81263468-Redaktion und Content-Management für die GIZ

Kurze Beschreibung

Die GIZ im Profil
Die Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH bietet die GIZ ihren Auftraggebern funktionsfähige, nachhaltige und wirksame Lösungen für politische, wirtschaftliche und soziale Veränderungsprozesse.
Die GIZ ist in mehr als 120 Ländern weltweit aktiv. Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Bonn und Eschborn. Weltweit hat die GIZ mehr als 22 000 Beschäftigte — knapp 70 Prozent von ihnen sind als Nationales Personal vor Ort beschäftigt. Das Geschäftsvolumen lag zum 31.12.2019 bei gut 3 Milliarden EUR.
Die Öffentlichkeitsarbeit der GIZ
Die Vermittlung der Arbeit der GIZ in der Öffentlichkeit erfordert, nicht alltägliche Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar für unterschiedliche Medien bzw. Kanäle aufzubereiten. Die Unternehmenskommunikation der GIZ lässt sich bei diesen Aufgaben von erfahrenen PR-Beratern und Dienstleistern unterstützen mit dem Ziel, qualitativ hochwertige und in sich kohärente Veröffentlichungen in unterschiedlichen Medien zu gewährleisten.
In diese Anforderung bettet sich der an den Auftragnehmer vorliegend zu vergebende Auftrag ein. Er enthält im Wesentlichen 2 Aufgabenbereiche:
— Contenterstellung, Redaktion, Community-Management und Beratung für die Webseite und die Social-Media-Kanälen der GIZ sowie
— Content-Management des Online-Auftrittes und des YouTube-Kanals sowie Prozess- und Schnittstellenmanagement.
Dafür bietet der Auftragnehmer ein feste Ansprechstruktur und hält ausreichend Fachkräfte vor, um die regelmäßig anstehenden Aufgaben laufend erledigen zu können. Für weitere Aufgaben steht ein Pool von Fachkräften zu Verfügung. Das Management der Aufgaben und deren Abrechnung stellt hohe Ansprüche an den Auftragnehmer.

Beschreibung der Beschaffung

Die GIZ im Profil
Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und internationale Bildungsarbeit mit 22 199 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die GIZ hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das Geschäftsvolumen liegt bei rund 3,1 Milliarden Euro. Als gemeinnütziges Bundesunternehmen unterstützt die GIZ die Bundesregierung, insbesondere das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, sowie viele öffentliche und private Auftraggeber in rund 120 Ländern dabei, ihre Ziele in der internationalen Zusammenarbeit zu erreichen. Dafür entwickelt die GIZ mit ihren Partnern wirksame Lösungen, die Menschen Perspektiven bieten und deren Lebensbedingungen dauerhaft verbessern.
Die Öffentlichkeitsarbeit der GIZ
Die Vermittlung der Arbeit der GIZ in der Öffentlichkeit erfordert, nicht alltägliche Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar für unterschiedliche Medien bzw. Kanäle aufzubereiten. Die Unternehmenskommunikation der GIZ lässt sich bei diesen Aufgaben von erfahrenen PR-Beratern und Dienstleistern unterstützen mit dem Ziel, qualitativ hochwertige in sich kohärente und zielgruppengerechte Veröffentlichungen in unterschiedlichen Medien zu gewährleisten.
Der Auftrag
In diese Anforderung bettet sich der zu vergebende Auftrag ein. Er enthält im Wesentlichen 2 Hauptaufgabenfelder. Das erste dieser Aufgabenfelder betrifft die Inhalte der Kommunikation:
— In der Erstellung von Content geht es vor allem um Texte. Hier sind auf Basis von Informationen oder Hintergrundmaterial des AG Texte zu entwerfen und zu schreiben und nach Vorgaben des AG für die Veröffentlichung (v.a. Suchmaschinen) zu optimieren.
— Zu Contenterstellung gehört auch die (Post)-Produktion von Videos, die Recherche von Bildmaterial, die Erstellung von Infografiken und „Sharables" für Social Media und die Webseite.
— Die Bearbeitung bestehender Texte ist ein zweiter wesentlicher Arbeitsbereich. Hierzu zählen Texte, die von der Unternehmenskommunikation oder anderen Stellen der GIZ erstellt werden und nach Vorgaben des AG redaktionell zu optimieren sind.
— Die Zielgruppen der GIZ bewegen sich längst auch auf sozialen Medien. Diese fordern eine spezielle Ansprache, ausgesuchte Inhalte und eine besondere Präsentation. Hier sind Inhalte zu erstellen und zu veröffentlichen. Zusätzlich müssen die jeweiligen Communities nach Vorgaben des AG betreut und gepflegt werden.
Mit den Inhalten einher geht die Beratung durch den Dienstleister zum Betrieb der Webseite und der Social-Media-Kanälen der GIZ.
Das zweite Aufgabenfeld betrifft die Bereitstellung von Inhalten auf der Webseite und im YouTube-Kanal der GIZ:
— Die mit Abstand größte Teilaufgabe ist das Content-Management des Online-Auftrittes mit dem Web Content Management System von Open Text.
— Ergänzt wird dieses Aufgabenfeld durch die Bereitstellung von Videos im YouTube-Kanal der GIZ.
Hierzu gehört auch das Prozess- und Schnittstellenmanagement, das gewährleistet, viele oft sehr kleinteilige Aufgaben aufzunehmen, mit dem Auftraggeber zu koordinieren, sukzessive zu erledigen und in einigen Fällen auch zu dokumentieren. Das Management der Aufgaben und deren Abrechnung stellt hohe Ansprüche an die Sorgfalt des Auftragnehmers.
Die Redaktion und das Content Management der Projektkurzbeschreibungen nimmt einen wesentlichen Teil in beiden Aufgabenfeldern ein. Die Texte werden nach Vorgaben der Unternehmenskommunikation in direkter Abstimmung mit Projekten, die die GIZ weltweit durchführt, redigiert, in die Übersetzung gegeben und veröffentlicht.
Der Auftragnehmer bietet für alle Aufgaben eine feste Ansprechstruktur und hält ausreichend Fachkräfte vor, um die regelmäßig anstehenden Aufgaben laufend erledigen zu können. Für weitere Aufgaben und eventuell auftretende Belastungsspitzen stellt er ein Pool von Fachkräften zu Verfügung.
Der Dienstleister
Die GIZ sucht nach ausgezeichneter Expertise für die Onlinekommunikation. Dazu gehören zuvorderst hervorragende texterische Fähigkeiten, sowohl für die Texte auf der Webseite als auch auf kürzeren Formaten in den Social-Media-Kanälen der GIZ bis hin zu kurzen Tweets. Diese Expertise gilt es in der Erstellung und in der Redaktion von Texten nachzuweisen, auch Hinblick auf Suchmaschinenoptimierung, Bildrecherche und -bearbeitung sowie Videoproduktion.
Das Wissen um den kanal- und zielgruppengerechten Betrieb von Social-Media-Kanälen, der die Erreichung der strategischen Kommunikationsziele der GIZ sicherstellt, gehört ebenfalls zur erforderlichen Expertise des Auftragnehmers. Er muss sicher beurteilen können, welche neuen Trends und Entwicklungen in der Onlinekommunikation sich für die Erreichung kommunikativen Ziele der GIZ eignen. Dazu gehört auch der Bereich Analytics, Storytelling und Content Distribution.
Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Flexibilität sind von großer Bedeutung darin, die vielen und oft kleinen Aufgaben zu erledigen und mit dem Team der Unternehmenskommunikation zu koordinieren. In der Postfachbetreuung ist zusätzlich ein freundlicher und sicherer Umgang mit den dort einlaufenden Anfragen gefordert. Und schließlich braucht es ein effektives Wissensmanagement, eine gute Dokumentation von Regeln und Aufgaben und eine prüfungssichere Abrechnung der Dienstleistungen.
Die GIZ begrüßt ausdrücklich Bietergemeinschaften, sollte ein Bieter allein die hier geforderten Kompetenzen und Erfahrungen nicht oder nur teilweise nachweisen können.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Wenn mehr als 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften als geeignet eingestuft werden, werden nur die 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Angebotsabgabe aufgefordert, die auf den ersten 5 Rängen liegen. Die anderen Bewerber/Bewerbergemeinschaften werden nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Begrenzung der Anzahl von Bewerbern erfolgt anhand von Referenzen. Hierfür sind Referenzen vorzulegen, die dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind. Dies gilt im Hinblick auf Umfang und Komplexität des Referenzprojektes. Umfang versteht sich als Anzahl der Projektstunden und beauftragten Kosten des Projekts pro Quartal. Die Dauer ist hier nicht ausschlaggebend. Komplexität wird verstanden als Vielzahl verschiedener, kleinteiliger Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen wie Texterstellung, Community Management, Content Management, Multimediaplanung und -produktion, Schnittstellenmanagement, Kundenbetreuung, Ansprechstruktur, etc.
Aus den Referenzen sollen folgende Angaben hervorgehen: Kurzbeschreibung des Auftrags, die eine Bewertung des Projekts in Hinblick auf den jeweils geforderten fachlichen Inhalt ermöglicht, Auftraggeber (Firma), Dauer, Umfang, Projektstruktur. Hierfür ist das Formblatt „Teilnahmeantrag und Eigenerklärung zur Eignung" zu verwenden.
Zu 1.1 Contentproduktion für die Online-Kommunikation
Die Bewerber haben ihre Erfahrungen in der Produktion von Content für die Online-Kommunikation anhand von Referenzen darzustellen. Es werden bis zu 5 Referenzen bei der Wertung berücksichtigt. Unter Content wird hier schwerpunktmäßig Textredaktion verstanden, aber auch die Auswahl und Nachbearbeitung von Bildern sowie die Produktion und Postproduktion von Videomaterial. Jede Referenz, die in Umfang und Komplexität mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar ist, wird mit 2,0 Punkten bewertet.
Hat eine Referenz einen wesentlichen geringeren Umfang oder einen wesentlich geringeren Komplexitätsgrad, so wird sie entsprechend geringer bewertet.
Die von den Bewerbern erzielte Gesamtpunktezahl wird mit 30 multipliziert.
Zu 1.2 Steuerungsstruktur der Redaktionsdienstleistungen
Die Bewerber haben ihre Erfahrungen in der Steuerung und Koordination von Redaktionsdienstleistungen anhand von Referenzen darzustellen. Es werden bis zu 5 Referenzen bei der Wertung berücksichtigt. Jede Referenz, die in Umfang und Komplexität mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag mindestens vergleichbar ist, wird mit 2,0 Punkten bewertet.
Hat eine Referenz einen wesentlichen geringeren Umfang oder einen wesentlich geringeren Komplexitätsgrad, so wird sie entsprechend geringer bewertet.
Die von den Bewerbern erzielte Gesamtpunktezahl wird mit 15 multipliziert.
Zu 1.3 Content Management von Webseiten
Die Bewerber haben ihre Erfahrungen im Content Management von Webseiten anhand von Referenzen darzustellen. Es werden bis zu 5 Referenzen bei der Wertung berücksichtigt. Jede Referenz, die in Umfang und Komplexität mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar ist, und profunde Erfahrung mit WCMS von Open Text nachweist, wird mit 2,0 Punkten bewertet.
Hat eine Referenz einen wesentlichen geringeren Umfang oder einen wesentlich geringeren Komplexitätsgrad, oder weist sie keine profunde Erfahrung mit WCMS von Open Text nach, so wird sie entsprechend geringer bewertet.
Die von den Bewerbern erzielte Gesamtpunktezahl wird mit 15 multipliziert.
Zu 1.4 Content- und Community-Management in sozialen Medien
Die Bewerber haben ihre Erfahrungen im Content- und Community-Management anhand von Referenzen darzustellen. Es werden bis zu 5 Referenzen bei der Wertung berücksichtigt. Jede Referenz, die in Umfang und Komplexität mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar ist, wird mit 2,0 Punkten bewertet.
Hat eine Referenz einen wesentlichen geringeren Umfang oder einen wesentlich geringeren Komplexitätsgrad, so wird sie entsprechend geringer bewertet.
Die von den Bewerbern erzielte Gesamtpunktezahl wird mit 20 multipliziert.
Zu 1.5 Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen (vorzugsweise deutsche Ministerien, EU)
Die Bewerber haben ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen (vorzugsweise deutsche Ministerien, EU) anhand von Referenzen darzustellen. Es werden bis zu 5 Referenzen bei der Wertung berücksichtigt. Jede Referenz, die in Umfang und Komplexität mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar ist, wird mit 2,0 Punkten bewertet.
Hat eine Referenz einen wesentlichen geringeren Umfang oder einen wesentlich geringeren Komplexitätsgrad, so wird sie entsprechend geringer bewertet.
Die von den Bewerbern erzielte Gesamtpunktezahl wird mit 20 multipliziert.

Beschreibung der Optionen

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für den Teilnahmeantrag sind die zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.
1. Angaben zum Firmennamen und zur Anschrift, wirtschaftlich Berechtigten, Bankverbindung, Handelsregisternummer, Firmenprofil, Steuernummer, USt.-Identifikationsnummer, Ansprechpartner/in für Rückfragen,
2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 und/oder § 124 GWB vorliegen,
3. Eigenerklärung, ob wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG eine Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro verhängt wurde,
4. Integritätserklärung,
5. Soweit ein Bewerber/Bieter zur Auftragsdurchführung die Kapazitäten eines anderen Unternehmens in Anspruch nehmen will, hat er durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung nachzuweisen, dass ihm die entsprechenden Kapazitäten zur Auftragsdurchführung zur Verfügung stehen bzw. durch diesen Unterauftragnehmer erbracht werden,
6. Bei Beteiligung als Bewerbergemeinschaft: Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen ein federführendes Mitglied bestimmen und dieses bevollmächtigen, die Gemeinschaft zu vertreten und Zahlungen mit befreiender Wirkung auch für die übrigen Mitglieder in Empfang zu nehmen. Eine entsprechende Vereinbarung, die von allen Mitgliedern unterschrieben ist, muss dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Hierfür ist das von der GIZ bereit gestellte Muster zu verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für den Teilnahmeantrag sind die zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden:
1. Eigenerklärung zum durchschnittlichen Jahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren,
2. Eigenerklärung zu der Beschäftigtenzahl zum 31.12. des letzten Kalenderjahres.

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (bei Ausschreibungen innerhalb von 6 Monaten nach dem Ende des letzten Geschäftsjahres kann das viertletzte Geschäftsjahr herangezogen werden): Mindestens 2 500 000 EUR.
2. Beschäftigtenzahl zum 31.12. des letzten Kalenderjahres: Mindestens 20 Personen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für den Teilnahmeantrag sind die zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.
Grundlage der Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von jeweils 200 000 EUR:
Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet Onlineredaktion sowie mindestens 3 Referenzprojekte im Fachgebiet Content Management jeweils in den letzten 3 Jahren.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Grundlage der Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von jeweils 200 000 EUR:
Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet Onlineredaktion sowie mindestens 3 Referenzprojekte im Fachgebiet Content Management jeweils in den letzten 3 Jahren.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.