Veranstaltungsmanagement Konferenz ICSM 2022

Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung

Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb wird das Veranstaltungsmanagement für den Kongress ICSM 2022 (International Conference on Science and Technology of Synthetic Metals) ausgeschrieben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• event lab. GmbH

Wer?

• Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung

Wie?

• Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen › Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

Wo?

• Dresden › Dresden, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-06-14	Auftragsbekanntmachung
2019-12-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Referenznummer: 105007/19
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung
Postanschrift: Strehlener Straße 22/24
Postleitzahl: 01069
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.tu-dresden.de 🌏
E-Mail: beschaffung@tu-dresden.de 📧
Telefon: +49 351463-33687 📞
Fax: +49 351463-37102 📠
URL der Dokumente: http://www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-14 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-17 📅
Datum des Beginns: 2019-10-07 📅
Datum des Endes: 2022-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 114-280262
ABl. S-Ausgabe: 114

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 816 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Der weltweite Kongress International Conference on Science and Technology of Synthetic Metals (nachfolgend ICSM 2022 genannt) ist eine internationale, deutsch- und englischsprachige Fachtagung, welche im Juli 2022 (voraussichtlich vom 3.7.2022-9.7.2022) in Dresden stattfindet. Erwartet werden ca. 800-1 200 Teilnehmer. Ausgerichtet wird der Kongress vom Institut für Angewandte Physik. Bevorzugt soll die Veranstaltung im maritim Hotel & Internationales Congress Center Dresden stattfinden, die Verträge sind noch zu schließen.

Für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung wird eine Agentur gesucht.

— Beratung der Tagungsleitung bei allen die Organisation betreffenden Fragen, Problemen und Entscheidungen,

— Erstellung eines Termin- und Arbeitsplanes mit allen Aktivitäten und Verantwortlichkeiten,

— Erstellung eines Finanzplanes (Kongressbudgets) mit fortlaufender Aktualisierung,

— Vertragsschließung mit den Dienstleistern, Absprachen, Kontrolle der Leistungserbringung, Abrechnung mit den Dienstleistern (z. B. Konferenztechnik, Messebau, Grafiker, Druckerei, Übersetzungsdienstleistern ...),

— Gästemanagement (Anfragen; Einladungen; Anmeldung und Teilnehmerregistrierung online; Rechnungslegung und Inkasso der Tagungsgebühren per PayPal, Rechnung, Kreditkarte; Erstellung der Tagungsunterlagen; Erstellung Namensschilder; Tagungstaschen; Teilnahmebestätigungen; Stick mit Programm und Abstracts; Aufbereitung von Daten zur Rechnungserstellung; Hotelzimmerreservierungen auf Risiko und Rechnung des Auftragnehmers),

— Pflege des Abstractmanagementsystems, des Teilnehmerregistrierungssystems,

— Werbung im Sinne von Ankündigungen in kostenfreien Veranstaltungskalendern, Schaltung von Anzeigen in Fachliteratur,

— Abstractmanagement inklusive Erstellung der Druckvorlage für das Tagungsprogramm und den Abstractband,

— Kommunikation mit den Referenten, Teilnehmern, Autoren und Gutachtern der Abstracts,

— Organisation der Firmenmesse/Fachmesse mit Akquisition von Ausstellern und Sponsoren, Erstellen eines Ausstellerhandbuches, Verkauf der Ausstellungsfläche und Sponsorenpaketen, Abschluss von Verträgen und Inkasso, Betreuung vor Ort,

— Organisation der Abendveranstaltungen: Welcome Reception und Conference Dinner,

— Betreuung der Referenten,

— Einrichten eines Tagungsbüros als Servicepunkt für alle Teilnehmer, Referenten, Aussteller, Sponsoren, Gäste, Dienstleister der Veranstaltung etc,

— Ausstattung des Tagungsbüros mit Laptops, Drucker, Kreditkartenterminals, Handkasse für Vor-Ort-Anmeldungen und Bezahlung von Tagungsgebühren, (evtl. weiteres Equipment),

— Tagungsbüro während der Veranstaltung mit angemessener Zahl an Mitarbeitern vor Ort,

— Namentlich benannte/r Mitarbeiter/-in für die persönliche Gäste- und Referentenbetreuung (sichere Deutsch- und Englischkenntnisse),

— Veranstaltungshaftpflichtversicherung,

— Steuerliche Abwicklung der Tagung (für den nichtwissenschaftlichen Teil).

Die Teilnahmegebühren betragen 800,00 EUR für Vollzahler, 400,00 EUR für Studierende. Es wird mit einem Anteil von ca. 30 % Studierender gerechnet.

Drittmittelzuschüsse sind geplant, stehen aber noch nicht fest.

Es handelt sich um eine besondere Dienstleistung nach Abschnitt 3 VgV.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 816 000 EUR 💰
Beschreibung der Optionen:

Da die zu vergebenden Leistungen nicht abschließend beschrieben werden können und sich im Laufe der Vorbereitung des Kongresses unter Umständen ein Mehrbedarf entstehen kann wird vorsorglich optional der Stundensatz für diese Leistungen abgefragt.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Technische Universität Dresden

Institut für Angewandte Physik

Nöthnitzer Str. 61

01187 Dresden

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister,

— Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personen- und Sachschäden mind. 1 500 000,00 EUR sowie Vermögensschäden mind. 100 000 EUR (Kopie Police oder vergleichbarer Nachweis),

— Auszug Gewerbezentralregister (oder äquivalentes Dokument), maximal 3 Monate alt.

Mindeststandards:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angabe des Gesamtumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens,

— Eine Eigenerklärung, dass die unter § 123 Absatz 1 bis 4 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen.

Mindeststandards:

— Angabe des Gesamtumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens,

— Eine Eigenerklärung, dass die unter § 123 Absatz 1 bis 4 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Allgemeine Angaben zur Agentur bzw. zum Unternehmen:

— Tätigkeitsfelder und Aufgabenbeschreibung,

— Profil der Agentur bzw. des Unternehmens,

— Größe der Agentur bzw. des Unternehmens,

— Gründungszeitpunkt,

— Geschäftsführung,

— Anzahl der Mitarbeiter/-innen (fest angestellte und freie Mitarbeiter/-innen), mindestens 6 Mitarbeiter/-innen gefordert,

— Fachliche Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter/-innen (Profile, Erfahrungen, Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter, Sprachkenntnisse – insbesondere Englisch und Deutsch),

— Benennung/Profil des Ansprechpartners für die Gäste/Gästebetreuung,

— Mögliche Kooperationspartner, Arbeitsgemeinschaften.

2) Allgemeine fachliche und methodische Erfahrung

Der Bewerber hat eine Liste der Arbeiten, Projekte und Veröffentlichungen einzureichen, die das Leistungsspektrum der Agentur bzw. des Unternehmens darstellen.

3) Spezielle fachliche Eignung und über Referenzprojekte belegte Erfahrung für:

— Online-Kommunikation und Online-Marketing,

— Großveranstaltungen >500 Gäste in geschlossenen Orten,

— Kooperationsprozesse mit Einbindung und Aktivierung vieler Partner (Sponsoren u. ä.),

— Gestaltungskompetenz,

— Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungstechnik,

— Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen,

— Veranstaltungen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen auf Grund der Anwesenheit besonders „schützenswerter" Personen des öffentlichen Lebens (z. B. Teilnahme von Landes- oder Bundesministern, Regierungsvertretern anderer Staaten oder supranationaler Einrichtungen),

— Sicherstellung einheitlicher Dienstkleidung und seriöses Auftreten,

— Budgetverwaltung, Kostencontrolling, und Verwendungsnachweisführung für Projekte öffentlicher Auftraggeber.

Es ist eine Liste der Referenzen und Referenzprojekte in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Kurzbeschreibungen und Angaben des Projektzeitpunktes einzureichen, die einen engen Bezug zur Aufgabenstellung für die hier zu vergebende Leistung haben. (prüfbare Referenzen); [Beschreibung der Leistung, Leistungszeit, Rechnungswert, Auftraggeber mit Ansprechpartner]. Es sind mindestens 2 Referenzen gefordert.

Anstelle der geforderten Einzelnachweise zur Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde kann die Bescheinigung der Eintragung in die Präqualifikationsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (PQ-VOL) oder die Bescheinigung anderer Präqualifikationsstellen eingereicht werden, wenn in der Bescheinigung angegeben wird, welche Eignungskriterien anhand welcher Dokumente bei der Präqualifizierung geprüft wurden.

Die Nachweise gemäß Punkt 3 sind jedoch in jedem Fall einzureichen.

Mindeststandards:

1) Allgemeine Angaben zur Agentur bzw. zum Unternehmen:

— Tätigkeitsfelder und Aufgabenbeschreibung,

— Profil der Agentur bzw. des Unternehmens,

— Größe der Agentur bzw. des Unternehmens,

— Gründungszeitpunkt,

— Geschäftsführung,

— Anzahl der Mitarbeiter/-innen (fest angestellte und freie Mitarbeiter/-innen), mindestens 6 Mitarbeiter/-innen gefordert,

— Fachliche Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter/-innen (Profile, Erfahrungen, Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter, Sprachkenntnisse – insbesondere Englisch und Deutsch),

— Benennung/Profil des Ansprechpartners für die Gäste/Gästebetreuung,

— Mögliche Kooperationspartner, Arbeitsgemeinschaften,

2) Allgemeine fachliche und methodische Erfahrung.

Der Bewerber hat eine Liste der Arbeiten, Projekte und Veröffentlichungen einzureichen, die das Leistungsspektrum der Agentur bzw. des Unternehmens darstellen.

3) Spezielle fachliche Eignung und über Referenzprojekte belegte Erfahrung für:

— Online-Kommunikation und Online-Marketing,

— Großveranstaltungen >500 Gäste in geschlossenen Orten,

— Kooperationsprozesse mit Einbindung und Aktivierung vieler Partner (Sponsoren u. ä.),

— Gestaltungskompetenz,

— Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungstechnik,

— Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen,

— Sicherstellung einheitlicher Dienstkleidung und seriöses Auftreten,

— Budgetverwaltung, Kostencontrolling, und Verwendungsnachweisführung für Projekte öffentlicher Auftraggeber.

Die Nachweise gemäß Punkt 3 sind jedoch in jedem Fall einzureichen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Bewertung der eingereichten Teilnahmeanträge findet in folgender Reihenfolge statt:

1) Sind alle angeforderten Unterlagen rechtzeitig, vollständig und in den gewünschten Formaten eingereicht worden,

2) Sind die Mindestanforderungen an die geforderten Eignungskriterien erfüllt,

3) Relevanz der Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-07-30 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-10-07 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.tu-dresden.de 🌏
Dokumente URL: www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe.de 🌏
URL der Dokumente: www.evergabe.de/unterlagen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-1040 📞
E-Mail: vergabekammer@ldl.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: http://www.ldl.sachsen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Rechtsbehelfe gemäß § 160 GWB:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2019/S 114-280262 (2019-06-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-12-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 52 850 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 243-598196
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 114-280262
ABl. S-Ausgabe: 243

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der weltweite Kongress International Conference on Science and Technology of Synthetic Metals (nachfolgend ICSM 2022 genannt) ist eine internationale, deutsch- und englischsprachige Fachtagung, welche im Juli 2022 (voraussichtlich vom 03.-9.7.2022) in Dresden stattfindet. Erwartet werden ca. 800-1 200 Teilnehmer. Ausgerichtet wird der Kongress vom Institut für Angewandte Physik. Bevorzugt soll die Veranstaltung im maritim Hotel & Internationales Congress Center Dresden stattfinden, die Verträge sind noch zu schließen. Für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung wird eine Agentur gesucht.

– Beratung der Tagungsleitung bei allen die Organisation betreffenden Fragen, Problemen und Entscheidungen,

– Erstellung eines Termin- und Arbeitsplanes mit allen Aktivitäten und Verantwortlichkeiten,

– Erstellung eines Finanzplanes (Kongressbudgets) mit fortlaufender Aktualisierung,

– Vertragsschließung mit den Dienstleistern, Absprachen, Kontrolle der Leistungserbringung, Abrechnung mit den Dienstleistern (z. B. Konferenztechnik, Messebau, Grafiker, Druckerei, Übersetzungsdienstleistern ...),

– Gästemanagement (Anfragen; Einladungen; Anmeldung und Teilnehmerregistrierung online; Rechnungslegung und Inkasso der Tagungsgebühren per PayPal, Rechnung, Kreditkarte; Erstellung der Tagungsunterlagen; Erstellung Namensschilder; Tagungstaschen; Teilnahmebestätigungen; Stick mit Programm und Abstracts; Aufbereitung von Daten zur Rechnungserstellung; Hotelzimmerreservierungen auf Risiko und Rechnung des Auftragnehmers),

– Pflege des Abstractmanagementsystems, des Teilnehmerregistrierungssystems,

– Werbung im Sinne von Ankündigungen in kostenfreien Veranstaltungskalendern, Schaltung von Anzeigen in Fachliteratur,

– Abstractmanagement inklusive Erstellung der Druckvorlage für das Tagungsprogramm und den Abstractband,

– Kommunikation mit den Referenten, Teilnehmern, Autoren und Gutachtern der Abstracts,

– Organisation der Firmenmesse/Fachmesse mit Akquisition von Ausstellern und Sponsoren, Erstellen eines Ausstellerhandbuches, Verkauf der Ausstellungsfläche und Sponsorenpaketen, Abschluss von Verträgen und Inkasso, Betreuung vor Ort,

– Organisation der Abendveranstaltungen: Welcome Reception und Conference Dinner,

– Betreuung der Referenten,

– Einrichten eines Tagungsbüros als Servicepunkt für alle Teilnehmer, Referenten, Aussteller, Sponsoren, Gäste, Dienstleister der Veranstaltung etc.,

– Ausstattung des Tagungsbüros mit Laptops, Drucker, Kreditkartenterminals, Handkasse für Vor-Ort-Anmeldungen und Bezahlung von Tagungsgebühren, (evtl. weiteres Equipment),

– Tagungsbüro während der Veranstaltung mit angemessener Zahl an Mitarbeitern vor Ort,

– namentlich benannte/r Mitarbeiter/-in für die persönliche Gäste- und Referentenbetreuung (sichere Deutsch- und Englischkenntnisse),

– Veranstaltungshaftpflichtversicherung,

– steuerliche Abwicklung der Tagung (für den nichtwissenschaftlichen Teil).

Die Teilnahmegebühren betragen 800,00 EUR für Vollzahler, 400,00 EUR für Studierende. Es wird mit einem Anteil von ca. 30 % Studierender gerechnet. Drittmittelzuschüsse sind geplant, stehen aber noch nicht fest. Es handelt sich um eine besondere Dienstleistung nach Abschnitt 3 VgV.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-11-29 📅
Name: event lab. GmbH
Postanschrift: Richard-Lehmann-Str. 12
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04275
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 34130888450 📞
E-Mail: info@eventlab.org 📧
Land: Leipzig 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 52 850 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2019/S 243-598196 (2019-12-13)

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