Beschreibung der Beschaffung
Postdienstleistung: Die Sendungen sind bei einem Druckdienstleister innerhalb Deutschlands abzuholen, ggf. zu frankieren und zuzustellen. Die Beförderung und Zustellung erfolgt in der branchenüblichen Versandart (Standardbrief-)Einschreiben (nachweispflichtige Sendungen). Die jeweilige Sendung ist an den Empfänger oder eine empfangsbevollmächtigte Person zu übergeben und die Zustellung der Sendung ist durch Unterschrift des Empfängers oder der empfangs-bevollmächtigten Person zu quittieren.
— Es entsteht seitens des Auftragnehmers ein Aufwand für die Abstimmung mit dem Druckdienstleister bezüglich der Umsetzung der Versandart Einschreiben sowie der vom Auftraggeber gewünschte Sendungsverfolgung. Ggf. im Anschriftenfeld einzudruckende Merkmale für den Versandprozess sind dem Druckdienstleister unmittelbar nach Auftragsannahme zu benennen. Der dafür notwendige Platz ist im Adressfenster des Schreibens vorhanden. (Betrifft auch Punkt 2.2.2) Über das Ergebnis der Abstimmungen ist der Auftraggeber rechtzeitig zu informieren,
— Der Druckdienstleister stellt die Sendungen postleitzahloptimiert zur Verfügung.
Hierfür werden 2 „Stapel“, einmal für das Zustellnetz der Deutschen Post und einmal für das Zustellnetz eines privaten Anbieters, erstellt. Falls vom Postdienstleister eine noch feinere Aufteilung gefordert wird, hat dieser sich mit dem Druckdienstleister in Verbindung zu setzen. Mehrkosten hierfür müssen vom Postdienstleister übernommen werden. Die Abholkosten sind ebenfalls mit einzukalkulieren.
Der Auftragnehmer hat maximal 3 Kalendertage Zeit für die Versandvorbereitung (abholen, sortieren und ggf. frankieren), danach müssen die Sendungen innerhalb von maximal E+3 zugestellt werden.
Servicetätigkeiten zur Nachverfolgung bzw. zum Sendungsstatus:Die Einschreiben sind elektronisch zu erfassen. Als Nachverfolgungsmerkmal wird pro Sendung eine Sendungsnummer vergeben. Die Verknüpfung zwischen der Sendungsnummer und der Sendung ist ggf. mit dem Druckdienstleister abzustimmen. Anhand der Sendungs-nummern muss jederzeit – ab Beginn des Zustellprozesses – der Status (also der Verbleib einer jeden Sendung) für den Auftragnehmer nachvollziehbar sein. Die Informationen zum Erledigungsstatus der einzelnen Sendungen sind durch den Auftragnehmer zu dokumentieren. Ebenfalls muss bei Zustellung die Unterschrift des Empfängers bzw. der empfangsberechtigten Person sowie der Zeitpunkt der Zustellung im Internet durch den Auftraggeber eingesehen werden können. Diese Informationen sind mindestens 24 Monate nach Abholung des Einschreibens beim Druckdienstleister vorzuhalten. Dem Auftraggeber frühestens nach dem zweiten Zustellversuch (vgl. Punkt 2.2.3) spätestens vier Wochen nach Beginn der Zustellung (Abholung bei dem Druckdienstleister) eine Auswertung über alle Sendungen zur Verfügung zu stellen. Die Auswertung hat in einer tabellarischen Form zu erfolgen und muss folgender Mindestanforderung genügen:Dateiformat der Auswertung: Excel-Format.
Als Status der Sendung ist mindestens folgende Unterteilung vorzunehmen:
— „in Zustellung“,
— „zugestellt“,
— „unzustellbar“.
Weitere, geeignete Status können nach Rücksprache mit dem Auftraggeber eingepflegt werden.
Der Auftragnehmer benennt einen Ansprechpartner, der für sämtliche Angelegenheiten, insbesondere für Nachforschungen nach dem Verbleib und dem Erledigungsstatus des übergebenen Einschreibens, zuständig ist. Eine Rückmeldung auf Nachforschungsanfragen hat spätestens innerhalb von 5 Werktagen zu erfolgen.
Retourenmanagement:Sendungen, die nicht übergeben werden können, liefert der Auftragnehmer mit der Angabe des Grundes der Nichtzustellung kostenfrei und unverzüglich, spätestens jedoch am dritten Tag nach dem erfolglosen Zustellversuch zurück.
Anzahl der geschätzten Sendungen: 85.810 Stück