Beschreibung der Beschaffung
Ziel der Ausschreibung ist es, eine Standardsoftware zur Bearbeitung vor Aufgaben und Abläufen der Baukostensteuerung zu beschaffen und zu betreiben bzw. betreiben zu lassen. Die Standardsoftware ermöglicht der Bauprojektsteuerung bei SBH/GMH und insbesondere externen Projektsteuerern Bauprojekte zu managen, Budgets und Kosten anzupassen und zu überwachen, Aufträge im frei-gegebenen Budgetrahmen zu erteilen und Zahlungsstände, wie auch Bauten-stände zu überblicken.
Die Baukostensteuerung umfasst mehrere Arbeitsabläufe:
— geplante Bauvorhaben mit Projektfläche und Schätzkosten verwalten;
— Bauvorhaben zu Projekten machen (Projektbildung);
— Budgets nach Gewerken (DIN 276) verwalten und freigeben;
— Kosten von Bauprojekten steuern und umschichten (auch teil-/projektübergreifend);
— Auftrags- und Nachtragsmanagement im Rahmen freigegebener Budgets;
— Baufortschrittsüberwachung anhand erbrachter Leistungen und gezahlter Rechnungen;
— Controlling und Reporting einzelner oder zusammengefasster Bauprojekte;
— Grafische Darstellung einzelner, mehrerer oder zusammengefasster Projekte (Dashboard);
— Projektabschluss mit Abrechnung und Betriebsübergabe;
Die Software verfügt über Schnittstellen zum Import von
— Stammdaten (Wirtschaftseinheiten, Gebäuden, Grundstücken, Kreditoren, ggf. weiteren Dimensionen);
— Auftragsdaten (GAEB-Format) und Rechnungsdaten.
Vorhandene Schnittstellen sollen für eine Migration von Daten aus der bisherigen Software verwendbar sein. Als Schnittstellentechnologie werden Web-/Micro-Services eingesetzt.
Es müssen anpassbare Exportfunktionen auf jeder Ebene vorhanden sein, die Optionen zum Ausleiten von Daten in verschiedenen einschlägigen Standardformaten (PDF, XLSX, XML, DOCX etc.) bieten.
Die Softwarearchitektur basiert auf einer MS-SQL-Datenbank mit relationalem Datenmodell. Die Applikation wird auf einem von der Datenbank separaten Server betrieben und muss mit aktuellen Internetbrowsern (Chrome, Mozilla Firefox, EDGE bzw. EDGE Chromium, Safari) verwendet werden können. Die Web-Services basieren auf den aktuell gängigen Standards (IIS oder Apache). Not-wendige Installationen auf Clients (Arbeitsplatzrechnern) sind unerwünscht. Die Anwendung muss über das Internet von internen und externen Mitarbeitern innerhalb wie außerhalb des FHH-Netzes erreicht werden können. Der Transfer von Daten ist optimiert, verschlüsselt und auf ein Minimum beschränkt.
Im Fall eines Hosting-Betriebs müssen die Server in Deutschland stehen. Die Grundsätze der DSGVO werden seitens Betrieb und Software gewährleistet/unterstützt.
Die Verfügbarkeit sowie Service- und Supportzeiten sind für eine normale Büroanwendung ausgelegt, die sieben Tage pro Woche gegeben sein müssen. Der-zeit wird von ca. 60-70 gleichzeitig aktiven Anwendern ausgegangen.
SBH und GMH sind grundsätzlich an einen Betrieb der Software durch Dataport im FHH-Netz gebunden. Im speziellen Fall gibt es eine Vereinbarung zwischen Dataport, SBH und GMH, dass die Software zunächst für zwei Jahre außerhalb des FHH-Netzes betrieben (extern gehostet) werden kann. Nach diesen zwei Jahren ist eine Fortsetzung des Betriebs bei Dataport geplant. Für den Fall, dass dieser Umzug nicht oder verzögert erfolgen kann, soll zweimal eine jährliche Verlängerung des externen Hostings durch die Auftraggeber erfolgen können.