Ausbau Klinisches System – Elektronische Patientenakte (EPA)

Beschreibung der Beschaffung

Das Klinikum Esslingen beabsichtigt die Einführung der Elektronischen Patientenakte (EPA).
In dieser EPA werden Anamnese, Behandlungsdaten, Medikamente, Allergien und weitere Gesundheitsdaten ausschließlich digital gespeichert. Ebenso wird die sogenannte Fieberkurve digital in der EPA abgebildet. Die Patientenkurve enthält allgemein Kreislaufparameter, Anordnungen, Notizen, Kurzbefunde und Medikationsvermerke.
Ein großer Vorteil der EPA ist, dass alle an der Behandlung beteiligten Berufsgruppen, jederzeit auf die Informationen zugreifen können. Elektronische Patientenakten führen auch zu einer höheren Sicherheit in der Patientenversorgung, denn die Dokumentierenden schreiben direkt in die Akte, sodass Übertragungsfehler vermieden werden und nichts verloren geht.
Das Klinikum Esslingen setzt bereits heute im klinischen Umfeld das Programm i. s. h. med der Firma Cerner ein. i. s. h. med ist vollständig im SAP System integriert. Damit bildet es nicht nur alle klinischen Prozesse rund um den Patienten ab, sondern ist auch direkt an die administrativen und kaufmännischen SAP Module angebunden
Die komplette klinische Leistungskommunikation sowie große Teile der Medizinischen Dokumentation werden derzeit über i. s. h. med abgewickelt. Alle Prozesse rund um den Patienten sollen zukünftig in der EPA dokumentiert und gespeichert werden.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der den Ausschreibungsunterlagen für den Teilnahmewettbewerb beigefügten Kurz-Leistungsbeschreibung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Wertungsmethode Teilnahmewettbewerb / Bewerberpräsentation
Die Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, wird auf maximal 3 beschränkt. Die Ermittlung der 3 geeigneten Bewerber erfolgt nach folgenden Wertungskriterien:
— Ausschlusskriterien
Alle Bewerber haben die unter Ziffer III der Bekanntmachung geforderten Ausschlusskriterien vollständig zu erfüllen.
— Wertungskriterien – Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: die von den Bewerber vorzulegenden Konzepte werden wie unter Ziff. III der Bekanntmachung beschrieben, bewertet.
Der Bewerber hat in der Bewerberpräsentation mindestens 3 Referenzprojekte (mind. 3 Referenzen = Ausschlusskriterium) bezogen auf den Auftragsgegenstand (Implementierung in eine bestehende IT-Infrastruktur – SAP sowie i. s. h. med der Fa. Cerner innerhalb der letzten 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Bewerbungsfrist) darzustellen. Die Bewerber haben dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen einzugehen. Die Bewerberpräsentation (Powerpoint-Präsentation) muss mit dem Teilnahmeantrag als Anlage zur Bewerbung auf das E-Vergabeportal hochgeladen werden.
Dem Bewerber steht es frei in der Präsentation mehr als 3 Referenzen zu nennen. In diesem Fall hat der Bewerber die 3 für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Referenzen zu benennen, welche dann in die Wertung einfließen.
Jede dieser 3 vom Bewerber benannten Referenzen fließt in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.
Zur Bewertung der 3 Referenzen sind vom Bewerber Angaben zur technischen und inhaltlichen Umsetzung der jeweiligen Referenz vorzulegen.
Die vorzulegenden Konzepte werden wie folgt bewertet:
— 0 bis 3 Punkte = Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad: Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt wenig nachvollziehbare Darstellung,
— 4 bis 7 Punkte = Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen der Auftraggeberin heranreicht,
— 8 bis 10 Punkte = Insgesamt überdurchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen der Auftraggeberin voll oder in einem besonderen Maße entspricht.
Die 3 Bewerber, die sämtliche Mindestanforderungen erfüllen und den höchsten EP-Wert erreichen, werden zur Abgabe des indikativen Angebots aufgefordert.
Bei gleichem EP-Wert wird der Bewerber ausgewählt, welcher gemäß nachfolgender Gewichtungsreihenfolge jeweils die höhere Punktzahl erreicht hat:
— Gewichtung 40 % Beschreibung Technische Integration,
— Gewichtung 20 % Beschreibung Patientenaufnahme – Patientenverlegung – Entlassung,
— Gewichtung 20 % Beschreibung Personelle Begleitung des Projektes Vor-Ort (Mindestanforderung eigenes Personal des Bewerbers),
— Gewichtung 15 % Beschreibung Zugriffsberechtigungen (Übernahme Rollenkonzept aus SAP, keine Medienbrüche, Integration in bestehendes Archivsystem),
— Gewichtung 5 % Beschreibung Sicherstellung Datenschutz.
Bei nochmaliger gleicher Punktzahl entscheidet das Los. Die Auslosung wird in diesem Fall in den Räumlichkeiten des Auftraggebers unter Aufsicht eines Rechtsanwalts durchgeführt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Ausschlusskriterien über die Eingabemaske des E-Vergabesystems zu beantworten:
1) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:
1.1) Eigenerklärung zu § 123 (1) bis (3) GWB [Mussangabe]
K.O.-Kriterium: Ja
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass keine der in § 123 Absatz 1 bis 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Ausschlussgründe vorliegen;
1.2) Eigenerklärung zu § 123 (4), § 124 (1)2 GWB [Mussangabe]
K.O.-Kriterium: Ja
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass keine der in § 123 Absatz 4 und § 124 Absatz 1 Nummer 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Ausschlussgründe vorliegen;
1.3) Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG [Mussangabe]
K.O.-Kriterium: Ja
Ich/wir bestätige(n), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 des Gesetzes zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns (MiloG) nicht vorliegen;
1.4) Bescheinigung Handelsregister o. ä. [Mussangabe]
K.O.-Kriterium: Ja
Hiermit bestätige(n) ich/wir über eine Bescheinigung als Nachweis über die gewerbliche Tätigkeit durch Auszug aus dem Handelsregister oder ein gleichgerichteter Nachweis wie Gewerbeanmeldung oder Mitgliedschaft in der IHK (kein Beitragsbescheid) zu verfügen und im Falle des Zuschlags auf Anforderung der Vergabestelle vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ausschlusskriterien über die Eingabemaske des E-Vergabesystems zu beantworten:
2.1) Bestätigung Haftpflichtversicherung (Mussangabe)
K.O.-Kriterium: Ja
Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 1 Million EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr;
2.2) Gesamtumsatz der letzten 3 Jahre [Mussangabe]
K.O.-Kriterium: Ja
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass ich/wir den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Mindestanforderung: 20 Millionen EUR im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre) auf einer separaten Anlage zum Teilnahmeantrag hochladen werden.
Weiter bestätigen(n) ich/wir, dass ich/wir davon Kenntnis genommen habe(n), dass eine fehlende Angabe zum Ausschluss desTeilnahmeantrags führt;
2.3) Gesamtumsatz Ausschreibungsgegenstand [Mussangabe]
K.O.-Kriterium: Ja
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass ich/wir den Nachweis zum Umsatz für den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist (Softwareentwicklung und Support), jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre auf einer separaten Anlage zum Teilnahmeantrag hochladen werde(n). Weiter bestätigen(n) ich/wir, dass ich/wir davon Kenntnis genommen habe(n), dass eine fehlende Angabe zum Nachweis zum Umsatz für den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist (Softwareentwicklung und Support), zum Ausschluss des Angebots führt.

Aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 1 Million EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr.
Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Mindestanforderung: 20 Millionen EUR im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die einzureichenden Bewerbungsunterlagen werden nach folgenden Kriterien bewertet:
Der Bewerber hat in der Bewerberpräsentation mindestens 3 Referenzprojekte (mind. 3 Referenzen = Ausschlusskriterium) bezogen auf den Auftragsgegenstand (Implementierung in eine bestehende IT-Infrastruktur – SAP sowie i.s.h. med der Fa. Cerner innerhalb der letzten 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Bewerbungsfrist) darzustellen. Die Bewerber haben dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen einzugehen. Die Bewerberpräsentation (Powerpoint-Präsentation) muss mit dem Teilnahmeantrag als Anlage zur Bewerbung auf das E-Vergabeportal hochgeladen werden.
Dem Bewerber steht es frei in der Präsentation mehr als 3 Referenzen zu nennen. In diesem Fall hat der Bewerber die 3 für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Referenzen zu benennen, welche dann in die Wertung einfließen.
3.1) Beschreibung Technische Integration
Gewichtung: 40,00 % Maximalpunktzahl: 30
Nur eine Antwort wählbar
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Die Wertung erfolgt gem. den Regelungen in der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb (Ziffer 3). Die Übertragung der erreichten Punktzahl erfolgt durch die Vergabestelle;
3.2) Beschreibung P.-Aufnahme, Verlegung, Entlassung
Gewichtung: 20,00 % Maximalpunktzahl: 30
Die Wertung erfolgt gem. den Regelungen in der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb (Ziffer 3). Die Übertragung der erreichten Punktzahl erfolgt durch die Vergabestelle;
3.3) Beschreibung Pers. Begleitung Vor Ort
Gewichtung: 20,00 % Maximalpunktzahl: 30
Die Wertung erfolgt gem. den Regelungen in der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb (Ziffer 3). Die Übertragung der erreichten Punktzahl erfolgt durch die Vergabestelle;
3.4) Beschreibung Zugriffsberechtigungen etc.
Gewichtung: 15,00 % Maximalpunktzahl: 30
Die Wertung erfolgt gem. den Regelungen in der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb (Ziffer 3). Die Übertragung der erreichten Punktzahl erfolgt durch die Vergabestelle;
3.5) Beschreibung Sicherstellung Datenschutz
Gewichtung: 5,00 % Maximalpunktzahl: 30
Die vorzulegenden Konzepte werden wie folgt bewertet:
— 0 bis 3 Punkte = Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad: Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt wenig nachvollziehbare Darstellung,
— 4 bis 7 Punkte = Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen der Auftraggeberin heranreicht,
— 8 bis 10 Punkte = Insgesamt überdurchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen der Auftraggeberin voll oder in einem besonderen Maße entspricht.
Die 3 Bewerber, die sämtliche Mindestanforderungen erfüllen und den höchsten EP-Wert erreichen, werden zur Abgabe des indikativen Angebots aufgefordert.
Bei gleichem EP-Wert wird der Bewerber ausgewählt, welcher gemäß nachfolgender Gewichtungsreihenfolge jeweils die höhere Punktzahl erreicht hat:
— Gewichtung 40 % Beschreibung Technische Integration,
— Gewichtung 20 % Beschreibung Patientenaufnahme – Patientenverlegung – Entlassung,
— Gewichtung 20 % Beschreibung Personelle Begleitung des Projektes Vor-Ort (Mindestanforderung eigenes Personal des Bewerbers),
— Gewichtung 15 % Beschreibung Zugriffsberechtigungen (Übernahme Rollenkonzept aus SAP, keine Medienbrüche, Integration in bestehendes Archivsystem),
— Gewichtung 5 % Beschreibung Sicherstellung Datenschutz.
Bei nochmaliger gleicher Punktzahl entscheidet das Los. Die Auslosung wird in diesem Fall in den Räumlichkeiten des Auftraggebers unter Aufsicht eines Rechtsanwalts durchgeführt.
Die Wertung erfolgt gem. den Regelungen in der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb (Ziffer 3). Die Übertragung der erreichten Punktzahl erfolgt durch die Vergabestelle.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gem. § 128 (2) GWB i. V. m. § 47 (5) gV sind folgende kritische und wichtige Leistungen vom Hauptauftragnehmer selbst – d. h. eigenhändig mit eigenen Mitarbeitern und nicht durch Nach- oder Unterauftragnehmer – zu erbringen: Die aktuell eingesetzten Module sind – falls erforderlich – zu ändern und auf den Vergabegegenstand anzupassen.
Alle im Rahmen der Einführung der Elektronischen Patientenakte erforderlichen Erweiterungsmodule sind zu beschaffen und dem Auftraggeber frei von Rechten Dritter zur uneingeschränkten Nutzung zu übertragen.
Support und Störungsbearbeitung sind für den Vergabegegenstand, einschließlich der bisher eingesetzten, geänderten und der Erweiterungsmodule zu erbringen. Second und Third Level Support sind für den Vergabegegenstand einschließlich der bisher eingesetzten, der geänderten und der Erweiterungsmodule zu erbringen. Die erforderlichen Lizenzen für den Vergabegegenstand einschl. der geänderten Module sind zur Verfügung zu stellen.

Sollten Verhandlungsgespräche durchgeführt werden, sind derzeit nur die in der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb angegebenen Gesprächsrunden geplant. Weitere Verhandlungsgespräche sind nicht geplant; die Vergabestelle behält sich jedoch vor, falls notwendig, weitere Verhandlungsgespräche – auch nur mit einzelnen Bietern – durchzuführen.
Die Vergabestelle behält sich vor, alle Bieter, die ein wertbares indikatives Angebot abgegeben haben, zu einem Verhandlungsgespräch einzuladen, ist dazu aber nicht verpflichtet. Weitere Verhandlungsgespräche sind nicht geplant; die Vergabestelle behält sich jedoch vor, falls notwendig, weitere Verhandlungsgespräche – auch nur mit einzelnen Bietern – durchzuführen.
Wurden Verhandlungsgespräche durchgeführt, werden im Anschluss an die Verhandlungsgespräche die Bieter zur Abgabe des finalen Angebots aufgefordert. Die Vergabestelle behält sich gem. § 17 (11) VgV vor, bei Vorliegen der Voraussetzungen, den Zuschlag bereits auf das indikative Angebot zu erteilen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag das erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.