Ausschreibung eines Servicevertrags für gehostete Telekommunikationsdienstleistungen und deren Integration

Kurze Beschreibung

Zur internen und externen Sprachkommunikation kommt bei der BwFuhrparkService GmbH (BwFPS) eine zentrale Voice-over-IP-Telefonanlage (TK-Anlage) zum Einsatz, die auch Callcenter-Funktionalitäten wie automatische Anrufverteilung (ACD, Automatic Call Distribution) und deren selbstgestaltete Call-Flows, sowie Funktionen für Click-to-Dial, IVR (Interactive Voice Response) und Warteschleifenmanagement enthält. Zudem wird eine umfangreiche Agentenverwaltung mit Status-Funktionen und Möglichkeiten zur Auswertung der Erreichbarkeiten verwendet.
Der Betrieb der TK-Anlage erfolgt gegenwärtig im Rechenzentrum der BwFPS durch einen externen Servicedienstleister. Alle Außenstellen der BwFPS sind über ein gemanagtes MPLS-Netz an die zentrale TK-Anlage angeschlossen. Die Sprachkommunikation erfolgt derzeit ausschließlich über Hardware-Frontends (VoIP-Telefone, Konferenztelefone, DECT-Nebenstellen), die größtenteils an Power-over-Ethernet (PoE) Switch-Infrastruktur angebunden sind und deren Datenverkehr mittels Quality-of-Service (QoS) gegenüber anderen Daten im Weitverkehrsnetz (WAN) priorisiert wird.
Die TK-Anlage ist einerseits an das öffentliche Telekommunikationsnetz mittels Primärmultiplexanschlüssen angebunden und verfügt zudem über eine Anbindung an das Telekommunikationsnetz der Bundeswehr. Die Primärmultiplexanschlüsse sollen in 2020 durch IP-basierte Anbindungen ersetzt werden. Die IT des Auftraggebers verfügt über eine reife Servicemanagementorganisation angelehnt an die Prinzipien des Rahmenwerks ITIL. Zentraler Anlaufpunkt für alle Supportanfragen ist der IT-Service Desk der BwFPS. Für alle Anwendungen gibt es definierte Serviceinstanzen mit internem IT-Support Spezialist für den Second Level Support, welche die IT-Betriebsprozesse unterstützen. Hauptziel der Ausschreibung ist es, den Telekommunikationsservice einerseits durch eine Ausrichtung als gehosteten Dienst zu modernisieren, zu standardisieren sowie effektiver zu steuern (Managed Service, transparente und simplifizierte Abrechnung, wirksame SLA-/Pönalsteuerung) und andererseits durch eine Integration von Telekommunikationsservices und IT-Kollaborationstools unter Nutzung von MS Office 365 bzw. MS Teams die Agilität und Produktivität der BwFPS zu steigern. Durch den Auftragnehmer ist eine zu betreibende und in die IT-Architektur der BwFPS zu integrierende schlüsselfertige Gesamtlösung bereitzustellen, welche die gestellten Anforderungen bestmöglich erfüllt und sich nahtlos in die IT-Landschaft der BwFPS einfügt.
Die Gesamtlösung hat folgende Fixpunkte, die den technologischen Rahmen darstellen:
— ein sicherer gehosteter Telekommunikationsservice;
— mit anforderungsgerechten Call-Routing Möglichkeiten und
— der Bereitstellung von Softphone Applikationen auf Notebooks und in der VDI-Umgebung, sowie Hardware-Frontends und
— die Integration von Microsoft (MS) Teams als Telefon-Frontend/Softphone als auch als integriertes IT-Kollaborationstool (u. a. für Video, Screensharing, kollaborative Whiteboards).
Die Gesamtlösung ermöglicht insbesondere eine leistungsfähige Gestaltung von integrierten n: m-Kommunikations-/Kollaborationsverbindungen (MS Teams) in Text, Bild und Ton hinsichtlich:
— beliebiger Einbindung von Teilnehmern innerhalb oder außerhalb der BwFPS;
— beliebige Integration von Teilnehmern auf Basis unterschiedlicher Zugangskanäle (u. a. Teilnehmer unter Nutzung TK-gekoppelter IP-Sessions gemeinsam mit Teilnehmern unter nicht TK-gekoppelten IP-Sessions).

Beschreibung der Beschaffung

Zur internen und externen Sprachkommunikation kommt bei der BwFuhrparkService GmbH (BwFPS) eine zentrale Voice-over-IP-Telefonanlage (TK-Anlage) zum Einsatz, die auch Callcenter-Funktionalitäten wie automatische Anrufverteilung (ACD, Automatic Call Distribution) und deren selbst gestaltete Call-Flows, sowie Funktionen für Click-to-Dial, IVR (Interactive Voice Response) und Warteschleifenmanagement enthält. Zudem wird eine umfangreiche Agentenverwaltung mit Status-Funktionen und Möglichkeiten zur Auswertung der Erreichbarkeiten verwendet.
Der Betrieb der TK-Anlage erfolgt gegenwärtig im Rechenzentrum der BwFPS durch einen externen Servicedienstleister. Alle Außenstellen der BwFPS sind über ein gemanagtes MPLS-Netz an die zentrale TK-Anlage angeschlossen. Die Sprachkommunikation erfolgt derzeit ausschließlich über Hardware-Frontends (VoIP-Telefone, Konferenztelefone, DECT-Nebenstellen), die größtenteils an Power-over-Ethernet (PoE) Switch-Infrastruktur angebunden sind und deren Datenverkehr mittels Quality-of-Service (QoS) gegenüber anderen Daten im Weitverkehrsnetz (WAN) priorisiert wird.
Die TK-Anlage ist einerseits an das öffentliche Telekommunikationsnetz mittels Primärmultiplexanschlüssen angebunden und verfügt zudem über eine Anbindung an das Telekommunikationsnetz der Bundeswehr. Die Primärmultiplexanschlüsse sollen in 2020 durch IP-basierte Anbindungen ersetzt werden. Die IT des Auftraggebers verfügt über eine reife Servicemanagementorganisation angelehnt an die Prinzipien des Rahmenwerks ITIL. Zentraler Anlaufpunkt für alle Supportanfragen ist der IT-Service Desk der BwFPS. Für alle Anwendungen gibt es definierte Serviceinstanzen mit internem IT-Support Spezialist für den Second Level Support, welche die IT-Betriebsprozesse unterstützen. Hauptziel der Ausschreibung ist es, den Telekommunikationsservice einerseits durch eine Ausrichtung als gehosteten Dienst zu modernisieren, zu standardisieren sowie effektiver zu steuern (Managed Service, transparente und simplifizierte Abrechnung, wirksame SLA-/Pönalsteuerung) und andererseits durch eine Integration von Telekommunikationsservices und IT-Kollaborationstools unter Nutzung von MS Office 365 bzw. MS Teams die Agilität und Produktivität der BwFPS zu steigern. Durch den Auftragnehmer ist eine zu betreibende und in die IT-Architektur der BwFPS zu integrierende schlüsselfertige Gesamtlösung bereitzustellen, welche die gestellten Anforderungen bestmöglich erfüllt und sich nahtlos in die IT-Landschaft der BwFPS einfügt.
Die Gesamtlösung hat folgende Fixpunkte, die den technologischen Rahmen darstellen:
— ein sicherer gehosteter Telekommunikationsservice;
— mit anforderungsgerechten Call-Routing Möglichkeiten und
— der Bereitstellung von Softphone Applikationen auf Notebooks und in der VDI-Umgebung, sowie Hardware-Frontends und
— die Integration von Microsoft (MS) Teams als Telefon-Frontend/ Softphone als auch als integriertes IT-Kollaborationstool (u. a. für Video, Screensharing, kollaborative Whiteboards).
Die Gesamtlösung ermöglicht insbesondere eine leistungsfähige Gestaltung von integrierten n:m-Kommunikations-/Kollaborationsverbindungen (MS Teams) in Text, Bild und Ton hinsichtlich:
— beliebiger Einbindung von Teilnehmern innerhalb oder außerhalb der BwFPS;
— beliebige Integration von Teilnehmern auf Basis unterschiedlicher Zugangskanäle (u. a. Teilnehmer unter Nutzung TK-gekoppelter IP-Sessions gemeinsam mit Teilnehmern unter nicht TK-gekoppelten IP-Sessions).

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag tritt am 1.1.2021 in Kraft (Wirksamkeitsdatum) und läuft bis zum 31.12.2024 (Mindestvertragslaufzeit). Er verlängert sich danach stillschweigend um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht 6 Monate vor Ablauf von einer Vertragspartei gegenüber der jeweils anderen Partei schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag kann erstmalig zum 30.6.2025 mit Wirkung zum 31.12.2025 gekündigt werden. Der Vertrag endet automatisch am 31.12.2027 ohne dass es einer Kündigung einer Vertragspartei bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Soweit der Bieter oder die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen (z. B. eines Unterauftragnehmers oder eines konzernverbundenen Unternehmens) in Anspruch nimmt (sogenannte „Eignungsleihe"), muss mit Angebotsabgabe nachgewiesen werden, dass die für den Auftrag erforderlichen Kapazitäten dem Bieter bzw. der Bietergemeinschaft zur Verfügung stehen.
Zu diesem Zweck hat der Bieter/die Bietergemeinschaft beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung des betreffenden Unternehmens vorzulegen, welches die Eignung leiht. Dieser Nachweis bzw. diese Erklärung ist als Anlage dem Angebot beizufügen.
Die nachfolgenden Eignungsnachweise sind auch für Unternehmen vorzulegen, auf die sich ein Bieter/eine Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung beruft.
Im Falle einer Teilnahme als Bietergemeinschaft sind die Eignungsnachweise von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen.
Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den Anforderungen formal bzw. inhaltlich nicht genügende Dokumente, Nachweise, Angaben und Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter/der Bietergemeinschaft auf Nachforderung besteht nicht.
Für die Abgabe des Angebots sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Formulare/Vordrucke zu verwenden und ausgefüllt abzugeben.
Vorstehende Regelungen sind auch für die Nachweise gemäß Ziffer III.1.2) und III. 1.3) zu beachten.
Allgemeine Angaben des Bieters (Vordruck):
— Teilnahme als Einzelbieter oder Bietergemeinschaft;
— Angaben zur Aufgabenteilung bei Bietergemeinschaft und Benennung des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft;
— Unterbeauftragung von Leistungen.
Aktueller Handelsregisterauszug (Ausländische Unternehmen haben eine vergleichbare Bescheinigung vorzulegen, sofern eine solche nach Maßgabe der Rechtsvorschriften ihres Niederlassungsstaates erteilt werden kann. Die Gleichwertigkeit ist vom Bieter nachzuweisen.)
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind in den Vergabeunterlagen Angaben zum Gesamtjahresumsatz und zum Jahresumsatz, bezogen auf die Leistungen des Ausschreibungsgegenstandes, aus den vergangenen 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren zu machen (2017, 2018, 2019).
2) Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist eine Betriebshaftpflichtversicherung gefordert. Der Nachweis ist entweder durch Vorlage einer Kopie der Versicherungspolice oder durch Vorlage der Erklärung einer Versicherungsgesellschaft, im Auftragsfall einen entsprechenden Versicherungsvertrag mit dem Auftragnehmer zu schließen, mit ausreichender Deckung, zu erbringen.

1) Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist im Jahresumsatz, bezogen auf die Leistungen des Ausschreibungsgegenstandes, folgender Mindestumsatz in Euro netto pro Geschäftsjahr für die vorstehend aufgeführten Jahre erforderlich:
— Mindestens 900 000 EUR netto im Geschäftsjahr 2017;
— Mindestens 900 000 EUR netto im Geschäftsjahr 2018;
— Mindestens 900 000 EUR netto im Geschäftsjahr 2019.
2) Die Deckung der Betriebshaftpflichtversicherung wird bei folgenden Deckungssummen als geeignet angesehen:
— Personen- und Sachschäden je Ereignis: 1 000 000 EUR;
— Vermögensschäden je Ereignis: 100 000 EUR.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Nachweis des Bestehens eines Qualitätsmanagementsystems,
2) Eigenerklärung über erbrachte Leistungen in Bezug auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand (Referenzen),
3) Eigenerklärung zur Beschäftigtenzahl des Unternehmens,
4) Zertifiziertes Rechenzentrum zur Erbringung der Dienstleistungen,
5) Personal, welches zur Erbringung der Dienstleistung eingesetzt wird.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1) Als geeignetes Qualitätsmanagementsystem wird eine Zertifizierung gem. DIN EN ISO 9000 ff. (oder vergleichbar) angesehen.
2) Vorlage von mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren über erbrachte Leistungen im Bereich Vorlage von mindestens einer Referenz aus den letzten 3 Jahren über erbrachte Leistungen im in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags.
Die vorstehend geforderten Erklärungen über Referenzleistungen müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
— Bezeichnung des Auftrags;
— kurze Beschreibung des Leistungsumfangs;
— Name des Auftraggebers inkl. Ansprechpartner;
— Zeitraum der Leistungserbringung.
3) Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer über einen Personalstamm von mindestens 50 festangestellten IT-Mitarbeitern in Vollzeit verfügt (Stand 1.7.2020).
4) Als geeignetes Rechenzentrum zur Erbringung der Dienstleistungen wird ein ISO27001 (oder vergleichbar) zertifiziertes Rechenzentrum innerhalb von Europa angesehen.
5) Das zum Einsatz kommende Personal muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:
— Als Service-Techniker werden nur Mitarbeiter eingesetzt, die folgende Mindestanforderungen erfüllen.
Ausgebildeter Fachinformatiker Systemintegration (oder vergleichbar) mit mindestens 2 Jahren Berufserfahrung.
Hat nachweislich in mindestens 2 Projekten vergleichbarer Komplexität mitgearbeitet und wird bei Kunden mit vergleichbaren Anforderungen eingesetzt und besitzt dadurch Kenntnisse und Erfahrungen im Zusammenhang mit der vom Auftragnehmer eingesetzten Hard- und Software sowie Kenntnisse und Befähigung Fehleranalysen und Entstörungen im Kontext des Ausschreibungsgegenstandes durchzuführen.
Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Netzwerktechnik und Voice-over-IP Kommunikation (Zertifizierung Cisco Associate Level oder vergleichbar von anderen Herstellern).
Kenntnisse im Bereich IT-Servicemanagement (ITIL Foundation Zertifikat oder vergleichbar)
— Als IT-Systemengineer/IT-Architekt Junior werden nur Mitarbeiter eingesetzt, die folgende Mindestanforderungen erfüllen:
Studium mit Schwerpunkt Informatik oder abgeschlossene Ausbildung Fachinformatiker Systemintegration (oder vergleichbar) mit mehr als 4 Jahren Berufserfahrung nach Ausbildung.
Hat nachweislich in mindestens 2 Projekten vergleichbarer Komplexität mitgearbeitet und wird bei Kunden mit vergleichbaren Anforderungen eingesetzt und besitzt dadurch Kenntnisse und Erfahrungen im Zusammenhang mit der vom Auftragnehmer eingesetzten Hard- und Software sowie Kenntnisse und Befähigung Fehleranalysen und Entstörungen im Kontext des Ausschreibungsgegenstandes durchzuführen.
Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der IT-Sicherheit
Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Netzwerktechnik und Voice-over-IP Kommunikation (Zertifizierung Cisco Professional Level oder vergleichbar von anderen Herstellern)
Kenntnisse im Bereich IT-Servicemanagement (ITIL Foundation Zertifizierung oder vergleichbar)
Kenntnisse im Bereich Projektmanagement (PRINCE2 Foundation Zertifikat oder vergleichbar)
Deutschkenntnisse mindestens Stufe C1 nach dem "Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen" (oder gleichwertig) zwecks Erstellen von Konzepten und Dokumentationen in deutscher Sprache.
Erfahrung im Entwickeln von IT-Lösungen und IT-Architekturen.
Erfahrung im Führen von Projektteams und Planung von Arbeitspaketen.
— Als IT-Systemengineer/IT-Architekt Senior werden nur Mitarbeiter eingesetzt, die folgende Mindestanforderungen erfüllen:
Studium mit Schwerpunkt Informatik oder abgeschlossene Ausbildung Fachinformatiker Systemintegration oder vergleichbar mit mehr als 6 Jahren Berufserfahrung nach Ausbildung.
Hat nachweislich in mindestens 3 Projekten vergleichbarer Komplexität mitgearbeitet und wird bei Kunden mit vergleichbaren Anforderungen eingesetzt und besitzt dadurch Kenntnisse und Erfahrungen im Zusammenhang mit der vom Auftragnehmer eingesetzten Hard- und Software sowie Kenntnisse und Befähigung Fehleranalysen und Entstörungen im Kontext des Ausschreibungsgegenstandes durchzuführen.
Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der IT-Sicherheit
Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Netzwerktechnik und Voice-over-IP Kommunikation (Zertifizierung Cisco Expert Level oder vergleichbar von anderen Herstellern).
Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich IT-Servicemanagement (Zertifikat ITIL v3 Expert oder ITIL 4 Managing Professional oder vergleichbar)
Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement (PRINCE2 Practitioner Zertifizierung oder vergleichbar)
Deutschkenntnisse mindestens Stufe C1 nach dem „Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen" (oder gleichwertig) zwecks Erstellen von Konzepten und Dokumentationen in deutscher Sprache.
Erfahrung im Entwickeln von IT-Lösungen und IT-Architekturen
Erfahrung in Planung und Durchführung von Projekten, Führen von Projektteams.

— Abweichend zu §41 Abs. 1 VgV sind die Vergabeunterlagen mit Bezug auf §41 Abs. 3 VgV in Verbindung mit §5 Abs. 3 VgV in diesem Vergabeverfahren nicht direkt abrufbar. Die Angebotsfrist ist daher gemäß §41 Abs. 1 S. 2 VgV um 5 Kalendertage verlängert. Zusätzlich wurde die Angebotsfrist aufgrund von Feiertagen und Angemessenheit um weitere 10 Kalendertage verlängert.
— Für die Abgabe des Angebots sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Formulare/Vordrucke zu verwenden und ausgefüllt abzugeben.
— Geben mehrere Unternehmen als Bietergemeinschaft ein gemeinschaftliches Angebot ab, so wird dieses Angebot wie das Angebot eines Einzelbieters behandelt. Bietergemeinschaften sind Einzelbietern grundsätzlich gleichgestellt. Eine bestimmte Rechtsform ist nicht vorgeschrieben. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen. In Bezug auf den Nachweis der Eignung gilt: Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat seine Eignung für den Teil der Leistungen nachzuweisen, den es im Auftragsfall übernimmt.
— Ab einem Auftragswert von 30 000 EUR wird die Vergabestelle beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (gemäß § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO) anfordern und bei der Eignung entsprechend bewerten. Diese Anforderung erfolgt nur, sofern der Bieter für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.
— Die gesamte Korrespondenz ist in deutscher Sprache abzufassen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YHUDNG2

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, der Bw Fuhrpark Service GmbH. Es gelten die Bestimmungen des Gesetzesgegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung vom 17.2.2016, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt Jahrgang 2016, Teil I Nr. 8, ausgegeben zu Bonn am 23.2.2016.
In Bezug auf die Einreichung von Nachprüfungsanträgen gilt gemäß § 160 GWB:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit eines Vertrags wegen unzulässig unterbliebener vorheriger Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union gemäß §135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch die Bw Fuhrpark Service GmbH geschlossen werden; Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle der Bw Fuhrpark Service GmbH.
Die vorstehend genannte Frist von 10 bzw. 15 Kalendertagen läuft auch dann ab, wenn der Bieter einen Vergaberechtsverstoß gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 gerügt hat.