Ausschreibung eines digitalen Dokumentationssystems für die Landkreise Nordfriesland und Schleswig-Flensburg

Kurze Beschreibung

Im Rahmen einer Kooperation zwischen dem Rettungsdienst des Kreises Nordfriesland und dem Rettungsdienst des Kreises Schleswig-Flensburg soll ein System zur digitalen Dokumentation, Abrechnung und differenzierten Auswertung des Einsatzgeschehens beschafft werden.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist eine Software/Hardware-Lösung zur digitalen Erfassung, Übertragung, Zusammenfassung, Speicherung und Auswertung von Daten im Zusammenhang mit Rettungsdienstleistungen.
Dies umfasst die Bereitstellung der mobilen (Tablets) und sonstigen Endgeräte (Drucker u. ä.) zur digitalen Erfassung und ggf. Weiterleitung des Einsatzprotokolls und anderer Informationen und Daten.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Leistung: Zur Wertung der Leistung sind 5 Konzepte vorzulegen. Zusätzlich wird im Rahmen der Verhandlungen eine wertende Teststellung stattfinden, siehe auch VI.3).

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerber müssen Referenzen über bereits abgeschlossene Projekte der letzten 5 Jahre vorlegen, die der hier ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Dies insbesondere im Hinblick auf Lieferung von Einsatztablets sowie die Implementierung einer digitalen Dokumentationslösung im Bereich Rettungsdienst.
Sollten nach den untengenannten Kriterien mehr als 5 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen und die Mindestanforderungen erfüllen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „Gut“ (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität oder die Lieferung und Implementierung einer vergleichbaren Lösung im ländlichen Raum durchgeführt hat, erhält der der Bewerber die Bewertung „Sehr gut“ (7 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität und die Lieferung und Implementierung einer vergleichbaren Lösung im ländlichen Raum vollzogen hat, erhält er die Bewertung „Hervorragend“ (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angaben zum Gesamtumsatz innerhalb der letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahre;
— Bestätigung über Betriebshaftpflichversicherungsdeckung.
Nachweisführung:
— Jeweils Nachweis durch Eigenerklärung im Teilnahmewettbewerbsformular;
— Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen sämtliche Nachweise bzw. Erklärungen vorzulegen.
Weitere Hinweise:
Siehe Ziff. VI.3) („Zusätzliche Angaben“)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angaben über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter;
— Angaben des Bieters über die in den letzten 5 Jahren abgeschlossenen Referenzprojekte zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Es sind Referenzen über Leistungen einzureichen, die mit dem hier zu vergebenden Auftrag hinsichtlich Inhalt, Komplexität und Umfang vergleichbar sind. Dies insbesondere hinsichtlich der Lieferung von Einsatztablets sowie der Implementierung einer digitalen Dokumentationslösung im Bereich Rettungsdienst.
Anzugeben sind jeweils:
— Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistung (stichpunktartig);
— Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer;
— Auftragsjahre;
— Auftragsvolumen;
— kurze Projektbeschreibung (stichpunktartig; bei dem hier zu vergebenden ähnlichen Projekten ist auch auf das örtliche Einsatzumfeld der Einsatzlösung einzugehen (z. B. Großstadt)).
Nachweisführung:
— Jeweils Nachweis durch Eigenerklärung im Teilnahmewettbewerbsformular;
— Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen sämtliche Nachweise bzw. Erklärungen vorzulegen.
Weitere Hinweise:
Siehe Ziff. VI.3) („Zusätzliche Angaben“)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Leistungsbeschreibung enthält eine Auflistung von Mindestanforderungen. Mit der Einreichung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber zur Einhaltung dieser Anforderungen. Eine Nichteinhaltung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Weitere Mindestanforderungen mit Blick auf die Eignung bzw. Auftragsausführung:
— Integritätserklärung einschließlich der Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB;
— Erklärung zur Tariftreue bzw. Zahlung des Mindestlohnes nach dem Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz.
Nachweisführung:
— Jeweils Nachweis durch Eigenerklärung im Teilnahmewettbewerbsformular;
— Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen sämtliche Nachweise bzw. Erklärungen vorzulegen.
Weitere Hinweise:
Siehe Ziff. VI.3) („Zusätzliche Angaben“)

Ablauf des Verfahrens:
— Das Verhandlungsverfahren läuft in 2 Phasen ab. Die erste Phase ist der Teilnahmewettbewerb. Dort ist noch kein Angebot, sondern lediglich der über die e-Vergabeplattform abrufbare Teilnahmeantrag samt Anlagen einzureichen;
— Hiermit wird die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert;
— Die Formulare zur Angebotsabgabe werden den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt;
— Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über das unter Ziff. I.3) genannte Portal einzureichen;
— Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers) in aktueller Fassung abzufordern.
Allgemeine Verfahrensbedingungen:
— Verfahrensfragen sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum über die unter Ziffer I.3) genannte Plattform zu stellen;
— Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch;
— Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase:
— Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist;
— Preis: Die Berechnung des Wertungspreises ergibt sich aus dem Angebotsformular;
— Leistung: Für die Leistung können maximal 80 Punkte erzielt werden.
1. Die Konzeptwertung erfolgt auf folgender Grundlage: Es sind 5 Konzepte einzureichen.
a) Projektdurchführungskonzept (max. 10 Punkte):
Darlegungen zur Entwicklung und Implementierung des Systems: Darstellung der Projektorganisation für das Gesamtprojekt und einzelner Arbeitspakete; Darlegung von Meilensteinen in der Implementierungsphase; Darstellung wesentlicher Leistungsinhalte und spezifischer Anforderungen in fachlicher und zeitlicher Hinsicht; Darlegung der Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten.
b) Dokumentationskonzept (max. 10 Punkte): Darlegung des Dokumentationsstandards samt Gliederungsebenen und Synchronisation zum Einsatzablauf; Beschreibung von Protokollarten und Konfiguration; Darstellung der Dokumentationsstruktur (Bedienelemente und -ebenen, Anwender- und Nutzeroberflächen); Darlegungen zur intuitiven Bedienbarkeit von Hard- und Software und zur Identifizierung des Rettungsmittels und der Medizinprodukte durch die MDE zur Übertragung in die Dokumentation; Darstellung der Dokumentation in einer strukturierten und umfassenden Untersuchung auf Grundlage des ABCDE-Schemas incl. Dokumentation von Befundänderungen ohne Datenverlust; Eingabeunterstützungen (v.a. bzgl. Einsatzszenarien/Befunde); Einhaltung des Datenschutzes (insbesondere § 35 DSGVO) incl. Rollen-/Rechtesystem. Graphische Darstellung der Layer-/Baumstruktur der Dokumentationsebenen; Darstellungen zur Authentifizierung und Dokumentationssicherheit und -echtheit sowie einer hierdurch gesicherten Kommunikationsplattform (inkl. Ticketsystem); Gesamtübersicht des laufenden Dokumentationsprozesses möglich?
c) Reportingkonzept (max. 10 Punkte): Darlegung der Funktionen und Programmierung des Auswertungstools. Durch wen sind Abfragen zu konfigurieren? Wie wird die Kommunikation zwischen Server und Clients verschlüsselt? Existieren Statistiktools? Darlegungen zu standardisierten Reportings und Vorgehen bei Abweichungen; Möglichkeit der Anlage von Terminen und Routinen? Erläuterungen zur Aggregation von Daten; Darlegung von Recherchemöglichkeiten in Subgruppen auf Einsatzebene; Aussagen zu integrierten Abrechnungssystemen und Patientenvoranmeldungen; Besteht die Möglichkeit zur georeferenzierten Auswertung?; Konzept zur Bildung einer Rückmeldezahl?; Anschlussfähigkeit an Schnittstellen/Drittsoftware/BI-Lösungen (Kap. 4.1 LVZ) gegeben?
d) Support- und Redundanzkonzept (max. 10 Punkte): Beschrieben werden soll der Support für eine effektive Störungsbeseitigung 24/7 (v.a. Kommunikation, Dokumentation, Einhaltung Service Level); Darstellung der Störungsbeseitigung bei Hardware; Wird eine vollständige Reparatur/ggf. samt Ersatz (inkl. Betriebsbereitschaft neuer Geräte) zügig sichergestellt? Darstellung der Störungsvermeidung.
e) Hardwarekonzept (max. 10 Punkte): Beschreibung und Erläuterung der Hardware anhand der in der Leistungsbeschreibung näher beschriebenen Spezifikation; Darstellungen, wie Patientendaten aus der elektronischen Gesundheitskarte ausgelesen werden; Darstellung zur Integration des Druckers; Darlegung zur Integration einer zusätzlichen Dokumentationskomponente zur Erstellung von Skizzen und Notizen die bspw. Dokumentenechtheit erfordern (unkomplizierte Lösung für z. B. ersteintreffende Kräfte bei MANV mit exponierter und taktischer Funktion ohne MDE-Einweisung) Darstellung der Praktikabilität im Rettungseinsatz (schnelle/platzsparende Verfügbarkeit?, einfache Bedienbarkeit gewährleistet?); Beschreibung des Akkus und des Akkumanagements; Ausführungen zu Gewicht/Ergonomie der Tablets; Darstellung zur Betriebsbereitschaft der Tablets im Dauereinsatz; Darstellung der Reaktionszeiten in folgenden Szenarien: a. Protokollöffnung nach Alarmierung, z. B. Öffnen/Auswählen von Stammdaten,
b. Öffnen und Wechseln von Bearbeitungsmasken,
c. Beginn des Ausdrucks Fahrzeugdrucker/Krankenhaus.
Die Konzepte werden gleich gewichtet. Es sind jeweils 0 (= ungenügend), 1 (= mäßig), 5 (= gut), 7 (= sehr gut) und 10 (= überragend) Punkte erzielbar. Ein Angebot kann bei der Konzeptwertung maximal 50 Punkte (=5 * 10 Punkte) erzielen. Die je Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem Bieter aus Sicht des Auftraggebers gelingt, den für das jeweilige Konzept vorgegebenen Bewertungsmaßstab zu erfüllen:
— Fehlen jegliche Darstellungen zum jeweiligen Konzept, erhält der Bieter hierfür 0 Punkte;
— Geht der Bieter gar nicht oder nur äußerst knapp auf die je Konzept geforderten Aspekte ein, mangelt es an Kohärenz, innerer Logik oder bleiben nicht unerhebliche Zweifel hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit und der Effektivität des vorgeschlagenen Weges, erhält er für das jeweilige Konzept 1 Punkt;
— 5 Punkte werden vergeben, wenn der Bieter auf alle geforderten Aspekte eingeht und geeignete Lösungsansätze für sämtliche sich stellenden Problemstellungen beschreibt;
— Für 7 Punkte gelten im Ausgangspunkt dieselben Voraussetzungen wie für 5 Punkte. Berücksichtigt der Bieter im Rahmen der Darstellung jedoch Faktoren, die über die vorgenannten Aspekte hinausgehen und zeigt er besonders neuartige und effiziente Lösungen auf, die die technischen Möglichkeiten ausschöpfen, erfüllt er die Anforderungen sehr gut. Er erhält dann 7 Punkte;
— Für 10 Punkte gelten die Voraussetzungen wie für 7 Punkte. Darüber hinaus müssen die Ausführungen zum jeweiligen Konzept herausragend sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie im Vergleich zu den übrigen Angeboten herausragend neuartige, innovative oder effiziente Lösungswege aufzeigen, die die verfügbaren technischen Möglichkeiten bestmöglich ausschöpfen.
2. Wertende Teststellung
— Die Teststellung findet im Rahmen der Verhandlungen statt. Bewertet werden die Haptik und die Ergonomie der Tablets und die Benutzerfreundlichkeit der Software. Sofern dabei festgestellt wird, dass Mindestkriterien nicht erfüllt sind, erfolgt der Ausschluss des jeweiligen Bieters aus dem Verfahren.
Die eingesetzten Tablets werden nach Ergonomie und Haptik bewertet. Die Bewertung der Haptik erfolgt durch Inaugenscheinnahme anhand der Bedienbarkeit und Lesbarkeit des Touchscreens samt Verwendbarkeit in verschiedenen Einsatzszenarien.
Bei der Ergonomie wird die Robustheit, das Gewicht und die zweckmäßige Konstruktion nach Augenschein bewertet. Die angebotene Software wird durch Inaugenscheinnahme nach intuitiver Bedienbarkeit bewertet. Relevant ist, dass sich die Software in Einsatzszenarien leicht und intuitiv bedienen lässt. Bewertet wird die Bedienbarkeit der vorgestellten Nutzeroberfläche.
Bei der Bewertung der Haptik und Ergonomie der Tablets sowie der Benutzerfreundlichkeit der Software können jeweils 1 (= mäßig), 5 (= gut), 7(= sehr gut) oder 10 (= überragend) Punkte, insgesamt 30 Punkte, erzielt werden.
— Wird die Aufgabe mit 1 Punkt bewertet, so entspricht sie den Anforderungen des Auftraggebers nur in Ansätzen. Die präsentierte Lösung lässt die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen in wesentlichen Punkten außer Acht;
— 5 Punkte erhält die Lösung, wenn sie zwar Mängel enthält, im Wesentlichen aber den Anforderungen entspricht. Dies ist der Fall, wenn eine Lösung präsentiert wird, die die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen berücksichtigen, ohne die Besonderheiten der konkreten Ausschreibung (Einsatz im Rettungsdienst) zu berücksichtigen;
— Die Wertung 7 Punkte erhalten die Bieter für diese Aufgabe, wenn die Aufgabe gut, aber nicht hervorragend erfüllt wird. Eine gute Bewertung setzt voraus, dass eine Lösung präsentiert wird, welche die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen samt der Besonderheiten der konkreten Ausschreibung umfänglich berücksichtigt und gute, für Einsatzzwecke ausgereifte Ansätze enthält;
— Mit 10 Punkten wird die Lösung prämiert, wenn sie hervorragende Ansätze zeigt und eine insgesamt sehr gute Umsetzung erwarten lässt. Dies ist der Fall, wenn eine Lösung präsentiert wird, welche die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen in herausragendem Maße berücksichtigen, sehr gute innovative Ansätze enthält und sich für die vorgesehene Verwendung besonders eignet.
Verhandlungen finden voraussichtlich in der 37. KW statt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURDAG2

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößengegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; Der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.