Agenturleistungen ab 2021

Beschreibung der Beschaffung

Die AOK PLUS – Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen (nachfolgend „Kunde“) beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Kreativagentur, auf deren Basis die Agentur mit projekt- und maßnahmenbezogenen Beratungs-, Kreativ- und Ausführungsleistungen im Bereich Kommunikation beauftragt werden kann. Die Agentur wird im Rahmen der Zusammenarbeit die kommunikative Lead-Funktion einnehmen, eng mit weiteren Agenturen der AOK PLUS (z.B. einer Media-Agentur) und weiteren bereits bestehenden Dienstleistern der AOK PLUS zusammenarbeiten. Die Agentur soll dabei partnerschaftlich, kooperativ und auf Augenhöhe mit dem Kunden und seinen anderen Partnern arbeiten.
Die Agentur berät und unterstützt den Kunden projektweise in Fragen der Markenführung, strategischen und operativen Markenkommunikation für die AOK PLUS sowie aller dazu gehörenden, bestehenden oder in der Entwicklung befindlichen Untermarken, Dienstleistungen und Produkte und bei dafür beauftragten Planungs-, Konzeptions-, Beratungs-, und Ausführungsleistungen.
Dazu gehören Aufgaben aus den Bereichen:
1. Markenführung und Integrierte Markenkommunikation,
2. Werbung und Verkaufsförderung,
3. HR-Kommunikation (Recruitment),
4. Dialogmarketing,
5. Digitale Kommunikation (Website, Microsites, Banner etc.),
6. Social Media.
Bezüglich weiterer Einzelheiten wird auf die Leistungsbeschreibung (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn sie nicht zum Ende der Mindestlaufzeit oder eines Verlängerungszeitraums von einem Vertragspartner fristgemäß schriftlich gekündigt wird. Mit Ablauf des 31.12.2024 endet die Rahmenvereinbarung automatisch, ohne dass es einer Kündigungserklärung bedarf.
Jede Vertragspartei kann die Rahmenvereinbarung jederzeit mit einer Frist von 6 Monaten zum jeweiligen Monatsende, erstmalig jedoch zum 31.12.2022, schriftlich kündigen, ohne dass dafür besondere Gründe vorliegen müssen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Referenzprojekt „aufmerksamkeitsstarke Imagekampagne“ (= 40 % insgesamt) mit folgenden Unterkriterien:
a) strategischer Planungsansatz (50 %),
b) Kreation und Umsetzungsqualität (50 %).
2. Referenzprojekt „Social Media-Kampagne/Social Media-Projekt“ (= 30 % insgesamt) mit folgenden Unterkriterien:
a) Strategischer Planungsansatz (50 %),
b) Kreation und Umsetzung (40 %),
c) Einbindung von Influencer/-n (10 %).
3. Referenzprojekt „HR-Kommunikationskampagne“ (= 10 % insgesamt) mit folgenden Unterkriterien:
a) Strategischer Ansatz und Konzept (60 %),
b) Kreation und Umsetzungsqualität (40 %).
4. Kernteam (= 20 % insgesamt) mit folgenden Unterkriterien:
Fachliche Qualifikation des jeweiligen Kernteammitglieds (jeweils 12,5 %) gemäß der Anlage 12 der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb und Erfahrungen des Kernteams in der gemeinsamen Zusammenarbeit (12,5 %).
Es werden lediglich die Referenzprojekte bewertet, welche die unter Punkt III.1.3) geforderten Mindeststandards ausweisen. Jedes Referenzprojekt wird einzeln bewertet. Werden für die Ziffer 1 bis 3 mehrere Referenzen eingereicht, fließt in die Bewertung jeweils die durchschnittliche Punktzahl der 2 Referenzen mit der höchsten Punktzahl ein. Die weiteren Einzelheiten, insbesondere die maximale Punktzahl mit Erläuterungen zur Bewertung, sind der Anlage 12 der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb zu entnehmen. Bei Punktgleichheit erhält der Bewerber den Vorzug, der in Bezug auf Ziffer 1) (Referenzprojekt „aufmerksamkeitsstarke Imagekampagne“) die höchste Punktzahl erreichen konnte; sollte diesbezüglich Punktgleichstand bestehen, erhält der Bewerber den Vorzug, der in Bezug auf Ziffer 2) (Referenzprojekt „Social Media-Kampagne/Social Media-Projekt“) die höchste Punktzahl erreichen konnte; sollte diesbezüglich Punktgleichstand bestehen, ist eine Auswahl durch Losentscheid möglich.

Zusätzliche Informationen

Ca. 2 Mio. EUR p.a. inkl. MwSt. (Brutto-Honorarumsatz)
Das dargestellte Volumen kann abhängig von der Markt- und Haushaltslage auch deutlich über- bzw. unterschritten werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 1 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb).
Allgemeiner Hinweis:
Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist die Erklärung von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzeln zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgesplittert je Geschäftsjahr (Anlage 2 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb).
2) Eigenerklärung, aus welcher hervorgeht, dass der Bewerber im Falle der Zuschlagserteilung eine angemessene Betriebshaftpflicht- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung je Versicherungsfall von 3 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden und 500 000 EUR für Vermögensschäden einschließlich einer Versicherung gegen die Folgen eines Datenschutzverstoßes in Höhe von 500 000 EUR abschließen, unterhalten und dies der Auftraggeberin 4 Wochen vor Auftragsbeginn nachgewiesen wird (Anlage 3 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb).
3) Eigenerklärung, dass zum Vertragsbeginn kein Wettbewerbsausschluss aufgrund bestehender Vertragsbeziehungen oder einer bestandenen Vertragsbeziehung (infolge von Nachwirkung) in den relevanten Bereichen besteht (Anlage 4 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb).
Allgemeiner Hinweis:
Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die unter den Punkten 1) bis 3) genannten Erklärungen für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzeln vorzulegen.

Die Auftraggeberin betrachtet lediglich solche Bewerber/Bewerbergemeinschaften als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestumsatz von 4 Mio. EUR nachweisen können. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde gelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Unternehmensdarstellung unter Angabe folgender Eckdaten zum Unternehmen (Anlage 5 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb): Gesellschaftsform, Tätigkeitsfelder, Angabe des Hauptsitzes und der/des deutschen Standort/e, Liste ggf. verbundener Unternehmen und ggf. strategischer Partner, Produkt- und Dienstleistungspalette,
2) Angabe der aktuellen Anzahl der festangestellten FTE (Vollzeitäquivalent) gesamt (Anlage 6 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb).
3) Detaillierte Darstellung von Referenzprojekten innerhalb der letzten 3 Jahre aus den Bereichen
1. „aufmerksamkeitsstarke Imagekampagne“
Mindestanforderung: Es ist mindestens eine Referenz über ein Projekt, das innerhalb der letzten 3 Jahre bearbeitet wurde, einzureichen, die folgenden Bereiche abdeckt:
— Strategieentwicklung und Konzeptumsetzung einer Imagekampagne,
— integrierte Kampagne mit mindestens 2 reichweitenstarken klassischen Medien (davon eins digital).
2. „Social Media-Kampagne/Social Media-Projekt“
Mindestanforderung: Es ist mindestens eine Referenz über ein Projekt, das innerhalb der letzten 3 Jahre bearbeitet wurde, einzureichen, die folgenden Bereiche abdeckt:
— Strategieentwicklung und Konzeptumsetzung einer Social Media-Kampagne oder Social Media-Projektes inkl. Budgetplanung,
— mit Einsatz von einen oder mehreren Social-Media-Kanälen.
Und, sofern vorhanden, aus dem Bereich
3. „HR-Kommunikationskampagne“
Darstellung von einer Referenz/Referenzen über ein Projekt/Projekte, das/die innerhalb der letzten 3 Jahre bearbeitet wurde/-n, das/die folgende Schwerpunkte beinhaltet:
— Konzeption und Umsetzung einer Kampagne zum Recruiting von Berufseinsteigern/Berufserfahrenen oder
— Konzeption und Umsetzung einer Kampagne im Bereich Employer Branding.
Und mit dem Ausschreibungsgegenstand hinsichtlich der Art vergleichbar ist. Das bedeutet, dass die Kampagne für ein mittelständisches oder großes Unternehmen entwickelt und außerhalb der Karriereseite des Referenzauftraggebers umgesetzt wurde (Bei dieser Referenz handelt es sich nicht um eine Mindestanforderung. Vielmehr können gemäß Anlage 12 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb bei der Bewertung Zusatzpunkte erzielt werden, wenn für den Bereich „HR-Kommunikationskampagne“ mindestens eine solche Referenz nachgewiesen wird).
Jeweils unter Angabe von
a) Auftraggeber einschließlich Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse (soweit zulässig, anderenfalls allgemeine Umschreibung des Auftraggebers),
b) Branche des Auftraggebers,
c) Leistungszeitraum,
d) Beschreibung des Auftragsgegenstandes einschließlich detaillierter Beschreibung und Erläuterung der Tätigkeiten bei der Auftragsdurchführung unter Berücksichtigung der unter Punkt II.2.9) angegebenen Bewertungskriterien. Die Bewerber sollen möglichst hinreichende Angaben zu den dort aufgeführten näheren Kriterien machen, um diese einer Bewertung zuzuführen.,
e) Größe des Projektteams unter Verwendung der Anlage 7 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb.
4) Es ist ein Kernteam zu benennen, welches für die Leistungserbringung vorgesehen ist und das die Positionen Leitende/-r Berater/-in (Mitglied der Geschäftsführung), Leitende/-r Stratege/-in, Leitende/-r Kreative/-r (Art), Leitende/-r Kreative/-r (Text), Projektleiter/-in (Hauptansprechpartner/-in) mit Erfahrung im Bereich der Projektabwicklung, Leitende/-r Social Media Spezialist/-in mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Social Media Konzepten und Leitende/-r Konzeptioner/-in für digitale Kampagnen umfasst. Eine Person darf nur maximal 2 Positionen begleiten. Die Besetzung von mehr als 2 Positionen in Personalunion ist unzulässig und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. Zu den Kernteammitgliedern sind unter Verwendung der Anlage 8 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb die folgenden Angaben zu machen:
a) Leitende/-r Berater/-in (Mitglied der Geschäftsführung), Leitende/-r Stratege/-in und Projektleiter/-in (Hauptansprechpartner/-in): für das jeweilige Kernteammitglied Darstellung der fachlichen und beruflichen Qualifikation mit Angaben zu Berufserfahrung (in Jahren) in Werbeagenturen, Marketingabteilungen werbetreibender Unternehmen oder Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Marketing (Mindestvoraussetzung: 5 Jahre) und Angabe sowie Beschreibung von mindestens einem Projekt in der jeweils zu besetzenden Position, aus dem das Vorhandensein des notwendigen Fachwissens abgeleitet werden kann (Mindestanforderung).
b) Leitende/-r Kreative/-r (Art), Leitende/-r Kreative/-r (Text), Leitende/-r Social Media Spezialist/-in und Leitende/-r Konzeptioner/-in für digitale Kampagnen: für das jeweilige Kernteammitglied Darstellung der fachlichen und beruflichen Qualifikation mit Angaben zu Berufserfahrung (in Jahren) in Werbeagenturen, Marketingabteilungen werbetreibender Unternehmen oder Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Marketing (Mindestvoraussetzung: 3 Jahre) und Angabe sowie Beschreibung von mindestens einem Projekt in der jeweils zu besetzenden Position, aus dem das Vorhandensein des notwendigen Fachwissens abgeleitet werden kann (Mindestanforderung).
c) Darstellung, ob ggf. bereits Erfahrungen des Kernteams in der gemeinsamen Bearbeitung von Projekten vorhanden sind.
Allgemeiner Hinweis:
Im Falle einer Bewerbergemeinschaft können die vorstehenden Nachweise für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft gemeinschaftlich erbracht werden mit Ausnahme der unter Punkt 1) genannten Unternehmensdarstellung, welche für jedes Mitglied vorgelegt werden soll.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 2) Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bewerber/Bewerbergemeinschaften als geeignet, welche/-r über wenigstens 60 festangestellte FTE verfügt/-en.
Zu 3) Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bewerber/Bewerbergemeinschaften als geeignet, welche mindestens jeweils eine Referenz aus den Bereichen „aufmerksamkeitsstarke Imagekampagne“ und „Social Media-Kampagne/Social Media-Projekt“ nachweisen, welche die jeweils unter Punkt III.1.3) Nummer 3 benannten Anforderungen je Bereich abdecken. Die Referenzen können Teil eines integrierten Projektes sein.
Zu 4) Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bewerber/Bewerbergemeinschaften als geeignet, welche ein Kernteam vorsehen, welches die unter Punkt III.1.3) Nummer 4 a) und b) genannten Mindestanforderungen erfüllt.

(1) Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb stehen auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals unter www.dtvp.de zur Verfügung. Ferner werden unter dem o. g. Link die für die zweite Stufe (Angebotsphase) des Verfahrens vorgesehenen Vergabeunterlagen im Entwurfsstand rein informativ zur Verfügung gestellt, welche von der Auftraggeberin noch angepasst werden können. Die Vergabeunterlagen werden noch um weitere Informationen ergänzt. Diese Ergänzungen werden nur den Bewerbern, welche zur Einreichung eines Angebotes aufgefordert werden, zur Verfügung gestellt.
(2) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern wird im Teilnahmewettbewerb ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (https://www.dtvp.de) abgewickelt. Jeder Bewerber ist verpflichtet, sich regelmäßig Auskünfte/Fragen und Neuerungen bzw. Ergänzungen zum Inhalt der Bekanntmachung sowie den Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs selbst einzuholen.
(3) Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zum Unternehmen oder zur Person für die Anforderung einer Auskunft des Gewerbezentralregisters gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG einzureichen (Anlage 11 der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb).
(4) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Soweit sich Bietergemeinschaften oder andere gemeinschaftliche Bieter an dem Teilnahmewettbewerb beteiligen, ist dies deutlich zu kennzeichnen. Bietergemeinschaften haben unter Verwendung der Anlage 9 zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt.
(5) Im Falle der Eignungsleihe sind mit dem Teilnahmeantrag die unter Punkt III.5. der Hinweise zur Abgabe des Teilnahmeantrages benannten Erklärungen (Anlagen 10a bis 10c der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb) sowie Nachweise einzureichen.
(6) Die Einschaltung von Unterauftragnehmern für einzelne Teilleistungen ist jeweils möglich und bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch die Auftraggeberin. Sollte ein Bewerber die Geeignetheit für den ausgeschriebenen Auftrag nur dadurch erlangen, dass er einen oder mehrere Unterauftragnehmer zur Leistungserbringung einbezieht, sind mit dem Teilnahmeantrag die unter Punkt III.7. der Hinweise zur Abgabe des Teilnahmeantrages benannten Erklärungen (Anlagen 10 bis 10c der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb) sowie Nachweise einzureichen.
Hinsichtlich der weiteren Einzelheiten in Bezug auf die Punkte (1) – (6) wird auf die von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Hinweise zur Abgabe des Teilnahmeantrages verwiesen.
(7) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies gilt für Dienstleistungen, die mit Marketingdienstleistungen (z. B. SEM-Betreuung, Dienstleistungen im Zusammenhang mit interner Kommunikation, sonstige Magazine, Kreation und Umsetzung von digitalen Maßnahmen (Website etc.), Weiterentwicklung und Pflege des Corporate Design, Sonderprojekte wie VIP Kalender und Geschäftsbericht, Mediaeinkauf, Druckdienstleistungen) im Zusammenhang stehen, bis zu einem Auftragsvolumen von maximal 10 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag zu den Bedingungen des hier ausgeschriebenen Auftrages, soweit anwendbar, mit Ausnahme des Preises vergeben werden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYDFRT

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
§ 134 Informations- und Wartepflicht.
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Informationauf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…
§ 135 Unwirksamkeit.
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat § 160 Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind…
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer.
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden.