Ausschreibung eines digitalen Dokumentationssystems für die Landkreise Nordfriesland und Schleswig-Flensburg

Kurze Beschreibung

Im Rahmen einer Kooperation zwischen dem Rettungsdienst des Kreises Nordfriesland und dem Rettungsdienst des Kreises Schleswig-Flensburg soll ein System zur digitalen Dokumentation, Abrechnung und differenzierten Auswertung des Einsatzgeschehens beschafft werden.

Zusätzliche Informationen

Ablauf des Verfahrens:

— Das Verhandlungsverfahren läuft in 2 Phasen ab. Die erste Phase ist der Teilnahmewettbewerb. Dort ist noch kein Angebot, sondern lediglich der über die e-Vergabeplattform abrufbare Teilnahmeantrag samt Anlagen einzureichen;

— Hiermit wird die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert;

— Die Formulare zur Angebotsabgabe werden den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt;

— Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über das unter Ziff. I.3) genannte Portal einzureichen;

— Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers) in aktueller Fassung abzufordern.

Allgemeine Verfahrensbedingungen:

— Verfahrensfragen sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum über die unter Ziffer I.3) genannte Plattform zu stellen;

— Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch;

— Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase:

— Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist;

— Preis: Die Berechnung des Wertungspreises ergibt sich aus dem Angebotsformular;

— Leistung: Für die Leistung können maximal 80 Punkte erzielt werden.

1. Die Konzeptwertung erfolgt auf folgender Grundlage: Es sind 5 Konzepte einzureichen.

a) Projektdurchführungskonzept (max. 10 Punkte):

Darlegungen zur Entwicklung und Implementierung des Systems: Darstellung der Projektorganisation für das Gesamtprojekt und einzelner Arbeitspakete; Darlegung von Meilensteinen in der Implementierungsphase; Darstellung wesentlicher Leistungsinhalte und spezifischer Anforderungen in fachlicher und zeitlicher Hinsicht; Darlegung der Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten.

b) Dokumentationskonzept (max. 10 Punkte): Darlegung des Dokumentationsstandards samt Gliederungsebenen und Synchronisation zum Einsatzablauf; Beschreibung von Protokollarten und Konfiguration; Darstellung der Dokumentationsstruktur (Bedienelemente und -ebenen, Anwender- und Nutzeroberflächen); Darlegungen zur intuitiven Bedienbarkeit von Hard- und Software und zur Identifizierung des Rettungsmittels und der Medizinprodukte durch die MDE zur Übertragung in die Dokumentation; Darstellung der Dokumentation in einer strukturierten und umfassenden Untersuchung auf Grundlage des ABCDE-Schemas incl. Dokumentation von Befundänderungen ohne Datenverlust; Eingabeunterstützungen (v.a. bzgl. Einsatzszenarien/Befunde); Einhaltung des Datenschutzes (insbesondere § 35 DSGVO) incl. Rollen-/Rechtesystem. Graphische Darstellung der Layer-/Baumstruktur der Dokumentationsebenen; Darstellungen zur Authentifizierung und Dokumentationssicherheit und -echtheit sowie einer hierdurch gesicherten Kommunikationsplattform (inkl. Ticketsystem); Gesamtübersicht des laufenden Dokumentationsprozesses möglich?

c) Reportingkonzept (max. 10 Punkte): Darlegung der Funktionen und Programmierung des Auswertungstools. Durch wen sind Abfragen zu konfigurieren? Wie wird die Kommunikation zwischen Server und Clients verschlüsselt? Existieren Statistiktools? Darlegungen zu standardisierten Reportings und Vorgehen bei Abweichungen; Möglichkeit der Anlage von Terminen und Routinen? Erläuterungen zur Aggregation von Daten; Darlegung von Recherchemöglichkeiten in Subgruppen auf Einsatzebene; Aussagen zu integrierten Abrechnungssystemen und Patientenvoranmeldungen; Besteht die Möglichkeit zur georeferenzierten Auswertung?; Konzept zur Bildung einer Rückmeldezahl?; Anschlussfähigkeit an Schnittstellen/Drittsoftware/BI-Lösungen (Kap. 4.1 LVZ) gegeben?

d) Support- und Redundanzkonzept (max. 10 Punkte): Beschrieben werden soll der Support für eine effektive Störungsbeseitigung 24/7 (v.a. Kommunikation, Dokumentation, Einhaltung Service Level); Darstellung der Störungsbeseitigung bei Hardware; Wird eine vollständige Reparatur/ggf. samt Ersatz (inkl. Betriebsbereitschaft neuer Geräte) zügig sichergestellt? Darstellung der Störungsvermeidung.

e) Hardwarekonzept (max. 10 Punkte): Beschreibung und Erläuterung der Hardware anhand der in der Leistungsbeschreibung näher beschriebenen Spezifikation; Darstellungen, wie Patientendaten aus der elektronischen Gesundheitskarte ausgelesen werden; Darstellung zur Integration des Druckers; Darlegung zur Integration einer zusätzlichen Dokumentationskomponente zur Erstellung von Skizzen und Notizen die bspw. Dokumentenechtheit erfordern (unkomplizierte Lösung für z. B. ersteintreffende Kräfte bei MANV mit exponierter und taktischer Funktion ohne MDE-Einweisung) Darstellung der Praktikabilität im Rettungseinsatz (schnelle/platzsparende Verfügbarkeit?, einfache Bedienbarkeit gewährleistet?); Beschreibung des Akkus und des Akkumanagements; Ausführungen zu Gewicht/Ergonomie der Tablets; Darstellung zur Betriebsbereitschaft der Tablets im Dauereinsatz; Darstellung der Reaktionszeiten in folgenden Szenarien: a. Protokollöffnung nach Alarmierung, z. B. Öffnen/Auswählen von Stammdaten,

b. Öffnen und Wechseln von Bearbeitungsmasken,

c. Beginn des Ausdrucks Fahrzeugdrucker/Krankenhaus.

Die Konzepte werden gleich gewichtet. Es sind jeweils 0 (= ungenügend), 1 (= mäßig), 5 (= gut), 7 (= sehr gut) und 10 (= überragend) Punkte erzielbar. Ein Angebot kann bei der Konzeptwertung maximal 50 Punkte (=5 * 10 Punkte) erzielen. Die je Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem Bieter aus Sicht des Auftraggebers gelingt, den für das jeweilige Konzept vorgegebenen Bewertungsmaßstab zu erfüllen:

— Fehlen jegliche Darstellungen zum jeweiligen Konzept, erhält der Bieter hierfür 0 Punkte;

— Geht der Bieter gar nicht oder nur äußerst knapp auf die je Konzept geforderten Aspekte ein, mangelt es an Kohärenz, innerer Logik oder bleiben nicht unerhebliche Zweifel hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit und der Effektivität des vorgeschlagenen Weges, erhält er für das jeweilige Konzept 1 Punkt;

— 5 Punkte werden vergeben, wenn der Bieter auf alle geforderten Aspekte eingeht und geeignete Lösungsansätze für sämtliche sich stellenden Problemstellungen beschreibt;

— Für 7 Punkte gelten im Ausgangspunkt dieselben Voraussetzungen wie für 5 Punkte. Berücksichtigt der Bieter im Rahmen der Darstellung jedoch Faktoren, die über die vorgenannten Aspekte hinausgehen und zeigt er besonders neuartige und effiziente Lösungen auf, die die technischen Möglichkeiten ausschöpfen, erfüllt er die Anforderungen sehr gut. Er erhält dann 7 Punkte;

— Für 10 Punkte gelten die Voraussetzungen wie für 7 Punkte. Darüber hinaus müssen die Ausführungen zum jeweiligen Konzept herausragend sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie im Vergleich zu den übrigen Angeboten herausragend neuartige, innovative oder effiziente Lösungswege aufzeigen, die die verfügbaren technischen Möglichkeiten bestmöglich ausschöpfen.

2. Wertende Teststellung

— Die Teststellung findet im Rahmen der Verhandlungen statt. Bewertet werden die Haptik und die Ergonomie der Tablets und die Benutzerfreundlichkeit der Software. Sofern dabei festgestellt wird, dass Mindestkriterien nicht erfüllt sind, erfolgt der Ausschluss des jeweiligen Bieters aus dem Verfahren.

Die eingesetzten Tablets werden nach Ergonomie und Haptik bewertet. Die Bewertung der Haptik erfolgt durch Inaugenscheinnahme anhand der Bedienbarkeit und Lesbarkeit des Touchscreens samt Verwendbarkeit in verschiedenen Einsatzszenarien.

Bei der Ergonomie wird die Robustheit, das Gewicht und die zweckmäßige Konstruktion nach Augenschein bewertet. Die angebotene Software wird durch Inaugenscheinnahme nach intuitiver Bedienbarkeit bewertet. Relevant ist, dass sich die Software in Einsatzszenarien leicht und intuitiv bedienen lässt. Bewertet wird die Bedienbarkeit der vorgestellten Nutzeroberfläche.

Bei der Bewertung der Haptik und Ergonomie der Tablets sowie der Benutzerfreundlichkeit der Software können jeweils 1 (= mäßig), 5 (= gut), 7(= sehr gut) oder 10 (= überragend) Punkte, insgesamt 30 Punkte, erzielt werden.

— Wird die Aufgabe mit 1 Punkt bewertet, so entspricht sie den Anforderungen des Auftraggebers nur in Ansätzen. Die präsentierte Lösung lässt die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen in wesentlichen Punkten außer Acht;

— 5 Punkte erhält die Lösung, wenn sie zwar Mängel enthält, im Wesentlichen aber den Anforderungen entspricht. Dies ist der Fall, wenn eine Lösung präsentiert wird, die die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen berücksichtigen, ohne die Besonderheiten der konkreten Ausschreibung (Einsatz im Rettungsdienst) zu berücksichtigen;

— Die Wertung 7 Punkte erhalten die Bieter für diese Aufgabe, wenn die Aufgabe gut, aber nicht hervorragend erfüllt wird. Eine gute Bewertung setzt voraus, dass eine Lösung präsentiert wird, welche die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen samt der Besonderheiten der konkreten Ausschreibung umfänglich berücksichtigt und gute, für Einsatzzwecke ausgereifte Ansätze enthält;

— Mit 10 Punkten wird die Lösung prämiert, wenn sie hervorragende Ansätze zeigt und eine insgesamt sehr gute Umsetzung erwarten lässt. Dies ist der Fall, wenn eine Lösung präsentiert wird, welche die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen in herausragendem Maße berücksichtigen, sehr gute innovative Ansätze enthält und sich für die vorgesehene Verwendung besonders eignet.

Verhandlungen finden voraussichtlich in der 37. KW statt.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YURDAG2

Mindeststandards

Die Leistungsbeschreibung enthält eine Auflistung von Mindestanforderungen. Mit der Einreichung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber zur Einhaltung dieser Anforderungen. Eine Nichteinhaltung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.