Beschreibung der Beschaffung
Ausgeschrieben wird die Lieferung von Verbrauchsmaterial für die Verwaltung (Büromaterial). Hierunter fallen Office-Papiere, Büro-/EDV-Verbrauchsmaterialien und Druckerzubehör. Die jeweiligen Sachbereiche (Sparten) sind in Lose eingeteilt. Der Umfang der Leistung beinhaltet die Lieferung von Verbrauchsmaterial, einen eigenen Onlineshop, die administrative Pflege des Onlineshops, Kostenstellenbelieferung, Abrechnung nach internen Kostenstellen inkl. Versand von Einzelberichten, Berichtswesen, Schulungen und Beratungstätigkeit.
Es handelt sich hierbei um den laufenden Jahresbedarf der Universität Heidelberg, sowie weiterer mit der Universität Heidelberg verbundener, unabhängiger Einrichtungen des Landes (sog. „Dritte"). Diese unabhängigen Einrichtungen, wie z. B. die Akademie für Wissenschaften sollen wie bisher auch, über dieses Vergabeverfahren das benötigte Verbrauchsmaterial kaufen können.
Von dieser Rahmenvereinbarung der Universität Heidelberg sollen weitere Öffentliche Auftraggeber (oder: weitere mit der Universität Heidelberg verbundene, unabhängige Einrichtungen des Landes) partizipieren. Dies bedeutet, dass folgende Öffentliche Auftraggeber als weitere Bezugsberechtigte dieser Rahmenvereinbarung ihren Bedarf in Form von Einzelaufträgen abrufen bzw. bestellen können; ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb:
— Hochschule für Jüdische Studien (Heidelberg),
— IWH – Internationales Wissenschaftsforum (Heidelberg),
— Heidelberger Akademie der Wissenschaften (Heidelberg),
— Stiftung Unterländer Studienfonds (Heidelberg),
— UStF GmbH EG (Heidelberg),
— Gesellschaft der Freunde (Heidelberg),
— Zentralarchiv zur Erforschung (Heidelberg),
— Stiftung Universität Heidelberg (Heidelberg).
Der Abruf der jeweiligen Leistung erfolgt individuell pro Bezugsberechtigten (Öffentlicher Auftraggeber) in Form von Einzelaufträgen zu Konditionen dieser Rahmenvereinbarung.
Auftragsvolumen bzw. Stückzahlen der Rahmenvereinbarung
Die folgenden Angaben erfolgen auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit. Ein Rückschluss auf das künftige Volumen ist hierdurch nicht möglich. Eine Abnahmegarantie kann nicht gegeben werden. Eine Festlegung auf eine Obergrenze/Höchstmenge erfolgt hierdurch nicht, da es sich hierbei um eine vergangenheitsbezogene Darstellung handelt. Der Umsatz lag pro Los und Kalenderjahr (netto) bisher bei:
Los 1/Office-Papier:
— 2015 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 115 289 EUR,
— 2016 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 101 250 EUR,
— 2017 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 92 997 EUR,
— 2018 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 88 004 EUR.
Los 2/Büro-/EDV-Verbrauchsmaterial:
— 2015 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 241 032 EUR,
— 2016 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 186 635 EUR,
— 2017 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 184 395 EUR,
— 2018 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 173 213 EUR.
Los 3/Druckerzubehör (Toner, Kartuschen und Trommeln):
— 2015 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 197 060 EUR,
— 2016 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 234 145 EUR,
— 2017 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 191 419 EUR,
— 2018 lag der Nettoumsatz für das ausgeschriebene Material bei ca. 190 059 EUR.
Die Bestellungen im Onlineshop erfolgen durch ca. 600 Nutzer mit jeweils unterschiedlichen Lieferadressen bzw. Verwendungsstellen, aufgeteilt auf ungefähr 650 Kostenstellen. Pro Monat fielen bisher im Schnitt ca. 450 Bestellungen/Kostenstellenbelieferungen an.
— Los 1: 45 Bestellungen/Kostenstellenbelieferungen,
— Los 2: 305 Bestellungen/Kostenstellenbelieferungen,
— Los 3: 100 Bestellungen/Kostenstellenbelieferungen.
Das Bestellvolumen der weiteren Bezugsberechtigten wurde bei der Ermittlung des genannten Auftragsvolumens berücksichtigt.