Wein- und Tourismusmesse WeinTour

Kurze Beschreibung

Das DWI führt seit 2014 jährlich die Wein- und Tourismusmesse „WeinTour“ an derzeit 3 verschiedenen Standorten außerhalb der Anbaugebiete in Deutschland durch, um damit die Bekanntheit und das Image heimischer Weine sowie der Weinregionen als touristische Destinationen zu fördern. Zielgruppe der Veranstaltungen sind in erster Linie Endverbraucher, aber auch Touristikanbieter, Gastronomie und Handel sowie Medien.
Auftragsgegenstand ist die inhaltlich konzeptionelle Weiterentwicklung bereits vorhandener Veranstaltungskonzepte an den etablierten Standorten sowie ggf. die Erschließung ein bis 2 neuer Standorte. Der Auftrag umfasst unter anderem die Akquise ehemaliger Teilnehmer, die Betreuung von Ausstellern und Besuchern, die Betreuung der Webseite, die Bewerbung der Veranstaltung durch PR- und Marketingaktivitäten sowie die inhaltliche Vorbereitung, Betreuung und Abwicklung der kompletten Organisation der Messe und die Evaluation der durchgeführten Maßnahmen.

Beschreibung der Beschaffung

— Erstellung eines detaillierten Maßnahmenkatalogs incl. Zeit- und Ablaufplan,
— Erstellung eines Budgetplans, Vertragsabwicklung und Erstellung der Abrechnungen,
— Wahl, Abstimmung und 18-monatige Vorausbuchung der Veranstaltungsstätte ab 2021 (für 2020 bereits erfolgt),
— Organisatorische Vorbereitung der Veranstaltung, wie z. B. Einholung von Genehmigungen, Planung des Brandschutzes, Umsetzung der landesspezifischen Versammlungsstätten-Verordnung sowie der Gewerbeordnung,
— Planung und Buchung des gesamten Messebaus, Buchung von mitwirkenden Personen, Bestellung des Sanitätsdienstes, Personalbuchungen, etc. ,
— Vorbereitung und Durchführung der Wein-Präsentationen,
— Erstellung, Timing und Vorbereitung des Rahmenprogramms, Betreuung von Ausstellern, mitwirkenden Personen und Medienvertretern während und nach der Messe,
— Vertragsabwicklung mit mitwirkenden Personen,
— Gestaltung und Druck eines Veranstaltungskatalogs mit vorangestellter Userkonten-basierte Aussteller-Datenerfassung, Daten- und Contentmanagement, DTP-Anwendungen, Grafik- und Printdesign,
— Besucherbewerbung (Endverbraucher, Touristikanbieter, Gastronomie und Handel) der Veranstaltung durch gezielte PR- und Marketingaktivitäten im Vorfeld,
— Einladungsmanagement, Follow up, Betreuung der Aussteller im Vorfeld, Datenerfassung für alle Aussteller und deren Produkte,
— Anmeldungsverfahren zu einer Veranstaltung für die Teilnehmer sechs Monate vor der jeweiligen Veranstaltung,
— Besuchereinladung, -betreuung und -management sowie der Verkauf der Eintrittskarten unter Einsatz eines onlinebasierten Ticketingsystems,
— Entwicklung und Formulierung von rechtssicheren Teilnahmebedingungen für die Veranstaltungen, rechtssicheren Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Besucher sowie von Einladungs- und Anmeldebögen für die Teilnehmer,
— Besprechung zur Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung in Bodenheim,
— Digitales Coupon- und Adressmanagement sowie Verkaufsunterstützung für Aussteller,
— Unterstützung der Verkaufsaktivitäten der Aussteller durch digitale Lead-Generierung vor Ort und Follow-Up-E-Mail-Marketing,
— Fortführung und Weiterentwicklung einer bestehende Website, die derzeit unter www.weintour.net abrufbar ist,
— Präsenz der Agentur vor Ort, komplette Terminkoordination, Veranstaltungsbetreuung und Management,
— Vorbereitung der Veranstaltungsstätte, Koordination und Überwachung des Aufbau der gesamten Messe,
— Sicherstellung eines reibungslosen technischen Ablaufs der Veranstaltung,
— Ticketing und Einlass vor Ort, weiterlaufende Hotline sowie aktives Responsemanagement während der Veranstaltung sowie Betreuung der Gäste und Aussteller,
— Sicherstellung der gastronomischen Versorgung für Aussteller, Personal und Gäste,
— Betreuung des facebook-Accounts der WeinTour unter Berücksichtigung datenschutz- und persönlichkeitsrechtlicher Belange,
— Koordination und Überwachung des gesamten Abbaus der Messe und aller bestellten Leistungen,
— Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung durch Fotos, Filme, Kommentare von Besuchern und Feedback-Fragebögen der Aussteller unter Berücksichtigung datenschutz- und persönlichkeitsrechtlicher Belange,
— Evaluation der jeweiligen Veranstaltung inklusive der Darstellung von Verbesserungsmöglichkeiten, Verarbeitung des Ausstellerfeedbacks,
— Finales Controlling und komplette Abrechnung bis spätestens zwei Monate nach der Veranstaltung,
— Follow-Up-E-Mail-Marketing, also Erstellung und Versand von Besucherreports mit Auflistung der besuchten Aussteller inklusive Bestell- bzw. Kontaktmöglichkeit gemäß DSGVO.
Genaue Ausführungen sind der Anlage 2. Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Zweimalige Option auf Verlängerung des Vertrages für jeweils ein weiteres Jahr bis max. 31.12.2023.
Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Option seitens der Auftraggeberin.

Beschreibung der Optionen

Zweimalige Option auf Verlängerung des Vertrages für jeweils ein weiteres Jahr bis maximal 31.12.2023.
Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Option seitens der Auftraggeberin.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB,
— Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 19 MiLoG und § 21 AEntG/Tariftreuerklärung,
— Eigenerklärung über die Eintragung im Handelsregister/in der Handwerksrolle oder Auszug aus dem Berufsregister, sofern eine Eintragungspflicht besteht,
— Sofern eine Bietergemeinschaft gebildet werden soll, muss die Eigenerklärung über die Eintragung im Handelsregister/in der Handwerksrolle oder Auszug aus dem Berufsregister, sofern eine Eintragungspflicht besteht, von jedem Mitglied eingereicht werden,
— Eigenerklärung über die Anmeldung in einer Berufsgenossenschaft,
— Hinweis: die Auftraggeberin wird ab einer Auftragssumme von mehr als 30 000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Erklärung über den Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung von mindestens 2 Mio. EUR jeweils für Personen- und Sachschäden bzw. Erklärung dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall vor Zuschlagserteilung abgeschlossen wird,
— Eigenerklärung über den Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (jährlich mindestens 1 Mio. EUR netto). Die Unterschreitung dieser Mindestanforderung führt zur Nichtberücksichtigung des Angebotes,
— Sofern die Bildung einer Bietergemeinschaft beabsichtigt ist, ist eine Erklärung hierüber vorzulegen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haben dem Angebot zudem die hier genannten Nachweise beizufügen. Dabei können die Mindestanforderungen gemeinsam erfüllt werden.

— Eigenerklärung über den Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (jährlich mindestens 1 Mio. EUR netto). Die Unterschreitung dieser Mindestanforderung führt zur Nichtberücksichtigung des Angebotes.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Eigenerklärung über die durchschnittliche jährliche Anzahl der beim Bieter in den letzten 3 Jahren beschäftigten Arbeitskräfte (durchschnittlich mindestens 10 beschäftigte Arbeitskräfte), die Unterschreitung dieser Mindestanforderung führt zur Nichtberücksichtigung des Angebotes,
— Eigenerklärung über die Qualifikation des für die Vertragsdurchführung vorgesehenen Personals. Folgendes Personal ist hierbei mindestens vorzusehen:
1) Projektleitung;
2) Personal mit Erfahrung im Eventmanagement im Bereich alkoholischer Getränke;
3) Personal mit Erfahrung in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit;
4) Personal mit Erfahrung in der Mediaplanung;
5) Personal mit Erfahrung im Content-Management von Internetseiten sowie Registrierungstools;
6) Personal mit Erfahrung in der Erstellung von Inhalten für Social Media;
7) Personal für marketingunterstützende Maßnahmen und Follow up;
8) Personal für digitale Lead-Generierung vor Ort.
Folgende Anforderungen werden zum Nachweis der Qualifikation der Projektleitung zu 1. gestellt:
Angaben über die Person, die für die Durchführung des Projekts verantwortlich sein soll mit Beschreibungen der Qualifikationen unter Benennung von zwei Referenzprojekten zu erbrachten vergleichbaren Leistungen/ Projektleitungen mit einem verantworteten Budget von mindestens 300 000 EUR netto. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 5. Personalreferenzen.
— Eigenerklärung über sehr gute Deutschkenntnisse des Personals,
— Erklärung, dass in den letzten 3 Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Bekanntmachung, mindestens 2 Leistungen erbracht wurden, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Der Nachweis erfolgt durch Benennung von mindestens 2 Referenzen aus dem Eventmarketing, die mit dem in der Anlage 2. Leistungsbeschreibung genannten Auftragsgegenstand gleichwertig und damit geeignet sind. Ein Referenzprojekt wird grundsätzlich als gleichwertig und geeignet angesehen, wenn es aus dem Bereich Eventmarketing kommt, an verschiedenen Standorten stattgefunden hat und von mindestens 1 000 Besuchern frequentiert wurde. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 6. Unternehmensreferenzen,
— Werden die Referenzen durch die Präqualifizierungsangaben abgegeben, so sind die geeigneten Referenzen hier konkret zu benennen,
— Sofern der Einsatz eines Unterauftragnehmers beabsichtigt ist, sind die in Punkt 3.3.3 des Angebotsvordrucks aufgeführten Angaben vorzunehmen sowie auf Anforderung, spätestens jedoch vor Zuschlagserteilung, die Anlage 9. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge zu verwenden und einzureichen,
— Sofern eine Eignungsleihe vorgesehen ist, müssen die anderen Unternehmen mit der Abgabe des Angebotes benannt werden und es sind Art und Umfang der von ihnen in Anspruch genommenen Kapazitäten anzugeben. Jedes der benannten Unternehmen hat sich zudem zu verpflichten, für den Zuschlagsfall dem Bewerber/ Bieter die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Bitte verwenden Sie hierzu Anlage 9. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/ Unteraufträge,
— Sofern die Bildung einer Bietergemeinschaft beabsichtigt ist, ist eine Erklärung hierüber vorzulegen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haben dem Angebot zudem die hier genannten Nachweise beizufügen. Dabei können die Mindestanforderungen gemeinsam erfüllt werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Eigenerklärung über die durchschnittliche jährliche Anzahl der beim Bieter in den letzten 3 Jahren beschäftigten Arbeitskräfte (durchschnittlich mindestens 10 beschäftigte Arbeitskräfte), die Unterschreitung dieser Mindestanforderung führt zur Nichtberücksichtigung des Angebotes.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Aufgrund der langen Vorbereitungszeit von über 6 Monaten vor der ersten WeinTour soll der AN Aufträge bis Ende des Jahres 2023 durchführen. Da in der 2. Jahreshälfte derzeit die Hauptzahl der WeinTouren stattfindet, können die zu Anfang des Auftrags entstehenden Aufwandskosten des AN insbesondere zum Ende hin amortisiert werden. Die Laufzeit des Vertrags beträgt daher 4 Jahre und 4 Monate.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber der Deutschen Weininstitut GmbH (DWI).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem DWI zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen [GWB]). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem DWI gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das DWI dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das DWI geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das DWI.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.