Berlinale IT Betrieb

Kurze Beschreibung

Es soll ein Dienstleistungsvertrag für IT Supportleistungen, die IT Projektleitung, den Auf- und Abbau und Einrichtung von Arbeitsplatzsystemen, sowie den Support ausgeschrieben werden für verschiedene Arbeitspakete.

Beschreibung der Beschaffung

Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB) beabsichtigen die Leistungen, welche im Rahmen des Berlinale IT Betriebs durchzuführen sind, auszuschreiben. Es soll ein Vertrag für IT Supportleistungen, die IT Projektleitung, sowie den Auf- und Abbau und die Inbetriebnahme von Arbeitsplatzsystemen und den Support für Software und Portale der KBB ausgeschrieben werden.
Die Dienstleistungen sind darauf ausgerichtet, die ständige Verfügbarkeit einer funktionierenden IT-Infrastruktur für alle Benutzer sicherzustellen und Hilfe und Beratung bei allen anfallenden IT-Problemen bereitzustellen.
Ein Schwerpunkt des Vertrages liegt bei der besonders terminkritischen Arbeit für die Internationalen Filmfestspiele Berlin (IFB). Für die IFB ist eine ständige Rufbereitschaft und kurze Reaktionszeiten zwingend zu gewährleisten. Die ordnungsgemäßen Abläufe aller IT-Prozesse sind insbesondere im Zusammenhang mit der Durchführung der Internationalen Filmfestspiele Berlin sicherzustellen.
Die definierten Arbeitspakete sind eigenverantwortlich zu erfüllen. Die Bemessung der dafür benötigten personellen Ressourcen obliegt dem Auftragnehmer nach Festlegung des erforderlichen Leistungsumfangs mit dem IFB-Management und der KBB-IT.
Arbeitspaket 1: IT-Projektleitung
Die IT-Projektleitung steuert die zeitliche Umsetzung des Festivalbetriebs und sorgt für die termingerechte Bereitstellung aller IT-Infrastrukturen und technischer IT-Ressourcen der Berlinale.
Die IT-Projektleitung umfasst auch die Planung und Anforderung der benötigten IT-Ressourcen (Hardware), die für die restlichen Arbeitspakete und benötigt werden.
Die IT-Projektleitung berät das IFB-Management in allen Aspekten der Leistungen, welche in den Arbeitspaketen durchzuführen sind.
Planung und Einrichtung von temporären Netzwerkverbindungen.
Arbeitspaket 2: IT-Support und Wartung:
Wartung und Instandhaltung von Arbeitsplatzsysteme in den vereinbarten Bereitschafts- und Reaktionszeiten unter Beachtung der vorgegebenen Austauschzeiten.
Fristgerechter Auf- und Abbau, sowie Umzug, Einrichtung und Inbetriebnahme von Arbeitsplatzsystemen. Alle benötigten Programme, Benutzerkonten, Berechtigungen und Systeme müssen installiert werden und funktionsbereit sein.
Gewährleistung eines qualifizierten Benutzersupports für Softwarepakete und Portale der KBB.
Unterstützung bei der Einrichtung von privaten BYO-Devices.
Arbeitspaket 3: Ausweisdruck:
Im Rahmen dieses Arbeitspakets sind für den IFB im Zeitraum der Berlinale ca. 4 bis 6 Ausweisdruck-Arbeitsplätze aufzubauen und zu warten und ggf. umzuziehen.
Arbeitspaket 4: European Film Market Messestände:
Im Rahmen des Arbeitspaketes EFM Messestände ist die IT-Versorgung und -Betreuung der Messestände, Business-Offices des EFM, sowie Besucher sicherzustellen.
Aufbau und Betrieb eines temporären WLAN Netzes für Messestände und Fachbesucher.
Bedarfsposition Arbeitspaket 5: Einlasskontrollsysteme EFM Screenings:
Im Rahmen des optionalen Arbeitspaketes ist die Bereitstellung und der Betrieb von Barcodescanner zur Durchführung von Einlasskontrollen und die Bereitstellung der notwendigen IT Umgebung, sicherzustellen.
Arbeitspaket 6: WLAN für mobiles Ticketing:
Im Rahmen des Arbeitspaketes ist die WLAN Anbindung für die Zugangskontrolle für diverse Spielstätten des IFB (ca. 20 Spielstätten) einzurichten und der Empfang sicherzustellen. Für jede Spielstätte muss eine primäre WLAN Verbindung und eine Fallback Verbindung vorgehalten werden.
Arbeitspaket 7: Journalistenschreibzimmer:
Im Rahmen des Arbeitspaketes Journalistenzimmer müssen 60 Arbeitsplatzsysteme für Journalisten geplant, eingerichtet, betreut und abgebaut werden im Zeitraum der Berlinale.
Bedarfsposition 8 Ergonomieeinweisung:
Die Ergonomie-Einweisung soll über das von der KBB bereitgestellte „Compliancetool“ sichergestellt werden. Diese Bedarfsposition bezieht sich auf eine mündliche Einweisung durch den Support-Mitarbeiter.

Beschreibung der Verlängerungen

Das Vertragsverhältnis soll zum 1. August 2020 beginnen und nach dem Ablauf von 12 Monaten, d.h. zum 31. Juli 2021 um weitere 12 Monate verlängert werden können. Durch 4 weitere Verlängerungsoptionen um jeweils 12 Monate soll der Vertrag max. bis zum 31. Juli 2025 verlängert werden können.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl unter den form- und fristgerecht eingereichten Bewerbungen erfolgt anhand der einzureichenden Unterlagen und Angaben zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung, sowie zur wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Angaben müssen die Prognose erlauben, dass das Unternehmen in der Lage ist, die dargestellten Leistungsanforderungen erfüllen zu
Können. Die Prognoseentscheidung wird sich, nach Feststellung der Vollständigkeit aller erbetenen Unterlagen und/oder Angaben, daran orientieren, ob die von dem Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben die Erwartung zulassen, in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens Angebote zu erhalten, die der Aufgabenstellung gerecht werden. Weiterhin muss die Prognose die Feststellung erlauben, dass der Arbeitsumfang zuverlässig bewältigt werden kann.
Zu diesem Zweck wird die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge anhand folgender Systematik folgen: Sollten die geforderten Erklärung und Nachweise des Teilnehmers nicht vorliegen behält sich die Vergabestelle vor fehlende Erklärung und Nachweise nachzufordern. Die beschränkte Anzahl von Bietern, die zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden, beträgt mindestens 5 Bieter und höchstens 6 Bieter.
Die gem. Ziff. III.1.1. Nr. 1. bis 5, Ziff. III 1.2. Nr. 1 bis 2, sowie Ziff. III.1.3. Nr. 3 der Bekanntmachung erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden nur in Bezug auf ihr Vorliegen und auf Vollständigkeit der Angaben geprüft, jedoch keiner inhaltlichen oder qualitativen (Punkte-) Bewertung unterzogen.
Die gem. Ziff. III.1.3. Nr. 1, 2 und 4 erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden einer inhaltlich qualitativen Wertung unterzogen. Die unter Nr. 1 und 2 mit dem Angebot vorgelegten Qualifikationsnachweise und Sprachkenntnisse für Mitarbeiter *innen und die unter Nr. 4 aufgelisteten Referenzen werden anhand folgender Wertungsmaßstäbe bewertet:
I. Wertebereich: 8 bis 10 Punkte:
Anhand der angegebenen Qualifikationsnachweise für den/die benannten Mitarbeiter*in und der eingereichten Referenzen der Firma ist von einem hohen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen, da durch die Qualifikationsnachweise und Referenzen belegt werden konnte, dass weitreichende Kenntnisse und Erfahrungen bei der Ausführung der geforderten Leistungen bestehen. Der Grad der zu erwartenden Abdeckung des Leistungskatalogs in Bezug auf die benannten Personen und die Referenzen ist hoch.
II. Wertebereich: 4 bis 7 Punkte:
Anhand der angegebenen Qualifikationsnachweise für den/die benannten Mitarbeiter*in und der eingereichten Referenzen der Firma ist von einem durchschnittlichen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Durch die Qualifikation der Mitarbeiter*in und die Referenzen des Unternehmens konnte belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen bei der Ausführung von einem Großteil der geforderten Teilleistungen bestehen. Es konnten anhand der Referenzen und Qualifikationsnachweise nur teilweise belegt werden, dass alle Anforderungen des Leistungskatalogs erfüllt werden.
III. Wertebereich: 0 bis 3 Punkte:
Anhand der angegebenen Qualifikationsnachweise für den/die benannten Mitarbeiter*in und der eingereichten Referenzen der Firma ist von einem geringen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Durch die Qualifikationsnachweise und Referenzen konnte nicht oder nur teilweise belegt werden, dass Erfahrungen bei der Ausführung der geforderten Teilleistungen bestehen. Es bestehen Zweifel, ob die angebotenen Mitarbeiter*in und das Unternehmen in der Lage sind, alle geforderten Leistungen durchzuführen.
Die Bewertung der Qualifikation der Mitarbeiter*in und der Referenzen gehen jeweils mit einer Gewichtung von 50 % in die Gesamtwertung bei der Eignungsprüfung ein.

Beschreibung der Optionen

Das Vertragsverhältnis soll zum 1. August 2020 beginnen und nach dem Ablauf von 12 Monaten, d. h. zum 31. Juli 2021 um weitere 12 Monate verlängert werden können. Durch 4 weitere Verlängerungsoptionen um jeweils 12 Monate soll der Vertrag max. bis zum 31. Juli 2025 verlängert werden können.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Angabe zur Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbeummeldung des Unternehmens des Bieters bzw. zum Berufs- oder Handelsregister, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern.
Eine gleichwertige Bescheinigung:
2. Angabe dazu, ob eine Handwerks- bzw. Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Zugehörigkeit zur zuständigen Industrie- und Handelskammer vorliegt bzw. gegeben ist, soweit die Eintragungnach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung.
3. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen.
4. Erklärung, dass von allen Mitarbeitern die Verpflichtung zur Beachtung des Datengeheimnisses nach § 53 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) „Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. November 2019" bzw. die am Sitz des Unternehmens geltenden Datenschutzbestimmungen eingeholt wurde bzw. wird.
5. Verbindliche Erklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der Fassung vom 17.2.2016 (BGBl.IS.203) aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt (die den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb beigefügte Anlage „00720IFB_neu Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" kann als verbindliche Erklärung genutzt werden).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angaben zum Umsatz des Unternehmens aus den letzten 3 Geschäftsjahren, der in Bezug auf den Umsatzanteil der aus der durchzuführenden Leistung resultiert,
2. Bestätigung, dass für den Fall des Zuschlags eine Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters mit folgenden Mindestversicherungssummen pro Schadensfall besteht bzw. abgeschlossen wird:
— Personenschäden bis zu: 3 000 000,00 EUR;
— Sachschäden bis zu: 3 000 000,00 EUR;
— Vermögensschäden: 100 000,00 EUR.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Erklärung zur Anzahl der Mitarbeitenden mit Angaben zu Berufsabschlüssen, zur Berufserfahrung und zu durchgeführten Schulungen der Mitarbeitenden, die zur Durchführung des Auftrags zur Verfügung stehen werden. Erfahrungsnachweise müssen die in in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung geforderten Leistungsarten
Abdecken. Die Angabe der Qualifikation bezieht sich auf die Ausbildung und Berufserfahrung sowie mögliche Zusatzqualifikationen zur Berufsausübung.
2. Angaben zu Sprachkenntnissen der Mitarbeitenden in Englisch und in weiteren Sprachen. Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sind vorausgesetzt.
3. Angaben zur technischen Ausstattung, die zur Durchführung des Auftrags zur Verfügung steht.
4. Referenzliste:
Auflistung von (mind. 3, max. 6) erbrachter Leistungen, 18 Monate alten Referenzen mit Projektkurzbeschreibung und Ansprechpartner bei den referenzierten Unternehmen (auf jeweils maximal einer Seite A4), aus denen jeweils hervorgeht, dass organisatorisch mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Projekte in Kulturbetrieben, bei Events, in Filmproduktionen, in der Festivalorganisation oder im Bereich Messen und Kongresse durchgeführt wurden, die mit dem zu vergebenden Auftrag und den in Punkt II. 2.4) der Bekanntmachung aufgeführten Leistungen vergleichbar sind.
Zur Bewertung der Eignungskriterien Nr. 1 Qualifikation, Nr. 2 Sprachkenntnisse und Nr. 4 Referenzen siehe Punkt II.2.9. der Bekanntmachung.
Bewerber- oder Bietergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag alle Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren zu benennen. Hierzu kann das mit der Bekanntmachung bereitgestellte Muster der Erklärung Bieter-Arbeitsgemeinschaft oder eine eigenständig erstellte Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft verwendet werden. Für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft sind Angaben bzw. Erklärungen zu den unter Ziff. III.1.1. bis III.1.3. aufgeführten Eignungsanforderungen vorzulegen.
Sofern ein Bewerber bzw. eine Bewerber-/Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung auf die Ressourcen und/oder Kapazitäten eines anderen Unternehmens berufen möchte, ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Unternehmens abzugeben, aus der, in Anlehnung an das mit der Bekanntmachung bereitgestellte Muster Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, deutlich wird, welche Kapazitäten und Ressourcen für welche Leistungsbereiche zur Verfügung gestellt werden.

Im Teilnahmewettbewerb erhalten die Bewerber keine Vergabe- und Vertragsunterlagen. Die erbetenen Angaben und Erklärungen zum Nachweis der Eignung sind selbständig zu erstellen oder es sind die beigerfügten Muster zu verwenden.
Zum Schutz der Vertraulichkeit werden die Vergabe- und Vertragsunterlagen nach Abgabe einer entsprechenden Vertraulichkeitserklärung im Teilnahmewettbewerb den erfolgreichen Bewerbern/Bietern unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf elektronischem Wege unter URL:
https://www.kbb.eu/de/ausschreibungen/ausschreibungen.php, zur Verfügung gestellt.
Die in der EU-Bekanntmachung unter Ziff. III.1.1. bis III.1.3. der EU-Bekanntmachung geforderten Angabender Befähigung zur Berufsausübung einschließlich der geforderten Angaben zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, und/oder der zu Ziff. III.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, sowie der zu Ziff.III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit geforderten Angaben, können in dem der Vergabe- und Vertragsunterlagen beigefügten Muster Eigenerkläung Eigung gemacht werden.
Falls der Platz in den vorgesehenen Feldern nicht ausreichen sollte, können die geforderten Angaben auch auf einem separatem Blatt gemacht werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013(BGBl.IS.1750,3245), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17.2.2016 (BGBl. I S. 203) ist nur zulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und
4) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Beschreibung der Beschaffung

Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB) beabsichtigen die Leistungen, welche im Rahmen des Berlinale IT Betriebs durchzuführen sind, auszuschreiben. Es soll ein Vertrag für IT Supportleistungen, die IT Projektleitung, sowie den Auf- und Abbau und die Inbetriebnahme von Arbeitsplatzsystemen und den Support für Software und Portale der KBB ausgeschrieben werden. Die Dienstleistungen sind darauf ausgerichtet, die ständige Verfügbarkeit einer funktionierenden IT-Infrastruktur für alle Benutzer sicherzustellen und Hilfe und Beratung bei allen anfallenden IT-Problemen bereitzustellen. Ein Schwerpunkt des Vertrages liegt bei der besonders terminkritischen Arbeit für die Internationalen Filmfestspiele Berlin (IFB). Für die IFB ist eine ständige Rufbereitschaft und kurze Reaktionszeiten zwingend zu gewährleisten. Die ordnungsgemäßen Abläufe aller IT-Prozesse sind insbesondere im Zusammenhang mit der Durchführung der Internationalen Filmfestspiele Berlin sicherzustellen. Die definierten Arbeitspakete sind eigenverantwortlich zu erfüllen. Die Bemessung der dafür benötigten personellen Ressourcen obliegt dem Auftragnehmer nach Festlegung des erforderlichen Leistungsumfangs mit dem IFB-Management und der KBB-IT.
Arbeitspaket 1: IT-Projektleitung:
1. Die IT-Projektleitung steuert die zeitliche Umsetzung des Festivalbetriebs und sorgt für die termingerechte Bereitstellung aller IT-Infrastrukturen und technischer IT-Ressourcen der Berlinale.
2. Die IT-Projektleitung umfasst auch die Planung und Anforderung der benötigten IT-Ressourcen (Hardware), die für die restlichen Arbeitspakete und benötigt werden.
3. Die IT-Projektleitung berät das IFB-Management in allen Aspekten der Leistungen, welche in den Arbeitspaketen durchzuführen sind.
4. Planung und Einrichtung von temporären Netzwerkverbindungen.
Arbeitspaket 2: IT-Support und Wartung:
1. Wartung und Instandhaltung von Arbeitsplatzsysteme in den vereinbarten Bereitschafts- und Reaktionszeiten unter Beachtung der vorgegebenen Austauschzeiten.
2. Fristgerechter Auf- und Abbau, sowie Umzug, Einrichtung und Inbetriebnahme von Arbeitsplatzsystemen. Alle benötigten Programme, Benutzerkonten, Berechtigungen und Systeme müssen installiert werden und funktionsbereit sein.
3. Gewährleistung eines qualifizierten Benutzersupports für Softwarepakete und Portale der KBB. Unterstützung bei der Einrichtung von privaten BYO-Devices. Bedarfsposition Arbeitspaket 3: Ausweisdruck: Im Rahmen dieses Arbeitspakets sind für den IFB im Zeitraum der Berlinale ca. 4 bis 6 Ausweisdruck-Arbeitsplätze aufzubauen und zu warten und ggf. umzuziehen.
Bedarfsposition Arbeitspaket 4: European Film Market Messestände:
1. Im Rahmen des Arbeitspaketes EFM Messestände ist die IT-Versorgung und -Betreuung der Messestände, Business-Offices des EFM, sowie Besucher sicherzustellen.
2. Aufbau und Betrieb eines temporären WLAN Netzes für Messestände und Fachbesucher.
Bedarfsposition Arbeitspaket 5:
Einlasskontrollsysteme EFM Screenings: Im Rahmen des optionalen Arbeitspaketes ist die Bereitstellung und der Betrieb von Barcodescanner zur Durchführung von Einlasskontrollen und die Bereitstellung der notwendigen IT Umgebung, sicherzustellen.
Bedarfsposition Arbeitspaket 6:
WLAN für mobiles Ticketing: Im Rahmen des Arbeitspaketes ist die WLAN Anbindung für die Zugangskontrolle für diverse Spielstätten des IFB (ca. 20 Spielstätten) einzurichten und der Empfang sicherzustellen. Für jede Spielstätte muss eine primäre WLAN Verbindung und eine Fallback Verbindung vorgehalten werden.
Bedarfsposition Arbeitspaket 7:
Journalistenschreibzimmer:
Im Rahmen des Arbeitspaketes Journalistenzimmer müssen 60 Arbeitsplatzsysteme für Journalisten geplant, eingerichtet, betreut und abgebaut werden im Zeitraum der Berlinale Bedarfsposition 8 Ergonomieeinweisung: Die Ergonomie-Einweisung soll über ein internes bereitgestellte „Compliancetool“ sichergestellt werden. Es soll eine mündliche Einweisung durch den Support-Mitarbeiter geben.

Beschleunigtes Verfahren

Die Leistung wurde im Rahmen eines Nicht offenen Verfahrens ausgeschrieben.
Das Vergabeverfahren musste gemäß § 63 Abs. 1 Nr. 3 VGV aufgehoben werden, da das Nicht offene Verfahren zu keinem wirtschaftlichen Ergebnis geführt hat. Die Leistungen sollen ab August bezogen werden. Durch die Aufhebung wäre ein reguläres Verfahren nicht mehr mit der Angebotsfrist von 25 Tagen durchzuführen. Daher ist hier der Tatbestand der Dringlichkeit erfüllt.