Vgst3 Workforce Management System

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines Workforce Management Systems (WFM-System) zur Dienst- und Personaleinsatzplanung sowie der einheitlichen elektronischen Zeiterfassung und -bewertung bei der Landeshauptstadt München.

Zusätzliche Informationen

Bewerberfragen:

Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 27.2.2019, 12.00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.

Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:

Es erfolgt keine Aufteilung in Fach- bzw. Teillose. Es liegt ein Ausnahmetatbestand gem. § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt. Alle Leistungen beziehen sich unmittelbar auf das hauptsächlich mittels Softwareüberlassung zu beschaffende Workforce Management System. Hier können aus technischen Gründen (Sicherstellung von Interoperabilität) Customizing- und Pflegeleistungen nur von demjenigen Unternehmen durchgeführt werden, welches auch das Standardsoftwareprodukt selbst entwickelt hat. Etwas anderes ist völlig unüblich und auch nicht praktikabel. Weiterhin ist damit zu rechnen, dass Standardsoftwareprodukte angeboten werden, deren Source Code, nach den jetzigen Marktkenntnissen, nicht frei zugänglich ist. Hier bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten faktische und rechtliche Restriktionen seitens des Softwareanbieters, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte unmöglich machen. Darüber hinaus könnte durch den Auftraggeber nicht beschrieben werden, welche Anpassungen an der Software vorzunehmen sind, da nicht bekannt ist, welche Softwarelösung den Zuschlag erhält. Gleiches gilt für die Frage der Kompatibilität der zu beschaffenden Erfassungsterminals mit der Software. Somit sind diese Teilbereiche unmittelbar mit der Überlassung verbunden. Hinsichtlich der Schulungsleistungen ist von ähnlichen Restriktionen, was die Nutzung der Schulungsunterlagen durch Dritte angeht, auszugehen. Bezüglich des Dienstleistungskontingentes ist auch zu berücksichtigen, dass nur ein Auftragnehmer Änderungen in das System einbringen kann, welcher auch die Haftung für die Lauffähigkeit übernimmt. Es ist daher weder aus wirtschaftlichen noch technischen Gründen möglich, dass ein Dritter Änderungen an dem System vornimmt.

Abweichung von der Regelvergabeart:

Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV können Leistungen im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorherigen Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann.

Die auszuschreibende Leistung soll auf einer Standardsoftware für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft basieren. Jedoch bestehen beim Auftraggeber eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden. Außerdem muss muss noch die Migration von Altdaten aus abzulösenden Systemen sowie die Befüllung des Systems mit aktuellen Daten anzubindender Applikatione genauer erörtert werden. Zuletzt gilt es zu beachten, dass es insbesondere bei der Branddirektion (bei der die Fachanwendung als erstes ausgerollt werden soll) personelle Besonderheiten gibt, welche von den am Markt verfügbaren Standardprodukten bisher nicht abgebildet werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden und in der Folge durch die Auftraggeberin im Rahmen der Verhandlungen konkretisiert werden.

Rahmenvereinbarung ohne monetäre Deckelung:

Der geschätzte Auftragswert kann über- oder unterschritten werden und stellt keine Höchst- bzw. Mindestabnahmemenge dar. Es ist zu beachten, dass sich aus diesem geschätzten Bedarf kein Anspruch auf eine tatsächliche Abnahmemenge begründet. Wesenszug einer Rahmenvereinbarung ist, dass keine genaue Abnahmemenge vorhergesagt werden kann. Sie ist daher nur auf die Laufzeit begrenzt. Auf eine monetäre Deckelung wurde daher verzichtet.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als 3 Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die 3 Bewerber mit den meisten Eignungspunkten zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollten jedoch auf Grund von Punktegleichheit mehr als 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden müssen, erhöht sich die Anzahl der Bewerber, die zum Angebot aufgefordert werden, entsprechend.

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Es liegt ein Sonderfall gem. § 21 Abs. 6 VgV vor:1. Einführungsprojekt dauert mindestens 5 Jahre, wahrscheinlich länger.2. Amortisierung der Investitionen beim Auftragnehmer dauert höchstwahrscheinlich länger als 4 Jahre.3. Neuausschreibung Systemservice nach 4 Jahren würde aufgrund von Standardsoftware höchstwahrscheinlich zu einer Direktvergabe führen.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Zusätzliche Informationen

Der angegebene Gesamtwert der Beschaffung bzw. der Wert des Auftrages/Loses wird gemäß Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU und § 39 Abs. 6 VgV nicht veröffentlicht, da er u. a. den geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schadet und den lauteren Wettbewerb beeinträchtigt.

Kurze Beschreibung

Zielsetzung der Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines Workforce Management Systems (WFM-System) zur Dienst- und Personaleinsatzplanung sowie der einheitlichen elektronischen Zeiterfassung und -bewertung bei der Landeshauptstadt München (nachfolgend LHM). Die Dienst- und Personaleinsatzplanung soll zunächst in der Branddirektion (Erstanwender) eingeführt und anschließend in weiteren Bereichen der LHM bedarfsorientiert ausgerollt werden. Die elektronische Zeitwirtschaft soll durch das Personal- und Organisationsreferat zunächst im LHM-Eigenbetrieb it@M (Erstanwender) und ebenfalls sukzessive flächendeckend bei der LHM ausgerollt werden. Beide Komponenten sollen dabei in hohem Maße interagieren. Hierfür soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit ab Zuschlag (voraussichtlich 4. Quartal 2019) bis zum 31.12.2024, mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2029.