Abschluss eines Rahmenvertrags über eine fachliche und methodische Transformationsbegleitung des zentralen Marketings und Vertriebs

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Unterstützung in der Transformationsbegleitung der zentralen Marketing- und Vertriebsabteilungen innerhalb der AOK Bayern.
Historie:
Die AOK-Gemeinschaft (11 AOKs) hat ihre Medienangebote (periodische Druckerzeugnisse, Internetauftritt, Social-Media-Kanäle, Influencer-/Medienkooperationen, Apps, Newsletter- und Messenger-Angebote) neu ausgerichtet. Ziel war es, ab dem Jahr 2020 für die Zielgruppen Versicherte und Unternehmen zeitgemäße und effiziente Wege der Kommunikation zu finden. In diesem Zusammenhang wurde auf Basis von umfassenden Marktforschungen eine neue Segmentierungslogik (Persona-Konzept) gefunden und neue Prozesse im Themen- und Contentmanagement (Planung, Erstellung, Durchführung, Distribution, Reporting) installiert.
Die AOK Bayern hat sich dazu entschlossen das Bundesprojekt und die dort erarbeiteten Grundlagen heranzuziehen und ein umfassendes bayerisches Kommunikationsprogramm aufzusetzen. In den Jahren 2019 und 2020 hat das Programm KuKoNEU+ (Neu-ausrichtung der Kundenkommunikation) folgende Inhalte erarbeitet:
— Entwicklung einer gesamthaften Vertriebs-, Marketing und Markenstrategie. Dies beinhaltet u.a. eine deutlich digitaler ausgerichtete Kommunikation, die auf Basis von Daten messbare Ziele erreichen und stetig effizienter gestaltet werden soll;
— Konzipierung einer Ablauf- und Aufbauorganisation des zentralen Geschäftsbereiches „Marke & Kundenerleben“ sowie der direktionalen Bereiche „Marketing und Veranstaltungsmanagement“ in den Direktionen der AOK Bayern (abgeleitet aus den strategischen Anforderungen);
— Konzipierung einer Ablauf- und Aufbauorganisation des zentralen „Vertriebs“ inklusive der Definition notwendiger Anforderungen und Prämissen an den künftigen Vor-Ort-Vertrieb in den Direktionen. Die konkrete Übersetzung in die lokalen Prozesse und Strukturen wurde nicht erarbeitet;
— Zudem wurden Ableitungen getroffen, welche Prozesse in der Präventionsarbeit optimiert werden müssen, um künftig eine bessere Vernetzung mit den Vertriebs- und Marketingaktivitäten herstellen zu können.
Integrativer Ansatz:
Im Zuge der Digitalisierung in der Kommunikation sind die „klassischen“ Grenzen zwischen Vertrieb und Marketing zunehmend fließend. Daher hat sich die AOK Bayern bewusst für eine höchstmögliche integrative Vorgehensweise im Programm entschieden.
Im Zentrum aller Überlegungen steht der Kunde. Dies bedeutet für die AOK Bayern, dass alle Marktbearbeitungsmaßnahmen (Vertrieb, Marketing, Kommunikation) künftig auf Basis eines umfassenden Persona-Konzeptes und entlang definierter Customer-Journeys integrativ geplant werden. „Silo-hafte Denkmuster“ gilt es bereichsübergreifend aufzubrechen, neues – insbesondere digitales – Wissen ist in Breite und Tiefe aufzubauen und eine neue Kultur der Zusammenarbeit auf allen Ebenen einzuführen.
Diese gesamthafte Herangehensweise ist ein zentraler Anker des bisherigen und zukünftigen Vorgehens.
Beratungsbedarf:
Es gilt demnach die Transformation in den zentralen Marktbearbeitungseinheiten (sprich: Marketing, Vertrieb) auf Basis einer definierten Ablauf- und Aufbauorganisation zu begleiten und in einem iterativen Vorgehen fortlaufend zu schärfen. Zudem muss die technische Infrastruktur (Sales-Tech, Marketing-Tech) in Zusammenarbeit mit dem IT-Ressort der AOK Bayern an die neuen Prozesse und Anforderungen der Marktbearbeitung angepasst und weiterentwickelt werden. Für die Mitarbeiter/innen der zentralen Marktbearbeitungseinheiten sind fachliche, technische und methodische Schulungen zu konzipieren und umzusetzen. Die Führungsebene soll befähigt werden die Innovationskraft im Regelbetrieb sowie strategisch weiterentwickeln zu können. Zudem sollen alle Führungskräfte in ihrer neuen Rolle als Coach und Sparringspartner individuell unterstützt und begleitet werden.
Im Beratungsumfang soll zudem eine bedarfsgerechte Unterstützung der Projektleitung sichergestellt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Unterstützung in der Transformationsbegleitung der zentralen Marketing- und Vertriebsabteilungen innerhalb der AOK Bayern.
Historie:
Die AOK-Gemeinschaft (11 AOKs) hat ihre Medienangebote (periodische Druckerzeugnisse, Internetauftritt, Social-Media-Kanäle, Influencer-/Medienkooperationen, Apps, Newsletter- und Messenger-Angebote) neu ausgerichtet. Ziel war es, ab dem Jahr 2020 für die Zielgruppen Versicherte und Unternehmen zeitgemäße und effiziente Wege der Kommunikation zu finden. In diesem Zusammenhang wurde auf Basis von umfassenden Marktforschungen eine neue Segmentierungslogik (Persona-Konzept) gefunden und neue Prozesse im Themen- und Contentmanagement (Planung, Erstellung, Durchführung, Distribution, Reporting) installiert.
Die AOK Bayern hat sich dazu entschlossen das Bundesprojekt und die dort erarbeiteten Grundlagen heranzuziehen und ein umfassendes bayerisches Kommunikationsprogramm aufzusetzen. In den Jahren 2019 und 2020 hat das Programm KuKoNEU+ (Neu-ausrichtung der Kundenkommunikation) folgende Inhalte erarbeitet:
— Entwicklung einer gesamthaften Vertriebs-, Marketing und Markenstrategie. Dies beinhaltet u.a. eine deutlich digitaler ausgerichtete Kommunikation, die auf Basis von Daten messbare Ziele erreichen und stetig effizienter gestaltet werden soll;
— Konzipierung einer Ablauf- und Aufbauorganisation des zentralen Geschäftsbereiches „Marke & Kundenerleben“ sowie der direktionalen Bereiche „Marketing und Veranstaltungsmanagement“ in den Direktionen der AOK Bayern (abgeleitet aus den strategischen Anforderungen);
— Konzipierung einer Ablauf- und Aufbauorganisation des zentralen „Vertriebs“ inklusive der Definition notwendiger Anforderungen und Prämissen an den künftigen Vor-Ort-Vertrieb in den Direktionen. Die konkrete Übersetzung in die lokalen Prozesse und Strukturen wurde nicht erarbeitet;
— Zudem wurden Ableitungen getroffen, welche Prozesse in der Präventionsarbeit optimiert werden müssen, um künftig eine bessere Vernetzung mit den Vertriebs- und Marketingaktivitäten herstellen zu können.
Integrativer Ansatz:
Im Zuge der Digitalisierung in der Kommunikation sind die „klassischen“ Grenzen zwischen Vertrieb und Marketing zunehmend fließend. Daher hat sich die AOK Bayern bewusst für eine höchstmögliche integrative Vorgehensweise im Programm entschieden.
Im Zentrum aller Überlegungen steht der Kunde. Dies bedeutet für die AOK Bayern, dass alle Marktbearbeitungsmaßnahmen (Vertrieb, Marketing, Kommunikation) künftig auf Basis eines umfassenden Persona-Konzeptes und entlang definierter Customer-Journeys integrativ geplant werden. „Silo-hafte Denkmuster“ gilt es bereichsübergreifend aufzubrechen, neues – insbesondere digitales – Wissen ist in Breite und Tiefe aufzubauen und eine neue Kultur der Zusammenarbeit auf allen Ebenen einzuführen.
Diese gesamthafte Herangehensweise ist ein zentraler Anker des bisherigen und zukünftigen Vorgehens.
Beratungsbedarf:
Es gilt demnach die Transformation in den zentralen Marktbearbeitungseinheiten (sprich: Marketing, Vertrieb) auf Basis einer definierten Ablauf- und Aufbauorganisation zu begleiten und in einem iterativen Vorgehen fortlaufend zu schärfen. Zudem muss die technische Infrastruktur (Sales-Tech, Marketing-Tech) in Zusammenarbeit mit dem IT-Ressort der AOK Bayern an die neuen Prozesse und Anforderungen der Marktbearbeitung angepasst und weiterentwickelt werden. Für die Mitarbeiter/innen der zentralen Marktbearbeitungseinheiten sind fachliche, technische und methodische Schulungen zu konzipieren und umzusetzen. Die Führungsebene soll befähigt werden die Innovationskraft im Regelbetrieb sowie strategisch weiterentwickeln zu können. Zudem sollen alle Führungskräfte in ihrer neuen Rolle als Coach und Sparringspartner individuell unterstützt und begleitet werden.
Im Beratungsumfang soll zudem eine bedarfsgerechte Unterstützung der Projektleitung sichergestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Die Bieter haben eine ausgefüllte und mit dem Namen des Erklärenden versehene Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gemäß Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Europäischen Kommission vom 5.1.2016 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen. Für die einheitliche europäische Eigenerklärung können die Bieter entweder ein von Hand ausgefülltes Dokument oder ein online ausgefülltes Formular (z.B. unter https://eee.evergabe-online.de/) einreichen. Der Abschnitt D in Teil II muss nicht ausgefüllt werden. In Teil IV ist es ausreichend, nur Abschnitt alpha auszufüllen. Teil V muss nicht ausgefüllt werden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat einen Leitfaden zum Ausfüllen der EEE veröffentlicht, der unter https://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/J-L/leitfaden-einheitlichen-europaeischen-eigenerklaerung,property=pdf,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf abgerufen werden kann.
Bei Bietergemeinschaften muss die Einheitliche Europäische Eigenerklärung für jedes Mitglied eingereicht werden. Sofern der Bieter Drittunternehmen benennt, muss die Einheitliche Europäische Eigenerklärung auch für die Drittunternehmen eingereicht werden.
b) Da die Auftraggeberin ab einem Auftragswert von 30 000 EUR dazu verpflichtet ist, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzuordern, wird darauf hingewiesen, dass der zur Zuschlagserteilung vorgesehene Bieter auf Aufforderung der Auftraggeberin einen aktuellen Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung) einreichen muss, aus dem hervorgeht, wer die vertretungsberechtigten Personen sind.
Bei Bietergemeinschaften muss der Handelsregisterauszug für jedes Mitglied eingereicht werden.
Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Nachweis (Kopie) über das Vorhandensein einer aktuell bestehenden angemessenen und gültigen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung einschließlich der Versicherung von Vermögensschäden. Sofern der Bieter keine aktuell bestehende entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, genügt eine Eigenerklärung in Textform gemäß § 126b BGB, in welcher er bestätigt, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen. Als angemessen gilt eine Deckungssumme von 500 000 EUR für Vermögensschäden.
Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis über eine gültige Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für jedes Mitglied einzureichen.
Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis über ausreichende Erfahrung mit der auftragsgegenständlichen Leistung durch Nennung von 3 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 3 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, des Auftragsinhalts, des Budgets und des Leistungszeitraums. Die Bieter haben dafür das Referenzblatt (Anlage 5 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen;
— Benennung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektleiters sowie der Mitglieder des Kernteams einschließlich deren berufliche Qualifikationen, theoretischen Kenntnisse und praktischen Erfahrungen zu den im folgenden genannten Bereichen. Diese müssen zwingend bei der Durchführung des Auftrags eingesetzt werden und dürfen nur mit Zustimmung der Auftraggeberin ausgewechselt werden. Die Bieter haben für jede/n vorgesehene/n Mitarbeiter/in (einschließlich Projektleiter/in) das als Anlage 6 zu den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt „Mitarbeiterqualifikation“ vollständig auszufüllen. Es dürfen maximal 6 Mitarbeiter/innen benannt werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Die Referenzaufträge müssen jeweils ein Beratungsbudget von mindestens 100 000 EUR netto umfassen und vergleichbar sein. Vergleichbar sind Referenzaufträge dann, wenn sie den Transformationsprozess in Marketing- und Vertriebsorganisationen beinhalten und dabei wichtige Aspekte des Change-Managements wie Weiterbildung von Mitarbeitern, Coaching von Mitarbeitern und Führungskräften sowie Kulturwandel abdecken.
— Der Projektleiter muss über einen Studienabschluss entweder im Bereich Marketing oder im Bereich Kommunikation sowie eine mindestens 5-jährige Berufserfahrung im Bereich Marke/Marketing, Content Marketing oder Vertrieb (jeweils analog und digital) verfügen.
Mindestvoraussetzung für die Eignung des Kernteams sind theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen aus Marketing- und Vertriebsprojekten zu den Bereichen:
— theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen zu Personalqualifizierung (z. B. Weiterbildungen);
— theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Changemanagement (z. B. Kulturwandel);
— theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Coaching (z. B. Neue Rolle der Führungskräfte);
— theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich Vertrieb (z. B. Zusammenspiel zentraler Vertriebsstrategie und regionaler Vertriebsverantwortung);
— theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich digitaler Marktbearbeitung (Marketing, Vertrieb).

Der letztmögliche Termin für das Einreichen von Bieterfragen ist der 11.11.2020, 12.00 Uhr.
Bietergemeinschaften haben unter Verwendung des Formblattes „Erklärung der Bietergemeinschaft" (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen) eine von allen ihren Mitgliedern in Textform gemäß § 126b BGB abgegebene Erklärung einzureichen, die die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft benennt sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des hiesigen Vertrages sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens bezeichnet. Bietergemeinschaften müssen für den Fall der Auftragserteilung erklären, dass alle ihre Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten haften (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen).
Will der Bieter Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragnehmer an Drittunternehmen vergeben, so muss er diesen Umstand, das vorgesehene Drittunternehmen (falls zumutbar) sowie Art und Umfang der an das Drittunternehmen zu vergebenden Leistungen durch eine entsprechende Eigenerklärung „Drittunternehmerverzeichnis“ (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB mitteilen. Der Bieter muss der Auftraggeberin nachweisen, dass ihm im Auftragsfall die erforderlichen Mittel des Drittunternehmens zur Verfügung stehen, indem er die mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehene Erklärung zur Art und Umfang der durch Drittunternehmen zu erbringenden Leistungen inklusive der mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehenen Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen in Textform gemäß § 126b BGB vorlegt (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen- vgl. § 36 Abs. 1 VgV). Verbindliche Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen) können bereits bei Abgabe des Angebots, müssen aber spätestens 1 Woche nach Mitteilung, dass das Angebot des betreffenden Bieters zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist (maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle der AOK Bayern), eingereicht werden. Das Drittunternehmerverzeichnis (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) muss jedoch bereits mit dem Angebot eingereicht werden.
Ein Bieter kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er die mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehene Erklärung zur Art und Umfang der durch Drittunternehmen zur Verfügung zu stellenden Kapazitäten (Drittunternehmererklärung - Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) inklusive der mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehenen Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen in Textform gemäß § 126b BGB vorlegt (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen- § 47 Abs. 1 VgV). Verbindliche Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen) können bereits bei Abgabe des Angebots, müssen aber spätestens 1 Woche nach Mitteilung, dass das Angebot des betreffenden Bieters zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist (maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle der AOK Bayern), eingereicht werden. Das Drittunternehmerverzeichnis (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) muss jedoch bereits mit dem Angebot eingereicht werden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6YDUY0

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.