Vergabeverfahren IT-Beratungsleistungen

Kurze Beschreibung

Um den künftigen Herausforderungen der Digitalisierung in der Sozialwirtschaft angemessen zu begegnen und die diesbezüglichen Geschäftsziele zu adressieren, hat die Münchenstift ein IT-Reorganisations- und Digitalisierungsprogramm aufgesetzt. Dies setzt die strategischen Geschäftsziele v. a. im Bereich der Zukunftsfähigkt., Wirtschaftlichkt., Innovationsführerschaft und Prozesseffizienz für den IT-Bereich um und schafft damit wesentl. Vorauss. für die künftige Bereitstellung digitaler Angebote in der Pflege und Verwaltung. Der Auftragnehmer bearbeitet insbesond. folgende Handlungsfelder: Handlungsfeld IT-Reorganisation und PMO-Aufbau; Handlungsfeld Zukunftsfähigkeit und Qualitätsverbesserungen; Handlungsfeld Modernisierung Arbeitsplatz-Ausstattung („Modern Workplace“); Handlungsfeld Modernisierung Backoffice-Bereich; Handlungsfeld IT-Servicemanagement; Handlungsfeld Konsolidierung und Modernisierung des Anwendungs-Portfolios; Handlungsfeld Zukunftstechnologien

Beschreibung der Beschaffung

Handlungsfeld IT-Reorganisation und PMO-Aufbau:
— Erarbeitung einer IT-Strategie inkl. IT-Roadmap,
— Leitung des Gesamtprogramms,
— Reorganisation der Aufbauorganisation des IT-Bereiches,
— Reorganisation der Ablauforganisation des IT-Bereiches,
— Weiterentwicklung und Betrieb eines Programm-Management-Office (PMO) inkl. Programm-Controlling unterhalb dieser obersten Steuerungsebene, die strukturell bereits angelegt ist, ist das Programm in weitere Handlungsfelder gegliedert, denen die unterstützenden IT-Projekte sachgerecht zugeordnet sind. Für jedes dieser Projekte liefert das Gesamtprogramm einheitliche Programm-/Projektmanagement-, Steuerungs-, Analyse-, Evaluierungs-, Planungs- und Dokumentationsleistungen sowohl auf der Programm- als auch der Projektebene, die den wesentlichen Leistungsgegenstand dieser Leistungsbeschreibung bilden. Grundsätzlich sind alle im Folgenden bezeichneten Leistungen unter den besonderen Bedingungen eines Unternehmens in der Sozialwirtschaft und anhand der spezifischen Anforderungen der Münchenstift zu erbringen. Bestimmte, vom Auftraggeber priorisierte Einzelleistungen wie z. B. eine grobe IT-Strategie, grob formulierte Ziele für die künftige Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Eckpunkte einer Vorgehensplanung oder ähnliche vorbereitende Leistungen können vom Auftraggeber zum Leistungsbeginn zumindest teilweise bereitgestellt werden. Eine Abstimmung hierzu erfolgt im Rahmen des Verfahrens oder nach Vertragsschluss. Handlungsfeld Zukunftsfähigkeit und Qualitätsverbesserungen:
— Aufbau und Betrieb eines Glasfasernetzes für alle Häuser der Münchenstift,
— Aufbau und Betrieb eines flächendeckenden WLAN-Netzes in allen Häusern der Münchenstift,
— Zentralisierung und Modernisierung der TK-Systeme aller Häuser der Münchenstift,
— Zentralisierung und Modernisierung der Multimediaversorgung aller Häuser der Münchenstift,
— Prüfung der Zukunftsfähigkeit der IT-Sicherheit,
— Prüfung der Zukunftsfähigkeit des IT-Datenschutzes Handlungsfeld Modernisierung Arbeitsplatz-Ausstattung („Modern Workplace“):,
— Erarbeitung einer Endgeräte-Richtlinie,
— Modernisierung der Arbeitsplätze,
— Rollout mobile Computing,
— Vereinheitlichung der Drucker-Ausstattung Handlungsfeld Modernisierung Backoffice-Bereich:,
— Einführung des Cloud-Dienstes „Office 365“, Rollout von ca. 1 000 neuen Mailboxen und Migration der bestehenden Exchange-Umgebung,
— Einführung eines UCC („Unified Communication and Collaboration”) Systems inkl. der Einführung von Skype4Business,
— Konzeption und Einführung einer Single-Sign-On Lösung (SSO) in den Kern-Applikationen der Münchenstift.
— Erarbeitung eines unternehmensweiten Rechte- und Rollenkonzeptes Handlungsfeld IT-Servicemanagement:
— Einführung 24/7 betreuter IT-Betrieb,
— Einführung 24/7 IT-Servicedesk,
— Optimierung des Ticketsystems.
— Einführung ITIL Betriebsmodell Handlungsfeld Konsolidierung und Modernisierung des Anwendungs-Portfolios:
— Konzeption der zukünftigen Applikationslandschaft,
— Analyse, Beratung bei der Evaluierung, Integration, Anpassung und Einführung folgender Fachapplikationen: o. Einkauf o. HR- und Zeitwirtschaftssystem o. Belegungsmanagement o. Weitere Systeme (Lizenz-, Prozess-, Content-Management) Handlungsfeld Zukunftstechnologien:
— Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie,
— Konzeption und Begleitung eines Innovationsprojektes „Digitalisierung“.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die 3 Bewerber mit dem höchsten Gesamtpunktwert für Unternehmensreferenzen und pers. Referenzen Projektleiter, die jew. Mindestanforderungen erfüllen. 1.1 Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen:
— mind. eine Person als Schlüsselpersonal für den Auftrag der Münchenstift verbindlich vorgesehene Person(en) war(en) Schlüsselpersonal im Referenzauftrag,
— Referenzleistung ist eine Leistung für sozialwirtschaftliche Einrichtungen (z. B. Pflegeeinrichtungen oder Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen; davon sind nicht umfasst medizinische Einrichtungen, z. B. Krankenhäuser) mit mindestens 500 Mitarbeitern,
— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste die Entwicklung einer IT- und Digitalisierungsstrategie,
— der Bewerber hat im gleichen Referenzauftrag auch die zeitliche, personelle und inhaltliche Gesamtsteuerung des Auftrags erbracht; eine Referenz ist daher nicht vergleichbar, wenn z. B. nur eine isolierte Hardware-Beratung erbracht wurde, und
— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste unterschiedliche Einzelbereiche, z. B. Hardware, Software und Telekommunikationsleistungen. 1.2 Unternehmensreferenzen werden nach folgenden Eigenschaften mit Punkten bewertet:
— IT-Outsourcing und Cloud Transition (1 Punkt je Referenz),
— Programm- und Projektmanagement auf der Grundlage entspr. Zertifikate (1 Punkt je Referenz),
— IT-Reorganisation und Restrukturierung (1 Punkt je Referenz),
— IT-Servicemanagement nach ITIL (1 Punkt je Referenz),
— Applikationsmanagement von Fachapplikationen in der Sozialwirtschaft (1 Punkt je Referenz),
— Modern Workplace und Mobile Device Management (1 Punkt je Referenz),
— IT-Infrastrukturmanagement und -betrieb (1 Punkt je Referenz),
— Wissenschaftliche Begleitung (1 Punkt je Referenz); 2.1 Mindestanforderungen an persönl. Referenzen des Programmleiters:
— Referenzleistung ist eine Leistung für sozialwirtschaftliche Einrichtungen (z. B. Pflegeeinrichtungen oder Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen; davon sind nicht umfasst medizinische Einrichtungen, z. B. Krankenhäuser) mit mindestens 500 Mitarbeitern,
— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste die Entwicklung einer IT- und Digitalisierungsstrategie,
— die IT-Beratung umfasste auch die zeitliche, personelle und inhaltliche Gesamtsteuerung des Auftrags; und
— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste unterschiedliche Einzelbereiche, z. B. Hardware, Software und Telekommunikationsleistungen. 1.3 Die jeweilige Referenz wird nur gewertet, wenn mind. 3 der Anforderungen an Auswahlkrit. (oben 1.2) erfüllt sind. Mindestanforderung an die Eignung ist, dass jede dieser Anforderungen in mind. 3 Referenzen erfüllt ist. Im Rahmen der Auswahlkrit. werden bis zu 6 Unternehmensref. gewertet. 2.2 persönl. Referenzen des Programmleiters werden nach folgenden Eigenschaften mit Punkten bewertet:
— IT-Outsourcing und Cloud Transition (1 Punkt je Referenz),
— Programm- und Projektmanagement auf der Grundlage entspr. Zertifikate (1 Punkt je Referenz),
— IT-Reorganisation und Restrukturierung (1 Punkt je Referenz),
— IT-Servicemanagement nach ITIL (1 Punkt je Referenz),
— Applikationsmanagement von Fachapplikationen in der Sozialwirtschaft (1 Punkt je Referenz),
— Modern Workplace und Mobile Device Management (1 Punkt je Referenz),
— IT-Infrastrukturmanagement und -betrieb (1 Punkt je Referenz),
— Wissenschaftliche Begleitung (1 Punkt je Referenz),
— Präsentation und Berichterstattung auf C-Level (CEO, CIO, CFO) (1 Punkt je Referenz). 2.3 Die jeweilige Referenz wird nur gewertet, wenn mind. 4 der Anforderungen an Auswahlkrit. (oben 2.2) erfüllt sind. Mindestanforderung an die Eignung ist, dass jede dieser Anforderungen in mind. 3 Referenzen erfüllt ist. Im Rahmen der Auswahlkrit. werden bis zu 4 Referenzen des Programmleiters gewertet. Bei Punktgleichheit zwischen zwei Bewerbern gilt der Bewerber mit der größeren Gesamtpunktzahl für die Referenzen des Programmleiters als besser geeignet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

I)— Erkl des Bieters (BI) bzw. jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft (MB):
1) BI/MB erklärt, dass keine Person, deren Verhalten seinem Unternehmen (UN) zuzurechnen ist, nach den Straftatbeständen gem § 123 Nr. 1-10 GWB rechtskräftig verurteilt oder gegen UN keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist;
2) BI/MB erklärt, dass UN keine Verstöße iSv § 124 Abs. 1 oder gegen die Bestimmungen gem § 124 Abs. 2 vorliegen,
3) BI/MB erklärt, dass er:
a) die gewerberechtl. Vorauss. für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt o. durch Dritte (zu erläutern), falls er diese Vorauss. nicht selbst erfüllt;
b) Mitarbeitern/Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers (AG) und der Vergabestelle (VSt) keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat;
c) bei Rückfragen/weiteren Klärungsbedarf des AG, insbes zur Eignung, Bitte um Erläuterungen oder Nachweise (z. B. Bescheinigung Sozialversich, GZR- oder HR-Auszug, Bankerkl) unverzügl weitere gewünschte Angaben machen/Nachweise vorlegen wird;
d) über eine gültige Haftpflichtvers verfügt, wonach BI bzw. alle MB sowie Nachunternehmer (NU) in angem Höhe versichert ist/sind oder er hiermit verbindlich zusichert, dass er im Falle der Beauftragung eine entspr Versicherung abschließt;
e) nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpfl ist o. er darin eingetragen ist, Angabe von Nr/Register u. f) AG unverzüglich informiere(n) u. ggf. aktualisierte Eigenerkl sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor o. nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten o. anderen für ihn erkennbar relevanten Vorauss. für eine Zuschlagserteilung ergeben.
— Für BI/MB Angabe von vollst Firmennamen, Anschrift Hauptsitz, vollst Namen des Ansprechp für alle Rückfragen der VSt an den BI (Telefon, Telefax, E-Mail).
— Bei Bietergemeinschaften (BG) zusätzlich Angabe der Rechtsform der BG (derzeit u. ab Beginn der Leistungserbringung), Erklärung über gesamtschuldn Haftung, Angabe eines bevollmächtigten Vertreters sowie Ansprechp für alle Rückfragen der VSt zur BG o. deren Mitgl (Einzelperson) mit Telefon/Telefax/E-Mail.
II)— Diese Anforderungen gelten entspr für einen NU/ein verbundenes UN, der/das wesentliche Leistungsanteile erbringen soll; von diesem ist eine Verpflichtungserkl. mit entspr. Angaben auf dem Formbl. in den Vergabeunterlagen (VU) beizubringen (bei Unzumutbkt der Einreichung bereits mit dem Angebot Einreichung für NU auf Aufforderung der VSt vor abschl. Wertung),
— Einverständn. mit der Speicherung/Verarbeitung der mitgeteilten personenbez. Daten für das Vergabeverfahren, erf Einwilligungen von Dritten müssen auf Anforderung des AG belegt werden,
— Für diese Angaben sind die Formblätter in den herunterzuladenden VU zu verwenden,
— Angaben/Erklärungen/Nachweise (AEN), die von BI nicht bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer vom AG zu bestimmenden Nachfrist bei BI angefordert werden. Reicht der BI die geforderten AEN nicht innerhalb einer vom AG verbindl gesetzten Nachfrist ein, so wird das Angebot ausgeschlossen. AG ist nicht verpflichtet, BI Gelegenheit zur Ergänzung seiner Angaben nach Ablauf der Angebotsfrist zu geben, dazu aber iRd VgV berechtigt. III. Vgl. auch für Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie Technische und berufliche Leistungsfähigkeit erf Angaben/Angaben nach III.1.2 und III.1.3.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

I) Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre 2016-2018 (netto; nur Bieter allein, nicht Konzern/verbundene Unternehmen) und Angaben zur Dauer des Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch), für das die vorstehenden Angaben gemacht wurden, sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2016); Verpflichtung, auf Anforderung des Auftraggebers unverzüglich Bilanzen/Bilanzauszüge für die beiden letzten Geschäftsjahre vorzulegen, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem der Bieter ansässig ist, vorgeschrieben ist. II. Ziff. II unter Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sowie Technische und berufliche Leistungsfähigkeit erf. Angaben/Angießlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (III.1.1) gilt entspr.. III. Vgl. auch für Befähigung zur Berufsausübung einschlaben nach III.1.1 und III.1.3.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

I)— Angabe von einer o. mehrerer Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung nach der Aufgabenstellung, Art u Umfang sowie Komplexität vergleichbar sind, aus den letzten 3 Jahren mit Erläuterung zur Vergleichbbkt. Verfügt BI/MB über mehrere Niederlassungen, so muss sich die Referenz auf die Niederlassung beziehen, die den Auftrag ausführen soll. Hat der BI eine Leistung nicht vollst selbst, sondern ganz o. teilw durch einen NU o. einen ARGE-Partner erbracht, so ist dies anzugeben. Falls BI keine eigenen Referenzen, sondern Referenzen anderer UN nennt, muss er erläutern, warum er sich auf die Referenz berufen kann. Dies gilt auch für Referenzen von KonzernUN/UN, mit denen der BI gesellschaftsrechtl. verbunden ist. Vorlage einer Bescheinigung anstelle des vollst ausgefüllten Formbl. genügt nicht. Wenn nicht alle geforderten Felder zu einer Referenz ausgefüllt werden, kann die Referenz mangels Überprüfbarkeit nicht berücksichtigt werden. Verweis auf allg Firmenprospekte o. andere beigefügte Unterlagen genügt nicht, andernfalls muss BI damit rechnen, dass seine Eignung nicht festgestellt u. das Angebot daher nicht berücksichtigt wird. Dazu ist Einverständnis mit Rücksprache des AG mit Referenzgeber ohne weitere Rücksprache mit/Zustimmung BI zu erteilen. Auf Anforderung der VSt ist die jeweilige Referenz durch eine Bescheinigung des ReferenzAG zu belegen. Zu jeder Referenz Angabe ReferenzAG, Zeitpunkt/Zeitraum der Leistungserbringung, AN des Referenzauftrages (BI/MB, welches) o. Dritter), Art u Umfang der eigenen Leistungen, Angaben zur Vergleichbarkeit, ggf. Bemerkungen; Umfang der Vergütung in Euro (Mindestwert o. ungefährer Wert genügt), Ansprechpartner beim ReferenzAG mit Telefon-Nr., Fax u/o E-Mail; Abdeckung aller zu erbringender Leistungen durch Referenzen.
— Erklärung zu NU u. Einrichtung entspr. Erkl. u. ggf. Nachweise, wonach BI erklärt, dass er sich hins. seiner Eignung für dieses Projekts auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft. Auf Verlangen der VSt/des AG hat der BI unverzügl. die Verpflichtungserk für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formbl. Verpflichtungserkl. des Dritten dazu vorlegen, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser UN zur Verfügung stehen, u. für UN, die nach ihrem Umfang u/o ihrer Bedeutung wesentl. Leistungsteile erbringen sollen, entspr. Erkl. u. auf Anforderung Nachweise zur Eignung, wie sie in diesen VU gefordert sind. Hierzu ist Beschreibung der Teilleistung sowie Name u. Adresse des Dritte u. Art u. Weise der Einbindung des Dritten (z. B. NU) erforderlich. II. Ziff. II unter Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (III.1.1) gilt entspr.. III. Vgl. auch für Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister erf. Angaben/Angaben nach III.1.1 und III.1.2.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Mind. 2 Mitarbeiter aus dem für das Projekt vorgesehenen Team verfügen über ein PRINCE2-Zertifikat oder ein gleichwertiges Zertifikat im Bereich Projektmanagement/Methodenkompetenz,
— Mind. 2 Mitarbeiter aus dem für das Projekt vorgesehenen Team verfügen über ein ITIL-Zertifikat (ab v2) oder ein gleichwertiges Zertifikat im Bereich IT-Servicemanagement,
— Programmleiter verfügt über mindestens 10 Jahre Erfahrung mit Präsentation und Berichterstattung auf C-Level (CEO, CIO, CFO, Geschäftsführung, Vorstand). Der Bewerber weist dies auf Verlangen des Auftraggebers unter vollständiger Namensnennung und Vorlage der Zertifikate nach.
— Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen:
—— mind. eine Person als Schlüsselpersonal für den Auftrag der Münchenstift verbindlich vorgesehene Person(en) war(en) Schlüsselpersonal im Referenzauftrag;
—— Referenzleistung ist eine Leistung für sozialwirtschaftliche Einrichtungen (z. B. Pflegeeinrichtungen; davon sind nicht umfasst medizinische Einrichtungen, z. B. Krankenhäuser) mit mindestens 500 Mitarbeitern;
—— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste die Entwicklung einer IT- und Digitalisierungsstrategie,
—— der Bewerber hat im gleichen Referenzauftrag auch die zeitliche, personelle und inhaltliche Gesamtsteuerung des Auftrags erbracht; eine Referenz ist daher nicht vergleichbar, wenn z. B. nur eine isolierte Hardware-Beratung erbracht wurde, und
—— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste unterschiedliche Einzelbereiche, z. B. Hardware, Software und Telekommunikationsleistungen.
— Mindestanforderungen an persönl. Referenzen des Programmleiters:
—— Referenzleistung ist eine Leistung für sozialwirtschaftliche Einrichtungen (z. B. Pflegeeinrichtungen; davon sind nicht umfasst medizinische Einrichtungen, z. B. Krankenhäuser) mit mindestens 500 Mitarbeitern;
—— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste die Entwicklung einer IT- und Digitalisierungsstrategie;
—— die IT-Beratung umfasste auch die zeitliche, personelle und inhaltliche Gesamtsteuerung des Auftrags; und
—— die IT-Beratung im Referenzauftrag umfasste unterschiedliche Einzelbereiche, z. B. Hardware, Software und Telekommunikationsleistungen.
— Die jeweilige Unternehmensreferenz bzw. persönl. Referenz des Programmleiters wird nur gewertet, wenn mind. 3 (bei pers. Referenzen des Projektleiters: 4) der Anforderungen an Auswahlkriterien erfüllt sind. Mindestanforderung an die Eignung ist, dass jede der Anforderungen an Auswahlkriterien jeweils in mindestens 3 Unternehmensreferenzen und 3 persönl. Referenzen des Programmleiters erfüllt ist. Hierfür gelten folgd. Anforderungen an Auswahlkrit. (für Unternehmen und für Programmleiter, soweit nicht anders bezeichnet):
—— IT-Outsourcing und Cloud Transition,
—— Programm- und Projektmanagement auf der Grundlage entspr. Zertifikate,
—— IT-Reorganisation und Restrukturierung,
—— IT-Servicemanagement nach ITIL,
—— Applikationsmanagement von Fachapplikationen in der Sozialwirtschaft,
—— Modern Workplace und Mobile Device Management,
—— IT-Infrastrukturmanagement und -betrieb,
—— Wissenschaftliche Begleitung,
—— Präsentation und Berichterstattung auf C-Level (CEO, CIO, CFO) (gilt nur für Programmleiter).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen,
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.