Beschreibung der Beschaffung
Die Abteilungen Liegenschaften?der GIZ?bieten ca. 4500 GIZ-Mitarbeiter*Innen?einen einheitlichen, effizienten Raumbuchungsservice für Besprechungs- und Konferenzräume an den Standorten Berlin, Bonn und Eschborn?an. Der Buchungsvorgang kann vom Nutzer jederzeit eingesehen sowie innerhalb der vorgegebenen Fristen geändert oder storniert werden. Vorhandene Ressourcen und Räume werden optimal genutzt. Durch verursachergerechte Kostenverrechnung wird der tatsächliche Bedarf transparent und der verantwortungsvolle Umgang mit der Ressource Fläche unterstützt. Durch die Integration in ein Terminmanagement System (Outlook) werden die gebuchten Termine automatisch zusätzlich im Kalender des jeweiligen Buchers/Teilnehmers aktualisiert.??
Sämtliche Anforderungen im Rahmen der Raumbuchung an den Standorten Berlin, Bonn und Eschborn erfolgen, sowohl durch den Kunden wie auch durch die drei jeweiligen Kundencenter, über ein einfach zu bedienendes System.?
Die ca. 210 verfügbaren Meetingräume in Berlin, Bonn und Eschborn sind über das System buchbar?
Das System ist skalierbar und erlaubt?rollenbasiert,?dynamisch die Anpassung bzw. Hinzunahme zusätzlicher Räume.??
Raumbuchungen können über das Tool jederzeit?unabhängig von Servicezeiten durch die Anwender vorgenommen werden.?
Der aktuelle Buchungsstatus ist sowohl für den Kunden als auch für die Kundencenter jederzeit einsehbar und innerhalb vorgegebener Fristen editierbar
Das Raumbuchungssystem soll einfach und selbsterklärend unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit zu bedienen sein.?
Die Buchungen sowie das Anzeigen des Buchungsstatus?sind?auf unterschiedlichen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) intuitiv möglich. Der Datenabgleich zwischen den Systemen (Raumbuchungssystem <> Terminmanagementsystem erfolgt automatisiert. Alle Buchungen erfolgen in einem Tool.
Sämtliche Leistungen, die für eine Raumbuchung relevant sind, können innerhalb eines Buchungsvorgangs?gebucht bzw.?bestellt werden.?
Es kann eine Videokonferenz über mehrere Standorte (in Deutschland) in einem Vorgang gebucht werden.?
Auswertungen u.a. über Raumauslastung und weitere gebuchte Services im Rahmen der Raumbuchung sind durch verfügbare Reports im Tool für die Mitarbeiter der Kundencenter abrufbar.?
Die für die verursachergerechte Verrechnung notwendigen Daten werden vom?Raumbuchungssystem?bereitgestellt und dem?SAP System?der GIZ?zur Weiterbearbeitung?übermittelt.?
Dedizierte Anwender*innen können Anpassungen / Änderungen / Erweiterungen von Besprechungsräumen und Buchungsprozessen sowie Stammdaten selbständig im Tool vornehmen.?
Die drei Kundencenter haben die Möglichkeit, rollenbasiert Benutzer/Berechtigungen?anzulegen und zu pflegen.?
Zu einem späteren Zeitpunkt kann das System bei Bedarf auch um zusätzliche (internationale) Standorte, Räume,?Services erweitert werden.?