Ausschreibung eines Servicevertrags für gehostete Telekommunikationsdienstleistungen und deren Integration

Kurze Beschreibung

Zur internen und externen Sprachkommunikation kommt bei der BwFuhrparkService GmbH (BwFPS) eine zentrale Voice-over-IP-Telefonanlage (TK-Anlage) zum Einsatz, die auch Callcenter-Funktionalitäten wie automatische Anrufverteilung (ACD, Automatic Call Distribution) und deren selbstgestaltete Call-Flows, sowie Funktionen für Click-to-Dial, IVR (Interactive Voice Response) und Warteschleifenmanagement enthält. Zudem wird eine umfangreiche Agentenverwaltung mit Status-Funktionen und Möglichkeiten zur Auswertung der Erreichbarkeiten verwendet.

Der Betrieb der TK-Anlage erfolgt gegenwärtig im Rechenzentrum der BwFPS durch einen externen Servicedienstleister. Alle Außenstellen der BwFPS sind über ein gemanagtes MPLS-Netz an die zentrale TK-Anlage angeschlossen. Die Sprachkommunikation erfolgt derzeit ausschließlich über Hardware-Frontends (VoIP-Telefone, Konferenztelefone, DECT-Nebenstellen), die größtenteils an Power-over-Ethernet (PoE) Switch-Infrastruktur angebunden sind und deren Datenverkehr mittels Quality-of-Service (QoS) gegenüber anderen Daten im Weitverkehrsnetz (WAN) priorisiert wird.

Die TK-Anlage ist einerseits an das öffentliche Telekommunikationsnetz mittels Primärmultiplexanschlüssen angebunden und verfügt zudem über eine Anbindung an das Telekommunikationsnetz der Bundeswehr. Die Primärmultiplexanschlüsse sollen in 2020 durch IP-basierte Anbindungen ersetzt werden. Die IT des Auftraggebers verfügt über eine reife Servicemanagementorganisation angelehnt an die Prinzipien des Rahmenwerks ITIL. Zentraler Anlaufpunkt für alle Supportanfragen ist der IT-Service Desk der BwFPS. Für alle Anwendungen gibt es definierte Serviceinstanzen mit internem IT-Support Spezialist für den Second Level Support, welche die IT-Betriebsprozesse unterstützen. Hauptziel der Ausschreibung ist es, den Telekommunikationsservice einerseits durch eine Ausrichtung als gehosteten Dienst zu modernisieren, zu standardisieren sowie effektiver zu steuern (Managed Service, transparente und simplifizierte Abrechnung, wirksame SLA-/Pönalsteuerung) und andererseits durch eine Integration von Telekommunikationsservices und IT-Kollaborationstools unter Nutzung von MS Office 365 bzw. MS Teams die Agilität und Produktivität der BwFPS zu steigern. Durch den Auftragnehmer ist eine zu betreibende und in die IT-Architektur der BwFPS zu integrierende schlüsselfertige Gesamtlösung bereitzustellen, welche die gestellten Anforderungen bestmöglich erfüllt und sich nahtlos in die IT-Landschaft der BwFPS einfügt.

Die Gesamtlösung hat folgende Fixpunkte, die den technologischen Rahmen darstellen:

— ein sicherer gehosteter Telekommunikationsservice;

— mit anforderungsgerechten Call-Routing Möglichkeiten und

— der Bereitstellung von Softphone Applikationen auf Notebooks und in der VDI-Umgebung, sowie Hardware-Frontends und

— die Integration von Microsoft (MS) Teams als Telefon-Frontend/Softphone als auch als integriertes IT-Kollaborationstool (u. a. für Video, Screensharing, kollaborative Whiteboards).

Die Gesamtlösung ermöglicht insbesondere eine leistungsfähige Gestaltung von integrierten n: m-Kommunikations-/Kollaborationsverbindungen (MS Teams) in Text, Bild und Ton hinsichtlich:

— beliebiger Einbindung von Teilnehmern innerhalb oder außerhalb der BwFPS;

— beliebige Integration von Teilnehmern auf Basis unterschiedlicher Zugangskanäle (u. a. Teilnehmer unter Nutzung TK-gekoppelter IP-Sessions gemeinsam mit Teilnehmern unter nicht TK-gekoppelten IP-Sessions).

Zusätzliche Informationen

— Abweichend zu §41 Abs. 1 VgV sind die Vergabeunterlagen mit Bezug auf §41 Abs. 3 VgV in Verbindung mit §5 Abs. 3 VgV in diesem Vergabeverfahren nicht direkt abrufbar. Die Angebotsfrist ist daher gemäß §41 Abs. 1 S. 2 VgV um 5 Kalendertage verlängert. Zusätzlich wurde die Angebotsfrist aufgrund von Feiertagen und Angemessenheit um weitere 10 Kalendertage verlängert.

— Für die Abgabe des Angebots sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Formulare/Vordrucke zu verwenden und ausgefüllt abzugeben.

— Geben mehrere Unternehmen als Bietergemeinschaft ein gemeinschaftliches Angebot ab, so wird dieses Angebot wie das Angebot eines Einzelbieters behandelt. Bietergemeinschaften sind Einzelbietern grundsätzlich gleichgestellt. Eine bestimmte Rechtsform ist nicht vorgeschrieben. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen. In Bezug auf den Nachweis der Eignung gilt: Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat seine Eignung für den Teil der Leistungen nachzuweisen, den es im Auftragsfall übernimmt.

— Ab einem Auftragswert von 30 000 EUR wird die Vergabestelle beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (gemäß § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO) anfordern und bei der Eignung entsprechend bewerten. Diese Anforderung erfolgt nur, sofern der Bieter für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

— Die gesamte Korrespondenz ist in deutscher Sprache abzufassen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YHUDNG2

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag tritt am 1.1.2021 in Kraft (Wirksamkeitsdatum) und läuft bis zum 31.12.2024 (Mindestvertragslaufzeit). Er verlängert sich danach stillschweigend um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht 6 Monate vor Ablauf von einer Vertragspartei gegenüber der jeweils anderen Partei schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag kann erstmalig zum 30.6.2025 mit Wirkung zum 31.12.2025 gekündigt werden. Der Vertrag endet automatisch am 31.12.2027 ohne dass es einer Kündigung einer Vertragspartei bedarf.

Mindeststandards

1) Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist im Jahresumsatz, bezogen auf die Leistungen des Ausschreibungsgegenstandes, folgender Mindestumsatz in Euro netto pro Geschäftsjahr für die vorstehend aufgeführten Jahre erforderlich: