Ausschreibung eines Reisebuchungs- und Reiseabrechnungssystems

Rundfunk Berlin-Brandenburg

Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts „Dienstreisen“ die Auswahl und Implementierung eines End-to-End-Travel-Managementsystems eines Systemanbieters, d. h. aus einer Hand.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Systems, das einheitlich, standardisiert und automatisiert sowohl Buchungs-, Genehmigungs- als auch Reisekostenabrechnung ermöglicht – und zwar ohne Medienbrüche. Dadurch sollen die mit Dienstreisen verbundenen Verwaltungsvorgänge effizienter in der Bearbeitung und Genehmigung werden.
Angebunden werden soll das System durch Schnittstellen an die SAP S/4-HANA-Umgebung (HR-Stammdaten bzw. Ministamm und Ausgabe Buchungsdaten an SAP-FI und Archivdaten an SAP-FI sowie gehaltsrelevante Daten an SAP-HR). Die Schnittstellen sind bei der ARD über SAP PI realisiert, welche auftraggeberseitig vom Auftraggeber definiert werden.
Falls ein Anbieter eine Private-Cloud-Lösung anbieten möchte, dann muss die Kostenschätzung für die Infrastruktur (Server) vom Anbieter dem Angebot beigefügt werden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-20.

Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-07-20 Auftragsbekanntmachung
2021-07-21 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-07-20)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Rundfunk Berlin-Brandenburg
Postanschrift: Marlene-Dietrich-Allee 20
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14482
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Sekretariat Einkauf
E-Mail: einkauf@rbb-online.de 📧
Fax: +49 33197993-43519 📠
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: http://www.rbb-online.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: http://www.rbb-online.de 🌏
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZJDKRG/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZJDKRG 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Ausschreibung eines Reisebuchungs- und Reiseabrechnungssystems VE 19.07.161
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Kurze Beschreibung:
“Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts „Dienstreisen“ die Auswahl und Implementierung eines...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Informations-Verarbeitungs-Zentrum Marlene-Dietrich-Alle 15 14482 Potsdam
Beschreibung der Beschaffung:
“Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts „Dienstreisen“ die Auswahl und Implementierung eines...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllung der Leistungsanforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Dauer
Datum des Beginns: 2022-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Option der Verlängerung um jeweils zweimal 2 Jahre.
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“— Vorlage der unterschriebenen Eigenerklärung – Dokument 04; — Bestätigung, dass das System den gesamten Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung,...”    Mehr anzeigen
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen: Option der Verlängerung um jeweils zweimal 2 Jahre.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Vorlage der unterschriebenen Eigenerklärung.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Angabe von Umsatz und Beschäftigungszahl in den letzten 3 Jahren.
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Bestätigung, dass das System den gesamten Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung, bis zur Abrechnung in einem System abbildet; — Nachweis von...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-08-19 12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2020-09-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-12-30 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen

“Die Vergabeunterlagen können im Internet auf dem Portal: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZJDKRG/documents Per Download heruntergeladen...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-9013-8316 📞
Fax: +49 30-9013-7613 📠
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-9013-8316 📞
Fax: +49 30-9013-7613 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem....”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-9013-8316 📞
Fax: +49 30-9013-7613 📠
Quelle: OJS 2020/S 140-344826 (2020-07-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-07-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts „Dienstreisen“ die Auswahl und Implementierung eines...”    Mehr anzeigen
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts „Dienstreisen“ die Auswahl und Implementierung eines...”    Mehr anzeigen
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen: Option der Verlängerung um jeweils zweimal zwei Jahre.

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 140-344826

Auftragsvergabe

1️⃣
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Vergabeunterlagen können im Internet auf dem Portal: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZJDKRG/documents Per Download heruntergeladen...”    Mehr anzeigen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem....”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2021/S 142-378453 (2021-07-21)