Beschreibung der Beschaffung
Das Ministerium für Kultur und Wissenschaft (MKW) beabsichtigt im Rahmen dieser Ausschreibung die Vereinbarung eines Rahmenvertrages über Kreativ-, Grafik-, Publikations- und Multimediadienstleistungen zur Unterstützung des Ministeriums bei seiner crossmedialen Kommunikation sowie Organisation und Durchführung von Kampagnen des MKW für die Jahre 2021 ff.
Das MKW legt zwei Lose für die Leistungen fest. Jedes Los wird separat bewertet.
Es können von den Bietern Angebote für ein Los oder für beide Lose eingereicht werden.
Fachlos 1:
Grafik- und Publikationsdienstleistungen
Beratung und Agenturleistungen Ideenentwicklung, Konzeption, Gestaltung und Layout, Lektorat und Redaktion, digitale Produktion bzw. Druckabwicklung und Druck von Präsentationsprodukten.
Finanzieller Rahmenumfang: netto: 126 050,42 EUR pro Jahr
Dazu sollen im Einzelnen gehören:
a) Beratung,
b) Konzeption und Gestaltung/Layout nach den CD-Richtlinien des Landes Nordrhein-Westfalen und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft,
c) Ideenentwicklung, Beratung und ggf. Gestaltung, Konzeption und Produktion von Präsentations- und Werbemitteln, in gedruckter Form und digital,
d) Konzeption, Gestaltung und Umsetzung auch von Sonderformaten wie digitale Veröffentlichungen, ePaper, Online-Präsentationen oder Apps,
e) Be- und Erarbeiten von Texten nach Vorgaben,
f) Recherche, Redaktion und Lektorat,
g) Bildrecherche und Erstellung von Bildlisten mit Quellenangaben,
h) Entwicklung und Erstellung von Grafiken und Illustrationen,
i) Umsetzung bis zur Druckstufe,
j) Durchführung der Vergabe für den Druck,
k) Drucküberwachung und -abnahme,
l) Mediaschaltungen,
m) Anzeigenentwicklung.
Fachlos 2:
Kreativ- und Multimediadienstleistungen, Bewegtbildformate, Unterstützung bei der Umsetzung der Social-Media-Strategie und Organisation und Durchführung von Kampagnen des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft
Finanzieller Rahmenumfang: 231 092,44 EUR netto pro Jahr
a) Kreativleistungen:
Aa) Kampagnen: Entwicklung von Ideen und Konzepten crossmedialer Kommunikationsmaßnahmen (Print, Online, Video und Social Media) für die verschiedenen Zielgruppen des Ministeriums,
Bb) Beratung, Planung, Konzeption und Realisierung von sonstigen Maßnahmen für die interne und externe Kommunikation (themen- und anlassbezogene Kampagnen, Aktionen, Online-Strategien),
cc) Beratung, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen – auch digitaler Veranstaltungen – zu Kommunikationsmaßnahmen,
Dd) Beratung und Moderation zur Weiterentwicklung bestehender und entwickelter Formate bzw. Planung, Konzeption und Durchführung entsprechender strategischer Workshops, Kreativworkshops o. ä.
b) Multimediadienstleistungen:
Aa) Beratung,
Bb) Unterstützung bei der Themenfindung,
cc) Recherche,
Dd) Konzeptionelle und redaktionelle Erarbeitung und Produktion von Text-, Bild-, Audio- und Videobeiträgen (z. B. Kurzfilme/Trailer, Infografiken, Bilderserien, Online-Banner, interaktive Formate, animierte Karten, Podcasts) für die verschiedenen Kanäle des Ministeriums,
Ee) Unterstützung bei der Performance-Optimierung und Visualisierung der In-halte auf den Webpräsenzen & Landing Pages des Ministeriums,
Ff) Unterstützung bei der Social-Media-Planung des Ministeriums und bei der Umsetzung, Community-Management, Social-Media-Monitoring,
Gg) Redaktionelle Unterstützung der Multimedia-Redaktion des Ministeriums (ca. 25-30 Stunden/pro Woche)
Für die Multimedia-Redaktion ist ein geplantes und koordiniertes Zusammenspiel mit den Akteuren im MKW besonders wichtig.
c) Video:
Aa) Umsetzung von Bewegtbildformaten, Terminbegleitung, Drehs, Video- und Filmproduktionen,
Bb) Schulung der Akteure des Ministeriums für die Inhouse-Produktion von Videostatements und -grußworten
d) Veranstaltungen und Dialogforen:
Aa) Vorbereitung: Organisatorische Planung (z. B. Akquise von speziellen Räumlichkeiten, Technik, Catering, Dekoration, Ausschilderung, Abstimmungen mit allen Beteiligten, Vorortbegehungen),
Bb) Bewerbung und Begleitung der Veranstaltung: (z. B. Einladung, Plakate, Dekorationselemente, Erstellung Informations-/Tagungsunterlagen, Gestaltung von Grafikflächen etc.), ggf. Konzeption Produktion von Ausstellungssystemen und -elementen, ggf. Organisation von Transport- und Aufbau-leistungen (An- und Abtransport),
cc) Durchführung der Veranstaltung: Teilnehmermanagement, organisatorische und ggf. technische Betreuung vor Ort, digitale Dokumentation und/oder Streaming,
Dd) Vorbereitung, Bewerbung, Begleitung, Durchführung und Nachbereitung von digitalen Veranstaltungen, z. B. Online-Pressekonferenzen, digitale Ausstellungen, Online-Dialogformate, etc.
e) Sonstiges/Optionale Zusatzleistungen:
Im Verlaufe des Projektes kann es notwendig sein, ggf. weitere optionale Leistungen, deren Gegenstand zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbar ist, zu beauftragen. Entsprechend kann die oben genannte Liste durch optionale Zusatzleistungen ergänzt werden.