Abschluss eines Rahmenvertrags über eine fachliche und methodische Transformationsbegleitung des zentralen Marketings und Vertriebs

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Unterstützung in der Transformationsbegleitung der zentralen Marketing- und Vertriebsabteilungen innerhalb der AOK Bayern.

Historie:

Die AOK-Gemeinschaft (11 AOKs) hat ihre Medienangebote (periodische Druckerzeugnisse, Internetauftritt, Social-Media-Kanäle, Influencer-/Medienkooperationen, Apps, Newsletter- und Messenger-Angebote) neu ausgerichtet. Ziel war es, ab dem Jahr 2020 für die Zielgruppen Versicherte und Unternehmen zeitgemäße und effiziente Wege der Kommunikation zu finden. In diesem Zusammenhang wurde auf Basis von umfassenden Marktforschungen eine neue Segmentierungslogik (Persona-Konzept) gefunden und neue Prozesse im Themen- und Contentmanagement (Planung, Erstellung, Durchführung, Distribution, Reporting) installiert.

Die AOK Bayern hat sich dazu entschlossen das Bundesprojekt und die dort erarbeiteten Grundlagen heranzuziehen und ein umfassendes bayerisches Kommunikationsprogramm aufzusetzen. In den Jahren 2019 und 2020 hat das Programm KuKoNEU+ (Neu-ausrichtung der Kundenkommunikation) folgende Inhalte erarbeitet:

— Entwicklung einer gesamthaften Vertriebs-, Marketing und Markenstrategie. Dies beinhaltet u.a. eine deutlich digitaler ausgerichtete Kommunikation, die auf Basis von Daten messbare Ziele erreichen und stetig effizienter gestaltet werden soll;

— Konzipierung einer Ablauf- und Aufbauorganisation des zentralen Geschäftsbereiches „Marke & Kundenerleben“ sowie der direktionalen Bereiche „Marketing und Veranstaltungsmanagement“ in den Direktionen der AOK Bayern (abgeleitet aus den strategischen Anforderungen);

— Konzipierung einer Ablauf- und Aufbauorganisation des zentralen „Vertriebs“ inklusive der Definition notwendiger Anforderungen und Prämissen an den künftigen Vor-Ort-Vertrieb in den Direktionen. Die konkrete Übersetzung in die lokalen Prozesse und Strukturen wurde nicht erarbeitet;

— Zudem wurden Ableitungen getroffen, welche Prozesse in der Präventionsarbeit optimiert werden müssen, um künftig eine bessere Vernetzung mit den Vertriebs- und Marketingaktivitäten herstellen zu können.

Integrativer Ansatz:

Im Zuge der Digitalisierung in der Kommunikation sind die „klassischen“ Grenzen zwischen Vertrieb und Marketing zunehmend fließend. Daher hat sich die AOK Bayern bewusst für eine höchstmögliche integrative Vorgehensweise im Programm entschieden.

Im Zentrum aller Überlegungen steht der Kunde. Dies bedeutet für die AOK Bayern, dass alle Marktbearbeitungsmaßnahmen (Vertrieb, Marketing, Kommunikation) künftig auf Basis eines umfassenden Persona-Konzeptes und entlang definierter Customer-Journeys integrativ geplant werden. „Silo-hafte Denkmuster“ gilt es bereichsübergreifend aufzubrechen, neues – insbesondere digitales – Wissen ist in Breite und Tiefe aufzubauen und eine neue Kultur der Zusammenarbeit auf allen Ebenen einzuführen.

Diese gesamthafte Herangehensweise ist ein zentraler Anker des bisherigen und zukünftigen Vorgehens.

Beratungsbedarf:

Es gilt demnach die Transformation in den zentralen Marktbearbeitungseinheiten (sprich: Marketing, Vertrieb) auf Basis einer definierten Ablauf- und Aufbauorganisation zu begleiten und in einem iterativen Vorgehen fortlaufend zu schärfen. Zudem muss die technische Infrastruktur (Sales-Tech, Marketing-Tech) in Zusammenarbeit mit dem IT-Ressort der AOK Bayern an die neuen Prozesse und Anforderungen der Marktbearbeitung angepasst und weiterentwickelt werden. Für die Mitarbeiter/innen der zentralen Marktbearbeitungseinheiten sind fachliche, technische und methodische Schulungen zu konzipieren und umzusetzen. Die Führungsebene soll befähigt werden die Innovationskraft im Regelbetrieb sowie strategisch weiterentwickeln zu können. Zudem sollen alle Führungskräfte in ihrer neuen Rolle als Coach und Sparringspartner individuell unterstützt und begleitet werden.

Im Beratungsumfang soll zudem eine bedarfsgerechte Unterstützung der Projektleitung sichergestellt werden.

Zusätzliche Informationen

Der letztmögliche Termin für das Einreichen von Bieterfragen ist der 11.11.2020, 12.00 Uhr.

Bietergemeinschaften haben unter Verwendung des Formblattes „Erklärung der Bietergemeinschaft" (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen) eine von allen ihren Mitgliedern in Textform gemäß § 126b BGB abgegebene Erklärung einzureichen, die die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft benennt sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des hiesigen Vertrages sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens bezeichnet. Bietergemeinschaften müssen für den Fall der Auftragserteilung erklären, dass alle ihre Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten haften (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen).

Will der Bieter Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragnehmer an Drittunternehmen vergeben, so muss er diesen Umstand, das vorgesehene Drittunternehmen (falls zumutbar) sowie Art und Umfang der an das Drittunternehmen zu vergebenden Leistungen durch eine entsprechende Eigenerklärung „Drittunternehmerverzeichnis“ (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB mitteilen. Der Bieter muss der Auftraggeberin nachweisen, dass ihm im Auftragsfall die erforderlichen Mittel des Drittunternehmens zur Verfügung stehen, indem er die mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehene Erklärung zur Art und Umfang der durch Drittunternehmen zu erbringenden Leistungen inklusive der mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehenen Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen in Textform gemäß § 126b BGB vorlegt (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen- vgl. § 36 Abs. 1 VgV). Verbindliche Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen) können bereits bei Abgabe des Angebots, müssen aber spätestens 1 Woche nach Mitteilung, dass das Angebot des betreffenden Bieters zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist (maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle der AOK Bayern), eingereicht werden. Das Drittunternehmerverzeichnis (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) muss jedoch bereits mit dem Angebot eingereicht werden.

Ein Bieter kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er die mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehene Erklärung zur Art und Umfang der durch Drittunternehmen zur Verfügung zu stellenden Kapazitäten (Drittunternehmererklärung - Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) inklusive der mit dem Namen des Erklärenden sowie mit Datum und Firmenstempel versehenen Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen in Textform gemäß § 126b BGB vorlegt (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen- § 47 Abs. 1 VgV). Verbindliche Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen) können bereits bei Abgabe des Angebots, müssen aber spätestens 1 Woche nach Mitteilung, dass das Angebot des betreffenden Bieters zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist (maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle der AOK Bayern), eingereicht werden. Das Drittunternehmerverzeichnis (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) muss jedoch bereits mit dem Angebot eingereicht werden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6YDUY0

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Unterstützung in der Transformationsbegleitung der zentralen Marketing- und Vertriebsabteilungen innerhalb der AOK Bayern.

Befähigung zur Berufsausübung

— Die Bieter haben eine ausgefüllte und mit dem Namen des Erklärenden versehene Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gemäß Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Europäischen Kommission vom 5.1.2016 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen. Für die einheitliche europäische Eigenerklärung können die Bieter entweder ein von Hand ausgefülltes Dokument oder ein online ausgefülltes Formular (z.B. unter https://eee.evergabe-online.de/) einreichen. Der Abschnitt D in Teil II muss nicht ausgefüllt werden. In Teil IV ist es ausreichend, nur Abschnitt alpha auszufüllen. Teil V muss nicht ausgefüllt werden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat einen Leitfaden zum Ausfüllen der EEE veröffentlicht, der unter https://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/J-L/leitfaden-einheitlichen-europaeischen-eigenerklaerung,property=pdf,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf abgerufen werden kann.

Befähigung zur Berufsausübung

Bei Bietergemeinschaften muss die Einheitliche Europäische Eigenerklärung für jedes Mitglied eingereicht werden. Sofern der Bieter Drittunternehmen benennt, muss die Einheitliche Europäische Eigenerklärung auch für die Drittunternehmen eingereicht werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis (Kopie) über das Vorhandensein einer aktuell bestehenden angemessenen und gültigen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung einschließlich der Versicherung von Vermögensschäden. Sofern der Bieter keine aktuell bestehende entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, genügt eine Eigenerklärung in Textform gemäß § 126b BGB, in welcher er bestätigt, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen. Als angemessen gilt eine Deckungssumme von 500 000 EUR für Vermögensschäden.

Technische und berufliche Fähigkeiten

— Nachweis über ausreichende Erfahrung mit der auftragsgegenständlichen Leistung durch Nennung von 3 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 3 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, des Auftragsinhalts, des Budgets und des Leistungszeitraums. Die Bieter haben dafür das Referenzblatt (Anlage 5 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen;

Technische und berufliche Fähigkeiten

— Benennung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektleiters sowie der Mitglieder des Kernteams einschließlich deren berufliche Qualifikationen, theoretischen Kenntnisse und praktischen Erfahrungen zu den im folgenden genannten Bereichen. Diese müssen zwingend bei der Durchführung des Auftrags eingesetzt werden und dürfen nur mit Zustimmung der Auftraggeberin ausgewechselt werden. Die Bieter haben für jede/n vorgesehene/n Mitarbeiter/in (einschließlich Projektleiter/in) das als Anlage 6 zu den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt „Mitarbeiterqualifikation“ vollständig auszufüllen. Es dürfen maximal 6 Mitarbeiter/innen benannt werden.

Mindeststandards

— Die Referenzaufträge müssen jeweils ein Beratungsbudget von mindestens 100 000 EUR netto umfassen und vergleichbar sein. Vergleichbar sind Referenzaufträge dann, wenn sie den Transformationsprozess in Marketing- und Vertriebsorganisationen beinhalten und dabei wichtige Aspekte des Change-Managements wie Weiterbildung von Mitarbeitern, Coaching von Mitarbeitern und Führungskräften sowie Kulturwandel abdecken.

Mindeststandards

— Der Projektleiter muss über einen Studienabschluss entweder im Bereich Marketing oder im Bereich Kommunikation sowie eine mindestens 5-jährige Berufserfahrung im Bereich Marke/Marketing, Content Marketing oder Vertrieb (jeweils analog und digital) verfügen.

Zusätzliche Informationen

Bietergemeinschaften haben unter Verwendung des Formblattes „Erklärung der Bietergemeinschaft" (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen) eine von allen ihren Mitgliedern in Textform gemäß § 126b BGB abgegebene Erklärung einzureichen, die die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft benennt sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des hiesigen Vertrages sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens bezeichnet. Bietergemeinschaften müssen für den Fall der Auftragserteilung erklären, dass alle ihre Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten haften (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen).