Beherbergung für SeminarteilnehmerInnen -(R)AusZeit- der Polizei Hessen

Beschreibung der Beschaffung

Ziel des Loses 1 ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit bis zu 4 Wirtschaftsteilnehmern (Seminarhotels) über die Beherbergung der Seminarleitenden sowie der SeminarteilnehmerInnen und die Nutzung von Seminarräumen und Hotelausstattungen im Rahmen der Durchführung des vorbenannten Seminarformates (R)AusZeit.
Pro Jahr ist von 22 fünftägigen Seminaren (Montag bis Freitag) auszugehen.
Die Rahmenvereinbarung wird für eine Laufzeit von 4 Jahren geschlossen (2021 bis 2024).
Von diesen 22 Seminaren werden 20 Seminare mit 18 Teilnehmenden und 2 Seminare mit 14 Teilnehmenden plus jeweils 2 Seminarleitende durchgeführt. Der Durchführungszeitraum für die 20 Seminare mit 18 Teilnehmenden und 2 Seminarleitenden erstreckt sich grundsätzlich von April bis Oktober, wobei üblicherweise eines der Seminare in der ersten Ferienwoche der hessischen Sommerferien stattfindet.
Die Seminare mit 14 Teilnehmenden plus 2 Seminarleitende verteilen sich im gleichen Zeitraum auf je eines pro Jahreshälfte.
Die Einzelbeauftragungen der Beherbergungen im Rahmen der einzelnen (R)AusZeit-Seminare erfolgt durch Ansprache der 4 (Seminar-)Hotels ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb.
Im Rahmen der Beherbergung sind zwingend folgende Leistungen zu erbringen (Mindestanforderungen):
— Unterbringung der Teilnehmenden in Einzelzimmern/ Doppelzimmern mit Einzelbelegung mit seperater Dusche;
— Unterbringung der Seminarleitenden in Einzelzimmern/ Doppelzimmern mit Einzelbelegung mit seperater Dusche inkl. der Möglichkeit zur Leitungsteambesprechung und/oder zur Führung von Einzelgesprächen mit den Teilnehmenden im Zimmer;
— Fernsehgerät im Zimmer;
— W-LAN-Versorgung;
— Hallenschwimmbad im Hotel;
— Sauna mit Ruheraum im Hotel;
— Verpflegung (Vollpension);
— Stellung eines Seminarraums mit Stühlen, Tischen, Pinnwänden;
— Stellung von Gymnastik-/Yogamatten, Decken und Kissen für Entspannungsübungen im Seminarraum sowie einem weiteren Raum;
— Stellung eines Aufenthaltsraums;
— Stellung von zum Anwesen gehörender Sitz-, Liege- und Aktionsfläche;
— Stellung einer Feuerstelle für offenes Feuer;
— Stellung von Parkraum für 20 Fahrzeuge.
Folgende Leistungen sind wünschenswert (keine Mindestanforderungen) und erfahren eine Bewertung im Rahmen der Zuschlagskriterien:
—— Infrarotwärmekabine;
—— Wellnessangebote (z. B. Massagen) im Haus;
—— Sportstätte im Hotel;
—— Leihmöglichkeit für Fahrräder (konventionelle und E-Bikes).
Können von den Seminarteilnehmenden/-leitenden nach deren Wunsch in Anspruch genommen werden. Die Kosten hierfür werden von den Seminarteilnehmenden/-leitenden getragen.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel des Loses 2 ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit bis zu 4 Wirtschaftsteilnehmern (Seminarhotels) über die Beherbergung der Seminarleitenden, der SeminarteilnehmerInnen der Hessischen Polizei, deren Kindern sowie ErzieherInnen und die Nutzung von Seminarräumen und Hotelausstattungen im Rahmen der Durchführung des vorbenannten Seminarformates (R)AusZeit.
Pro Jahr ist von 2 fünftägigen Seminaren (Montag bis Freitag) auszugehen.
Die Rahmenvereinbarung wird für eine Laufzeit von 4 Jahren geschlossen (2021 bis 2024).
An einem Seminar nehmen 11 Erwachsene mit jeweils 1 bis 3 Kindern teil. Zudem gibt es je Seminar 3 Seminarleitende und 3 Erziehende.
Die 2 Seminare pro Jahr sind für folgende Termine vorgesehen:
—— ohne schulpflichtige Kinder: Erste Jahreshälfte des jeweiligen Jahres;
—— mit schulpflichtigen Kindern: Erste Woche der hessischen Herbstferien des jeweiligen Jahres.
Die Einzelbeauftragungen der Beherbergungen im Rahmen der einzelnen (R)AusZeit-Seminare erfolgt durch Ansprache der 4 (Seminar-)Hotels ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb.
Im Rahmen der Beherbergung sind zwingend folgende Leistungen zu erbringen (Mindestanforderungen):
— Unterbringung der alleinerziehenden Teilnehmenden mit Kindern in Doppel- bzw. Familienzimmern mit seperater Dusche
— Unterbringung der Seminarleitenden in Einzelzimmern/ Doppelzimmern mit Einzelbelegung mit seperater Dusche inkl. der Möglichkeit zur Leitungsteambesprechung und/oder zur Führung von Einzelgesprächen mit den Teilnehmenden im Zimmer
— Unterbringung der Erziehenden in Einzelzimmern/ Doppelzimmern mit Einzelbelegung mit seperater Dusche;
— Fernsehgerät im Zimmer;
— W-LAN-Versorgung;
— Hallenschwimmbad im Hotel;
— Sauna mit Ruheraum im Hotel;
— Verpflegung (Vollpension); für die Kinder je Mahlzeit Bereitstellung in Form eines Buffets;
— Stellung eines Seminarraums mit Stühlen, Tischen, Pinnwänden;
— Stellung von Gymnastik-/Yogamatten, Decken und Kissen für Entspannungsübungen im Seminarraum sowie einem weiteren Raum;
— Stellung eines Seminarraums/ Aufenthaltsraums, der als Betreuungsraum für 11-30 Kinder geeignet ist;
— Stellung eines Aufenthaltsraums;
— Kinderspielplatz;
— Indoorspielplatz oder Spielzimmer;
— Stellung von zum Anwesen gehörender Sitz-, Liege- und Aktionsfläche;
— Stellung von Parkraum für 17 Fahrzeuge.
Folgende Leistungen sind wünschenswert (keine Mindestanforderungen) und erfahren eine Bewertung im Rahmen der Zuschlagskriterien:
Vorhandene Freizeitangebote
—— Infrarotwärmekabine;
—— Wellnessangebote (z. B. Massagen) im Haus;
—— Freizeitmöglichkeiten für Kinder (z. B. Streichelzoo, Wildpark);
—— Sportstätte im Hotel;
—— Leihmöglichkeit für Fahrräder (konventionelle und E-Bikes).
Können von den Seminarteilnehmenden/-leitenden nach deren Wunsch in Anspruch genommen werden. Die Kosten hierfür werden von den Seminarteilnehmenden/-leitenden getragen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Alle Lose betreffend:
— Erklärung betr. „Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen“ (Erklärung Vergabesperre); bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft anzugeben;
— Nachweis für eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss Personen-, Sach- und Vermögensschäden erfassen. Der Nachweis kann durch Vorlage einer Kopie des Versicherungsscheins, durch Vorlage eines Bestätigungsschreibens der Versicherungsgesellschaft oder durch Abgabe einer Eigenerklärung über das Bestehen der Betriebshaftpflichtversicherung und ihre Laufzeit geführt werden.
Im Falle der Abgabe einer Eigenerklärung ist der Nachweis für eine branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung unverzüglich nach Zuschlagserteilung durch Vorlage des Versicherungsscheins zu erbringen.
Fortsetzung s. Ziffer VI.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die
Erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vertragsunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot
Abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen einen sich aus der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.

Fortsetzung der Ziffer III.1.4):
— Hotelprofil (Bitte beachten Sie, dass im Hotelprofil sowohl Angaben zu Mindestanforderungen, als auch zu den Zuschlagskriterien zu machen sind!).
— Mindestanforderungen Los 1:
—— Orts-/ Waldrandlage, ländlich;
—— für 20 Seminare p. a.: Unterbringung von 20 Personen sowie für 2 Seminare p. a.: Unterbringung von 16 Personen in Einzelzimmern/Doppelzimmern mit Einzelbelegung mit separater Dusche und WC;
—— bei Parallelbelegung mit anderen Gruppen weitgehende Separierung; Einzelübernachtungs- und Tagesgäste in geringem Umfang tolerabel.;
—— Zimmer der Seminarleitenden: Platz für Leitungsteambesprechungen/Einzelgespräche mit Teilnehmenden;
—— Fernsehgerät Zimmer;
—— W-LAN;
—— Hallenschwimmbad, Sauna + Ruheraum im Hotel;
—— 1 Seminarraum mit Stühlen, Tischen, mind. 2 Pinnwänden bzw. entsprechenden Wandschienen, 1 Flipchart und 1 Projektionswand;
—— Im Seminarraum und in einem weiteren Raum: Gymnastik-/Yogamatten, Decken sowie Kopfkissen für Entspannungsübungen;
—— Mind. 1 der Gruppengröße angepassten Aufenthaltsraum, in dem ein zwangloses Treffen außerhalb der Seminarzeiten möglich ist;
—— Mind. 200 m für die Seminarteilnehmenden/ -leitenden nutzbare, zum Anwesen gehörende Freifläche (Sitz-, Liege- und Aktionsfläche);
—— Feuerstelle für ein offenes Feuer;
—— Parkraum für 20 Fahrzeuge (Pkw und/oder Motorräder) + Abstellmöglichkeit für mitgebrachte Fahrräder (diebstahlsicher);
—— Verpflegung: Vollpension (Mittagessen am Mo. bis Frühstück am Fr.), Warmes Mittagessen am Fr., Kaffee und Kuchen am Nachmittag, Tagungsgetränke (Wasser, Kaffee und Tee); ausgewogenes/ abwechslungsreiches Essen; frische/ überwiegend aus regionalem Anbau stammende Lebensmittel/ Zutaten; Anpassung an persönlich oder religiös bedingte Essgewohnheiten auf Wunsch.
— Mindestanforderungen Los 2:
—— Orts-/ Waldrandlage, ländlich;
—— Unterbringung von 11 Erwachsenen mit 1-3 Kindern in Doppel-/ Familienzimmern;
—— Unterbringung von 6 weiteren Erwachsenen in Einzelzimmern mit separater Dusche und WC oder Doppelzimmern mit Einzelbelegung;
—— Bei Parallelbelegung mit anderen Gruppen weitgehende Separierung;
—— Zimmer der Seminarleitenden: Platz für Leitungsteambesprechungen/Einzelgespräche mit Teilnehmenden;
—— Fernsehgerät Zimmer;
—— W-LAN;
—— Hallenschwimmbad, Sauna + Ruheraum im Hotel;
—— 1 Seminarraum mit Stühlen, einigen Tischen, mind. 2 Pinnwänden bzw. entsprechenden Wandschienen, 1 Flipchart und 1 Projektionswand;
—— Im Seminarraum und/oder in einem weiteren Raum Gymnastik-/Yogamatten, Decken sowie Kopfkissen für Entspannungsübungen;
—— 1 Seminarraum/Aufenthaltsraum als Betreuungsraum für 11-30 Kinder;
—— Mind. 1 der Gruppengröße angepassten Aufenthaltsraum, in dem ein zwangloses Treffen außerhalb der Seminarzeiten möglich ist;
—— Mind. 200 m für den AG nutzbare, zum Anwesen gehörende Freifläche (Sitz-, Liege- und Aktionsfläche);
—— Kinderspielplatz;
—— Indoorspielplatz oder Spielzimmer;
—— Parkraum für 17 Fahrzeuge (Pkw und/oder Motorräder);
—— Abstellmöglichkeit für mitgebrachte Fahrräder (diebstahlsicher);
—— Verpflegung: Vollpension (Mittagessen am Mo. bis Frühstück am Fr.), Warmes Mittagessen am Fr., Kaffee und Kuchen am Nachmittag, Tagungsgetränke (Wasser, Kaffee und Tee); ausgewogenes/ abwechslungsreiches Essen; frische/ überwiegend aus regionalem Anbau stammende Lebensmittel/ Zutaten; Anpassung an persönlich oder religiös bedingte Essgewohnheiten auf Wunsch. Für Kinder: Bereitstellung Mahlzeiten als Buffet.
Zuschlagskriterien Los 1: Preis (80 %), Infrarotwärmekabine (2 %), Wellnessangebot (2 %), Sportstätte im Hotel (2 %), Leihmöglichkeit für Fahrräder – konventionelle und E-Bikes (2 %) und ausschließliche Belegung des Hotels durch (R)AusZeit-Gruppe (12 %).
Zuschlagskriterien Los 2: Preis (80 %), Infrarotwärmekabine (2 %), Wellnessangebot (2 %), Sportstätte im Hotel (2 %), Freizeitmögl. für Kinder (2 %), Leihmöglichkeit für Fahrräder – konventionelle und E-Bikes (2 %) und Separierung der (R)AusZeit-Gruppe (10 %).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.