Weiterentwicklung, Hosting und Support des Internetportals „www.kulturkenner.de“

Kurze Beschreibung

Das Internetportal www.kulturkenner.de wird seit 2010 vom Land betrieben. Das Portal wurde mit der Intention gegründet, dem kulturellen Reichtum Nordrhein-Westfalens zu einer stärkeren Wahrnehmung zu verhelfen und das Land im Wettbewerb der europäischen Regionen deutlicher zu profilieren. Der Kulturkenner ist das Kerninstrument des landesweiten Kulturmarketings. Seine von Fachleuten ausgewählten Kulturtipps und Besprechungen ermöglichen es Kulturinteressierten sich einen fundierten Überblich über das große Angebot zu verschaffen und nach eigenen Vorlieben zielgereichtet und schnell an Informationen zu gelangen.
Das MKW NRW sucht einen Auftrragnehmer/eine Auftragnehmerin für das Web-Hosting, d. h. die technische Betreuung, Weiterentwicklung und Pflege der Website, das seit Beginn an extern erfolgt.

Beschreibung der Beschaffung

Gesucht wird ein Auftragnehmer/eine Auftragnehmerin, der/die folgenden Leistungen erbringt:
1.1) Beratung und Erarbeitung von Konzepten zur kontinuierlichen technischen und inhaltlichen Weiterentwicklung in enger Zusammenarbeit mit der Redaktion und dem Auftraggeber;
1.2) Beratung und Erarbeitung von Konzepten zur Erhöhung der Nutzerzahlen, Optimierung der Nutzungsdauer und Beratung zum Einsatz sozialer Medien und SEO zur Erreichung dieser Ziele.
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a) Wöchentliche Meetings mit der Redaktion zur Abstimmung der Strategie, Inhalte und Erörterung des aktuellen Status, zur Überprüfung der Content Effizienz im Content Management System;
b) Wöchentliche Abstimmung und Beratung zu technischen Fragestellungen, die mit den Social Media Aktivitäten des Portals in Verbindung stehen;
c) Monatliche Traffic-Analyse mit dem Auftraggeber.
Alle Besprechungen finden in Düsseldorf statt.
1.3)
Support für:
a) Externe Institutionen, die im Kulturkenner Daten einpflegen;
b) Externe Partner, die eine eigene technische Anbindung an den Kulturkenner nutzen.
Es sind folgende Leistungen zu Ziffer 1.3. a) und b) zu erbringen:
Kompetente und serviceorientierte inhaltliche und technische Beratung für Partnerzugänge und technologische Fragestellungen in deutscher Sprache.
Unterstützung bei der Dateneingabe (automatisierte Ein- und Ausgabe), Pflege der Marketingmaßnahmen, Koordination der Marketing-Partner hinsichtlich der Einstellung von Bildern, Texten, Videos, Übernahme der Größen-, Format- und Textlängenanpassung an die technischen und ästhetischen Anforderungen des Portals.
1.4) Programmierung des Internetportals und Übernahme der bisherigen Inhalte.
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin übernimmt die derzeitige Programmierung, die derzeitigen Inhalte sowie den vorhandenen Seitenaufbau und die Strukturen des Portals.
Das Portal basiert auf Ruby on Rails sowie Angular JS. Es handelt sich nicht um ein Standard-CMS sondern um eine vollständige Eigenentwicklung in Ruby on Rails. Die Applikation, Quellcodes, Datenbanken einschließlich Datenbankstrukturen und die redaktionellen Inhalte werden dem künftigen Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und können von diesem weiterverwendet werden;
1.5) Kontinuierliche technische Weiterentwicklung des Portals:
Dies ist eine dauerhafte Position mit monatlichem Aufwand. Das Portal soll, wie bisher, in Funktionalität und Optik kontinuierlich weiterentwickt werden, um Veränderungen im Nutzerverhalten und dem Feedback von Partnern und Nutzern gerecht zu werden. Für die Weiterentwicklung soll ein monatliches Kontingent von 14 MT/Monat eingeplant werden. Die Konzepte für diese Weiterentwicklungen werden in den monatlichen Statusmeetings (siehe 1.1) erarbeitet.
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin stellt hierzu folgende Leistungen zur Verfügung:
Mindestanforderungen: Server (8 GB Ram, 4 x 146 GB Harddisc, 15 000 GB Traffic, 100 MBit/s Anbindung), Servermanagement, Firewall, Monitoring des Servers und der Website, 24/7 Hardwarekomponententausch, tägliche Backups aller Dateien, Übernahme aller diesbezüglichen Kosten inklusive ggfs. Lizenzgebühren;
1.6) Technischer SupportHosting: Backups, Monitoring des Servers und seiner Dienste. Dauerhafte Bereitstellung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin zur Beratung bei technischen Problemen. Garantierte Verfügbarkeit 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche;
1.7) Weiterentwicklung der Empfehlungsmechanismen des Portals, (Teilen von Inhalten) wodurch Word of Mouth für das Portal und die benannten Veranstalter/Veranstalterinnen bzw. Institutionen entsteht.
2) Sämtliche Leistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen.
Die weiteren Details der zu erbringenden Leistungen sind dem Dokument „Leistungsbeschreibung und besondere Vergabedingungen“ als Bestandteil der Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin wird eventuell im Rahmen einer Vertragsverlängerungsoption damit beauftragt, die vereinbarten Leistungen zu den gleichen Bedingungen jeweils für weitere 12 Monate bis zum 31.12.2022 bzw. 31.12.2023 zu erbringen. Die Vertragsverlängerungsoption steht unter Haushaltsvorbehalt.

Beschreibung der Optionen

Der Auftraggeber behält sich vor, für neue Formate, die im Rahmen eines noch zu erarbeitenden Marketingkonzeptes entstehen könnten, eine Ausweitung des Vertrag-sumfangs für zusätzliche Arbeiten beim Auftragnehmer zu beauftragen mit einer Aufwandsvergütung nach Tagessätzen (nachstehend: „Ausweitungsoption“). Dabei geht der Auftraggeber von bis zu 6 halben Tagessätzen für einen Programmierer monatlich aus. Die Ausweitungsoption steht für den Zeitraum einer gemäß Leistungsbeschreibung ausgeübten Vertragsverlängerungder unter dem Vorbehalt, dass der Haushaltsgesetzgeber entsprechende Haushaltsmittel bereitstellen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Industriehaftpflichversicherung oder einer vergleichbaren Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): gemäß Ziffer 18 der EVB-IT Dienstleistungs AGB mittels Kopie der Versicherungsurkunde
— Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vom Bieter erstellte Beschreibung seines Unternehmens mit einer Darstellung seiner Struktur, seiner hauptsächlichen Tätigkeitsfelder und seiner fachlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens sowie evtl. eine entsprechende Beschreibung der Unterauftragnehmerin. Die Darstellung ist auf maximal 3 Seiten (DIN A 4) zu beschränken.
Darüber hinaus ist die Übersendung von Unternehmensbroschüren und sonstigen allgemeine Werbemittel nicht zulässig.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Nachweis über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen):
c) Eigenerklärung des Bieters über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags. Insbesondere sind Nachweise zu erbringen über:
1) Umfangreiche Erfahrungen bei der Weiterentwicklung, des Hostings und des Supports von nutzerzentrischen, responsiven Internetportalen mit semantischen Datenstrukturen im Kulturbereich;
2) Vertiefte technische Kenntnisse und Erfahrungen:
i) Im Bereich der Portalentwicklung in der angebotenen modernen Programmiersprache, z. B. „Ruby (ab 1.8.7) on Rails (ab 2.3.18)“;
ii) Im Bereich der responsiven Portalentwicklung in der angebotenen modernen Programmiersprache, z. B. „Ruby on Rails“ mit „Angular JS“;
iii) Mit HTML5 und CSS3;
iv) Mit MySQL und PostgreSQL;
v) Mit der Anbindung von Schnittstellen, mit der Integration von sozialen Diensten (Facebook, Twitter, Pinterest).
3) Technische Grundkenntnisse der Projektleitung in der angebotenen modernen Programmiersprache, z. B. Ruby on Rails mit Angular JS, und in HTML besitzen sowie über Erfahrungen mit agilem Projektmanagement (Scrum) verfügen. Darüber hinaus ist technische Projekt- und Teamleitungserfahrung von ähnlichen Portalen notwendig;
4) Umfangreiche Erfahrung in der SEO-Optimierung;
5) Umfangreiche Erfahrungen im Bereich Social Media Beratung;
6) Umfangreiche Erfahrung im Bereich Performance-Marketing (Display-Advertising, SEA, Social Advertising);
7) Umfangreiche Erfahrung im Bereich Web-Analytics.
Die Nachweise werden durch Mitarbeiter-Steckbriefe erbracht, die die einschlägigen Erfahrungen und Qualifikationen den entsprechenden Aufgabenfeldern und Personen zuordnen.
— Nachweis über Erfahrungen im Bereich Webentwicklung und Hosting für öffentliche Auftraggeber aus dem Kultursektor (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen durch mindestens 3 Projektbeispiele aus den vergangenen 3 Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maximal 3 Seiten (DIN-A 4).

I) Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen:
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder subsidiär per E-Mail darauf hinzuweisen:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
Des Landes Nordrhein-Westfalen
Frau Petra Reichert-Krauße
Referat Z.14
40190 Düsseldorf
E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de
II) Informationen und Kommunikation:
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder subsidiär per E-Mail; Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften.
Fragen sind an die oben unter Ziffer I) genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder subsidiär per E-Mail zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum:
11.11.2019
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW am 18.11.2019 zur Kenntnis gegeben.
Zu diesem Frage-/Antwortkatalog sind wiederum Nachfragen bis zum 22.11.2019 möglich. Die Fragen und die Antworten werden wiederum in anonymisierter Form allen Interessierten bis 29.11.2019 zur Kenntnis gegeben.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPYYRG