungsprogrammes möglich sein. Um finanzschwachen aber zahlungswilligen Kunden entgegen zu kommen, muss das Factoring-Unternehmen die Möglichkeit der kostenlosen Ratenzahlung anbieten (für 4-6 Raten kostenlos, für längere Laufzeiten dann gebührenpflichtig).

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistunginhalte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Preis (Gewichtung): 50,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-29 📅
Name: BFS health finance GmbH
Postanschrift: Hülshof 24
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44369
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 231945362-843 📞
E-Mail: julia.langer@meinebfs.de 📧
Land: Dortmund, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2020/S 232-572219 (2020-11-24)

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