Beschreibung der Beschaffung
Der weltweite Kongress International Conference on Science and Technology of Synthetic Metals (nachfolgend ICSM 2022 genannt) ist eine internationale, deutsch- und englischsprachige Fachtagung, welche im Juli 2022 (voraussichtlich vom 3.7.2022-9.7.2022) in Dresden stattfindet. Erwartet werden ca. 800-1 200 Teilnehmer. Ausgerichtet wird der Kongress vom Institut für Angewandte Physik. Bevorzugt soll die Veranstaltung im maritim Hotel & Internationales Congress Center Dresden stattfinden, die Verträge sind noch zu schließen.
Für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung wird eine Agentur gesucht.
— Beratung der Tagungsleitung bei allen die Organisation betreffenden Fragen, Problemen und Entscheidungen,
— Erstellung eines Termin- und Arbeitsplanes mit allen Aktivitäten und Verantwortlichkeiten,
— Erstellung eines Finanzplanes (Kongressbudgets) mit fortlaufender Aktualisierung,
— Vertragsschließung mit den Dienstleistern, Absprachen, Kontrolle der Leistungserbringung, Abrechnung mit den Dienstleistern (z. B. Konferenztechnik, Messebau, Grafiker, Druckerei, Übersetzungsdienstleistern ...),
— Gästemanagement (Anfragen; Einladungen; Anmeldung und Teilnehmerregistrierung online; Rechnungslegung und Inkasso der Tagungsgebühren per PayPal, Rechnung, Kreditkarte; Erstellung der Tagungsunterlagen; Erstellung Namensschilder; Tagungstaschen; Teilnahmebestätigungen; Stick mit Programm und Abstracts; Aufbereitung von Daten zur Rechnungserstellung; Hotelzimmerreservierungen auf Risiko und Rechnung des Auftragnehmers),
— Pflege des Abstractmanagementsystems, des Teilnehmerregistrierungssystems,
— Werbung im Sinne von Ankündigungen in kostenfreien Veranstaltungskalendern, Schaltung von Anzeigen in Fachliteratur,
— Abstractmanagement inklusive Erstellung der Druckvorlage für das Tagungsprogramm und den Abstractband,
— Kommunikation mit den Referenten, Teilnehmern, Autoren und Gutachtern der Abstracts,
— Organisation der Firmenmesse/Fachmesse mit Akquisition von Ausstellern und Sponsoren, Erstellen eines Ausstellerhandbuches, Verkauf der Ausstellungsfläche und Sponsorenpaketen, Abschluss von Verträgen und Inkasso, Betreuung vor Ort,
— Organisation der Abendveranstaltungen: Welcome Reception und Conference Dinner,
— Betreuung der Referenten,
— Einrichten eines Tagungsbüros als Servicepunkt für alle Teilnehmer, Referenten, Aussteller, Sponsoren, Gäste, Dienstleister der Veranstaltung etc,
— Ausstattung des Tagungsbüros mit Laptops, Drucker, Kreditkartenterminals, Handkasse für Vor-Ort-Anmeldungen und Bezahlung von Tagungsgebühren, (evtl. weiteres Equipment),
— Tagungsbüro während der Veranstaltung mit angemessener Zahl an Mitarbeitern vor Ort,
— Namentlich benannte/r Mitarbeiter/-in für die persönliche Gäste- und Referentenbetreuung (sichere Deutsch- und Englischkenntnisse),
— Veranstaltungshaftpflichtversicherung,
— Steuerliche Abwicklung der Tagung (für den nichtwissenschaftlichen Teil).
Die Teilnahmegebühren betragen 800,00 EUR für Vollzahler, 400,00 EUR für Studierende. Es wird mit einem Anteil von ca. 30 % Studierender gerechnet.
Drittmittelzuschüsse sind geplant, stehen aber noch nicht fest.
Es handelt sich um eine besondere Dienstleistung nach Abschnitt 3 VgV.