Bayerisches Landeskriminalamt: Beschaffung eines Infotainment-System-Polizei (ISP)

Name

Freistaat Bayern, vertreten durch das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration, dieses vertreten durch das Bayerische Landeskriminalamt

Kurze Beschreibung

Für den Bereich @car ist die Konzeptionierung/Entwicklung und Einführung eines Infotainment-System-Polizei (ISP) als „IuK-Ankerpunkt“ (Bordrechner) in Dienstfahrzeugen der Bayerischen Polizei beabsichtigt. Dieses soll eine vereinfachte und integrierte Anwendung, insbesondere der Funktionalitäten Digitalfunk- und Sondersignalsteuerung, Einsatzdatenübermittlung sowie Navigation beinhalten.
Gleichermaßen sind weitere Innovationen im Bereich der Fahrzeug- und Kommunikationstechnik avisiert, um eine fortwährende Entwicklung auf Grundlage der taktischen und technischen, wie auch ablauforganisatorischen Anforderungen zu ermöglichen.
Der Freistaat Sachsen nutzt bereits seit längerem eine dem ISP in den Kernfunktionen ähnliche Technik im Sinne eines interaktiven Funkstreifenwagens. Die zukunftsfähige Weiterentwicklung interaktiver Komponenten bei der Polizei Sachsen soll durch eine Zusammenarbeit der bayerischen und sächsischen Polizei durch die Beschaffung von ISP erfolgen und sowohl im Freistaat Bayern, als auch im Freistaat Sachsen umgesetzt werden.
Ziel dieser Beschaffungsmaßnahme ist die Beschaffung einheitlicher ISP für die Polizeien des Freistaats Bayern und des Freistaats Sachsen.

Beschreibung der Beschaffung

Die kontinuierliche technische Verbesserung der Führungs- und Einsatzmittel der Bayerischen Polizei bedeutet im Zuge der Digitalisierung große Herausforderungen, bietet gleichzeitig enorme Chancen.
Da gerade in der Digitalisierung von Einsatzfahrzeugen vielfach „Neuland“ zu betreten ist, ist die Erschließung des Potenzials das primäre Ziel. Im Fokus der Forcierung steht die Integration innovativer Informations- und Kommunikationstechnik für die Bereitstellung der für die Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen, auf Basis einer sicheren und schnellen Technik. Dabei ist die Mobilität durch die Implementierung in die Einsatzfahrzeuge, als elementares Führungs- und Einsatzmittel, Teil der Mobile Police Strategie der Bayerischen Polizei.
Für den Bereich @car ist die Konzeptionierung/Entwicklung und Einführung eines Infotainment-System-Polizei (ISP) als „IuK-Ankerpunkt“ (Bordrechner) in Dienstfahrzeugen der Bayerischen Polizei beabsichtigt. Dieses soll eine vereinfachte und integrierte Anwendung, insbesondere der Funktionalitäten Digitalfunk- und Sondersignalsteuerung, Einsatzdatenübermittlung sowie Navigation beinhalten.
Gleichermaßen sind weitere Innovationen im Bereich der Fahrzeug- und Kommunikationstechnik avisiert, um eine fortwährende Entwicklung auf Grundlage der taktischen und technischen, wie auch ablauforganisatorischen Anforderungen zu ermöglichen. Dabei sind die hohen IuK-Sicherheitsstandards wie bei allen bei der Polizei in Betrieb befindlichen IuK-Systemen auch in diesem Zusammenhang zu gewährleisten.
Im Zuge der Initiativen zur Polizei 2020 kooperiert die Polizei des Bundes und der Länder in vielen Facetten polizeilicher Arbeitsfelder und konsolidiert dabei auch Anforderungen an Führungs- und Einsatzmittel. Der Freistaat Sachsen nutzt bereits seit längerem eine dem ISP in den Kernfunktionen ähnliche Technik im Sinne eines interaktiven Funkstreifenwagens. Die zukunftsfähige Weiterentwicklung interaktiver Komponenten bei der Polizei Sachsen soll durch eine Zusammenarbeit der bayerischen und sächsischen Polizei durch die Beschaffung von ISP erfolgen und sowohl im Freistaat Bayern, als auch im Freistaat Sachsen umgesetzt werden.
Ziel dieser Beschaffungsmaßnahme ist es, die Beschaffung einheitlicher ISP für die Polizeien des Freistaats Bayern und des Freistaats Sachsen auf der Basis einer Rahmenvereinbarung.
Ergänzend wird auf die Vertragsunterlagen (§ 29 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 VgV) zu diesem Vergabeverfahren verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren (48 Monaten).
Die Vertragslaufzeit kann 8 Wochen vor Vertragsende einmalig um 1 weiteres Jahr (12 Monate) bis zu einer Gesamtvertragslaufzeit von 5 Jahren (60 Monaten) verlängert werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

„Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge“:
Es gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach den TNW-Unterlagen und dieser Auftragsbekanntmachung erfüllen. Grundlage für die Wertung der Teilnahmeanträge sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien (vgl. Abschnitt 3 des Dokuments 1.0-3.3_FSBayern_ISP_Begleitdokument_TNW) sowie die geforderten Erklärungen und Angaben (siehe Abschnitt 4 des Dokuments 1.0-3.3_FSBayern_ISP_Begleitdokument_TNW).
Die Forderungen und Fragen sind jeweils kenntlich gemacht durch in Klammer gesetzte Buchstaben:
(A.#.#) – Ausschlusskriterium
(B.#.#) – Bewertungskriterium (wird nach Punkten bewertet)
Der Bewerber muss die aufgeführten Anforderungen zu (B.#.#) ausführlich beantworten bzw. die nachgefragten Werte angeben. Werden die mit (A.#.#), d. h. Ausschlusskriterium, gekennzeichneten Anforderungen nicht eindeutig und uneingeschränkt positiv beantwortet, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt, auch wenn er beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält.
Im Einzelnen ergibt sich die Bewertungsstruktur aus den Vorgaben bei den einzelnen Kriterien.
Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes 4 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als 4 Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die 4 Bewerber mit den MEISTEN Eignungspunkten (EP) zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien (Gewichtungspunkte – GP) ist in dem Dokument 5.1 FSB_ISP_Bewertungsmatrix_Eignung bekanntgegeben.
„Gleiche Eignung – Losverfahren“:
Sollten die Bewertungsergebnisse so ausfallen, dass mehr als 4 Bewerber geeignet sind und diese zudem die gleiche Anzahl an Eignungspunkten (EP) haben, so entscheidet unter den gleichplatzierten Bewerbern das Los; insgesamt wie auch ggf. für den zu vergebenden vierten Platz.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A.1.1 Eigenerklärungen gem. Abschnitt 4:
Bestätigen Sie, dass Sie alle Eigenerklärungen des Abschnitts 4 des Begleitdokuments ausgefüllt und mindestens in Textform gekennzeichnet mit dem Teilnahmeantrag eingereicht haben?
Final fehlende bzw. nicht ausgefüllte und nicht entsprechend gekennzeichnete (mind. Textform) Eigenerklärungen führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A.1.2 Handelsregisterauszug:
Bitte reichen Sie eine Handelsregisterauskunft ein.
Die Handelsregisterauskunft darf nicht älter als 6 Monate sein (berechnet ab dem Termin zur Abgabe des Teilnahmeantrags).
Sofern der eingereichte HR-Auszug älter ist bedarf es einer Erklärung, dass seit diesem Datum keine eintragungspflichtigen Sachverhalte angefallen sind.
(Sofern bei Rechtsform zutreffend.)
(Ausschlusskriterium).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A/B.2.1 Haftpflichtversicherung
Gefordert ist der Nachweis einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. jeweils 1 500 000 EUR je Schadensfall für
— Personenschäden und
— Sachschäden.
Oder eine Erklärung, dass der Bieter eine solche Versicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird (= Mindestanforderung).
Bewertung:
Je 1 000 000 EUR höhere Deckungssumme erhält der Bewerber einen (1) Bewertungspunkt (BP).
Maximal können 10 BP erreicht werden.

A/B.2.1 Haftpflichtversicherung
Gefordert ist der Nachweis einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. jeweils 1 500 000 EUR je Schadensfall für
— Personenschäden und
— Sachschäden.
Oder eine Erklärung, dass der Bieter eine solche Versicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird (= Mindestanforderung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A.3.1 Aufrechterhaltung der Eignung:
Bestätigen Sie, dass Sie Ihre Angaben zur Eignung über die Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden?
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A.3.2 Keine Interessenkollision:
Bestätigen Sie, dass Sie keinerlei Interessen haben, die mit dem angestrebten Abschluss der Rahmenvereinbarung sowie der Ausführung der daraus resultierenden gegenständlichen öffentlichen Aufträge im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten?
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A.3.3 Zusage Abschluss AV-Vereinbarung:
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle des Zuschlags mit den Bezugsberechtigten jeweils eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung nach deren Vorgabe(n) abschließen werden?
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A.3.4 Deutsche Sprache:
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass alle zur Leistungserbringung direkt gegenüber den Bezugsberechtigten eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Rahmen dessen anwenden werden; dies umfasst auch alle etwaig zu erstellenden – also nicht bereits vorhandene technische Dokumentationen oder ähnliches – Unterlagen?
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A.3.5 Verarbeitung von Daten im EU-27-Inland:
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass die zugänglich gemachten Daten des Auftraggebers im Rahmen der Leistungserbringung das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland bzw. eines datenschutzrechtlich als sicher anzusehenden EU-27-Mitgliedsstaates nicht verlassen und die datenschutzrechtlichen Vorgaben des BayDSG bzw. SächsDSG, des BDSG und der DS-GVO eingehalten werden?
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A.3.6 Technische Fachkräfte:
Bestätigen Sie, dass Sie zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags über mindestens 10 technische Fachkräfte im auftragsgegenständlichen Leistungsbereich verfügen (Mindestanforderung), die grundsätzlich gegenüber dem Auftraggeber zum Einsatz kommen könnten?
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja / Nein“).
A/B.3.7 Referenzprojekte:
Benennen / beschreiben Sie kurz Ihre mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren und erfolgreichen Referenzprojekte im Sinne von Unternehmensreferenzen als Haupt- oder Unterauftragnehmer (Letzteres, nur sofern auch tatsächlich im Referenzprojekt tätig geworden), oder im Rahmen einer Bietergemeinschaft aus den vergangenen 3 Jahren oder auch länger (bezogen auf den Tag der Veröffentlichung des gegenständlichen Teilnahmewettbewerbs).
Vergleichbar sind Referenzen, die mindestens die folgenden Vorgaben erfüllen (kumulativ):
— Projekt mit Behörde oder Organisation mit Sicherheitsaufgaben (BOS);
— Die Referenz-BOS verfügen über mind. 225 (d.h. 5 % der max. Abnahmemenge) ausgestattete Einsatzfahrzeuge vergleichbar Polizei-Einsatzfahrzeugen;
— erfolgreiche Erstellung und Auslieferung von Bordcomputer-Systemen (An-zahl: mind. 225 Stück, d.h. 5 % der max. Abnahmemenge);
— Erbringung von Parametrisierungs- bzw. Customizing-Leistungen zur Anpassung des Systems auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Auftraggebers hin.
Erfolgreich sind Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag:
— Rückabwicklung des Vertrages;
— Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund;
— Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen;
— nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem bei initialer Beauftragung definierten;
— nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises.
Hinweis:
Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zur Abwertung oder zum Ausschluss des Antrages.
Es wird der fachliche Ansprechpartner des Referenzkunden (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) verlangt.
Die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) genügt nicht, es muss der auftraggeberseitige Ansprechpartner benannt werden.
Mindestanforderung:
Ein (1) entsprechendes Projekt aus den vergangenen 3 Jahren (bezogen auf den Tag der Veröffentlichung des gegenständlichen Teilnahmewettbewerbs).
Bewertung:
Je vergleichbarem Referenzprojekt erhält der Bewerber 5 Bewertungspunkte (BP).
Maximal können 25 BP erreicht werden.
B.3.8 Qualitätsmanagement-Zertifizierung
Bitte geben Sie an, ob Ihr Unternehmen gemäß EN ISO 9001 zertifiziert ist und diese Zertifizierung auch während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird.
Hinweis: Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an.
(Bewertungskriterium, Antwort „Ja / Nein“)
Bewertung:
Angabe mit „ja“: 10 BP
Angabe mit „nein“: 0 BP.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Erfüllung sämtlicher in Abschnitt III1.3) mit „A“ gekennzeichneter Anforderungen.
Zu A.3.6:
Zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags über mindestens 10 technische Fachkräfte im auftragsgegenständlichen Leistungsbereich.
Zu A/B 3.7:
Ein (1) entsprechendes Projekt aus den vergangenen 3 Jahren (bezogen auf den Tag der Veröffentlichung des gegenständlichen Teilnahmewettbewerbs).

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Laufzeit von bis zu fünf (5) Jahren - statt der in § 21 Abs. 6 VgV grundsätzlich vorgesehenen maximal vier (4) Jahre - rechtfertigt sich aufgrund von Aussagen der potentiellen Bieterunternehmen im Zuge der Markterkundung, nach denen die zu tätigenden Investitionen in Sachen "ISP" auf eine Laufzeit von fünf oder gar mehr Jahren gesehen optimierter bei der Angebotskalkulation einfließen könne, was wiederrum bessere Preise für den Auftraggeber zur Folge hätte.

Im Verhandlungsverfahren wird eine „Bewertende Teststellung“ der angebotenen ISP stattfinden.
Genauere Erläuterungen dazu sind dem Dokument 6.12_FSBayern_ISP_Darstellung_Vorgehensweise_bew_Teststellung zu entnehmen.
„Vergaberechtliche Implikationen und Informationen“:
Sinn und Zweck der nachfolgenden Ausführungen ist es, die Bieter in die Lage zu versetzen, das vorgesehene Bewertungsvorgehen in seiner Gesamtheit und dessen Zulässigkeit vergaberechtlich würdigen zu können.
Wie bereits erwähnt hat die Nutzerakzeptanz bei der gegenständlichen Beschaffungsmaßnahme eine herausragende Bedeutung für die Bezugsberechtigten. Hierfür ist es aus Sicht des Auftraggebers essentiell, nicht nur einige wenige, sondern vielmehr eine repräsentative Anzahl der künftigen Nutzer in die Beschaffungsmaßnahme miteinzubinden. Dies erfolgt durch die sich aus Streifenbeamten (m/w/d) zusammensetzenden rund 100 Testnutzer im Zuge der bewertenden Teststellung für die ISP in den im Echtbetrieb eingesetzten Einsatzfahrzeugen an den Testdienststellen.
Durch diese hohe Anzahl an Testnutzern und deren „Unvorbelastetheit“ in Sachen „ISP“ verbunden mit der gewählten wissenschaftlichen etablierten Vorgehensweise (s. Ziff. 3.4.4.1 des Dokuments 6.2_FSBayern_ISP_Bewerbungsbedingungen_VHV), die durch einen unabhängigen Dritten – die UniBw – supervisioniert wird, wird die Objektivität, Belastbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse der bewertenden Teststellung sichergestellt.
Aufgrund eben dieser hohen Anzahl an Testnutzern ist es dem Auftraggeber jedoch faktisch nicht möglich, neben dem Ausfüllen der Fragebögen durch die Tester (= Beantworten der gestellten Fragen durch Ankreuzen der vorgesehenen Ankreuzmöglichkeiten) von diesen auch noch eine Begründung in Textform (Prosa) für jedes im Fragebogen gesetzte Kreuzchen zu verlangen.
Somit ist der jeweilige innere Beweggrund für das Setzen eines Kreuzchens für die PG Fahrzeug-IuK bzw. den Auftraggeber zwar nicht ersichtlich und letztlich überprüfbar. Aufgrund der Masse an Testnutzern wird aus Sicht des Auftraggebers dieser Umstand jedoch aufgewogen.
Im Lichte von § 8 Abs. 1 VgV sowie der jüngeren obergerichtlichen Vergaberechtsrechtsprechung, insbesondere auch des Bundesgerichtshofs, könnte man daher möglicherweise zu der Auffassung gelangen, dass diese fehlende Begründung in Textform (Prosa) für jedes im Fragebogen gesetzte Kreuzchen einen Dokumentationsmangel darstellt.
Der Auftraggeber sieht dies nicht so, sondern ist der Auffassung, dass es – auch im Sinne der Praktikabilität und Durchführbarkeit eines Vergabeverfahrens – zulässig sein muss und ist, mit steigender Anzahl von Bewertern (hier: Testnutzer) die Anforderungen an die Dokumentation des Bewertungsvorgehens herabzusenken; dies jedenfalls bei einer sehr hohen Anzahl an Bewertern/Testern, wie es vorliegend mit rund 100 Personen der Fall ist.
Ein transparentes Bewertungsvorgehen – wozu auch dessen Dokumentation gehört – stellt eine Bestimmung über das Vergabeverfahren dar, auf deren Einhaltung die Bieter einen Anspruch haben (§ 97 Abs. 6 i. V. m. Abs. 1 S. 1 GWB). Ist ein Bieter also der Auffassung, dass er in diesen seinen Rechten verletzt ist, so kann er dies gegenüber dem Auftraggeber rügen und im Falle des Nichtabhelfens einen Nachprüfungsantrag vor der zuständigen Vergabekammer stellen. Auf Abschnitt VI.4.1) und VI.4.3) dieser Auftragsbekanntmachung wird hingewiesen. Das Rügen vermeintlicher Vergaberechtsverstöße stellt auch eine Obliegenheit des Bieters gegenüber sich selbst dar.
„Beachte“:
Mit Abgabe seines indikativen Erstangebots erklärt sich der Bieter mit dem in den Vergabeunterlagen, insbesondere diesen Bewerbungsbedingungen dargestellten Vorgehen bei der bewertenden Teststellung und deren Dokumentation insgesamt einverstanden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).